Vejledning: Dataoverflytning Overfør tabeloplysninger fra Navision Stat til Excel Indledning Mange brugere har efterspurgt en kreditoroversigt, hvor adresse-oplysningerne fremgår. Fra kreditorstamkortet er der via funktionstasten F5 adgang til en oversigt med oprettede kreditorer. Denne oversigt mangler desværre kreditors adresse-oplysninger, hvorfor den fx ikke har kunnet anvendes som datakilde til brevfletning. Brugere har i akutte tilfælde været henvist til at logge på som superbruger og finde en anvendelig kreditoroversigt via kreditortabellen i Object Designer. Med overgang til NS 5.X har Navision Stat brugeren adgang til et nyt værktøj, der gør det lettere at fremskaffe de ønskede kreditor- eller debitoroplysninger i oversigtsform. Dette værktøj hedder Dataoverflytning og handler i bund og grund om at vælge en kildetabel (fx kreditor) i Navision Stat og heri vælge de felter, man ønsker overflyttet (til excel). Denne vejledning beskriver, hvordan en oversigt med ønskede kreditor- eller debitoroplysninger fremskaffes. Løbende i vejledningen vises hvilke rettigheder (i form af roller og profiler), der giver adgang til de forskellige operationer under Dataoverflytnings-funktionaliteten. De nævnte roller og profiler er tilrettet brug af dataoverflytnings-funktionaliteten fra og med rettighedsfilen i Featurepack NS5.1.03 til Navision Stat 5.1. Bemærk dog at tilretning af selve rettighedsfilen er sket et stykke tid efter frigivelse af Featurepack 5.1.03, hvorfor det kan være nødvendigt at genindlæse rettighedsfilen. Indhold Indledning... 1 Funktionen Dataoverflytning i Navision Stat... 2 Valg af tabeller i Overflytningsoversigten... 2 Vælge felter i tabellen der skal med i dataoverflytningen... 3 Overfør oplysninger fra Navision Stat til Excel fil... 5 Flere tabeller i Overflytningsoversigten... 6 Dataoverflytning i praksis... 6 1
Funktionen Dataoverflytning i Navision Stat Funktionen Dataoverflytning findes via menustien: Administration/Programopsætning/Virksomhedsopsætning/Dataoverflytning Menupunktet åbner skærmbilledet med Overflytningsoversigten : Valg af tabeller i Overflytningsoversigten I feltet Tabel-id angives ID for den tabel, hvorfra der ønskes oplysninger. Kender du ikke ID for den tabel, du vil anvende, kan du taste F6, mens du står med markøren i feltet eller trykke på pil op knappen. Herved fås et opslag over eksisterende tabeller i Navision Stat: 2
Her ses at kreditortabellen har ID nummer 23. Placér markøren i linien for kreditortabellen med ID 23 og tryk OK. Du er nu tilbage i Overflytningsoversigten: Tast Enter for at bekræfte valg af tabel 23 Du ser nu, at feltet for Tabelnavn er udfyldt med Vendor (det engelske ord for kreditor ) og at antallet af databaseposter er 22 (dvs at der er 22 oprettede kreditorer i Navision Stat). Krævede brugerrettigheder Rollen NS_OPS_FIN giver adgang til at vælge, hvilke tabeller der skal udlæses fra Rollen NS_OPS_FIN indgår i profilerne SELV_REGN_MEDARB og OES_OPSAET_ALMEN Vælge felter i tabellen der skal med i dataoverflytningen Næste opgave består i at vælge de felter i kreditortabellen, hvis indhold ønskes overflyttet til Excel. I Overflytningsoversigten klikker du på knappen Overflyt og vælger punktet Overflytningsfelter. Hermed åbnes et vindue med et udsnit af de felter, der findes i kreditortabellen: 3
NB: Kan du ikke se kolonnen felttekst kan denne tilføjes tabelvisningen via Vis og Vis kolonner. Du vælger de ønskede felter ved at sætte et flueben i feltet Inkluder. I oversigten herunder ses, at der er valgt felterne Nummer, Navn, Navn 2, Adresse, Adresse 2 og By : NB: Vær i denne forbindelse opmærksom på en lille detalje. Nemlig at feltet postnr. har Felt-id nr. 91. Dette betyder at feltet postnr. først ses ved at bladre et stykke ned i oversigten med overflytningsfelter. Når du har valgt de ønskede felter, klikkes på OK for at returnere til Overflytningsoversigten: 4
Krævede brugerrettigheder Rollerne NS_OPS_FIN og NS_OEKONOMI giver adgang til at vælge hvilke felter i tabellerne, der medtages i udlæsningen. Rollen NS_OEKONOMI indgår i profilerne OES_BOGHOLDER, OES_KASSERER, OES_OEKONOMI og SELV_REGN_MEDARB Overfør oplysninger fra Navision Stat til Excel fil I Overflytningsoversigten klikker du på knappen Funktion og vælger punktet Udlæs til Excel. Du bliver nu bedt om at vælge placering af den Excel fil, du vil udlæse, samt give filen et navn: 5
Når filen er udlæst, er den efterfølgende klar til at blive anvendt til de ønskede formål. Flere tabeller i Overflytningsoversigten Man kan nemt forestille sig den situation, at flere tabeller er valgt i Overflytningsoversigten. Vælges knappen Funktion og Udlæs til Excel uden videre i denne situation, vil udlæsningen til Excel indeholde oplysninger for både kreditor- og debitortabellen. For at undgå at udlæsningen inkluderer alle tabeller i Overflytningsoversigten, skal man markere den ønskede tabel forud for valg af udlæsning: Krævede brugerrettigheder Rollerne NS_OPS_FIN, NS_OEKONOMI og NS_BASIS giver adgang til at udlæse til Excel. Rollen NS_BASIS indgår i profilen OES_BASIS samt en lang række andre profiler fx OES_OEKONOMI, OES_BOGHOLDER og OES_KASSERER Dataoverflytning i praksis I praksis vil valget af tabeller for dataoverflytning skulle ske én gang, hvorefter de fremadrettet vil figurere i Overflytningsoversigten. Ligeledes vil valget af felter til udlæsning i relevante tabeller kun skulle ske én gang, hvorefter de fremadrettet vil figurere i oversigten med overflytningsfelter. Når ovennævnte opsætning er lavet, vil dataoverflytning for skolens brugere være et spørgsmål om at følge fremgangsmåden i afsnittet Overfør oplysninger fra Navision Stat til Excel fil. 6