Bestyrelsesmøde ved Vollsmose Sekretariatets bestyrelse Sted: Vollsmose Sekretariatet, Vollsmose Allé 10, 5240 Odense NØ Tid: Mandag den 22. juni 2015 kl. 17.30-19.30 REFERAT 1. Godkendelse af leverancer i halvår af 2015 Leverancer og effekter på alle boligsociale indsatser er opgjort pr. 4. juni for første halvår af 2015. Opgørelsen er sat op i en oversigt over indsatser, mål for leverancer og effekter samt opgørelse over de realiserede leverancer og effekter i løbet af perioden. For at kunne sammenligne med leverancer og effekter i 2014 er tallene for 2014 medtaget. (Bilag 1) Foruden leverancer berammet af deciderede indsatser er følgende leverancer registreret for første halvår 2015: Fundraising for en række foreninger med lokale aktiviteter EU-ansøgning til Byg til Vækst Undersøgelse af Naboskab og Tryghed Etableret praktikpladser til kommende 9. klasseelever på folkeskolerne Oplysende campingvognsturné i alle 9 boligafdelinger Koordinering og deltagelse i en række lokale arrangementer Velkomstmapper til samtlige internationale studerende i bydelen Rundvisninger i bydelen for besøgende Understøttelse af valgdeltagelse ved Folketingsvalget 2015 Bestyrelsen godkendte leverancerne og besluttede: Oversigten er en form der fremadrettet kan bruges til overblik over leverancer Til oversigten skal tilføjes to elementer: 1) Hvor stor er målgruppen for den enkelte indsats og 2) Hvilke samarbejdsparter henviser beboere til indsatsen På kommende bestyrelsesmøde drøftes ambitionsniveauet for måltal fremadrettet Side 1 af 5
2. Endelig ansøgning til Landsbyggefonden vedr. infrastrukturplanen samt etablering af projektorganisering Bestyrelsen har på ordinært bestyrelsesmøde den 15. december 2014 godkendt den endelige byudviklings- og infrastrukturplan for Vollsmose. Beboerne i Vollsmose stemte ja til planen i 7 boligafdelinger. I Slåenhaven og Tjørnehaven stemte beboerne nej til planen. Med respekt for beboerdemokratiets afstemninger blev planen rettet til og godkendt henholdsvis af boligorganisationernes bestyrelser i henholdsvis FaB den 12. marts og Civica den 24. marts 2015 samt af Odense Byråd den 20. maj 2015. Den endelige ansøgning forventes at tilgå Landsbyggefonden inden udgangen af juni. Det endelig tilsagn fra Landsbyggefonden forventes formelt på plads primo 2016. Etablering af projektorganisering ved Vollsmose Sekretariatet forventes at foregår i efteråret 2015, således forberedelsen af infrastrukturplanens realiering inklusiv etablering af projektorganisering, tidsplan med milepæle, prioriteringer mv. kan fortsættes i direkte forlængelse af planens godkendelse blandt beboere, boligorganisationer og kommune. En projekt-/byggechef forventes rekrutteret i perioden juni-august 2015. Ansættelsesudvalget foreslås at bestå af følgende 6 repræsentanter: 1 repræsentant fra Civica, 1 repræsentant fra FaB, 1 repræsentant fra By- og Kulturforvaltningen, 1 repræsentant fra Bystrategisk Stab samt 1 medarbejderrepræsentant og sekretariatschefen fra Vollsmose Sekretariatet. Etablering af projektorganisering Bestyrelsen besluttede den 23. marts, at den fremadrettede organisering og realisering af infrastrukturplanen forankres ved Vollsmose Sekretariatet med reference til bestyrelsen. Samtidig er der enighed om, at den nuværende progression så vidt muligt skal fastholdes gennem et fælles ansvar fra de respektive parter. Med afsæt i denne beslutning foreligger nu plan om projektorganisering og finansiering heraf: Projektorganiseringen udgøres af Vollsmose Sekretariatets afdeling for byudvikling og erhverv. Afdelingen vil som minimum bestå af 1 projekt-/byggechef, 1 projekt-/byggeassistent, en byplanlægger (Linh Tran) og 1 projektmedarbejder med kompetencer inden for beboerinddragelse (Kita Thomasen). Over en femårig periode skal der budgettese med 13.500.000,- kroner inklusiv lønninger, administration og øvrige personaleomkostninger til afdelingen. Dertil kommer ekstern rådgivning budgetteret til 0,5 million årligt. I alt altså 16.000.000,- kroner frem til 2020. Der budgetteres ydermere med 4.000.000,- kroner til administrative omkostninger ved boligorganisationerne. Sekretariatschefen har det overordnede ledelses- og budgetansvar, projekt-/byggechefen har afdelingsledelsen over afdelingen. Civica varetager administrationen på samme niveau som i dag i forhold til de boligsociale midler. Side 2 af 5
I tæt tilknytning til afdelingen for byudvikling og erhverv etableres af bestyrelsen en arbejdende faggruppe bestående af nøglepersoner fra henholdsvis boligorganisationer og Odense Kommune. Den arbejdende faggruppe sammensættes således, at fagpersoner fra parterne er medvirkende til at understøtte fremdriften i realisering af infrastrukturplanen og koordinere med øvrige tiltag i henholdsvis boligorganisationer og kommune. Den arbejdende faggruppe er sammen bygge- /projektchefen ved Vollsmose Sekretariatet i stand til at træffe afgørelser og nedsætte relevante følgeeller arbejdsgrupper i forhold til fx tryghed, trafiksikkerhed, beplantning eller andet kan planens realiseringsfaser. Det forventes, at den arbejdende faggruppen træder sammen umiddelbart efter projekt-/byggechefen tiltrædelse forventeligt i september 2015. På bestyrelsesmøde 14. september drøftes og vedtages kommissorium for den arbejdende faggruppen. Organisationsplan: Vollsmose Sekretariatets bestyrelse Vollsmose Sekretariatet byudvikling og erhverv uddannelse, beskæftigelse og sundhed social udvikling, børn og unge kommunikation og redaktion Arbejdende faggruppe Diverse arbejdsog følgegrupper Diverse arbejdsog følgegrupper Bestyrelsen godkendte planen og besluttede: Projektenheden udgøres af Vollsmose Sekretariatets afdeling for byudvikling og erhverv og etableres i efteråret 2015 (september-oktober) Sekretariatschefen kalder et ansættelsesudvalg med en repræsentant fra hver af boligorganisationer, By- og Kulturforvaltningen samt Bystrategisk Stab sammen til ansættelse af projektchef ved Vollsmose Sekretariatet Byudvikling og erhverv udarbejder kommissorium for den arbejdende faggruppe til bestyrelsesmødet den 9. november, hvorefter faggruppen træder sammen Side 3 af 5
3. Tidsplan for planlægning og ansøgning af den kommende boligsociale helhedsplan Det vedtagne boligforlig er nu behandlet af Landsbyggefonden, som er klar med regulativ og vejledninger for de kommende boligsociale helhedsplaner i finansierings-/puljeperioden 2015-2018. Det betyder, at den formelle dialog med Landsbyggefonden om prækvalificering til de boligsociale midler fremadrettet er gået i gang. På den baggrund foreslås følgende tidsplan: August 2015: Udkast til prækvalifikation sendes til Landsbyggefonden. Denne skal ansøges gennem boligorganisationerne og anbefales af Odense Kommune evt. ved bestyrelsesrepræsentanterne. September-oktober 2015: Inddragelse af beboere og interessenter, hvor vigtig indfaldsvinkler, behov og interesser samles til de kommende boligsociale indsatser inden for den udstukne ramme, som består af en række krav til organisering og strukturering af de boligsociale indsatser samt fire overordnede temaer: 1) Tryghed og trivsel; 2) Kriminalpræventiv indsats; 3) Uddannelse og beskæftigelse og 4) Forebyggelse og forældreansvar. Oktober-november: Den boligsociale helhedsplan udformes Ultimo november/primo december: Afstemning ved boligafdelingerne om den kommende boligsociale helhedsplan samt godkendelse ved boligorganisationerne og Odense Kommunes Byråd. Bestyrelsen godkendte planen og besluttede: Prækvalifikationsansøgningen udarbejdes ved Vollsmose Sekretariatet på vegne af beboerne og partnerskabet. Ansøgningen om prækvalifikation sendes til orientering i afdelingsbestyrelserne, i boligorganisationernes bestyrelser samt i Økonomiudvalget ved Odense Kommune Vollsmose Sekretariatet forestået inddragelse af beboere og interessenter i tilrettelæggelsen af de kommende boligsociale indsatser inden for den udstukne ramme Vollsmose Sekretariatet forestår de demokratiske processer, så boligafdelingerne, boligorganisationerne og byrådet for den boligsociale helhedsplan til godkendelse og beslutning Vollsmose Sekretariatet sikre en tidsplan for inddragelses- og beslutningsprocesser, som kommunikeres ud til alle parter primo august 2015 4. Status på undersøgelse om naboskab og tryghed Bestyrelsen besluttede den 23. marts, at naboskabsundersøgelsen med evalueringsredskabet naboskabet.dk ikke gennemføres i den form men i en lokal tilrettet udgave. Der blev på den baggrund i maj gennemført en lokal og målrettet undersøgelse af naboskab og tryghed. Undersøgelsen blev gennemført i perioden 4. maj til 1. juni 2015. Alle Vollsmoses beboere over 15 år modtog undersøgelsen via Digital Post. De beboere, som er fritaget Digital Post modtog invitation til at besvare undersøgelsen pr. brev. Vollsmose Sekretariatets medarbejdere stod i hele perioden til rådighed for at hjælpe beboere med besvarelserne. Undersøgelsen blev hovedelementet i årets campingvognsturné ude i bydelen. Ud af 6.925 mulige svarpersoner har 1.223 beboere besvaret. Det giver en samlet svarprocent på 17,66 %. (Bilag 2-5) Side 4 af 5
Bestyrelsen besluttede: Rapporten skal tilgå alle afdelingsbestyrelserne, boligorganisationerne og Odense Kommune Rapporten samt pixi-udgaven skal sendes til relevante samarbejdsparter og interessenter med tilhørende følgebrev og eventuelt et Q&A-ark 5. Bestyrelsens studietur i september 2015 Rammeprogram ved Lars Enggård blev udleveret. Nærmere program og praktiske oplysninger forventes klar senest 1. august. 6. Status på personale Rekrutteringsproces i forhold til ansættelse af sekretariatschef forventes afsluttet ved udgangen af juni. Processen varetages af Lundgaard Konsulenterne. 7. Eventuelt Næste ordinære bestyrelsesmøde er mandag den 14. september 2015. Side 5 af 5