Vejledning til ReAp på ST Vejledningen indeholder følgende: 1. Introduktion 2. Forsiden i ReAp 3. Oprettelse af ny ansøgning i ReAp 4. Inddækning 5. Når et tilsagn/afslag modtages 6. Eksempel på indtastning af ansøgning 7. Eksempel på opdatering af ansøgning 1. Introduktion ReAp er et online system til registrering af forskningsansøgninger. Man kan som forsker kun se sine egne ansøgninger, mens Institutleder, Controller, Projektøkonomer og andre relevante personer på aggregeret niveau kan danne sig et overblik over instituttets ansøgninger. Dette er med til at give et bedre overblik over instituttetes fremtidige økonomi, ligesom det giver vigtig viden omkring succesrater ved forskellige bevillingsgivere. ReAp er desuden platformen, hvor alle nødvendige dokumenter til projektoprettelse samles. Projektøkonomer kan tilgå disse informationer og oprette projekter. Adgang til ReAp går via institutspecifikke links. De er samlet på medarbejdersiden ved ST under Økonomi på ST -> Ansøgninger -> ReAp systemet til ansøgninger: http://medarbejdere.au.dk/index.php?id=1432395. Ved login skal man indtaste brugernavn og kodeord. Her bruges samme login-oplysninger, som man bruger til at logge på mit.au. Er det ikke muligt at logge på tages kontakt til (bjornva@au.dk). 2. Forsiden i ReAp Forsiden er det første man møder, og den ser således ud:
Her vil forskerens indtastede ansøgninger fremgå. Ved at sætte flueben ved show dates, show applied osv. fremkommer yderligere information omkring de indtastede ansøgninger. 3. Oprettelse af ny ansøgning i ReAp Knappen New application bruges til at oprette nye ansøgninger og fører til siden, hvor ansøgningen tastes ind. Den ser således ud: Nedenfor er en gennemgang af de felter, man skal udfylde. De gennemgås fra toppen og ned. Applicant: feltet Applicant udfyldes automatisk ved login. Feltet angiver, hvem der er ansøger. Står der ikke noget i dette felt, skyldes det, at man er oprettet som administrator. Indtast mailadressen for den pågældende forsker, for at få ham/hende til at stå som ansøger. Grant source: man vælger bevillingsgiver via drop-down menuen. Er bevillingsgiveren ikke på listen, kan man skrive navnet i feltet. Det anbefales dog, at man kigger grundigt efter inden man selv indtaster. Det sikrer bedst mulige stamdata.
Overhead: alt efter hvilken grant source man vælger genereres der en overhead-sats. Vælger man f.eks. FNU, vil der automatisk stå 44% i overhead-feltet. Genereres der en forkert overhead kan man i feltet selv taste den korrekte overhead. Project title: projektets titel angives. Status: her indtastes status for ansøgningen. Er ansøgningen under udarbejdelse, vælges in preparation. Er den afsendt til bevillingsgiver, vælges submitted. Det er også muligt at angive second stage, withdrawn, accepted og rejected som status. Application date: dato for afsendt ansøgning angives. Next update expected: dato for næste opdatering indtastes. Man vil ofte vide, hvornår man cirka får svar på sin ansøgning. Project start: projektets start-dato angives i dette felt. Project end: projektets slut-dato angives i dette felt. Applied amount total, incl partners and overhead: I dette felt angives det totale ansøgte beløb. Dette inkluderer videreforsendelser og overhead. Er man partner i et projekt, skal det totale beløb også angives. Der er mulighed for at angive egen andel i feltet nedenunder. Applied amount to the dept., incl overhead: indtastning af, hvor meget der er ansøgt til instituttet. Dette er excl. videreforsendelser Application file: Ansøgningen uploades som pdf. eller zip. På forsiden underskriver ansøger og institutleder. Notes: Eventuelle kommentarer kan tilføjes her. Det vil typisk være yderligere information omkring inddæknings-aftalen. Har man f.eks. angivet, at man hvert år inddækker 100.000, så kan man tilføje en tekst om, at det er TAP-løn for xx person. Approved by dept.: Institutlederen afkrydser i denne boks, når ansøgningen er godkendt. Economist: Projektøkonomens navn indtastes her. Er man i tvivl om, hvilken projektøkonom man er tilknyttet, kan følgende link benyttes: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paa-fakulteterne/oekonomi-paast/kontaktinformation/. På baggrund af denne angivelse kan instituttets controller følge op på, hvem der har ansvaret for at oprette projektet, hvis bevillingen gives Ansøgningen gemmes ved at trykke save 4. Inddækning Ved indtastning af start- og slutdato genereres der yderligere felter, til indtastning af ansøgte beløb for de enkelte år. Er der ansøgt inddækning (eksterne projekters dækning af instituttets faste omkostninger 1 ) skal dette også angives for de enkelte år. Inddækning er på ReAp benævnt coverage of fixed costs. I nedestående screenshot er der indtastet 1/1-2017 som startdato og 31/12-2019 som slutdato. Her genereres felter for hhv. 2017, 2018 og 2019, hvor ansøgt beløb og eventuel inddækning for de enkelte år angives med beløb: 1 F.eks. dækning af egen løn, TAP-personale, infrastruktur osv.
5. Når et tilsagn/afslag modtages Får man afslag på sin ansøgning skal man alene ind og opdatere status-feltet til rejected. Gives der tilsagn ændrer man derimod status-feltet til accepted. Ved at ændre til denne status genereres nedestående granted-felter : Granted amount total, incl partners and overhead: Det totale bevilgede beløb indtastes. Dette inkluderer videreforsendelser og overhead. Er man partner i et projekt angives det totale beløb også. Der er mulighed for at angive ens andel i feltet nedenunder. Granted amount to the dept., incl overhead: Det bevilgede beløb til instituttet skal indtastes. Dette er excl. videreforsendelser. Udover indtastning af ovenstående indtastes granted coverage of fixed cost (inddækningsbeløb) pr. år. Grant acceptance file: bevillingsbrevet uploades Navision number: udfyldes af den tilknyttede projektøkonom når projektet er oprettet i Navision (økonomi-systemet). Tilsagnet uploades under grant acceptance file og projektet er således klar til at blive oprettet i Navision. Er der ændringer ift. det ansøgte skal der rettes i relevante felter. Dette kunne f.eks. være ændringer i start- og slutdato.
6. Eksempel på indtastning af ansøgning Nedenfor er indtastet et eksempel på en ansøgning, hvor der er søgt 3 mio. kr. ved FNU. Ud af disse penge skal 500.000 kr. videresendes, hvorfor 2,5 mio. kr. går til instituttet. Projektet skal ideelt set starte d. 1/7-2017 og slutte to år efter. Der inddækkes 250.000,- og jeg forventer at få en tilbagemelding fra FNU slutmaj, hvorfor jeg kan give en opdateret status d. 1/6-2017. Ansøgningen er vedhæftet som pdf-fil med relevante underskrifter, og jeg har angivet projektøkonomen:
7. Eksempel på opdatering af ansøgning Nedenfor er givet et eksempel på, hvordan en opdatering af ens ansøgning typisk vil se ud. Her er status ændret til accepted. Bevillingsbrevet er uploadet og eventuelle korrektioner er foretaget. I dette eksempel er der en korrektion ift. start- og slutdato. De ansøgte beløb bevilliges, og jeg udfylder:
Der klikkes save, hvorved ansøgningen gemmes. Når projektøkonomen har oprettet projektet indtastes projektnummeret (dette er gjort i eksemplet ovenfor) og registreringen er fuldendt.