Tolkeguide VK 0215 CADA Februar 2015 guide til brugere af tolk i Varde Kommune
Indholdsfortegnelse Retsgrundlaget for tolkning: 3 Hvornår bør du bruge tolk: 3 Hvordan bestiller du tolk: 3 Der er følgende muligheder: 4 Hvor lang tid skal du bestille: 4 Priser: 4 Aflysning af tolk: 4 Ved afvisning af tolkebestilling: 4 Afsnit Videotolkning - Sprogtolkning via videokonference: 5 På BCV - kun videotolkning: 5 Praksis omkring tolkeregninger og økonomi: 6 Bestilling af tolk: 7 Tolkens tavshedspligt: 7 Planlægning af samtalen: 7 Starten på samtalen: 7 Under samtalen: 7 Ved lange samtaler: 7 Efter samtalen: 7 2
Vejledning Retsgrundlaget for tolkning: Varde Kommune er underlagt en tolkeforpligtelse i henhold til forvaltningslovens 7, stk. 1 og retssikkerhedslovens 4. Herunder ligger det, at en forvaltningsmyndighed er forpligtet til at skaffe fornøden tolkebistand, når en borger, der retter henvendelse til forvaltningsmyndigheden, ikke kan tale eller forstå det danske sprog tilstrækkeligt. Lov nr. 571 19. December 1985 Forvaltningsloven 7 En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Lov nr. 1203 af 10/12 2009 om retssikkerhed og administration på det sociale område Retssikkerhedsloven 4 Borgeren skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af sin sag. Kommunalbestyrelsen tilrettelægger behandlingen af sagerne på en sådan måde, at borgeren kan udnytte denne mulighed. Hvornår bør du bruge tolk: Ifølge forvaltningsloven har myndighederne pligt til at Gøre sig selv forståelige At sikre sig, deres budskab er forstået af modtageren At sikre sig, myndigheden selv har forstået det, der bliver sagt af borgeren Som hovedregel gælder det, at der skal bestilles en tolk i de situationer, hvor man skal kommunikere med en borger, som ikke taler og forstår dansk tilstrækkeligt til at forstå og udtrykke de samme budskaber, han/hun kan på sit modersmål. Den gyldne regel er dog, at der altid skal laves en konkret vurdering af behovet for tolkebistand med udgangspunkt i borgerens og tolkebrugerens faktuelle behov. Hvis begge parter er fortrolige med et tredje, fælles sprog for eksempel engelsk eller tysk kan man sagtens vælge at gennemføre en samtale på det fælles sprog. Hvordan bestiller du tolk: Indtast http://it.varde.dk/tolkebistand.oft i adressefeltet i din browser. Herved kommer du direkte til en mail til tolkeadministrationen, hvori du indtaster oplysningerne om tolkebestillingen og fremsender denne. Efterfølgende vil du få blanketten retur med en bekræftelse. Det er en forudsætning for at få en tolk, betalt af det centrale tolkebudget at du anvender tolkebestillingsblanketten. Hvilken slags tolk kan du bestille? 3
Vejledning Der er følgende muligheder: Aflysning af tolk: Videotolkning (det er ikke muligt at bestille videotolkning til Chin, Burmesisk eller Rohingya) Telefontolkning Fremmøde tolk Skriftelig oversættelse Er der behov for at aflyse en planlagt tolkning returneres blanketten med begrundelse til tolkeadministrationen som sørger for aflysningen. Vær opmærksom på, at ved aflysning samme dag, betales fuld pris. Ved afvisning af tolkebestilling: Hvor lang tid skal du bestille? Der betales altid for en hel time som startgebyr, så derfor kan der roligt sættes god tid af indenfor den 1. time. Tolkeadministrationen kan undlade at bestille en tolk, hvis bestillingen vurderes at ligge udenfor Varde Kommunes serviceniveau. Begrundelsen vil fremgå af den returnerede bestillings-blanket. Herefter betales for ½ time ad gangen. Overhold tiden! blot nogle minutters overskridelse af tiden koster ½ time ekstra. Ved eventuel uenighed mellem tolkebruger og tolkeadministrationen træffes afgørelsen af ledelsen i Borger og Arbejdsmarked. Priser pr. 1.1.2015: Video: Kr. 300,- pr. time i startgebyr i tidsrummet 8-17, herefter kr. 160,- pr. halve time. Kr. 450,- pr. ½ time i startgebyr i tidsrummet 17-8, herefter kr. 240,- pr. ½ time. Fremmøde: Kr. 390,- pr. time i startgebyr i tidsrummet 8-17, herefter kr. 160,- pr. halve time + Kørsel. Kr. 585,- pr. ½ time i startgebyr i tidsrummet 17-8, herefter kr. 240,- pr. halve time + Kørsel. Telefontolkning: Kr. 160,- pr. ¼ påbegyndt time. 4
Vejledning Afsnit Videotolkning sprogtolkning via videokonference Varde Kommune har implementeret videotolkning for ansatte i Borgercenter Varde BCV samt enkelte andre med et stort behov for tolkning. I Varde Kommune har vi to transportable videostationer. Den ene på BCV, 3. sal kopirummet, den anden i Jobcenter Varde. På BCV - kun videotolkning Direktionen besluttede den 3. november 2011 at de, der ønsker fremmødetolkning skal søge dispensation hos Tolkeadministrationen. Tolkebrugere, der arbejder på BCV og de, der har fået webkamera via det centrale tolkebudget kan således kun bestille videotolkning. Er der en ganske særlig grund til at du mener samtalen skal foregå som fremmødetolkning sender du en mail til Tolkeadministrationen med din begrundelse. Uenighed afgøres af ledelsen i Borger og Arbejdsmarked. Tolkninger via videokonference er i princippet ikke anderledes end fremmødetolkninger, bortset fra at tolken sidder i et studie og tolker samtalen via en skærm. Når videotolkebrugeren og borger er klar, ringes tolken op, og tolkningen gennemføres på præcis samme måde som ved fremmødetolkning. 5
Vejledning Gode råd inden samtalen efter samtalen Hvis du ikke har webcamera ved din arbejdsplads Husk at booke udstyret samtidig med, at du booker tolken. Sig farvel til tolken, inden du afbryder samtalen. Tolken indberetter tiden til Tolkeservice. Når tolkeadministrationen bekræfter videotolkningen, modtager du samtidigt et opkalds-nummer til videotelefonen. Du skal ringe til opkalds-nummeret, når tolkningen starter. under samtalen Teknikken Indstil kameraet, så tolkens billede er tilgængeligt for borger og tolkebruger. Stil skærmen, så borgeren og videotolkebrugeren kan se tolken. Ved tekniske problemer skal du kontakte Tolkeadministrationen via 79 94 68 00. Har du oplevet tekniske problemer er det vigtigt at du skriver/ringer til Tolkeadministrationen straks, så vi kan få problemet løst. Vejledning i brug af tolkestation kan findes på Vores Varde, eller ved at skrive til Tolkeadministrationen@varde.dk Praksis omkring tolkeregninger og økonomi: Hvis der er modlys, kan det være vanskeligt for tolken at se jer. Træk eventuel gardinet for og tænd det elektriske lys. Du kan altid checke, hvordan dit eget billede ser ud ved at aktivere picture in picture PIP knappen. Gå ikke i gang, før du har sikret dig, at lyden er tilfredsstillende for både tolk og borger. Undgå unødig støj undervejs i samtalen raslen med papirer, klikken med kuglepenne og andre smålyde, som kan genere mikrofonen. Hvis teknikken driller, kan samtalen gennemføres via telefontolkning. Sørg for at have telefonnum meret til Tolkeservice 75 52 02 88 klar, så du kan ringe op og gennemføre samtalen ved hjælp af telefontolkning. Alle tolkeregninger bliver sendt til tolkeadministrator. Dog skal du være opmærksom på, at hvis der er tale om tolkning i forbindelse med psykologbehandling, teori og køretimer, eller andre specielle foranstaltninger, skal der ske kontering på sagen, for at opnå refusion. Tolken rekvireres også her gennem tolkeadministratoren. Økonomi: Bugettet bliver brugt til tolkning i sager omkring forvaltning, der vedrører udlændinge, flygtninge, familiesammenførte og EU-borgere. Budgettet henhører politisk under Udvalget for Arbejdsmarked og Integration. Borgerservice er budget-ansvarlig. Du bør primært have øjenkontakt med borgeren, undgå at I begge komme til at sidde og kigge på skærmen. Hvis det er nødvendigt at forlade tolkens udsyn, så fortæl tolken, hvad I gør og hvem, der taler (hvis der er andre til stede end dig og borgeren). 6
Gode råd og etiske regler Bestilling af tolk: Bestil en tolk, der taler det rigtige sprog eller den rigtige dialekt. Der er mange eksempler på, at sprog og nationalitet ikke følges ad. Hvis man skal tale med en person fra Afghanistan, er det for eksempel nødvendigt at vide om vedkommende taler dari eller pasthu, hvis man vil være sikker på at forstå hinanden. Bestil en professionel tolk. Brug ikke venner, familie eller børn som tolke. Det er blandt andet problematisk i forhold til tolkens neutralitet og tavshedspligten, ligesom det kan give ubalance i respektforholdet mellem børn og forældre og sætte børnene i en uhensigtsmæssig voksenrolle. Tolken er ansat til at formidle tolkebrugerens og borgerens budskab. Det er for eksempel ikke tolkens opgave at hente/bringe borgeren. Tolken kan være et nært bekendtskab, hvilket vi skal være meget opmærksomme på. Tolkens tavshedspligt: Varde Kommune anvender tolke fra Tolkeservice i Kolding. Alle tolke har underskrevet en erklæring om tavshedspligt. Tavshedspligten er af afgørende betydning for, at en samtale kan foregå i tillid til, at oplysningerne ikke bliver videregivet til uvedkommende personer eller myndigheder. Kravet om tavshedspligt stilles til alle, der arbejder med personsager herunder altså også tolke. I tolkens tilfælde betyder det, at tolken ikke må tale med nogen om noget af det, der kommer frem under tolkningen. Planlægning af samtalen: Afsæt mere tid til en samtale med tolk; alt skal jo siges to gange.giv tolken en orientering om indholdet og hensigten med samtalen inden især hvis det er en specielt vanskelig sag. Overvej fysisk placering i tolkesituationen. Normalt anbefales det at sidde i en trekant med tolken i midten. Vær bevidst om, at det er dig, der styrer samtalen, ikke tolken. Starten på samtalen: Præsenter tolken for borgeren og giv dem tid og mulighed for at hilse på hinanden. Forklar, ved hjælp af tolken, hvad tolkens funktion er og informer om tavshedspligten. Under samtalen: Tal direkte til din samtalepartner og ikke til tolken. Hav øjenkontakt med din samtalepartner og brug direkte tale. Vær opmærksom på din samtalepartners kropssprog, når han/hun taler og læg mærke til, hvordan vedkommende reagerer. Det kan give dig et indtryk af, om kommunikationen er forståelig. Udtryk dig klart og enkelt og undgå så vidt muligt vanskelig fagterminologi. Tal kortfattet, men således at der kommer en mening frem. Det varierer meget, hvor meget en tolk kan huske ad gangen nye tolke husker mindre end øvede tolke. Forvent at tolken oversætter alt, hvad der bliver sagt af alle under samtalen. Tolken har ansvar for, at det, der siges, kommer rigtigt igennem, og tolken skal være upartisk i alle spørgsmål. Tolken skal formidle, ikke bare det, der bliver sagt, men måden det bliver sagt på. En god tolkning er i udgangspunktet et vellykket møde mellem tre personer fra to forskellige kulturer. Ved lange samtaler: Det er meget koncentrationskrævende at tolke. Tolken er på arbejde hele tiden. Hvis samtalen trækker ud, er det derfor en god ide at indlægge pauser undervejs. Efter samtalen: Alle bør forlade lokalet samtidig af hensyn til tillidsforholdet mellem parterne. Vær opmærksom på, om tolken har behov for en kort afrundende samtale med dig for eksempel efter psykisk belastende samtaler. 7
Varde Kommune 2015