Nyhedsbrev fra Indkøb Godt i gang med 2019 Marts 2019 Hvilke indkøbsbehov har I og jeres kolleger i 2019? Jo før vi kender jeres indkøbsbehov, jo bedre kan vi planlægge og prioritere opgaverne, så vi når i mål til tiden. I Indkøb modtager vi løbende henvendelser fra jer og jeres kolleger omkring konkrete indkøbsbehov. Disse forsøger vi selvfølgelig at imødekomme på bedste vis. Lige nu er vi i fuld gang med planlægningen af indkøbsopgaver for resten af 2019. Derfor opfordrer vi til, at I melder jeres indkøbsbehov for 2019 ind til os snarest muligt. Hvad vil vi gerne vide? For at vi kan estimere opgaverne, har vi behov for oplysninger fra jer: Værdien af opgaven, særlige krav til leverancen, ønsker til leveringstid samt leverandører på området. Behov kan indsendes via formularen på Indkøbs hjemmeside klik her I kan også kontakte os på udbud@au.dk eller telefonisk via jeres Indkøbspartner. Når vi har modtaget oplysninger omkring indkøb fra jer går vi i gang med den egentlige planlægning og prioritering. Vi kan have behov for yderligere oplysninger. I hører fra os snarest muligt efter vi har modtaget jeres henvendelse. Ellers kan vi fremhæve følgende: Indkøb afholder indkøbskoordinatormøde for ST og Health onsdag den 10. april Vi byder velkommen til Martin Bolet, der er startet som udbudskonsulent i Team Operationel 3. januar og Louise Lund Lebeck, der starter 1. april. Louise bliver en del af Team E-handel, Analyse og Kontraktstyring Er I opmærksomme på hvor tydelig jeres indkøbsorganisering er? Ved alle hvem de skal gå til, hvis de har et indkøbsbehov? Har I brug for sparring til dette, står Indkøb gerne til rådighed. Tag fat i Morten Willow Nissen på mwn@au.dk eller 93508948. Læs mere i Øvrige nyheder 1
Nyt om igangværende aftaler Rengøringsartikler (Multiline) Vi har ryddet op i aftalerne på Kontorartikler, Rengøringsartikler og Kaffe / te, så du gerne skulle opleve det mere logisk, hvor du skal købe ind. Derfor er der ændringer på aftalen med Multiline på rengøringsartikler, hvor der er tilføjet ca. 50 varer. Alle køkken- og kantinerelaterede indkøb foregår nu hos Multiline. Det findes ikke længere i Lyrecos sortiment. Der er desuden kommet nogle tilføjelser på rengøringsrelaterede varer de seneste måneder. Det er ikke længere muligt at købe kaffe og te hos Multiline. Priserne er de samme eller bedre især ift. Multilines listepriser. Kaffe og te (JDE Coffee) kan nu e-handles via IndFak Det er nu muligt at købe kaffe og te via IndFak. Hvis du har adgang til e-handel, opfordrer vi derfor til at alle indkøb foregår her fremadrettet. Indkøb via JDE s webshop fortsætter som mulighed til alle har adgang til e-handelsmodulet i IndFak. Dataforbrugsstoffer SKI 50.40 delaftale 2 (Lyreco) Aftalen forventes at kunne e-handles i løbet af april måned. Besked sendes ud til indkøbskoordinatorer, når der er adgang via IndFak Nye aftaler Dataforbrugsstoffer AU har tilsluttet sig ny SKI aftale på dataforbrugsstoffer (aftale 50.40 delaftale 2), der trådte i kraft 1. januar 2019. Lyreco Danmark A/S er eneleverandør på aftalen. Ved køb af dataforbrugsstoffer rettes henvendelse til det lokale IT-supportcenter. Miniudbud af Computere & Skærme Aarhus Universitet gennemfører årligt et miniudbud på sin rammeaftale for computere og skærme, som fastsætter det kommende års computermodeller som AU tilbyder sine ansatte. Derved kan AU løbende sikre computere af høj kvalitet som understøtter en effektiv drift og administration. Miniudbuddet, som blev færdigt lige inden julen 2018, har betydet højere kvalitets- og ydeevneniveau, samt kortere leveringstid for skærme, tablets, bærbare og stationære computere. Miniudbuddet har desuden medført Leverandør og/eller producent udskiftning på bærbarer computere og tablets. Indkøb foretages fortsat via dit lokale IT-center. 2
Hotelophold AU har besluttet at anvende SKI s aftale på hotelophold. På Indkøbs hjemmeside kan du se, hvordan man køber ind, og hvilke hoteller, der er med samt priser. Der arbejdes i øjeblikket på at gøre applikationen for denne aftale tilgængelig for AU s brugere, således det bliver nemt at udvælge og booke sit ophold. Konferencer Hjemmesiden for aftalen på konferencefaciliteter er i gang med at blive opdateret, således den rummer alle relevante informationer om konferencefaciliteter, der kan bookes af AU-medarbejdere. Personlige værnemidler delaftale 1 hårdfør laboratoriehandske Der er indgået en aftale med VWR om levering af en hårdfør laboratoriehandske (TNT- 92-600 fra Ansell). Aftalen er gældende fra 1. februar 2019 til 31. januar 2021 med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse. Specialkemikalier Udbuddet er afsluttet og der er indgået kontrakt med 13 forskellige leverandører fordelt på 10 forskellige delaftaler. Aftalen træder i kraft den 1. april 2019 og er gældende frem til 31. marts 2023. Vinduespolering Der er indgået aftale med ISS på AU s lokationer på Sjælland og Fyn. Der er indgået aftale med Anders Andersen på AU s øvrige lokationer. Kontrakten træder i kraft d. 1. november 2018 og udløber d. 31. oktober 2022. Der er udarbejdet konkrete poleringsplaner for hver enkelt lokation. Spørgsmål til polering kan rettes til bygningsdriften på den konkrete lokation. Læs mere om aftalerne her 3
Igangværende udbud Learning Management System Udbud på et Learning Management System er offentliggjort. Der forventes indgået kontrakt inden årets udgang. Møbler Aarhus Universitets aftale vedrørende indkøb af møbler med HolmrisB8 og øvrige er udløbet. Udbudsprocessen på genudbud af aftalen er igangværende. Den nye aftale vil omfatte indkøb af konference-, kantine-, undervisning-, lounge- og kontormøbler og forventes at træde i kraft primo oktober 2019. I mellemtiden forventes det at indkøb af møbler foretages via SKI 50.30 (kontormøbler), som AU er tilsluttet. Såfremt indkøbsbehovet ikke kan afdækkes af denne aftale, vil indkøb af møbler foretages enten via tilbudsindhentning eller SKI 03.13. Vejledning ved indkøb 1. Ved indkøb under 100.000 kr. skal der indhentes 2-3 tilbud ved danske leverandører. Processen skal dokumenteres. 2. Ved indkøb over 100.000 kr. skal Indkøb kontaktes. 3. Såfremt indkøbet kan foretages inden for det udbudte sortiment anvendes SKI 03.13. 4. Indkøb over tærskelværdien sendes i EU udbud. Kurerforsendelse Evalueringen af indkomne tilbud er i proces (ikke umiddelbart muligt at sætte en forventet slutdato på nuværende tidspunkt) Håndværker Udbuddet er igangværende. Der er tilbudsfrist primo marts 2019.02.11 Husrådgiver Udbuddet er i proces, udbudsmaterialet er under udarbejdelse. Trykkeriydelser Udbuddet er stadig i proces for rammeaftale om AU-specifikt sortiment på trykkeriydelser. Processen er revurderet og kontraktstart kan derfor ikke meldes ud. Elevatorydelser Udbuddet er igangværende. 4
Mindre udbud, herunder enkeltstående annonceringer eller EU-udbud samt mini-udbud, fremgår ikke af ovenstående liste. Forlængelse af nuværende rammeaftaler Flytteydelser Aftalen er forlænget til udløb 30. april 2020. Prisreguleringer Avanceret apparatur AH Diagnostics har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 1, 3, 4, 6, 8 og 14-16 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Biolab (har overtaget Leicas plads på delaftale 9) har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 9 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Buch & Holm har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 7, 10-14, 16 og 17 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Basis apparatur AH Diagnostics har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 1 og 9-11 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Buch & Holm har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 1-4, 6, 7 og 10-12 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Småt basis apparatur AH Diagnostics har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 1, 3, 4, 6 og 11 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Biolab har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 10 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Buch & Holm har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser på lot 2-11 i opadgående retning med de tilladte 2 %. Personlige værnemidler undersøgelseshandsker Abena har pr. 1. februar 2019 reguleret deres priser i opadgående retning med 0,9 % ud fra udviklingen i nettoprisindekset. 5
E-handel og indkøbsorganisering Status Nedenstående institutter og enheder er vi i dialog med omkring deres indkøbsorganisering, og især for fortsat at styrke vores relationer. En del af dialogen omhandler at finde deltagere til e-handelskurser. Læs mere herom under Kursus i e-handel 3. april. AU IT AU Uddannelse Husdyrvidenskab, Institut for (ANIS) Universitetsledelsens Stab Odontologi og Oral Sundhed, Institut for (IOOS) Institut for Retsmedicin Institut for Agroøkologi Institut for Molekylærbiologi og Genetik Interdisciplinært Nanoscience Center (inano) Institut for Kemi Institut for Fysik og Astronomi ACA + DPU i Emdrup Institut for Kommunikation og Kultur Aftaler tilgængelige via e-handel nu og på sigt Aftale Rengøringsartikler (2016) - Multiline Kontorartikler og papirvarer (SKI) - Lyreco Kaffe (2018) JDE Kaffe Dataforbrugsstoffer SKI 50.40 delaft. 2 Lyreco Laboratorievarer (2018) - plast- og glasvarer Dentale forbrugsartikler Værnemidler - Laboratoriehandsker samt øvrigt sikkerhedsudstyr (2017) Computere, Køb af (Rammeaftale) (2017) Kontormøbler (inkl. Belysning) (SKI 50.30) (2017) Papir i ark (SKI) (2018) Specialiseret værktøj og lyskilder (SKI) AV-udstyr Specialkemikalier (2019) Gasser Foder, sprøjtemidler mv. til landbrug Katalogstatus Aktiveret Aktiveret Aktiveret I proces mod aktivering I proces mod aktivering 6
Kursus i e-handel 3. april 2019 Der er planlagt kursus i e-handel den 3. april og Indkøb arbejder på at samle et hold på ca. 12 deltagere blandt de institutter og enheder, der har fået præsenteret indkøbsanalyse. Det vil dreje sig om medarbejdere med primært fokus på administrative opgaver, da de aftaler, der kan e-handles er Kontorartikler, Rengøringsartikler og Kaffe/te. Først når aftaler på de våde områder kan e-handles vil Indkøb begynde at invitere medarbejdere der køber ind på disse områder. Øvrige nyheder Fælles indkøbskoordinatormøde på ST og Health 10. april Indkøb afholder fælles indkøbskoordinatormøde for indkøbskoordinatorerne på ST og Health onsdag den 10. april kl. 10 til 15 på Trøjborgvej 82-84, 8000 Aarhus C, Bygning 1918, lokale 129. Vær opmærksom på, om du er blevet kontaktet ellers tag fat i Kathrine Lynggaard kly@au.dk eller 93509037 Aftalen på avanceret apparatur Leica har pr. 1. september 2018 valgt at overføre deres aktiviteter i Danmark til Triolab, som nu er blevet officiel distributør af Leica mikroskoper. Dette betyder at Triolab overtager Leicas plads på lot 9, således det fortsat er muligt at købe Leica mikroskoper. Tjekliste ved levering af indkøbt udstyr For at sikre at du får hvad du har bedt om, til den aftalte tid, er der nogle opmærksomhedspunkter, du bør være opmærksom på frem til at leverandøren har leveret og modtagelse er godkendt. Indkøb er ved at udarbejde en tjekliste der vil kunne hentes på hjemmesiden. Kommende indkøbsbehov er altid velkomne og kan sendes til udbud@au.dk gerne i så god tid som muligt. og som sædvanligt skal vi minde jer om at komme i god tid 7
Planlægning og prioritering af kommende udbud Store komplekse anskaffelser, herunder udbud af rammeaftaler Der gennemføres to årlige udbudsplanlægninger: 1. En planlægning i foråret, hvor vi prioriterer opgaver til opstart i det kommende efterår. 2. En planlægning i efteråret, hvor vi prioriterer opgaver til opstart i det kommende forår. Planlægningen og prioriteringen gennemføres i samarbejde med Indkøbsstyregruppen. Forud for den endelige fastlæggelse af udbudsplanerne vil vi i Indkøb søge at afstemme udbudsplanerne med brugerne, så det i videst muligt omfang sikres, at indkøbsbehovene imødekommes eller at der findes alternative løsninger indtil et udbud kan gennemføres. Frist for indmelding af opgaver til opstart i efteråret er den 1. marts samme år, mens frist for indmelding af opgaver til opstart i foråret er den 1. oktober året før. Miniudbud og mindre komplekse anskaffelser Miniudbud og mindre komplekse anskaffelser håndteres løbende. Generelt om udbudsregler og AU s indkøbspolitik Alle AU s indkøb, uanset om de er finasieret af universitetets ordinære eller eksterne midler, er omfattet af udbudsreglerne for den offentlige forvaltning. På denne baggrund skal AU konkurrenceudsætte indkøb af varer og tjenesteydelser i overensstemmelse med reglerne i den danske Udbudslov. Her skelnes mellem indkøb hhv. under og over tærskelværdien (1.558.409,- ekskl. moms) fastsat i loven. Ved indkøb under tærskelværdien skal det desuden vurderes hvorvidt indkøbet kan have interesse for udenlandske leverandører (i fagsprog klar grænseoverskridende interesse ). I henhold til AUs indkøbspolitik skal indkøb altid foretages på AU s egne indkøbsaftaler eller indkøbsaftaler AU har tilsluttet sig via SKI eller Statens Indkøb. Kan indkøbet ikke foretages på en af de etablerede aftaler, skal Indkøb inddrages. AU s indkøbsaftaler For mere information kan du klikke her. AU s Indkøbspolitik For mere information kan du klikke her. 8
Kontaktoplysninger Indkøbspartner for Arts, BSS og Fællesadministrationen Suheyla Savas - schs@au.dk eller 93508667 Indkøbspartnere for Health og Science and Technology Christina Lyneborg chly@au.dk eller 93508450 Kathrine Lynggaard kly@au.dk eller 93509037 Lasse Krongaard vender stærkt tilbage til efteråret. Spørgsmål til aftaler? Fælles mailboks: udbud@au.dk Spørgsmål til e-handel? Fælles mailboks: e-handel@au.dk Alle medarbejdere i Indkøb Find os her. 9