Statusrapport for biograffunktionen

Statusrapport for biograffunktionen 30. marts 2017 30. marts 2020 År 2 (30. marts 2018 30. marts 2019)

Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Vision 3. Formål og baggrund 4. Lovgrundlag 5. Status for år 2 a. Biografgæster og filmforevisninger b. Aktiviteter c. Sammenfatning 6. Status for driftsbudget og driftsresultat år 2 a. Særlige rammer for biograffunktionens driftsbudget og driftsresultat b. Gennemgang af driftsbudget og driftsresultat c. Budgetforudsætninger d. Ledelsestid e. Foyerbaren f. Husleje 7. Den videre udvikling af biograffunktionen a. Aktiviteter b. Foyerbar c. Frivillige borgere d. Budget e. Sammenfatning

1. Indledning I forbindelse med at biograffunktionen i de fleksible sale blev indviet, blev det samtidig besluttet, at der skulle evalueres efter år 1. Administrationen fremlagde Statusrapport for biograffunktionen år 1. for Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29. august 2018. Biograffunktionen i de fleksible sale har den 30. marts 2019 været i drift i 2 år, og i denne rapport gøres der status for det andet år af biograffunktionen. Intentionen med statusrapporten for år 1 og år 2 er at skabe gennemsigtighed om driften af biograffunktionen og at synliggøre beslutninger og forudsætninger, der ligger til grund for etableringen og driften af biograffunktionen. I statusrapporten for år 1 blev der redegjort for beslutningsgrundlaget for moderniseringen af de fleksible sale, lovgrundlaget for etablering af biograffunktionen og den efterfølgende periode, hvor biografen var i drift. Årsrapport for år 2. vil udelukkende beskæftige sig med driften af biograffunktionen, herunder driftsbudget og driftsresultat samt med aktiviteter og arbejdet med udviklingen af biograffunktionen. Statusrapporten for år 2 vil, som i statusrapporten for år 1, give en mere detaljeret status for driftsbudget og driftsresultat, end det ellers er praksis i den almindelige opgørelse af Hørsholm Kommunes økonomi. Da biograffunktionen blev etableret den 30. marts 2017, så opgøres budgettet derfor fra marts til marts. Det følger også af EU-lovgivningen, at biograffunktionens direkte og indirekte udgifter skal opgøres, hvorfor driftsbudgettet og driftsresultatet for biograffunktionen ikke kan sidestilles med et almindeligt årsregnskab i Hørsholm Kommune. Med statusrapporten for år 3, som præsenteres i forsommeren 2020, vil der være en samlet status for hele biograffunktionens driftsperiode 2017-2020.

2. Vision Intentionen med moderniseringen af de fleksible sale og dermed også biograffunktionen er at skabe bedre og mere optimale muligheder for kulturoplevelser og samtidig udnytte den ledige kapacitet, som Kulturhus Trommen ikke tidligere har lagt beslag på med koncerter og teaterforestillinger. Med de fleksible sale skal der arbejdes med at udvikle de aktiviteter og det liv, der er i Kulturhus Trommen, og skabe et mere moderne og tidssvarende Kulturhus, der tager udgangspunkt i borgernes behov. Med etablering af de fleksible sale er det hensigten at skabe endnu bedre muligheder for at arrangere flere og bredere kulturelle aktiviteter med fokus på forskelligheden i alderssammensætningen, borgernes behov og ønsker, nyskabende aktiviteter, diverse små nicheforestillinger m.v. Med flere aktiviteter i Kulturhus Trommen vil der være mulighed for bedre og mere optimal udnyttelse af faciliteterne og det undgås, at salene står ubenyttede hen.

3. Formål og baggrund Kulturhus Trommen er bygget i 1987 med et hovedbibliotek og en forestillingssal, der oprindeligt var tænkt til at blive indrettet til symfonikoncerter, teater, biograf samt solistoptræden. Kulturhus Trommen indeholder i dag folkebibliotek, foyer og teatersale (Lille Trommen og Store Trommen) med to sale som tidligere primært har været anvendt til musikarrangementer, teaterforestillinger, foredrag m.v. Den 28. april 2014 besluttede Kommunalbestyrelsen at afsætte 7,2 mio. kr. til modernisering og udvikling af Lille Trommen og Store Trommen ved at etablere fleksible sale, som kunne have biograffunktion med 335 årlige biografdage. Beslutningen blev truffet med udgangspunkt i bekendtgørelsen af den 9. juni 2014, om kommunalt tilskud til biografer samt EU s forordning om de minimis-støtte, der tillader støtte til kommunale biografer, så længe den samlede støtte ikke overstiger 1,5 mio. kr. over en 3 årig periode. På baggrund af en idékonkurrence besluttede Kommunalbestyrelsen den 26. oktober 2015, at rådgivningsfirmaet Rambøll var vinder af konkurrencen med en anlægsramme på 15 mio. kr. Med ombygningen af Kulturhus Trommen blev der skabt mulighed for en mere fleksibel indretning, der også tilgodeser biograffunktionen i både Lille Trommen og Store Trommen. Den 30. marts 2017 blev de fleksible sale indviet efter en længere periode med ombygning og modernisering af faciliteterne. Inden ændringen stod Trommen med det oprindelige interiør og med moderniseringen af de fleksible sale blev der skabt et mere moderne Kulturhus med mulighed for en biograffunktion. Med de fleksible sale og biograffunktionen er Kulturhus Trommen også blevet indrettet som man oprindelig havde tænkt jf. ideen med huset tilbage i 1987.

4. Lovgrundlag Hørsholm Kommune har etableret en biograf i de fleksible sale, der viser kommercielle film, og hvor der afholdes kulturelle aktiviteter. De særlige regler vedrørende støtte til biografvirksomhed jf. EU s gældende de-minimis-forordning med op til 1,5 mio. kr. over en 3 årig periode, er beskrevet mere detaljeret i statusrapporten år 1.

5. Status for år 2. Biograffunktionens andet år har givet en række nye erfaringer med biografdrift. Ligesom første år har det fortløbende været nødvendigt med en tilpasning og udvikling af driften. Der har bl.a. været arbejdet på at tilpasse antallet af biografvisninger til Kulturhus Trommens øvrige aktiviteter, og der har været fokus på en større fleksibilitet ift. at ændre eller flytte biografforestillinger for dermed at kunne afvikle andre kulturarrangementer. Biografgæster og filmforevisninger Der har været 11.382 gæster i biograffunktionens år 2, jf. tabel 1. og biograffunktionen har derfor levet op til forudsætningerne om 11.220 solgte billetter, på trods af en fantastiske varm sommer i 2018. Størstedelen af de solgte billetter har været til premierefilm og en mindre del billetter solgt til kulturelle aktiviteter som seniorbio, operafilm, streaming fra Aarhus universitet og sportsbegivenheder, bibliotekets caféaftener, skolernes temadage, kortfilm om Karen Blixens liv mv. Andelen af solgte billetter, som ikke er til premierefilm, er dog noget større i år 2 end i biografens første år. Til sammenligning har der de sidste 3 år (inden biograffunktionen blev etableret) i gennemsnit været 7.540 gæster pr. år til koncerter mv. i Kulturhus Trommen. Biblioteket har gennem flere år oplevet en stigning i antallet af borgere, der bruger biblioteket, hvilket også tilskrives biograffunktionen og de øvrige aktiviteter, der foregår i Kulturhus Trommen og besøgstallet i Kulturhus Trommen er derfor vokset betydeligt. Der har været 1.315 filmforevisninger i biograffunktionens andet år, jf. tabel 1. Der har i gennemsnit været 31 gæster pr. dag i biograffunktionen, og 9 gæster pr. filmforevisning Den politiske intention med biograffunktionen er, at der som minimum vises film i 335 dage årligt med henblik på at finde den rette balance for det samlede aktivitetsniveau i Kulturhus Trommen med fokus på en prioritering af kulturelle aktiviteter. Den politiske intention betyder, at udgangspunktet for driften er minimum 335 årlige biografdage, og der er dermed ikke en øvre grænse for antallet af årlige filmforevisninger.

Tabel 1. Status for biografgæster og filmforevisninger år 1 og år 2. Biografgæster solgte billetter i alt heraf: Premierefilm Forudsætning Faktisk antal år 1. Faktisk antal år 2. 11.220 15.284 11.382 12.305 7.966 Kulturbiograf solgt via e-billet (seniorbio, babybio, institutionsfilm) Kulturbiograf solgt uden for e-billet (skolen i bio, børnebiffen, biblioteket i bio) Antal filmforevisninger i alt heraf: Premierefilm Kulturbiograf solgt via e-billet (seniorbio, babybio, institutionsfilm) 1.660 1.319-1.540 1.467 55 1.981 1.435 1.315 1.277 25 Kulturbiograf solgt uden for e-billet (skolen i bio, børnebiffen, biblioteket i bio) 18 13 Der er i alt solgt 11.382 biografbilletter, men vores administrative systemer kan ikke opgøre de forskellige kategorier af billetter. Antal solgte billetter til seniorbio, babybio, og institutionsfilm er derfor skønsmæssigt beregnet, da der ikke kan trækkes særskilte rapporter for disse. Billetter, der sælges gennem e-billet, er fremkommet ved skøn og manuel registrering. Børnefødselsdage/særvisninger indgår i opgørelsen over premierefilm. Aktiviteter Biograffunktionen har i år 2 haft fokus på at skabe en balance mellem biografforestillinger og øvrige kulturelle aktiviteter, samt skabe mere aktivitet i Kulturhus Trommen. Biografen har fokus på hvilke typer af premierefilm, der tiltrækker gæster samt hvilke tidspunkter, der er mest attraktive for biografgæsterne. Babybio og seniorbio har været afviklet siden efteråret 2017, og begge initiativer er stadig meget populære og spiller ofte med udsolgte sale. Seniorbio afholdes en gang ugentligt og babybio vises 1 gang pr. måned. Etableringen af den kommunale premierebiograf danner grundlag for de 38 kulturbiografarrangementer for i alt 3416 gæster, har kunne finde sted. Bibliotekets afholder en række af caféarrangementer i Lilletrommen, hvoraf en del har været med filmforevisning. Bibliotekets arrangementer trækker rigtig mange borgere til og typisk er café arrangementer udsolgte. Som noget nyt har biblioteket afholdt café arrangementer, hvor der har været streamet direkte fra Århus Universitet med forskning inden for forskellige områder. Arrangementerne har været populære, og der er et stigende antal publikum fra gang til gang. Skoler og dagtilbud benytter også biograffunktionen som en del af deres læring/undervisning, og der har været flere arrangementer, hvor hele Kulturhus Trommen har være anvendt til konkrete læringsforløb for

folkeskoler. Med det landsdækkende koncept Skolen i Biografen har 1.435 skoleelever fordelt på alle kommunens folkeskoler, benyttet biograffunktionen fordelt på 13 filmvisninger. Biograffunktionen er i efteråret 2018 startet på et nyt initiativ, hvor der vises operafilm fra Italien. Operaarrangementerne har vist sig at være meget populære særligt for det lidt ældre publikum, hvor der de fleste ganger spilles for udsolgte huse. Foyerbaren, som primært blev etableret i forbindelse med opstarten af biografen, har vist sig at være et meget positivt tiltag for alle Kulturhus Trommens gæster. Foyerbaren har en daglig åbningstid, der matcher biografforevisningerne og udvides oftest i forbindelse med andre arrangementer i Kulturhus Trommen. Det betyder, at foyerbaren kan benyttes af alle Kulturhus Trommens gæster i forbindelse med biografforestillinger, koncerter, teaterforestillinger, biblioteksbesøg mv. Salget i foyerbaren har både i 1. år og i 2. år vist sig at have en noget større omsætning, end hvad der var forudsat i budgettet. I biografens 2. år har salget i foyerbaren været ca. 40.000 kr. over det budgetterede. Biograffunktionen blev i efteråret 2017 knyttet op på portalen Kino.dk for at skabe større opmærksomhed om biograffunktionen, samt give borgerne mulighed for at købe billetter de steder, hvor mange i forvejen kigger efter biograffilm. Biograffunktionen har en månedlig omkostning ved at være knyttet op på portalen Kino.dk, og der betales herudover et gebyr pr. solgt biografbillet. Biograffunktionen kan ikke konstatere et øget salg af billetter efter, de er kommet på Kino.dk og det vides ikke i hvor stor grad, biografgæsterne benytter portalen. Biograffunktionen har flere gange gennem året afholdt private fødselsdagsarrangementer, hvor der er mulighed for at se en film samt få lidt at spise. I hele 2018 har der været afholdt følgende arrangementer med filmvisning (ikke premierefilm): Senior bio og Baby bio Biograf-særvisninger (fødselsdag) Biograf i skolen Bibliotekets café med bio. 52 visninger 20 visninger 13 visninger 15 visninger Antallet af deltagere til de enkelte arrangementer kan varierer meget, hvilket bl.a. kan se i forskellen mellem antal arrangementer og gæster i år 1 og år 2. Sammenfatning: - Færre premierefilm - Færre premiereforestillinger - Flere kulturbiograf aktiviteter - Øget salg i foyerbaren - Indfrielse af den politiske vision om at indføre biograffunktion i Trommen - Flere kulturaktiviteter i Trommen - Flere besøgende i Trommen - Bedre balancering mellem premierebiograf og andre kulturaktiviteter i Trommen

6. Status for driftsbudget og driftsresultat år 2 I forlængelse af Kommunalbestyrelsens beslutning vedr. modernisering af de fleksible sale udarbejdede revisionsfirmaet Price Water House Coopers (PwC) et første budget for biograffunktionen. Budgettet byggede alene på en række forudsætninger, og at der ikke kunne tages udgangspunkt i en allerede kendt praksis. Efterfølgende er biograffunktionens budget blevet revideret, da det blev tydeligere hvilke indtægter og udgifter, der var indeholdt i biograffunktionen. Særlige rammer for biograffunktionens driftsbudget og driftsresultat På samme måde som ved statusrapport for biograffunktionens 1. år er det særskilte driftsbudget og driftsresultat for biograffunktionens år 2 alene udarbejdet af hensyn til, at Hørsholm Kommune overholder EU lovgivningen vedrørende de minimis-støtte, som betyder, at Hørsholm Kommunes støtte til biograffunktionen ikke må overstige 1.5 mio. kr. over en 3 årig periode. Det er i den forbindelse væsentligt, at de indirekte udgifter også medtages i driftsresultatet, da det efter Kulturministeriets bekendtgørelse er alle former for kommunal støtte, der skal medtages i opgørelsen. Driftsbudget og driftsresultat for biograffunktionen indeholder derfor både direkte og indirekte udgifter til drift af biograffunktionen. De direkte og indirekte udgifter kan fremkomme på to måder: 1. Faktiske indtægter og udgifter, der er afholdt og kan trækkes i Hørsholm Kommunes økonomisystem 2. Kalkulerede indtægter og udgifter, hvor der er foretaget et skøn og /eller en teknisk beregning Eksempelvis er det en faktisk udgift, at der som led i etableringen af biograffunktionen er ansat medarbejdere, der varetager opgaver med Foyerbaren og andre driftsopgaver, mens det er en kalkuleret udgift, at de eksisterende medarbejdere i Kulturhus Trommen som en del af deres almindelige opgaver også løser opgaver, der vedrører biograffunktionen. I det sidste tilfælde er der foretaget et skøn over omfanget af medarbejderressourcer i Kulturhus Trommen, der er anvendt på biograffunktionen. Et andet eksempel på en kalkuleret udgift er huslejens størrelse, der er afsat ud fra en teknisk beregnet lejefastsættelse. Kommunalbestyrelsen har den 24. september 2018 besluttet at ændre på huslejeniveauet for biograffunktionen således, at den fastsatte årlige husleje på 300.000 kr., som biograffunktionen skulle betale til Trommen med virkning fra biograffunktionens år 3, nedsættes til 120.000 kr. (inkl. energiforbrug m.v.) Da der er tale om både faktiske og kalkulerede indtægter og udgifter har det samlede driftsresultat for biograffunktionen ikke konkret betydning for Kulturhus Trommens økonomi. Driftsresultatet for biograffunktionens år 2 skal betragtes som et delresultat og har alene betydning for den samlede støtte over en treårig periode med hensyn til overholdelse af EU-lovgivningen. Driftsresultatet skal derfor udelukkende ses som et parameter for hvor meget støtte, der kan tildeles over de kommende år. Gennemgang af driftsbudget og driftsresultat Driftsresultatet for biograffunktionens år 2 viser, at der er udgifter på i alt 1.683.505 kr. og indtægter på 1.013.247 kr., hvilket giver et samlet driftsresultat på i alt 670.258 kr. jf. tabel 2. Hertil kommer, at Hørsholm Kommune har budgetteret med et nettodriftsudgift på 500.000 kr. (Kommunal støtte). Det betyder, at biograffunktionen samlet set kommer ud af det andet biograf år med et resultat på -170.258 kr.

Da biograffunktionen kom ud af år 1 med et resultat på i alt 100.181 kr. betyder det, at biograffunktionen efter de første to år, viser et samlet driftsresultat på i alt -70.077 kr., og der kan være en kommunal støtte på op til 429.923 kr. til biograffunktionens år 3. Da biograffunktionens husleje nedsættes fra 300.000 kr. til 120.000 kr. i år 3 forventes det, at biograffunktionens driftsbudget holder sig inden for den samlede støtte på max. 1.5 mio. over en periode på 3 regnskabsår. Tabel 2. Driftsbudget (marts 2018) samt driftsresultat for biograffunktionens år 2. Budgetposter Driftsbudget Driftsresultat Difference Udgifter i alt 1.463.500 1.683.505 220.005 Leje af film-biografselskab 436.500 386.337-50.163 Opdatering af remoteadgang 75.000 48.837-26.163 Slitage af lamper 75.000 0-75.000 Service teknik 20.000 12.832-7.168 Medlemskab FIFAD m.v. 20.000 71.229 51.229 Foyerbar personale 350.000 *381.287 31.287 Hjemmeside, skærme 70.000 86.998 16.998 annoncer Lokaler, rengøring, strøm 300.000 300.000 0 mv. Trommens medarbejdere- 57.000 250.000 193.000 administration mv. Henlæggelser, fornyelser 30.000 *21.595-8.405 Øvrige udgifter 30.000 *124.390 94.390 Indtægter i alt Indtægter i alt -963.500-1.013.247-49.747 Billetindtægter -807.840-759.260 48.580 Reklameindtægter -11.220-36.686-25.466 Øvrige indtægter 0-24.203-24.203 Slik, popcorn etc. -144.440-193.098-48.658 Nettoudgift -500.000-670.258 170.258 *Trommens andel af foyerbar 156.533 kr. er fratrukket driftsresultatet Hørsholm Kommune budgetlægger med et underskud svarende til den maksimale støtte på 500.000 kr. årligt jf. EU-lovgivningen.

Budgetforudsætninger Tabel 3. Budgetforudsætninger og resultater på de enkelte budgetposter Budgetposter Budgetforudsætninger Driftsresultat Leje af film Er beregnet ud fra at alle film har en lejeafgift. Lejeafgiften er uafhængig af, hvor mange gange filmen vises. Der har været budgetteret med en udgift på 436.500 kr. til leje af film, og driftsresultatet viser en mindre forbrug på 50.163 kr. Mindre forbruget skyldes både en lavere billetindtægt i år 2., samt at der har været fokus på at balancere antallet af filmvisninger med andre Opdatering af remoteadgang Slitage af lamper Service og teknik Medlemskab FAFID m.v. Personaleomkostninger Hjemmeside, skærme, annoncer Lokaler, rengøring, elektricitet m.v. Indeholder hosting af medieplayer software, initial licens Digi-Add. De pærer, der sidder i filmudstyret, har en bestemt levetid og er meget bekostelige. Pærerne skal skiftes med mellemrum, og der er budgettere med indkøb af nye pærer i Lille Trommen og Store Trommen. Denne post indeholder alt vedrørende service og teknik i forbindelse med biografdriften. FAFID er er en forening af filmudlejere i Danmark som vi skal være medlem af, filmtræf og andre arrangementer. De er budgetteret med faktiske lønomkostninger til personale i forbindelse med biografforestillinger, salg af billetter, klargøring og lukning af salene, salg i foyerbaren etc. Hjemmesiden skal opdateres og vedligeholdes, fladskærme og software skal tilrettes og ændres i forbindelse med nye film. Huslejen er en fast husleje inklusiv diverse driftsomkostninger så som, elektricitet, varme m.v. kulturaktiviteter i Kulturhus Trommen. Udgifter til hosting af medieplayer, initial licens Digi-Add. Biografen har ikke indkøbt pærer til filmudstyret i 2018/19, og derfor er der ikke anvendt penge fra budgetteret. Det er ikke helt klart, hvor mange timer de enkelte pærer kan holde, men sikkert, at udgiften kommer på et tidspunkt. Prisen på indkøb af en pærer er adskillige tusinde kr., og det må forventes, at der vil komme udgifter på denne post i 2019 eller 2020. Udgifter i forbindelse med tekniske installationer, udgifter til service. Der har været brugt penge på deltagelse i filmtræf og andre arrangementer, herunder medlemskab af FAFID. I efteråret 2017 besluttede Trommen at ansætte to deltidsmedarbejdere til at løse de primære opgaver i forbindelse med biografforestillingerne og derved at nedbringe lønudgifterne i forhold til år 1. Herudover har biografen haft færre visninger, end der var forudsat i budgettet, og dermed er personale forbruget også lavere. Der har været udgifter til opdatering af hjemmeside, Facebook, annoncering af biografen i lokale medier, Kino.dk m.v. Biografen har betalt huslejen til Trommen ud fra den aftale, der er omkring husleje.

Administration og indirekte udgifter Henlæggelser og fornyelser Øvrige udgifter Indtægter i alt Der er afsat 57.000 kr. til administration af biograffunktionen, som er et skøn for, hvad der skal anvendes i alt. De administrative opgaver, der skal løses, omhandler bl.a. budget og regnskabsopgaver, bogføring samt div. Omhandler bl.a. indkøb at nye fladskærme, software, inventar til foyerbar, indkøb af nyt inventar til biograf og foyerbar etc. Omhandler bl.a. indkøb af varer til foyerbaren herunder plastkrus, servietter samt andre småting. Omhandler indtægter ved salg af biografbilletter, reklameindtægter, øvrige indtægter i forbindelse med filmarrangementer, som finansieres via kommunale puljemidler, kulturbiograf for f.eks. privatskoler og virksomheder samt Indtægter ved salg i foyerbar. Billetindtægten på i alt 807.840 kr. er beregnet ud fra forudsætningerne 72 kr. x 11.220 billetter = 807.840 kr. De 11.220 solgte billetter er beregnet ud fa en belægningsprocent på 25 %. I budgettet er der en indtægt på 1 kr. på billet i reklameindtægter. Beløbet er fremkommet ved at administrationen har spurgt andre biografer om hvad de budgetterer med i reklameindtægter Det er administrationens skøn, at der er brugt ca. 250.000 kr. på administrative opgaver, der relaterer til biograffunktionen. Der er ikke foretaget optælling eller dokumentation af de opgaver Trommens medarbejdere har løst for biograffunktionen. Har været anvendt til div. Indkøb i forbindelse med vedligehold af foyerbar. Popcorn maskine, slikmontre etc. Der har i opstartsfasen været behov for at indkøbe en del inventar for at få foyerbaren til at fungere. Der har været indkøbt en del driftsting til foyerbaren, slik, sodavand etc. Der har været en samlet omsætning på i alt 11.382 solgte biografbilletter. Det samlede antal solgte billetter indeholder både billetter til premierefilm, seniorbio, babybio og kulturelle filmarrangementer etc. Der er ikke udarbejdet statistik over, hvilke billetter der sælges via billetnet.dk/kino.dk, eller hvor mange billetter der sælges til seniorbio etc. Trommen har udarbejdet et skøn, der inddeler billetsalget i forskellige kategorier. Det lavere billetsalg i år 2 skyldes, at der har været 225 færre visninger samtidig med en usædvanlig varm sommer med få solgte billetter. Indtægterne vedrørende reklamer har i år 2 været højere end budgetteret, men væsentligt lavere end år 1, hvilket viser, at der er færre erhvervsdrivende, som har valgt at betale for reklamer i biografen. Indtægter i foyerbaren samt Trommens andel på 33.33 % af de samlede omkostninger ved foyerbaren.

Ledelsestid Der er ikke medtaget direkte eller indirekte ledelsestid i den samlede opgørelse over biograffunktionens driftsresultat. Dette skyldes, at det altid er ledelsens opgave og ansvar at sikre den samlede opgaveportefølje såvel lokalt som på tværs af organisationen, og der er ikke foretaget en opgørelse over den tid den samlede ledelse har anvendt på biograffunktionen. Foyerbar Foyerbaren blev etableret i forbindelse med opstarten af biograffunktionen 30. marts 2017. De fleste udgifter og indtægter i foyerbaren tilfalder i dag biograffunktionen, da den primært er etableret for biografgæsterne og indgår som en del af biografens driftsbudget/driftsresultat. Det er administrationens vurdering, at langt den største omsætning foregår via biografgæsterne, men at der også er et ikke uvæsentligt salg i forbindelse med koncerter og teaterarrangementer i Trommen. Ud over salg af div. Slik og sodavand sælger medarbejderne i foyerbaren også biografbilletter, rydder op i salene efter hver forestilling, kontrollerer billetter mv. Da gæsterne ved Trommens koncerter og teaterarrangementer står for en del af salget i foyerbaren, har administrationen besluttet, at der foretages en forholdsmæssig fordeling mellem biograffunktionen og Trommen. Da der ofte er flere samtidige arrangementer i Trommen, kan det være vanskeligt at komme med et konkret bud på hvilke gæster, der benytter foyerbaren. Det er administrationens vurdering, at ca. en 1/3 af indtjeningen i foyerbaren kommer fra de store arrangementer i Trommen og dermed fra Trommens gæster og ikke biografgæsterne. Administrationen har på denne baggrund arbejdet med en fordelingsmodel, hvor biograffunktionen står for 66,66 % og Trommen for 33,33 % af foyerbarens udgifter og indtægter. Fordelingsmodellen tager ikke højde for den konkrete medarbejderressource, der er i foyerbaren til de konkrete arrangementer, eller hvor meget der sælges ved de forskellige arrangementer. Med fordelingsmodellen betyder det, at Trommen skal betale biograffunktionen 156.533 kr. som er en del af driftsresultatet for år 2. I praksis profiterer hele Kulturhus Trommen af foyerbaren og ved særlige arrangementer i Trommen bidrager Trommen selv med ekstra arbejdskraft i foyerbaren. Direkte udgifter/indtægter til foyerbar - Biograffunktionen Udgifter: Medarbejderomkostninger foyerbar 571.989 kr. Indkøb af slik, popcorn, krus etc. 154.979 kr. Vedligehold, inventar, etc. 32.353 kr. I alt 759.321 kr. Indtægt Slik, popcorn, drikkevarer m.v. I alt 289.677 kr. 289.677 kr. Biograffunktionen står for 66,66 % af udgifter og Trommen for 33,33 %: 66,66 % af 759.321 kr. = 506.163 kr. 33,33 % af 759.321 kr. = 253.082 kr. Biograffunktionen står for 66,66 % af indtægterne og Trommen for 33,33 %:

66,66 % af 289.677 kr. = 193.098 kr. 33,33 % af 289.677 kr. = 95.549 kr. Biograffunktionens beregnede netto omkostninger 313.065 kr. Trommens beregnede netto omkostninger er på 156.533 kr. og er tilføjet de samlede indtægter i driftsresultatet. Trommens udgifter og indtægter i foyerbaren er ført ind i det samlede driftsresultat for biograffunktionen. Husleje I forbindelse med etableringen af biograffunktionen i Kulturhus Trommen i marts 2017, blev der fastsat en husleje på 300.000 kr., som biograffunktionen skulle betale til Trommen. Huslejen blev fastsat som et skøn, på samme måde som ved andre erhvervslejemål og tager afsæt i en forudsætning om 335 årlige biografforestillinger, men hvor den politiske intention om aktivitetsniveau tager afsæt i 335 årlige filmdage, uden en øvre grænse for antallet af visninger. Administrationen har efterfølgende i efteråret 2018 undersøgt andre sammenlignelige erhvervslejemål med en biograffunktion, men har ikke kunne fremskaffe det nødvendige grundlag for en optimal sammenligning. På baggrund af manglende sammenlignelige erhvervslejemål med biograffunktion fremlagde administrationen en sag for Kommunalbestyrelsen i september 2018, hvor den fremtidige model for lejefastsættelse blev besluttet med en årlig husleje på 120.000 kr. gældende fra biograffunktionens år 3.

7. Den videre udvikling af biograffunktionen Biograffunktionen er efter år 2 stadig i sin opstart, og Hørsholm Kommune vil derfor arbejde for at udvikle biograffunktionen yderligere de kommende år med nye aktiviteter og balancering med andre kulturarrangementer. Aktiviteter Administrationen har gennem det sidste år arbejdet på at finde et mere optimalt aktivitetsniveau for biograffunktionen, som i højere grad tager udgangspunkt i de mange muligheder de fleksible sale og biograffunktionen tilbyder. Der er igangsat et arbejde med filmrelaterede aktiviteter som filmklubber, streaming af sportsbegivenheder, opera og foredrag. Biblioteket og musikskolen har i endnu større udstrækning benyttet de fleksible sale i forbindelse med deres arrangementer, hvilket der også vil være fokus på fremadrettet. Foyerbar Foyerbaren blev etableret i forbindelse med biograffunktionens opstart og er et tilbud til biografgæsterne og alle andre gæster i Kulturhus Trommen. Foyerbaren har i år 1 og år 2 haft en større indtjening end budgetteret, hvilket viser, at tilbuddet benyttes af mange af Kulturhus Trommens gæster. Ud over salg af slik, sodavand m.v. sælger medarbejderne i foyerbaren også biografbilletter, kontrollerer billetter, rydder op i salene efter filmvisninger etc. Biograffunktionens udgifterne til foyerbaren er større ind indtægterne og det kan derfor være en overvejelse om foyerbaren fortsat skal være en del af biograffunktionen i sin nuværende form. Frivillige borgere Der er i 2018 taget initiativer til et udvidet samarbejde med frivillige i biograffunktionen. Det kommende år vil der blive sat ekstra fokus på, hvordan biograffunktionen og Kulturhus Trommen kan inddrage de frivillige borgere i arbejdet med biograffunktionen. Der har været kontakt med andre kulturhuse for at blive inspireret mht., hvordan vi kan tænke de frivillige borgere ind i forskellige funktioner. Arbejdet med frivillige er et arbejde, som kræver tid, samt at der afprøves flere forskellige modeller, og at der er fokus på både frivillighed, fællesskab, motivation. Arbejdet med frivillige skal ses som en investering for Trommen, som kommer til udtryk ved,at Hørsholms borgere får større ejerskab til aktiviteterne i Trommen samt er med til at udvikle sociale relationer og fællesskaber på tværs af generationer. Budget Det er administrationens vurdering, at der i forbindelse med den kommende budgetlægning frem til 2021 vil være behov for at korrigere nogle af de budgetmæssige forudsætninger. Samlet set holder biograffunktionen sig inden for de givne økonomiske rammer for tilskud i henhold til EU s gældende de minimis-forordning med op til 1.5 mio. over en 3 årig periode. Efter år 2 har biograffunktionen et restbudget til år 3, på 430.304 kr. Med nedsættelse af huslejen fra 300.000 kr. i år 1 og 2 til 120.000 kr. i år 3, vil den økonomiske udfordring dermed også være mindre for biograffunktionen. Sammenfatning Balancen mellem premierefilm og andre filmrelaterede aktiviteter i Trommen har i år 2 fundet et mere hensigtsmæssigt leje, hvilket har også kan se i færre premierefilm. De færre visninger har dermed givet plads til andre filmrelaterede arrangementer og kulturelle aktiviteter generelt. Trommen har derfor også kunne

udnytte kapaciteten i de fleksible sale mere optimalt og samtidig givet mulighed for andre kulturelle oplevelser, som er med til at udvikle og skabe mere liv i Trommen. Biograffunktionen lever dermed helt op til visionen om, at skabe optimale muligheder for kulturoplevelser og samtidig udnytte den ledige kapacitet, arrangere bredere kulturelle aktiviteter med fokus på forskelligheden i alderssammensætning, borgernes behov og ønsker, nyskabende aktiviteter, diverse små nicheforestillinger m.v.