Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag den 25. september 2014, kl. 17:00 Fremmødte: Formand Uffe Steffensen (US) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen Referat: 14-078: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 28. august blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 14-079: Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 31. august. Der var ingen ændringer i forhold til det sidst fremlagte budget og der budgetteres stadig med et forventet underskud på kr. 64.290. 14-080: Medlemsstatus CL henledte bestyrelsens opmærksomhed på den udvidede statistik som er fremlagt og knyttede enkelte bemærkninger til det nye layout, som nu viser status i forhold til starten af året. Dette giver en mere retvisende fremstilling om årets forløb, idet man ved overgangen til 2014 for første gang nulstillede gruppen af prøvemedlemmer som havde udløb af medlemskabet pr. 31. december 2013, og kun medregnede de som aktivt havde valgt at fortsætte som Par 3 medlemmer. Der er en netto nedgang på 133 medlemmer i forhold til samme tid sidste år, men en netto fremgang på 145 medlemmer i forhold til marts 2014, som var første gang medlemsstatus blev fremlagt efter ovennævnte regulering. US henledte bestyrelsens opmærksomhed på problematikken omkring fastholdelse af medlemmer og dette blev herefter diskuteret. Det drejede sig især om hvordan man eventuelt kunne få klub-i-klubberne til at reklamere for deres aktiviteter for dermed at få spillere med nyerhvervet banetilladelse bedre integreret i klubben efter endt begynderforløb. Overvejelser/forslag blev ligeledes fremlagt i relation til begynderturneringen om torsdagen. I 2014 har begynderudvalget, med succes, udvidet turneringen med en ekstra række (C-fri rækken) for spillere med banetilladelse, som fortsat gerne vil deltage i den Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.09.25 1
ugentlige 9-hullers turnering, uden dog at være en del af selve begynderturneringen. Turneringen har også skiftet navn til VG 9-huls- & Begynderturnering, for at indikere at turneringen er åben for andre end begyndere. Deltagere i C-fri rækken er en blanding af rutinerede spillere, som blot ønsker at deltage i en turnering over 9 huller frem for klubber-i-klubbens normale 18 huller, og spillere med nyerhvervet banetilladelse, som har brug for lidt mere tid/rutine inden de kaster sig ud i eksempelvis at deltage i tirsdagspigerne eller onsdagsherrerne. Det blev drøftet om man skal gøre endnu mere for at promovere turneringen overfor klubbens medlemmer med banetilladelse, som endnu ikke har fundet et tilhørsforhold i en anden klub-i-klub, evt. ved at gøre det endnu mere synligt at turneringen er åben for alle. Det kunne være ved at der oprettes to særskilte turneringer (eks. hhv. 9-huls turnering og Begynderturnering), som så afvikles samme tid, og med et deltagermaks. i 9-huls turneringen, så der til enhver tid vil være plads til alle begyndere, som fortsat har fortrinsret. KJ og NK blev bedt om at arbejde videre med mulighederne i samråd med begynderudvalget. 14-081: Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU US orienterede om et uformelt møde i form af en runde golf med formanden for Tange Sø Golfklub, hvor mulighederne for et samarbejde på forskellige områder blev berørt. F.eks. muligheder for en 3-kants turnering i forbindelse med Viborg Snapsting. Golfmanger CL nævnte følgende punkter som orientering til bestyrelsen. Klubben modtager besøg fra Herning Golfklub mandag den 29. september hvor KJ og NK vil deltage i spisningen og hvor man uformelt kan udveksle erfaringer og ideer. Ændring af sikkerhedsløsning til Sydbank m.h.t. NEM ID. Bestyrelsen besluttede af MDJ stadig skal have adgang for at sikre mindst to personer er til rådighed i ferieperioder for godkendelser i forbindelse med bank transaktioner. CL orienterede om et møde med Sydbank ang. klubbens finansierings muligheder, f.eks. i forbindelse med behovet for finansiering af investeringer. På energiområdet har man modtaget et tilbud på installering m/opsætning af pillefyr, men uden silo til pillerne. Denne kan installeres på loftet over fyret, og bygges specielt til stedet, hvor den skal stå. Møde på rådhuset med Viborg Idrætsråd ang. Miljøinvesteringer der forbedrer klubhuse og styrker driftsøkonomien. Der vil komme en rådgiver omkring 1. oktober som vi kan bruge til ansøgning om midler til f.eks. udskiftning af varmekilde som nævnt ovenfor. Under dette punkt efterspurgte NK også om mulighederne for bedre energistyring af strøm etc. CL tager kontakt til elektriker for at få belyst disse muligheder nærmere. Orientering om afholdt arrangement i Erhvervsklubben den 18. september. Næste arrangement er den 3. december i år. Klubben har modtaget en henvendelse fra DIF, som tilbyder at lave en NaTur-app til klubben i relation til klubbens miljøcertificering samt værtskab for et Miljøseminar i Viborg Golfklub den 23. oktober. På dagen vil app en blive demonstreret for deltagerne på seminaret. CL gå videre med sagen. Honorær Sekretær vil ikke være til rådighed ved næste bestyrelsesmøde og det blev besluttet at CL vil være ansvarlig for udfærdigelse af referatet. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.09.25 2
En sygefraværspolitik er blevet efterlyst af personalet og CL vil udarbejde et regelsæt som også omhandler sygdom under afspadsering. Cheftræner NEH orienterede om kommende juniorholdturneringer hvor klubbens bedste juniorer er repræsenteret. Først gælder det landsfinalen i junior elite rækken mod Furesø, hvor der spilles om det danske mesterskab for juniorhold. Den følgende uge er et juniorhold repræsenteret i Sportsjournalisternes turnering i Brønderslev, hvor vinderholdet vinder en tur til British Open 2015, og i den forbindelse skal spille mod et udvalgt britisk hold. NEH indleder et tættere samarbejde med skolerne som evt. kan tiltrække flere juniorer til golf. Et samarbejde som man ser meget frem til. 14-082: Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig PK omtalte behovet for udskiftning af 2 fairwayklippere og en topdresser. En udarbejdet sagsfremstilling blev forelagt bestyrelsen, inkl. tilbud og finansiering. I 2015 udløber to af klubbens nuværende leasingaftaler, som dermed frigør nogle midler i det samlede leasingbudget. Anskaffelsen af ovenstående nye maskiner vil kunne gøres uden at øge klubbens samlede leasingforpligtelse, hvilket betyder at leasingforpligtelsen kan holdes indenfor den nuværende ramme. Der er givet et tilbud på de nye fairwayklippere med monteret tag, men uden kabine, som der er på vores gamle fairwayklippere. Det vil betyde at det personale som klipper fairway ikke længere vil være beskyttet i samme grad mod vind og vejr, som tilfældet er i dag. CL har undersøgt retningslinjer for arbejde i varme og kulde, og der findes ikke nogen restriktioner fra arbejdstilsynets side, ligesom der ikke er særlige arbejdsmiljøregler på området. Alle klubbens øvrige maskiner til klipning af græs er uden kabiner. Kabinerne har en merpris på 100.000 kr. inkl. moms pr. maskine. Bestyrelsen diskuterede sagen og godkendte anskaffelsen af de nye maskiner uden påmonterede kabiner men med det forbehold, at de samlede leasingudgifter ikke må blive højere end nu. Miljøstyrelsen har bedt en videnskabelig medarbejder ved Københavns Universitets, Anne Mette Dahl Jensen, om at udarbejde en rapport til brug for evaluering af de nye miljøregler for golfklubber. Hun har henvendt sig til Viborg Golfklub for at få nærmere oplysninger om klubbens indberetning af sprøjtemiddelforbrug og belastning og hele konceptet omkring brug af pesticider. PK har varetaget kontakten, og i den forbindelse fik han oplysning om nye og mere skånsomme midler, som kan bruges til bekæmpelse af sneskimmel, hvor hidtidige midler kun kan anvendes til forebyggelse. PK har været i Sverige sammen med omkring 20 andre greenkeepere for at se på, hvordan man arbejder med golfbaner i Sverige. I den forbindelse har han fået en kontakt til Samsø Golfklub, som kunne være interessant at besøge med henblik på erfaringsudveksling. PK informerede om sygdom på greens som kræver opmærksomhed. Det foreslås, at vi igen tager kontakt til en ekspert, som tidlige har hjulpet os med vurdering af greens. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.09.25 3
Problemet omkring hastighed og jævne greens blev omtalt. Øgning af hastighed kræver en optimering af slibning af klippere, hvilket igen kræver en investering i slibeanlæg, evt. sammen med naboklubber. Bestyrelsen bad PK og SB udarbejdet et mere detaljeret forslag, som kan fremlægges. 14-083: Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige Sportsansvarlig (KJ) Meddelte at formanden for Ungdomsudvalget trækker sig fra posten, og man skal til at se sig om efter en ny formand. I starten af oktober måned tager KJ et møde med holdkaptajnerne for de forskellige Regionshold. Der skal udarbejdes en ny politik omkring sammensætning af hold og afvikling af turneringen. Turneringsansvarlig (NK) Klubmesterskabets første runde blev udsat 3 timer på grund af tåge. Der havde været nogle udfordringer i forbindelse med startlisten og efterfølgende spil med hensyn til nogle deltagere med højt handicap. NK efterlyste en politik omkring deltagerbegrænsning i forhold til handicap. Punktet tages op i turneringsudvalget. Ydermere var der et problem, som turneringsledelsen måtte håndtere, omkring nogle spillere, som ikke deltog i klubmesterskaberne, men som havde startet trods banelukningen. Men som helhed havde mesterskaberne et fint forløb. Udarbejdelse af turneringskalender for 2015 er påbegyndt. 14-084: Spil på ugens 9-huls bane v/casper Bestyrelsen sendte i september en mail til medlemmerne med budskab om, at der i Viborg Golfklub skal være plads til alle. Det skete som reaktion på meldinger om, at der undertiden vises mangel på tålmodighed, specielt på ugens 9-huls bane. Der er kommet tilbagemeldinger fra en del medlemmer, i alt overvejende grad med opbakning til bestyrelsens budskab. Bestyrelsen besluttede at reglerne omkring spil på ugens 9-huls bane og den tilknyttede politik tages op på medlemsmødet d. 19. november. 14-085: Fremtidig udviklingsstrategi v/alle På bestyrelsesmødet den 28. august blev der diskuteret udvikling af klubben og der blev udarbejdet en liste over områder der kunne gøres noget ved for at udvikle klubben. CL har forsøgt at kategorisere områderne. Områderne er delt op i kategorierne Nærmiljø, Bygninger/lokaler, Energi samt Bane/maskiner. Under hvert område er der flere emner som kan prioriteres og kategoriseres som Nice to have og Need to have. Bestyrelsen diskuterede de forskellige områder/emner og mulighederne som også kunne involvere muligheder for Erhvervsklubben. Bestyrelsen fandt det vanskeligt på denne baggrund at lave en ordentlig og relevant prioritering og bad om, at der udarbejdes en ny liste med to grupper. En gruppe for Drift, hvor der er et potentiale for at investeringen kan betale sig tilbage i driftsbesparelser over tid, og en gruppe for Udvikling i klubben, som er de lidt mere bløde værdier. Det vil gøre det mere synligt og overskueligt at prioritere. CL fortsætter arbejdet med udviklingsområderne. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.09.25 4
14-086: Planlægning af medlemsmøde v/alle Bestyrelsen diskuterede mulige dagsordenspunkter for medlemsmøde den 19. november. Endelig dagsorden udarbejdes senere til udsendelse med indkaldelsen til mødet. 14-087: Eventuelt KJ og NK deltager i Udviklingskonference i Frivillighedens Tegn i Køge den 22. november. Mødet sluttede kl. 21:25 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Der afholdes regionalmøder i Herning, Hals og Fredericia. US deltager både i Herning og Hals, men som repræsentant for DGU. Det blev besluttet at KJ og MDJ deltager i regionalmødet i Herning den 20. oktober. Der var ikke yderligere punkter under Eventuelt. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.09.25 5