Svea KundeWeb Brugervejledning Svea Inkasso Version 1.1
Indholdsfortegnelse 1. Brugervejledning... 3 Sektion 1.01 - Browser... 3 Sektion 1.02 Login... 3 Sektion 1.03 - Forside billede... 4 Sektion 1.04 Mine dokumenter... 5 Sektion 1.05 Min profil... 8 Sektion 1.05 Din kundekontakt... 9 Sektion 1.06 Beskeder... 10 Sektion 1.07 Ulæste dokumenter... 11 Sektion 1.08 Porteføljeoversigt... 12 Sektion 1.09 Søgning... 13 Sektion 1.10 Resultat efter søgning... 15 Sektion 1.11 Sagsinformation... 15 Sektion 1.12 Kravopstilling... 16 Sektion 1.13 Faktura og kreditnotaer... 16 Sektion 1.14 Historik (sag)... 17 Sektion 1.15 Adressehistorik... 19 Sektion 1.16 Sikkerhed... 19 Sektion 1.16 Brev afsendt... 20 Sektion 1.17 Sagens forfaldsdato... 20 Sektion 1.18 Registrering af nye sager... 21 Sektion 1.19 Rapporter... 26 2
1. Brugervejledning Denne brugervejledning giver dig en kort og enkelt oversigt over hvilken information og hvilke funktioner der finder i vores KundeWeb. Sektion 1.01 - Browser Vi anbefaler dig at bruge en af følgende browsere: Sektion 1.02 Login På login -siden skal du angive dit Brugernavn og Adgangskode som du har modtaget i dit velkomstbrev fra vores interne konsulent, sammen med informationen på din personlige sagsbehandler. Hvis du ikke har modtaget Brugernavn og Adgangskode, eller har problemer med at logge ind, kan du kontakte din personlige sagsbehandler. Du kan vælge mellem disse sprog på login -siden til vores KundeWeb 3
Sektion 1.03 - Forside billede Dette er det første skærmbillede du får op efter login. Skærmbilledet giver en oversigt over følgende: Porteføljeoversigt Beskeder fra Svea Inkasso Ulæste dokumenter fra os Mulighed for at søge i egen portefølje Rapporter Mulighed for registrering af nye sager Din kundekontakt/ sagsbehandler Kreditoplysninger 4
Sektion 1.04 Mine dokumenter Mine dokumenter indeholder dokumenter som tidligere er sendt til dig pr. post eller pr. e-mail. Indbakke Dokumenter som vises i indbakke er dokumenter som ikke er flyttet til arkiv. Det kan være ulæste og læste dokumenter. Arkiv Det er dig som kunde der vælger at flytte dokumenter til Arkiv når du har læst dokumenterne. Hvis du ikke flytter dokumenter over i Arkiv vil de altid blive liggende i Indbakken. 5
Sortering I både Indbakke og Arkiv kan du vælge om du vil se alle dokumenter eller om du kun vil se Afregning Bekræftelse af nye sager Bekræftelse af afsluttede sager Eventuelle fakturaer fra os Du kan også vælge at se dokument fra/til dato Ved at klikke på boksen ved siden af teksten Dokument dato mellem åbnes boksene for at angive dato. Ved at klikke på datofelterne får du en kalender, hvor du kan vælge dato. Visning af antal dokumenter Du kan vælge hvor mange dokumenter du vil se på siden ved at vælge antal i drop down under dokumenterne. Du skifter til næste side ved at trykke på til højre over listeboksen. Vis valgte dokument Ved at dobbeltklikke på ønsket dokument, åbnes dokumentet i nyt vindue. Marker dokument som læst/flyt til arkiv Markér dokumenterne ved at klikke på boksen til venstre for dokumentet. Derefter klikker du på følgende drop down liste og vælger hvilken aktion det valgte dokument skal have. Hvis du vælger læst/ulæst bliver dokumentet i indbakken. Hvis du vælger arkiv flyttes dokumentet til Arkiv. 6
Du kan også flytte dokumentet til Arkiv ved at vælge Send til arkiv? til højre for dokumentet. Flytte fra Arkiv til Indbakke Hvis du ønsker at flytte et dokument fra Arkiv til Indbakke gør du dette ved at vælge arkiv til højre for dokumentet under De-arkiv? 7
Sektion 1.05 Min profil Siden Min profil giver dig mulighed for at definere, hvordan du ønsker visningen af sager/beskeder på din side. Koncern/kundenr: Hvis du har sager hos os fordelt på flere kundenumre, kan du vælge om hjemmesiden skal vise alle sager for alle kundenumre (Koncern), eller om du ønsker en standard visning for et kundenummer. Kundenumre kan ændres online på alle websiderne. Visning af sager: Ønsker du som standard at alle sager skal vises, eller ønsker du kun at se Rykkersager Inkassosager Sager der ligger til overvågning. Visning af afsluttede sager: Alle sager (aktive og afsluttede sager) Aktive sager Afsluttede sager Visning af beskeder: Alle beskeder (ubehandlede og behandlede beskeder) Aktive beskeder 8
Sektion 1.05 Din kundekontakt Din kundekontakt er din sagsbehandler hos os. Her kan du finde e-mail adresse og telefonnummer. 9
Sektion 1.06 Beskeder Beskedfunktionen på vores KundeWeb skal erstatte telefonopkald og e-mails så vidt som muligt. Beskeder på KundeWebben bruges af Svea Inkasso, der hvor vi har brug for en tilbagemelding fra dig. Beskeder stopper den videre sagsproces hos os på den aktuelle sag, indtil vi modtager tilbagemelding fra dig. Det er derfor vigtigt at du tjekker beskedboksen på vores hjemmeside jævnligt. Vi har forsøgt at samle beskeder i forskellige kategorier således at det skal være enklere for dig at arbejde dig igennem listen. Du kan vælge at se alle beskeder indenfor en kategori eller at se alle beskeder samlet. Hvis du ikke har denne funktion i din version af KundeWebben, kan du tage kontakt til din kundekontakt og personen vil sørger for du også får adgang til denne funktion. 10
Sektion 1.07 Ulæste dokumenter Ulæste dokumenter giver dig en oversigt over hvilke dokumenter vi har sendt dig, som du ikke har markeret som læst. Du kan vælge Se alle ulæste dokumenter indenfor en kategori eller at se alle ulæste dokumenter totalt. Hvis der ikke vises nogle dokumenter i nogle af kategorierne, har du ikke modtaget ulæste dokumenter fra os i disse kategorier. 11
Sektion 1.08 Porteføljeoversigt Porteføljeoversigten giver dig en oversigt over totaler på din portefølje baseret på om du ser alle sager pr. koncern eller kundenummer. Totalt udestående er restkrav på aktive sager. Data i denne kolonne er baseret på gårsdagens data eller sidste arbejdsdag. 12
Sektion 1.09 Søgning Du kan angive, hvad du skal søge på i feltet til venstre under Søg i sager. Derefter skal du angive, hvilket felt du skal foretage søgning i drop down listen til højre: Din reference Fakturanummer Navn på kunden Vores sagsnummer Derefter klikker du på Søg. Her kan du også angive om søgning skal gælde søgning i afsluttede sager eller ej. Ændre du værdien i søgningsbilledet bliver din profil også opdateret automatisk. Når søgning er sendt af sted vil du komme ind i et nyt skærmbillede, sagsbehandlingsskærmbilledet som vil indeholde resultatet af søgningen. Hvis du søger på: Kundereference Fakturanummer Sagsnummer Får du kun resultat ved eksakt søgning. Hvis du søger på navn, får du resultater startende med det du har søgt på. Hvis du kommer fra Beskeder kommer du også ind i samme skærmbillede. Fra denne side kan du også foretage nye søgninger. 13
Når du kommer ind på sagsbehandlingssiden, har du samme søgemuligheder, men også mulighed for at sortere søgningen på vores statuskoder. Her kan du f.eks. vælge sager med Løn træk. 14
Sektion 1.10 Resultat efter søgning Resultater af søgningen vises i listeboksen, der er vist herunder: Herfra skal du klikke på ønsket sag og skærmbilledet flytter sig automatisk ned til der, hvor sagsinformationen er og valgte sag vises. Sektion 1.11 Sagsinformation I tillæg giver skærmbilledet dig mulighed for at ændre kundeoplysninger, hvis du har mere eller anden information end vi har til rådighed. 15
Sektion 1.12 Kravopstilling Denne opstilling viser det oprindelige krav, hvad der er indbetalt og hvad restkravet er. I tillæg vises hvad der er totalt afregnet/eftergivet dig i den aktuelle sag, fordelt på hovedstol og renter. Rækken Fordring er totalbeløbet af de fakturaer som er registreret på denne sag. Hvilke fakturaer som indgår i denne sag vises i rammen under. Sektion 1.13 Faktura og kreditnotaer Denne opstilling viser hvilke faktura som indgår i aktuel sag. 16
Sektion 1.14 Historik (sag) Historik indeholder notater på sagen og eventuelle beskeder til dig. Hvis det er en besked du skal besvare skriver du i tekstfeltet under Ny besked til Svea og klikker på kommandoknappen Opdatér eller Behandlet/Opdatér, alt efter hvilken der passer til beskeden. Opdatér betyder at notatet lagres og sendes til Svea, men sagen vil fortsat ligge til behandling hos dig. Behandlet/Opdatér betyder at notatet overføres til Svea og du anser sagen for færdigbehandlet. Sagen vil forsvinde fra beskedlisten. Der går en besked direkte til din sagsbehandler som vil behandle sagen så snart som muligt. Beskeder fra/til Hvis du ønsker at trække sagen, klikker du på tjekboksen Sagen skal trækkes og der går automatisk en besked til din sagsbehandler. HUSK! At skrive årsag til tilbagekaldelsen i feltet Ny besked til Svea. 17
Udførte hændelser Hændelser indeholder alt som historisk er sket fra sagen var ny. Der vises hvad der er påført af rykkergebyr, inkassosalær og hvilke breve/sms/e-mails der er sendt på sagen. 18
Sektion 1.15 Adressehistorik Denne mappe indeholder adressehistorik på sagen. Sektion 1.16 Sikkerhed Denne mappe indeholder de sikkerheder vi har på sagen. Sikkerhed betyder hvilken sikkerhed vi har opnået for at sikre kravet mod forældelse. Det kan være: Gældsbrev Dom Skyldnererklæring Etc. 19
Sektion 1.16 Brev afsendt Denne mappe indeholder alle breve vi har sendt på den valgte sag. Mange af vores breve indeholder tekst både på forsiden og bagsiden. Bagsiden af brevet indeholder for det meste specifikationer over hvilke fakturaer der indgår i kravet/fordringen. Vi har ikke mulighed for at gemme dette som ét brev og derfor ligger disse breve i 2 linjer i vores brevarkiv. Derfor ved breve med samme tekst og samme dato indeholder brev nr. 2 forsiden. Sektion 1.17 Sagens forfaldsdato Hvis brevet er produceret efter april 2012, vil du ud over produktionsdato også finde forfaldsdatoen på dette brev. Dog forudsætter det at brevet har en forfaldsdato. 20
Sektion 1.18 Registrering af nye sager Hvis du har tilgang til modulet, kan du registrere nye inkassosager. Sager bliver læst ind 1 gang pr. dag og vil være tilgængelig på vores KundeWeb næste arbejdsdag. NB! Remindersager, hvor vi sender varsler på vegne af jer, skal der gives adskilt adgang til. Kontakt din sagsbehandler for yderligere info. Din reference 1 og din reference 2: Kan eksempelvis indeholde kundenummer og anden kunde ID. Kundens navn: skal udfyldes Kundes adresse: skal udfyldes Kundens postnummer: skal udfyldes Når du klikker på kommandoknappen Næste kommer du ind på skærmbilledet for registrering af fakturalinjer. 21
Type = Her vælger du om det er en faktura eller et gebyr, du skal registrere. Fakturadato skal være < Forfaldsdato. Fakturareference kan være dit fakturanummer. Ved gebyr skal du skrive rykkergebyr og beløbet må max være 300 kr. Hvis det er en faktura du registrerer, kan du ikke ændre rentesatsen. Satsen for procesrenten er fastsat af Nationalbanken. Procesrenten vurderes 2 gange pr. år, 1. januar og 1. juli. Du kan angive forskellige rentesatser, hvis det er aftalt med din kunde. Den fastsatte procesrente vil ellers blive brugt. Det er vigtigt at du klikker på kommandoknappen Tilføj når en fakturalinje eller gebyrlinje er færdigregistreret. Hver linje vil vises under felterne for registrering af fakturalinjer. Hvis man ikke klikker på kommandoknappen Tilføj og du klikker på kommandoknappen Næste, anser programmet det som tilføj ikke til fakturalinjen. Når du klikker på kommandoknappen Næste kommer du ind i et nyt skærmbillede som viser sagen, du har registreret. 22
Kontroller registrerede information, før du bekræfter med kommandoknappen Fuldfør. I næste skærmbillede får du en oversigt over hvilke sager du har registreret i dag. 23
Som det fremkommer af tekstboksen nederst, opdaterer vi sagerne hos os en gang pr. dag efter kl. 14.00. Sager registreret efter kl. 14.00 vil blive opdateret hos os næste arbejdsdag. 24
Du har også mulighed for at se sager du har registreret tidligere i dag ved at vælge kommandoknappen Fra forsiden af KundeWebben. Derefter vælger du følgende kommandoknap nederst til venstre Så får du samme oversigt op som du får efter at have registreret en ny sag. 25
Sektion 1.19 Rapporter Følgende rapporter er tilgængelige på vores KundeWeb: 26
Løsningsgradsrapport Denne rapport vælger du år og trykker på kommandoknappen Vis I rapporten kan du se løsningsgraden samt få et overblik over antal indsendte sager etc.. Du kan vælge at udskrive listen eller eksportere til Excel i højre hjørne af skærmen 27
Statusrapport Statusrapporten viser alle aktive sager sorteret på hvilken status sagen har hos os. Når du vælger Vis vises der summen pr. statuskode. Du kan vælge at udskrive listen eller eksportere til Excel i højre hjørne af skærmen Ved at klikke på pilen til venstre kan du se hvilke sager, der ligger under hver statuskode. Hvis du vælger en sag og højreklikker med musen, kan du vælge at åbne sagen i et nyt vindue. På denne måde kan du se gå fra sag til sag ud fra statusrapporten. Husk at afslutte vinduet når du er færdig med en sag. 28
Aktive sager Denne rapport viser en oversigt over aktive sager. Du trykker på kommandoknappen Vis Du kan vælge at udskrive listen eller eksportere til Excel i højre hjørne af skærmen Hvis du vælger at gå ind i en af sagerne, skal du starte forfra med at vælge rapporten aktive sager på forsiden, for at komme tilbage til dette skærmbillede. 29
Afsluttede sager Denne rapport vælger du år og eventuelt måned og trykker på kommandoknappen Vis I rapporten kan du se afsluttede sager med årsag til at sagen er ophørt. Du kan vælge at udskrive listen eller eksportere til Excel i højre hjørne af skærmen 30