Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Denne vejledning beskriver hvordan en myndighed tilslutter sig Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen. Version: 1.0 Udarbejdet: november 2013 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 2 1.1. Målgruppe for vejledningen...2 1.2. Yderligere hjælp...2 2. Parat til tilslutning... 3 2.1. NemID administrator...3 2.2. Administrator...3 3. Tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen... 5 3.1. Vilkår...6 3.2. Profiloplysninger...6 3.3. Kontaktperson...6 3.4. Administrator...7 3.5. Godkendelse...8 3.6. Underskriv tilslutningsaftale...8
1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning er henvendt til offentlige myndigheder, der vil anvende Digital Post og NemSMS i kommunikationen med borgere og virksomheder. For at kunne dette skal myndigheden først tilsluttes Digital Post Administrationsportalen. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Parat til tilslutning: Dette afsnit er primært rettet mod den projektleder, som skal sikre at myndigheden bliver parat til at sende post til Digital Post. Afsnittet beskriver hvilke ting der skal være på plads, før selve tilslutningen gennemføres. Tilslutningsprocessen: Dette afsnit er primært rettet mod den NemID administrator, der skal tilslutte myndigheden til Digital Post Administrationsportalen. Afsnittet beskriver trin for trin hvordan oprettelsen gennemføres. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er udarbejdet til brug for projektledere der skal sikre, at en myndighed bliver tilsluttet Digital Post og NemSMS, og den NemID administrator der skal gennemføre selve tilslutningen. 1.2. Yderligere hjælp Hvis I har problemer med tilslutningen kan I kontakte e-boks. I finder en henvisning til e- Boks kontaktdata i vejledningen: Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Brugerstyring i Digital Post Du finder disse vejledninger her: Digitaliseringsstyrelsen har oprettet en række andre vejledninger, som kan avendes i forbindelse med forskellige opgaver i tilslutningen og vedligeholdelse af Digital Post. Se særligt: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/kom-godt-igang/loesninger-og-teknik/digital-post/vejledninger S i d e 2
2. Parat til tilslutning Før tilslutningen af myndigheden til Digital Post Administrationsportalen er der en række ting der skal være på plads: 1. Udpeg det EAN-nummer der skal opgives under tilslutningsprocessen. Dette EANnummer benyttes af e-boks til fakturering. 2. Finde den NemID administrator (tidligere benævnt LRA) i myndigheden der skal foretage tilslutningen. Dette er nærmere beskrevet i afsnit 2.2. 3. Udpege en administrator (denne kan senere via NemID administratoren få rettet sin rolle til superadministrator - dette anbefales) og tildele denne medarbejder et base64- kodet X.509 certifikat. Dette er nærmer beskrevet i afsnit 2.2 4. Gennemføre anmodning om tilslutning af din myndighed til Digital Post. 2.1. NemID administrator NemID administratorerne er ansatte, der har bemyndigelse til at udstede medarbejdercertifikater og det er samtidig dem, der er bemyndigede til at oprette myndigheden i Administrationsportalen. Du kan formodentlig let finde din myndigheds NemID administrator, ved at kontakte myndighedens IT-funktion, da NemID administratorerne ofte vil være placeret her. NemID administrator rollen er beskrevet nærmere i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 2.2. Administrator Administratoren var, indtil oprettelsen af superadministrator-rollen, den mest betydningsfulde rolle i administrationen af myndighedens Digitale Post løsning. Det er stadig administrator-rollen, der skal oprettes i forbindelse med tilslutningen af myndigheden til Digital Post. For at en medarbejder kan oprettes som administrator (eller én af de andre roller for den sags skyld) skal vedkommende have et medarbejdercertifikat, som skal være eksporteret til et bestemt format Base64-kodet X.509(. CER). Administratorrollen og hvordan man eksporterer et certifikat til Base64-kodet X.509(.CER)-fil er beskrevet i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. S i d e 3
Når administratoren er udpeget, og vedkommende har fået et Base64-kodet X.509 certifikat, kan tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen gennemføres. BEMÆRK! Husk at have gemt certifikatet på et drev, en mappe eller et USB stik, som NemID administratoren har adgang til. S i d e 4
3. Tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen Nedenfor beskrives trin for trin hvordan NemID administratoren tilslutter myndigheden til Digital Post Administrationsportalen. 1. NemID administratoren skriver https://ekstranet.e-boks.dk i browserens URL felt og bliver bedt om at logge ind. 2. NemID administratoren logger ind med sin digitale medarbejdersignatur. 3. NemID administratoren ledes nu igennem Digital Post-anmodningsflowet. Nedenfor er dette vist. Figur 1. På figur 1 er vist første side i det anmodningsflow, som NemID administratoren skal gennem. Der er seks trin i processen: 1. Vilkår 2. Profiloplysninger 3. Kontaktperson 4. Administrator 5. Godkendelse 6. Underskriv tilslutningsaftale Nedenfor er disse trin beskrevet nærmere. S i d e 5
3.1. Vilkår Se figur 1. Gennemlæs de vilkår der er beskrevet på denne side og i den Tilslutningsaftale, der er vedlagt i PDF. Du er nu færdig med siden Vilkår, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Profiloplysninger. 3.2. Profiloplysninger Figur 2. Figur 2 viser de oplysninger, der skal opgives for din myndighed det er vist med Økonomistyrelsen som eksempel. Når du er færdig med siden Profiloplysninger, kan du gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Kontaktperson. 3.3. Kontaktperson S i d e 6
Figur 3. Figur 3 viser den side, hvor du opgiver data på den ansatte, myndigheden ønsker skal være kontaktperson på Digital Post. Det vil ofte give god mening, at administratoren/superadministratoren også er kontaktperson, men hun behøver ikke at være det. Når du er færdig med siden Kontaktperson, kan du gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Administrator. 3.4. Administrator Figur 4. Figur 4. viser et øjebliksbillede efter at administrator Kristian Alban er oprettet. S i d e 7
For at oprette en administrator skal du gøre to ting: 1. Uploade et medarbejdercertifikat. Dette gøres ved at benytte knappen Gennemse og uploade filen til feltet Administratorens medarbejdercertifikat. Det eneste der her giver en vis udfordring, er at sikre, at en Base64-kodet X.509(.CER)-fil er tilgængelig. Hvordan dette gøres er beskrevet i afsnit 2.2. 2. Opgive e-mail-adressen på administratoren i feltet Administrators e-mail-adresse. Når du er færdig med siden Administrator, kan du gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Godkendelse. 3.5. Godkendelse Figur 5. Du er nu nået til sidste trin i basisoprettelsen af myndigheden. Som du kan se i figur 5, får du et kortfattet resume af det du har oprettet. Tryk på Afslut knappen og basisoprettelsen er gennemført. 3.6. Underskriv tilslutningsaftale E-Boks, som administrerer løsningen, vil nu sende en Tilslutningsaftale til den kontaktperson, som du har opgivet. Tilslutningsaftalen underskrives af en tegningsberettiget fra myndigheden (projekterer, direktør, kontorchef eller lignende). Den underskrevne tilslutningsaftale returneres til e-boks, enten i papir- eller digitalt format. e-boks gennemfører herefter S i d e 8
tilslutningen af myndigheden og informerer myndighedens administrator, når tilslutningen er gennemført. Når e-boks har gennemført tilslutningen, kan administratoren begynde at arbejde i Administrationsportalen. S i d e 9