Møde: Bestyrelsen FOB, Kalundborg Tid: Onsdag den 13. marts 2019 kl. 16.00 Deltagere: Henrik Andersen, Pia Schacht, Allan Juul, Thomas Andersen, Karsten Siomka Afbud: Referent: Christen Mors Referat af bestyrelsesmøde 13. marts 2019 1.0 Godkendelse af referat af mødet den 30. januar 2019 Bestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet 2.0 Sager til beslutning 2.1 Konstituering af bestyrelsen Der blev afholdt ekstraordinær generalforsamling onsdag den 27. februar 2019, hvor Henrik Andersen blev valgt som ny formand for FOB. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med ny formand og ny næstformand Bestyrelsen konstituerede Henrik Andersen som formand og Allan Juul som næstformand 2.2 Ekstraordinær generalforsamling Der blev afholdt ekstraordinær generalforsamling onsdag den 27. februar 2019. Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer forløbet af den ekstraordinære generalforsamling Bestyrelsen vurderede, at forløbet af den ekstraordinære generalforsamling var udmærket 2.3 Kommunal repræsentation i bestyrelsen Kalundborg Kommune har i brev af 21. marts 2018 anmodet om få kommunal repræsentation i FOB s bestyrelse (Bilag vedlægges). Det blev behandlet på mødet den 26. april 2018, hvor bestyrelsen godkendte, at Kalundborg Kommune kan udpege en observatør uden stemmeret til FOB s bestyrelse. På fællesmødet den 25. februar 2019 mellem Kalundborg Kommune og boligorganisationerne i kommunen, tog borgmester Martin Damm emnet op igen. På baggrund heraf bør bestyrelsen drøfte, hvorvidt det vil være hensigtsmæssigt, at den kommunale repræsentant i bestyrelsen gives stemmeret. Begge løsninger kræver en vedtægtsændring. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvorvidt den kommunale repræsentant i bestyrelsen skal gives stemmeret Bestyrelsen bekræftede den tidligere beslutning af 26. april 2018, hvor bestyrelsen godkendte, at Kalundborg Kommune kan udpege en observatør uden stemmeret til FOB s bestyrelse. Bestyrelsen godkendte som resultat heraf, at der på den ordinære generalforsamling den 14. maj 2019 forelægges vedtægtsændringer, der muliggør dette 2.4 Persondataforordning Som et led i de nye krav i persondataforordningen, har vi udarbejdet (bilag vedlægges): Offentlig politik for boligsøgende, beboer og disses husstand, samt fraflytter Intern sikkerhedspolitik Klagesager - politik
Det indstilles, at bestyrelsen godkender disse tre politikker for FOB Punktet blev udskudt til et senere møde 2.5 Engangsudgifter til IT I 2018 har der været en række engangsudgifter til IT, primært som følge af persondataforordningen på 97.824 kr. (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender at 97.824 kr. i engangsudgifter til it finansieres over arbejdskapitalen Bestyrelsen godkendte at 97.824 kr. i engangsudgifter til it finansieres over arbejdskapitalen 2.6 Revideret budget 2019 i afd. 16 Afdeling 16 afholdt 24. januar 2019 ekstraordinært afdelingsmøde. Revideret budget for 2019 med blandt andet forøgede henlæggelser på kt. 120 blev forelagt. Budgettet med en lejeforhøjelse på 6,9% blev godkendt af beboerne til ikrafttræden den 1. maj 2019. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revideret budget 2019 for afdeling 16 med en lejeforhøjelse på 6,9% til ikrafttræden den 1. maj 2019 Bestyrelsen godkendte revideret budget 2019 for afdeling 16 med en lejeforhøjelse på 6,9% til ikrafttræden den 1. maj 2019 2.7 Støttet helhedsplan i afd. 21 Bestyrelsen godkendte på mødet den 12. juni 2018 støttet helhedsplan i afdeling 21. Landsbyggefonden meddeler driftslån på 57.000 kr. pr. år i 2018 og 2019, der finansieres over dispositionsfonden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender driftslån på 57.000 kr. pr. år i 2018 og 2019, der finansieres over dispositionsfonden Bestyrelsen godkendte driftslån på 57.000 kr. pr. år i 2018 og 2019, der finansieres over dispositionsfonden 2.8 Ufinansierede forbedringsarbejder i afd. 8 og 16 Beboerne har mulighed for at modernisere køkken eller badeværelse og betale udgiften som en tillægsleje i en årrække. De seneste forbedringsarbejder er der ikke fundet finansiering til. Det enkelte køkken eller badeværelse er blevet betalt og beboeren opkræves ekstraleje. For afdeling 8 drejer det sig om 414.489,52 kr. og for afdeling 16 drejer det sig om 1.287.345,54 kr. Førhen optog man lån i et realkreditinstitut. Det kan være en bedre løsning, at lade dispositionsfonden udlåne afdelingerne midlerne. Da det er forholdsvis beskedne beløb, foreslås det at afdelingerne låner midlerne over 5 år og betaler 1% over diskontoen. Det vil sige at lånet bevilges for regnskabet 2018 og tilbagebetaling samt rentetilskrivning påbegyndes i 2019, hvorved sidste ydelse betales i 2023. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at manglende finansiering til forbedringsarbejder, der betales som merleje i afgrænset periode, i afdeling 8 på 414.489,52 kr. og i afdeling 16 på 1.287.345,54 kr. udlånes fra dispositionsfonden over 5 år og afdelingerne betaler 1% over diskontoen i rente af lånet. Lånet bevilges for regnskabet 2018 og tilbagebetaling samt rentetilskrivning påbegyndes i 2019, hvorved sidste ydelse betales i 2023.
Bestyrelsen godkendte at manglende finansiering til forbedringsarbejder, der betales som merleje i afgrænset periode, i afdeling 8 på 414.489,52 kr. og i afdeling 16 på 1.287.345,54 kr. udlånes fra dispositionsfonden over 5 år og afdelingerne betaler 1% over diskontoen i rente af lånet. Lånet bevilges for regnskabet 2018 og tilbagebetaling samt rentetilskrivning påbegyndes i 2019, hvorved sidste ydelse betales i 2023 2.9 Udbud VVS-arbejder i afd. 9, Skibbrogården FOB har afholdt licitation på VVS-arbejder i afd. 9, Skibbrogården. I nedenstående skema ses de bydende og priserne. Navn Raklev Smedie A/S, Kalundborg Jespers VVS, Rørby Henrik Jensen A/S, Korsør Bengtson blik VVS Aps., Jerslev Sjælland Pris inkl. moms 340.568,- kr. 476.275,- kr. 508.125,- kr. 526.285,- kr. Raklev Smedie er som udgangspunkt billigst. De har dog ikke medregnet i deres tilbud at eksisterende rørisolering udskiftes med ny. Af udbudsbrevet fremgår side 1 grundlag for projektet udskiftning af isolering af varmerør i kælder. Af tegning V(59)1.K fremgår af note Varme Varmerør udskiftes ikke. Eksisterende isolering fjernes og der monteres ny isolering i kælder og varmecentral i henhold til DS452. Vi har påpeget overfor Raklev Smedie, at udskiftning af isolering er en del af entreprisen og bedt dem overveje at inkludere dette i den tilbudte pris. Det er Raklev Smedie ikke interesseret i. For at være fair overfor de andre bydende og i øvrigt for at kunne overholde tilbudsloven, har vi derfor været nødsaget til at hæve kontrakten med entreprenøren, da tilbuddet ikke var konditionsmæssigt. Vi har herefter kontaktet Jespers VVS, der står ved sit tilbud og som derfor kommer til at udføre entreprisen. I konsekvens heraf vil vi fremover ikke længere gøre brug af Raklev Smedie, som ellers har været en af vores to faste VVS-firmaer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udskiftning af VVS-installationer i afd. 9, Skibbrogården, at Jespers VVS bliver entreprenør på projektet, at udgiften på 476.275,- kr., bogføres på kt. 116 i afdelingen Bestyrelsen godkendte udskiftning af VVS-installationer i afd. 9, Skibbrogården, at Jespers VVS bliver entreprenør på projektet og at udgiften på 476.275,- kr. bogføres på kt. 116 i afdelingen 2.10 Tilbagekøbsdeklarationer I Bestyrelsen godkendte på mødet den 1. november 2018 aftale om frikøb af tilbagekøbsdeklaration til Kalundborg Kommune på 8.058.466,- kr., Ved efterfølgende genberegning er det skyldige beløb blevet reduceret til 7.236.333 kr. Aftalen blev tillige godkendt på ekstraordinær generalforsamling den 22. november 2018. Landsbyggefonden bevilger driftsbidrag (lån) til de berørte afdelinger, således at FOB påbegynder afbetaling af de 30-årige lån med følgende takt, startende i 2019: i 1. år hæves lejen med 2 kr. pr. m 2, i 2. år med 3 kr. pr. m 2 og i 3. år med 4 kr. pr. m 2. Fra 4. år og fremefter stiger ydelsen med pris- eller lønstigningen. Der kan maksimalt ydes driftsbidrag op til 26 kr. pr. m 2 (Bilag vedlægges).
Afdeling 8 skal betale 2.308.922 kr. for frikøbet, hvilket indebærer at afdelingen i 2019 skal hæve lejen med 8.272,8 m 2 * 2 kr. = 16.545,60 kr., i 2020 skal afdelingen skal hæve lejen med 8.272,8 m 2 * 3 kr. = 24.818,40 kr. og i 2021 skal afdelingen skal hæve lejen med 8.272,8 m 2 * 4 kr. = 33.091,20 kr. Afdeling 9 skal betale 1.563.138 kr. for frikøbet, hvilket indebærer at afdelingen i 2019 skal hæve lejen med 13.072,1 m 2 * 2 kr. = 26.144,20 kr., i 2020 skal afdelingen hæve lejen med 13.072,1 m 2 * 3 kr. = 39.216,30 kr. og i 2021 skal afdelingen hæve lejen med 13.072,1 m 2 * 4 kr. = 52.288,40 kr. Afdeling 14 skal betale 828.668 kr. for frikøbet, hvilket indebærer at afdelingen i 2019 skal hæve lejen med 7.928,2 m 2 * 2 kr. = 15.856,40 kr., i 2020 skal afdelingen hæve lejen med 7.928,2 m 2 * 3 kr. = 23.784,60 kr. og i 2021 skal afdelingen hæve lejen med 7.928,2 m 2 * 4 kr. = 31.712,80 kr. Afdeling 16 skal betale 2.535.605 kr. for frikøbet, hvilket indebærer at afdelingen i 2019 skal hæve lejen med 6.934 m 2 * 2 kr. = 13.868 kr., i 2020 skal afdelingen hæve lejen med 6.934 m 2 * 3 kr. = 20.802 kr. og i 2021 skal afdelingen hæve lejen med 6.934 m 2 * 4 kr. = 27.736 kr. Der skal påbegyndes tilbagebetaling af lånene i de berørte afdelinger i 2019. Da afdelingernes budgetter for 2019 allerede er godkendt på afdelingsmøder, indstilles det at der først foretages lejeforhøjelse fra og med budget for 2020. Det kan indebære underskud i afdelingerne for 2019. Det indstilles, at bestyrelsen godkender Samlet udgift til frikøb af tilbagekøbsdeklarationer andrager 7.236.333 kr. Låneoptagelse i afd. 8, 9, 14 og 16 til betaling af frikøb af tilbagekøbsdeklarationer Driftsbidrag fra Landsbyggefonden i form af lån til reducering af lejeforhøjelse, der indebærer, at lejen i 1. år hæves med 2 kr. pr. m 2, i 2. år med 3 kr. pr. m 2 og i 3. år med 4 kr. pr. m 2. Fra 4. år og fremefter stiger ydelsen med pris- eller lønstigningen. Der kan maksimalt ydes driftsbidrag op til 26 kr. pr. m 2. Lejeforhøjelse foretages fra og med budgetterne for 2020 Bestyrelsen godkendte Samlet udgift til frikøb af tilbagekøbsdeklarationer andrager 7.236.333 kr. Låneoptagelse i afd. 8, 9, 14 og 16 til betaling af frikøb af tilbagekøbsdeklarationer Driftsbidrag fra Landsbyggefonden i form af lån til reducering af lejeforhøjelse, der indebærer, at lejen i 1. år hæves med 2 kr. pr. m 2, i 2. år med 3 kr. pr. m 2 og i 3. år med 4 kr. pr. m 2. Fra 4. år og fremefter stiger ydelsen med pris- eller lønstigningen. Der kan maksimalt ydes driftsbidrag op til 26 kr. pr. m 2. Lejeforhøjelse foretages fra og med budgetterne for 2020 2.11 Tilbagekøbsdeklarationer II Det viser sig desværre, at der findes tilbagekøbsdeklarationer i afd. 14, som ikke blev identificeret ved gennemgangen i 2018. FOB har fortsat stor interesse i at afdække og herefter frikøbe sig af alle tilbagekøbsdeklarationer. Der er ikke beregnet nutidsværdi for disse, men der skal jo beregnes en udgift til Kalundborg Kommune og der skal ansøges Landsbyggefonden om driftslån til tilbagebetaling af låneydelsen.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender at administrationen igangsætter procedure for kapitalisering af tilbagekøbsdeklarationer, herunder henvendelse til Kalundborg Kommune, Landsbyggefonden og Realkredit Danmark Bestyrelsen godkendte at administrationen igangsætter procedure for kapitalisering af tilbagekøbsdeklarationer, herunder henvendelse til Kalundborg Kommune, Landsbyggefonden og Realkredit Danmark 2.12 Afdeling 8 s afdelingsbestyrelses spørgsmål til bestyrelsen Afdelingsbestyrelsen har stillet fire spørgsmål til bestyrelsen i mail af 2. februar 2019, der fremgår af vedlagte bilag, der tillige indeholder udkast til bestyrelsens svar herpå. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udkast til svar på afdeling 8 s afdelingsbestyrelses spørgsmål til bestyrelsen Bestyrelsen godkendte svar på afdeling 8 s afdelingsbestyrelses spørgsmål til bestyrelsen 2.13 Altaner i afdeling 16 Afdeling 16 s huse på Nørre Alle 4, 6, 8 og 10 har altaner på begge gavle. Der er nedstyrtningsfare for dem. Det vil være forholdsvist bekosteligt at vedligeholde dem og da nytteværdien er begrænset, er der mulighed for at nedtage dem. I givet fald vil vi tage altanerne ned, opføre brystning i matchende mursten og isætte vinduer. Den samlede udgift hertil vil være mindre (estimeret til 750.000 kr.) end udgiften til vedligeholdelse af altanerne. Vi holder møde med afdelingsbestyrelsen tirsdag den 19. marts og såfremt afdelingsbestyrelsen er indforstået med denne løsning, vil vi igangsætte projektet. Det indstilles, at bestyrelsen foreløbigt godkender at tage altanerne ned, opføre brystning i matchende mursten og isætte vinduer i husene på Nørre Alle 4, 6, 8 og 10, såfremt afdelingsbestyrelsen er indforstået med denne løsning Bestyrelsen godkendte foreløbigt at tage altanerne ned, opføre brystning i matchende mursten og isætte vinduer i husene på Nørre Alle 4, 6, 8 og 10, såfremt afdelingsbestyrelsen er indforstået med denne løsning 2.14. Erhvervslejemål i afd. 8 Erhvervslejemålet i afdeling 8 er fraflyttet. Byggerådgiver Jonna Nielsen har udarbejdet overslagspris på nedrivning, udearealer og renovering bolig (se bilag). Processen videre er: Kalundborg Kommune skal godkende nedrivning Långiver skal høres, såfremt der er restlån eller pant i tilbygningen FOB undersøger om der allerede er statsstøttede lån i afdelingen Hvis der er statsstøttede lån, indgår renoveringen af boligen i den støttede helhedsplan Hvis ikke, er det nødvendigt med kommunal grundkapital for at renovere boligen Arbejdet påbegyndes, når de nødvendige tilladelser / tilsagn foreligger Det indstilles, at bestyrelsen godkender at administrationen arbejder videre med projektet Bestyrelsen godkendte at administrationen arbejder videre med projektet 2.15 Lukket punkt
3.0 Sager til drøftelse 3.1 Inspirationstur til Christiansborg Bestyrelsen og personalet tog på inspirationstur til Christiansborg onsdag den 6. marts 2019. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter udbyttet af turen Bestyrelsen vurderede, at det var en god tur, hvor de fik en del information. Til gengæld synes bestyrelsen, at der var for lidt tid på Christiansborg 3.2 Lukket punkt 4.0 Sager til orientering 4.1 Støttede helhedsplaner i afdeling 8, 9 og 14 Der er desværre kun en totalentreprenør, der har vist interesse i at byde på den samlede renovering. Det er et problem, fordi denne entreprenør ikke er i priskonkurrence med konkurrerende entreprenører. Der er planlagt møde med BDO og Kullegaard den 25. marts 2019, hvor Henrik Andersen, Allan Juul og Christen Mors deltager. På mødet vil forskellige modeller for den videre proces blive drøftet. 4.2 Fællesmøde mellem Kalundborg Kommune og boligorganisationer Der blev afholdt fællesmøde mellem Kalundborg Kommune og boligorganisationer den 25. februar 2019. Referat af mødet blev udleveret. 4.3 Grundkapital Folketinget har vedtaget nye satser for grundkapital, hvilket er kommunens bidrag til opførelse af nye almene boliger. For ungdomsboliger og ældreboliger er grundkapitalen uændret på 10 %. For familieboliger er indført differentierede satser for grundkapital, afhængigt af boligernes størrelse: Med et gennemsnitligt bruttoetageareal pr. bolig under 90 kvadratmeter: 8 % Med et gennemsnitligt bruttoetageareal pr. bolig på 90-104 kvadratmeter: 10 % Med et gennemsnitligt bruttoetageareal pr. bolig på 105 kvadratmeter og derover: 12 % Det betyder, at det gennemsnitlige bruttoetageareal for det enkelte tilsagn og dermed det samlede byggeri er afgørende for, hvor meget kommunerne kan indskyde. Ved byggeri af små og dermed billigere boliger indskydes færre penge og ved byggeri af store og dermed dyrere boliger indskydes flere penge.
4.4 Ejendomsvurdering Der er vedtaget ændringer af ejendomsvurderingsloven, der blev vedtaget i Folketinget den 20. december 2018 og trådte i kraft den 1. januar 2019. Ændringerne indebærer to hovedelementer, der først får betydning fra 1. januar 2020 og senere: Dels en videreførelse af de gældende vurderinger i et år mere end hidtil forventet, dvs. i alt to år mere end forudsat i forliget om et nyt ejendomsvurderingssystem og i boligforliget og dels en ændring af vurderingsterminen fra den 1. september til den 1. januar. De første nye ejendomsvurderinger for ejerboliger vil således ske pr. 1. januar 2020 og udgøre beskatningsgrundlag for ejendomsværdiskat fra 2020 og for grundskyld fra 2021. For erhvervsejendomme, herunder almene boliger, andelsboliger m.v., vil det nye ejendomsvurderingssystem først skulle benyttes ved vurderingen i 2021, dvs. for vurderinger, der udgør beskatningsgrundlag for grundskyld og dækningsafgift fra 2022. Indtil da vil vurderingerne foretages i det gamle vurderingssystem efter regler i den nugældende vurderingslov. I boligforliget fra 2017 Tryghed om boligbeskatningen blev der dog indlagt et loft over, hvor meget grundskylden kan stige i de almene boliger som en direkte konsekvens af de nye ejendomsvurderinger. Frem mod 2040 begrænses stigningen således til 600 mio. kr. (2017- niveau). Forligspartierne er derudover enige om at drøfte spørgsmålet om fordelingen af fremtidige skattestigninger, når konsekvenserne kan fastlægges med større sikkerhed med det formål at sikre en rimelig huslejeudvikling i hele den almene boligsektor. 5.0 Eventuelt