Referat onsdag den 14. august 2013 Kl. 17:00 i Mødelokale 1, Allerslev Afbud: Christian Plank (F)
Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden...1 2. KF - Orientering...2 3. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Lejre Rotary julefrokost...4 4. KF - Ansøgning om tilskud fra pulje til andre kulturelle opgaver - Galleri Gl. Leje...6 5. KF - Frigivelse af midler til vedligehold af Domus Felix - 2013...9 6. KF - Forslag til Kultur-, Fritids- og Turismepolitik - Oplev Lejre...11 7. KF - Frivillig fredag 2013...13 8. KF - Budget 2014, 2. budgetprognose...16 9. KU - Eventuelt...21 10. KF - Frigivelse af midler til renovering af s Idrætshaller 2013...22
14-08-2013 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 14-08-2013: Godkendt. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
14-08-2013 Side 2 2. KF - Orientering Sagsnr.: 12/25256 Resumé: Orientering til, august 2013 A. Årsregnskab for Roskilde Museum 2012 B. Årsregnskab mv. for Sagnlandet Lejre 2012 C. Særudstilling på Lejre Museum D. Vinderbands fra Skru OP tager på miniturné E. Ostedhallen: Besøg af danseskolen Dans med Joy F. ISOBRO, en brancheorganisation for indsamlingsorganisationer G. Bramsnæs Lokalhistoriske Forening Opbevaring af gammel skolestue H. Kulturhusenes nyhedsbrev, juni I. Invitation til Kulturkonference 2013, 20-22. september J. Nyt fra Lejrehallerne K. Ny hjemmeside for VisitLejre L. Notat Regler for byggetilladelse M. Nyhedsbrev N. Orientering vedr. togtet, Da Danmark blev til Indstilling: Beslutning den 14-08-2013: Taget til orientering. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
14-08-2013 Side 3 Beslutningskompetence: Bilag: 1. Nyhedsbrev_Orientering til udvalget, august.pdf 2. Orientering, august: Roskilde Museum Årsregnskab 2012 3. SagnlandetLejre_Årsrapport2012_Kompi.pdf 4. _2012SagnlandetLejre_BDO_Årsrapport_Underskrevet.pdf 5. Magisk - kunst i oldtiden.pdf 6. Skru op vindere i Roskilde 7. Gammel skolestue 2 8. Notat - Regler for byggetilladelse 9. Udsnit af Bygningsreglementet
14-08-2013 Side 4 3. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Lejre Rotary julefrokost Sagsnr.: 13/10594 Resumé: Lejre Rotary fremsender ansøgning af den 28. maj 2013 om fritagelse for betaling af halleje, på 10.000 kr., i forbindelse med julefrokostarrangement den 7. december 2013. skal tage stilling til hvor vidt Udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af halleje. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at hallen benyttes vederlagsfrit 2. at hallejen på 10.000 kr. dækkes af pulje til fritagelse for betaling af byggesagsgebyrer mm. Beslutning den 14-08-2013: Indstillingerne godkendes. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Lejre Rotary har nu afholdt julefrokostarrangement i Hvalsø Hallerne i 3 år i træk. Lejre Rotarys formål er at støtte unge i deres fritidsaktiviteter og unge studerendes udveksling i verden. På nuværende tidspunkt er hovedformålet et projekt, End Polio, hvor Rotary har doneret mere end 500 mio. dollars og været en af de største bidragsydere til bekæmpelse af polio. Lejre Rotary oplyser, at den er medlem af Rotary Internationalt, som har en af verdens bedste organiserede organisationer af udvekslingsstudenter. Lejre Rotary oplyser, at den arbejder på, at medlemstallets størrelse kan sikre udsendelser af studenter fra lokalområdet. Lejre Rotary søger om fritagelse for betaling af halleje med følgende begrundelser: Overskuddet går 100% til kontingentstøtte og støtte til udstyr til unge under 18 år i lokalområdets foreningsliv. Rotary DK s støttefond giver tilsvarende støtte til ungdomsudstyr til ungdommen i foreningerne, hvilket betyder, at det beløb, som Lejre Rotary donerer dobles op af Rotary DK. Alle 30-40 personer, som sikrer arrangementets gennemførelse, er frivillige og arbejder gratis. Lejre Rotary oplyser, at den indtil nu har doneret 60.000 kr. til unge i ca. 20 forskellige foreninger. Administrationens vurdering:
14-08-2013 Side 5 Det er administrationens vurdering, at arrangementet har et velgørende formål, er lokalt forankret og har relevans for. Endvidere er tilbuddet åbent og ikke kommercielt. Ifølge servicekatalog for lokaleudlån kan der opkræves gebyr ved arrangementer af denne type. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Af regnskabet fremgår det, at udgiften til halleje de sidste år har været ca. 10.000 kr., hvilket også er forventeligt i år. I forbindelse med budget 2013 blev der afsat 50.000 kr. til fritagelse for byggesagsgebyrer. besluttede den 6. juni 2013, at denne pulje også omfatter ansøgninger om fritagelse for betaling af halleje. Der er på nuværende tidspunkt forbrugt 10.000 kr. af puljen, det vil sige, at der er 40.000 kr. til rådighed. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. Ansøgning 2. Regnskab 2010-2012
14-08-2013 Side 6 4. KF - Ansøgning om tilskud fra pulje til andre kulturelle opgaver - Galleri Gl. Leje Sagsnr.: 13/12217 Resumé: Galleri Gl. Lejre, v/dorte Philipsen fremsender ansøgning af den 1. juli 2013, om tilskud til afholdelse af jubilæumsudstilling med donation til Kræftens bekæmpelse. Ejeren af Galleri Gl. Lejre ønsker, at afholde udstilling i forbindelse med Galleriets 25 års jubilæum og donere 50% af salget ved auktion til Kræftens bekæmpelse. Udstillingen er åben i perioden 7. september 6. oktober 2013. Der søges om tilskud på 65.966 kr. skal tage stilling til hvor vidt Udvalget vil bevilge tilskud til jubilæumsarrangementet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at annsøgningen ikke imødekommes, da arrangementet er delvist kommercielt. Beslutning den 14-08-2013: Indstillingen godkendes. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Galleri Gl. Lejre har igennem 25 år arrangeret udstillinger med anerkendte danske og udenlandske kunstnere. I den forbindelse afholder Galleriet jubilæumsudstilling i perioden 7. september til 9. oktober 2013. Til udstillingen fremstiller kunstnerne et maleri eller en skulptur til et udvalgt musikstykke, der er inspiration til værket. Under udstillingen vil der være muligt at høre musikken, når man ser på værket, så oplevelsen både er i billede og lyd. Forud for udstillingen produceres og udsendes katalog, der indeholder en oversigt over de værker, der kan bydes på under auktionen. Der vil blive hængt QR-koder ved værkerne, som man kan scanne med sin smartphone og på den måde høre musikken ved det enkelte værk. Besøgende uden smartphone får udleveret en ipod shuffle med musikken. Endvidere vil der vises highlights fra galleriets første 25 år på en TV-monitor. Galleri Gl. Lejre søger om tilskud til: Fremstilling og udsendelse af katalog over værkerne, der bortauktioneres.
14-08-2013 Side 7 Tekniske midler til at afspille musikken til de enkelte værker under udstillingen. Leje af TV med storskærm til retrospektiv fremvisning af galleriets highlights. 2 stk. GPS Tracking System til event. Galleriejer Dorte Philipsen oplyser, at det er hendes vurdering, at Galleri Gl. Lejre har sat Lejre på Danmarks kortet i 25 år på kultursiden, ved at udstille moderne kunst på højt niveau. Danske og international, ung og eksperimenterende, såvel som gamle anerkendte kunstnere. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at arrangementet har en delvis karakter af kommerciel virksomhed og kan danne præcedens. I henhold til kriterier for puljen: Skal arrangementet være lokalt forankret og have særlig relevans for. Tilbuddet skal være åbent for alle. Arrangementet må ikke være kommercielt. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Der søges om tilskud på 65.966 kr. Ifølge galleriejeren er det usikkert hvor meget der bliver solgt for til auktionen, og oplyser endvidere, at arrangementet vil blive afholdt uanset om der bevilges tilskud. Budget: Katalog, 28.750 kr. Foto af malerier, 8.000 kr. Porto, invitation, 5.600 kr. Porto, katalog, 10.000 kr. Konvolutter, 2.000 kr. ipod shuffle, 2.616 kr. TV-monitor 1 weekend, 2.500 kr. 2 stk. GPS Tracking System, 2.000 kr. Teknisk support, 4.500 kr. I alt 65.966 kr. Der er gratis adgang til arrangementet. Administrationen oplyser, at der i budget 2013 for Pulje til andre kulturelle opgaver er 512.100 kr., hvoraf 446.727 kr. er disponeret. Herefter er der 65.373 kr. til rådighed. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. Ansøgning 2. Budget 3. Beskrivelse af deltagende kunstnere 4. Økonomisk oversigt - Puljen 2013
14-08-2013 Side 8
14-08-2013 Side 9 5. KF - Frigivelse af midler til vedligehold af Domus Felix - 2013 Sagsnr.: 13/11694 Resumé: Som led i den fortsatte stræben efter at bevare kommunes ejendomsporteføljeværdi ansøger administrationen om frigivelse af anlægsbevilling til renovering af Domus Felix på 350.000kr. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives en anlægsbevilling på 350.000 kr. til renovering af Domus Felix i 2013 2. at anlægsbevillingen finansieres af det i budgettet for 2013 afsatte rådighedsbeløb til renovering af Domus Felix på 350.000 kr. 3. at administrationen bemyndiges til at iværksætte og renovering af Domus Felix. Beslutning den 14-08-2013: Indstillingerne anbefales. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Administrationen har foretaget en vurdering af det vedligehold og de ombygninger, det er nødvendigt at foretage, for at opretholde Domus Felix i en tilfredsstillende stand. Det er bla. vurderet, at det er nødvendigt med: - Renovering af den store murerede skorsten - Reparation af facade på nordsiden - Ombygning af ophold/køkken på 1. sal i sydfløjen, vægdele fjernes, køkkenelementer modificeres, evt. nyt slidlag på gulv, maling af vægge og der opbygges halvvæg ved nyt tekøkken. De nævnte tiltag er godkendt som anlægsønsker for 2013, og midlerne ønskes nu frigivet. Se bilag med oversigt over den samlede renovering. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at konsekvensen ved ikke at gennemføre renoveringen vil føre til en forringelse af ejendomsværdien. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: I investeringsoversigten vedrørende budget 2013 er afsat 350.000 kr. til renovering af Domus Felix. Midlerne søges frigivet til finansiering af den ovenfor beskrevne renovering. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen
14-08-2013 Side 10 Bilag: 1. Domus Felix - renovering af bygning og skorsten
14-08-2013 Side 11 6. KF - Forslag til Kultur-, Fritids- og Turismepolitik - Oplev Lejre Sagsnr.: 11/20417 Resumé: har den 7. december 2011 besluttet proces for formulering af en ny kulturpolitik. Efterfølgende har der været en politisk og administrativ proces med det formål at formulere en ny politik. Processen har været faciliteret af ekstern konsulent. I tidsforløbet er der forekommet en række ændringer i de oprindelige forudsætninger, idet turismesamarbejdet med Roskilde Kommune er ophørt og Nationalpark Skjoldungelandet er kommet til. Desuden har Økonomiudvalget besluttet, at turismeområdet ligger under. Den 8. maj 2013 blev status fremlagt for udvalget og input er nu indarbejdet. Administrationen har udarbejdet forslag til ny Kultur-, Fritids- og Turismepolitik (bilag). Politikken er som ønsket af udvalget holdt på et meget overordnet kulturpolitisk niveau. Konkret handleplan udarbejdes efter godkendelse af politikken. Forslag til politik forelægges, med henblik på at blive sendt i høring. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til Kultur-, Fritids- og Turismepolitik sendes i høring. Beslutning den 14-08-2013: Indstillingen godkendes. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Med udgangspunkt i s temadrøftelser vedr. vision for ny Kultur-, Fritids- og Turismepolitik har administrationen udarbejdet et forslag som er bygget op om bevægelse af krop, sind og hinanden. Høringsproces Høringsprocessen er planlagt til at være fra den 15. august 12. september 2013. Oversigt over høringsberettigede er vedlagt som bilag. Høringen har til formål at give aktører, interessenter, netværk og interesserede borgere mulighed for at give ideer og synspunkter til ny politik og input til handleplaner for, hvordan politikken realiseres. Dialogmøde I høringsperioden holder dialogmøde for aktører, interessenter, netværk og interesserede borgere. På mødet vil der være oplæg og cafédrøftelser. Mødet er den 27. august 2013. Ekstern konsulent Henrik Larsen er processtyrer. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at politikken er visionær. Efter politikkens godkendelse bør den suppleres med konkrete handleplaner for hvordan politikken realiseres. Input fra høringsproces og dialogmøde indarbejdes i politikken.
14-08-2013 Side 12 Handicappolitik: Visionerne i forslag til Kultur-, Fritids- og Turismepolitikken ligger inden for rammerne af s handicappolitik. Handicaprådet er høringspart og kan i høringsprocessen og dialogmødet bidrage med input til politikken. Økonomi og finansiering: har afsat 51.000 kr. til afholdelse af dialogmøde samt layout og tryk af pjece. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Oplev Lejre
14-08-2013 Side 13 7. KF - Frivillig fredag 2013 Sagsnr.: 12/24985 Resumé: I december 2011 blev det i politisk besluttet, at Frivillig Fredag skal være en årlig tilbagevendende begivenhed. Planlægning af Frivillig Fredag 2013, der afholdes den 27. september er iværksat på baggrund af sidste års evaluering af arrangementet. Arrangementets indhold og budget forelægges til politisk godkendelse i Udvalget for Kultur & Fritid, Udvalget for Social, Sundhed & Ældre, Udvalget for Børn & Ungedom og Udvalget for Teknik & Miljø. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at udvalgene godkender det forelagte forslag til indhold af Frivillig Fredag 2013 2. at udvalgene godkender det forelagte budget på 60.000 kr. 3. at udvalgene godkender den forelagte finansieringsmodel Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 12-08-2013: Indstillingerne godkendes, med den ændring at borgmesteren står for velkomst og der ikke er yderligere politiske oplæg. Det foreslås at også har en stand hvor frivillige kan komme med input, kommentarer og ideer. Afbud: Richard Bentzen Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 13-08-2013: Indstilling ad 1 tiltrædes dog med den ændring, at der ud over Borgmesteren ikke er oplæg fra kommunalpolitikere. Der kunne være oplæg fra en anden ildsjæl, som kunne inspirere. bør etablere en stand. Indstilling ad 2 og 3 tiltrædes. Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 14-08-2013: Indstillingerne godkendes, med den ændring, at borgmesteren står for velkomst og der ikke er yderligere politiske oplæg. Det foreslås, at også har en stand, hvor frivillige kan komme med input, kommentarer og ideer Beslutning den 14-08-2013: Indstillingerne godkendes, med den ændring at borgmesteren står for velkomst og der ikke er yderligere politiske oplæg. Det foreslås at også har en stand, hvor frivillige kan komme med input, kommentarer og ideer. Afbud: Christian Plank (F)
14-08-2013 Side 14 Sagsfremstilling: I december 2011 blev det politisk besluttet i at Frivillig Fredag skal være en tilbagevendende begivenhed for de frivillige i kommunen. Efter afholdelse af Frivillig Fredag den 28. september 2012, blev der iværksat en kort evaluering af arrangementet. Evalueringen indeholdt spørgsmål vedrørende arrangementets form, indhold og annoncering. Evalueringens resultater er vedlagt som bilag, men hovedkonklusionen fra tilbagemeldingerne er: At det var et godt og vellykket arrangement og meget positivt med en kendt der kommer og holder oplæg At det blev afholdt for tidligt på dagen af hensyn til det arbejdede folk At de frivillige gerne vil kunne reklamere lidt mere for deres arbejde At de frivillige gerne vil mere i dialog med politikerne At arrangementet skal annonceres bredere for at få flere unge frivillige med At arrangementet skal være mere struktureret og At der skal være noget at spise og drikke (ikke kun kaffe og kage) Med afsæt i sidste års evaluering, foreslås følgende form og indhold på Frivillig Fredag 2013: Afholdes i tidsrummet kl. 17.00 20.00 Oplæg: v/relevant kendt oplægsholder. Fokus vil blive Tag livet ind som er dette års landsdækkende tema for Frivillig Fredag, og som handler om at bruge frivilligt arbejde til at erfarer, hvordan andre lever Oplæg ved politiker Evt. dialog mellem politikere og frivillige Stande, hvor frivillige kan fortælle om deres arbejde til andre frivillige eller folk der har lyst til at blive frivillige Mad og drikke (sandwich, vand, kaffe, te og kage) Arrangementet skal annonceres bredt, således at det sikres at så mange borgergrupper som muligt får kendskab til arrangementet Målgruppen for arrangementet er alle frivillige i og alle der ønsker at indgå i det frivillige arbejde Administrationen anslår på baggrund af budgettet til sidste års arrangement, at afholdelse af Frivillig Fredag 2013 vil koste 60.000 kr., hvoraf de ca. 40.000 kr. er til betaling af oplægsholder. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at det forelagte forslag til form og indhold af Frivillig Fredag 2013, dels vil understøtte forventningen om et sammenligneligt arrangement med sidste års Frivillig Fredag, og dels vil det efterkomme de gode og konstruktive forslag der kom til forbedringer gennem evalueringen. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Udgift til arrangementet inkl. forplejning og oplægsholder estimeres til 60.000 kr. Dette foreslås finansieret af Udvalget for kultur & Fritid med 20.000 kr., Udvalget for Social, Sundhed & Ældre med 15.000 kr., samt af Folkeoplysningsudvalget med 25.000 kr. Administrationen peger på, at pulje til særlige formål kunne være en mulighed for finansiering. Beslutningskompetence:
14-08-2013 Side 15 Udvalget for Social, Sundhed & Ældre Udvalget for Børn & Unge Udvalget for Byg & miljø Bilag: 1. Evaluering af Frivillig Fredag 2012
14-08-2013 Side 16 8. KF - Budget 2014, 2. budgetprognose Sagsnr.: 13/13701 Resumé: Administrationen har udarbejdet 2. budgetprognose. I forhold til forventningerne til udgifter, indtægter og balance er der ingen ændringer fra 1. budgetprognose, som 10. juli blev udsendt i form af "julinotatet" (notatet er vedlagt denne sag som bilag 1). Dog er der indarbejdet en rammepulje til imødekommelse af overførsler fra 2013 på 20,0 mio. kr. Dermed er de forventede serviceudgifter i 2. budgetprognose på niveau med KL s vejledende serviceudgiftsramme for. Visse af kommunens bevillingsområder er udfordret af forudsætninger, som enten er ændrede eller ikke er retvisende, og som der ikke er taget højde for i de gældende fremskrivningsprincipper. I denne sag fremlægges både driftsmæssige udfordringer og anbefalede løsningsmuligheder inden for. Det administrative afsæt har været, at der som udgangspunkt ikke lægges udfordringer op for udvalgene, som har karakter af ønsker, eller som det ikke har været muligt at anvise finansiering til. På enkelte udvalg Udvalget for Teknik og Miljø og Udvalget for Job- og Arbejdsmarked forelægges dog ufinansierede udfordringer. Derudover udgør omkostningsniveauet på nogle områder i 2013 en risiko for Budget 2014-2017, såfremt der ikke sker omkostningsreduktioner på området. Udfordringerne på disse områder vil blive kvalificeret i handleplaner for omkostningsreduktioner, der forelægges politisk i forbindelse med Forventet Regnskab 2013-2 på september-møderækken. De fremlagte løsningsforslag har udgangspunkt i først den berørte bevillingsramme, alternativt øvrige bevillinger inden for centeret eller inden for udvalget, og i sidste ende på tværs af udvalgene. Tillige forelægges investeringsoversigten for 2014, fremskrevet og tilpasset efter de politiske beslutninger siden vedtagelsen af Budget 2013. Som uddybning af 2. budgetprognose har administrationen desuden udarbejdet foreløbige budgetbemærkninger, der udfolder budget, enhedsudgifter og nøgletal for de enkelte udvalg, samt foreløbigt takstkatalog. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at 2. budgetprognose tages til efterretning 2. at administrationens forslag til håndtering af udfordringer indarbejdes i Budget 2014-2017 3. at den fremskrevne investeringsoversigt for 2014 indarbejdes i Budget 2014-2017 Beslutning den 14-08-2013: Udvalget anbefaler de indstillinger der vedrører udvalget. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: 2. budgetprognose Kommunalbestyrelsen fik den 10. juli tilsendt 1. budgetprognose i form af "julinotatet" med tilhørende forudsætninger (notatet er vedlagt denne sag som bilag 1). Af notatet fremgår det, at har et overskud på 16,6 mio. kr. i 2014. I 2015 viser prognosen et mindre underskud på 2,3 mio. kr., mens der i 2016 og 2017 skønnes overskud på henholdsvis 9,8 mio. kr. og 12,1 mio. kr.
14-08-2013 Side 17 Budgetprognosen bekræfter dermed de tendenser, der blev formidlet på Budgetseminar 2, og tegner umiddelbart et positivt billede af s økonomiske situation i 2014 og overslagsårene. Overskuddet på 16,6 mio. kr. i 2014 skydes især ekstra balancetilskud på 3 mia. kr. på landsplan (svarende til ca. 13 mio. kr. i ) samt de ekstraordinært høje selskabskatter, som kommunen modtager i 2014. Tabel 1: Budgetbalance, Budget 2014-2017 Mio. kr. (løbende priser) BF 2014 BF 2015 BF 2016 BF 2017 Udgifter i alt 1.518,5 1.535,2 1.550,5 1.574,9 Indtægter i alt -1.535,1-1.532,9-1.560,3-1.587,0 Balance -16,6 2,3-9,8-12,1 Likviditetsunderskud = (+) likviditetsoverskud = (-) Budget for Udvalget for Kultur & Fritid 31,5 31,4 31,4 31,4 Udarbejdelsen af juli-notatets 1. budgetprognose er sket på baggrund af Lejre Kommunes vedtagne fremskrivningsmetode samt KL s tilskudsmodel, der ligesom tidligere år er anvendt til beregninger af indtægtssiden (jf. notat vedr. budgettering af skatter, tilskud og udligning, der er vedlagt som Bilag 2). Prognosen indeholder desuden alle politiske beslutninger vedtaget frem til og med juni-møderækken. Administrationen har efterfølgende beregnet 2. budgetprognose pr. primo august. Da der ikke forekommet øvrige politiske beslutninger eller ændringer i KL s tilskudsmodel, så svarer den overordnede balance i 2. budgetprognose til det, som fremgik af julinotatet. Dog er der indarbejdet en rammepulje til imødekommelse af overførsler fra 2013 på 20,0 mio. kr. Rammepuljen er reduceret i forhold til Budget 2013 (25 mio. kr.), hvilket skyldes en forventning om lavere grad af overførsler fra 2013 til 2014. Dermed er de forventede serviceudgifter i 2. budgetprognose på niveau med KL s vejledende serviceudgiftsramme for. Rammepuljen påvirker ikke budgetbalancen. Udfordringer og løsningsforslag Budgetprognosen tegner et positivt billede af s økonomiske situation. Som Koncerndirektionen imidlertid har fremhævet, så udgør et for højt omkostningsniveau i 2013 en risiko for Budget 2014-2017. Forventet Regnskab 2013-1 identificerede risici for betydelige merforbrug, og de første indmeldinger i forbindelse med Forventet Regnskab 2013-2 indikerer, at disse udfordringer fortsat gør sig gældende. Tabel 2: Difference mellem Forventet Regnskab 2013-1 og Budgetforslag 2014 Mio. kr. (løbende priser) FR 2013-1 BF 2014 Difference ØU 146,7 147,0-0,3 UKF 31,6 31,5 0,1 UBU 490,9 473,5 17,4 UTM 117,2 116,8 0,4 UJA 164,0 165,4-1,4 USSÆ 483,0 472,5 10,6 Drift i alt 1.433,5 1.406,7 26,8 Som det fremgår af Tabel 2, så er ikke udfordret ved at have et for højt omkostningsniveau i 2013. Området er dog i mindre grad udfordret af, at der er visse forudsætninger, som enten er ændrede eller ikke er retvisende, og som der ikke er taget højde for i de gældende fremskrivningsprincipper. Udfordringerne er samlet set 70.000 kr.
14-08-2013 Side 18 a) Udfordring: Gødning til idrætsbaner (70.000 kr.) Det vurderes, at alle kommunens idrætsbaner trænger til gødning. Dette vurderes at være nødvendigt, hvis kvaliteten af kommunens idrætsbaner skal fastholdes. Det er Koncerndirektionens anbefaling, at udfordringerne finansieres, for at fastholde budgetbalancen i den nuværende budgetprognose. Såfremt løsningsmulighederne ikke indarbejdes i budgettet, vil udfordringerne udgøre en yderligere risiko for Budget 2014-2017. Derfor anbefales følgende løsningsmuligheder: a) Løsningsmulighed: Råderum inden for haldriften (70.000 kr.) Administrationen vurderer, at halområdet har mulighed for at afholde udgifterne til gødning til idrætsbaner. Hvis ovenstående løsningsmuligheder ikke følges, eller hvis der videresendes øvrige budgetønsker til Økonomiudvalget, bør pege på tilsvarende finansiering. Fremskrevet investeringsoversigt Administrationen har fremskrevet og tilpasset investeringsoversigten for 2014 efter de politiske beslutninger, der er truffet siden vedtagelsen af Budget 2013. Den fremskrevne investeringsoversigt fremgår af Bilag 3: Fremskrevet investeringsoversigt. I bilaget fremgår også anlægsprojekterne inden for. Alle projekter, puljer m.v. fra Investeringsplanen 2013-2016, er medtaget for 2014-17, efter at være blevet pris- og lønfremskrevet. Undtaget er anlæg, som ikke er relevante, fordi de er gennemført eller fordi der er sket en konkret udmøntning fra pulje til navngivne anlæg. Følgende forudsætningerne er anvendt ved fremskrivningen: a) Der er indarbejdet Kommunalbestyrelsesbeslutninger fra 2013, herunder konkrete beslutninger om nye anlæg. Det dette drejer sig om Vestervangudstykningen og energirenovering. b) Der er tilpasset efter hensigtserklæringer, som Kommunalbestyrelsen har truffet i løbet af 2013. Dette drejer sig om anlæg, der ikke længere er relevante, fordi de er fremrykket til frigivelse i 2013 (herunder afsatte midler til bærbare/tablets til skolerne, som er blevet finansieret i 2013). c) Der er indarbejdet anlæg fra investeringsoversigten 2013 og rådighedsbeløb overført fra tidligere år, som er anvendt til finansiering af andre anlæg i 2013, men som Kommunalbestyrelsen har tilkendegivet skal prioriteres i 2014-2017. Det drejer sig om renovering af faglokaler på skolerne (bevilling anvendt i 2013 til bærbare/tablets), renovering af Hovedgaden, Hvalsø (bevilling anvendt i 2013 tidligere til tunnel under stationen, Hvalsø). d) Der er indarbejdet konkrete projekter, som udmønter det afsatte beløb til Anlægsaktiviteter som følge af strukturændringer, hvilket følger Dagtilbudsplanen. Det drejer sig om legestuer, nyt børnehus i Kirke Saaby, renovering af dagtilbudskøkkener samt etablering af vuggestuer. e) Der er tilpasset med anlæg, som følger politiske beslutninger om ændret anvendelse af bygninger. Det drejer sig om juniorklubben i Hvalsø. f) Der er tilpasset med anlæg, som i løbet af 2013 er frigivet finansieret med rådighedsbeløb over flere år. Det drejer sig om renovering af rådhusene.
14-08-2013 Side 19 g) Der er stillet forslag om konvertering fra drift til anlæg af midler vedr. trafiksikkerhed. Puljen blev konverteret fra anlæg til drift i forbindelse med Budget 2013-2017. Administrationen vurderer, at det af planlægningshensyn er mest hensigtsmæssigt at samle puljen igen. h) Der er foreslået en lavere lånoptagelse til energioptimerende investeringer, idet administrationen finder, at 10 mio. kr. er et for højt niveau i forhold til potentialerne. Investeringspuljen foreslås at være på 8 mio. kr. i 2014, 6 mio. kr. i 2015, 4 mio. kr. i 2016 og 2 mio. kr. i 2017. Samtidig foreslår administrationen, at tilbagebetalingstiden for lån optaget i 2014-2017 sættes op til 20 år. Fremskrivningen resulterer i en investeringsoversigt, jf. bilag 3, der udfylder den anlægsramme, som fremgår af overslagsårene i Budget 2013-16. De politiske beslutninger, som Kommunalbestyrelsen allerede har enten truffet eller ytret ønske om at træffe gennem politik- eller strategiformulering (fx Dagtilbudsplanen) beslaglægger således de afsatte budgetmidler og den administrative kapacitet i 2014. Dette afspejler igen de meget ambitiøse anlægs- og investeringsprogrammer, som Kommunalbestyrelsen har vedtaget og gennemført i perioden. Hvis udvalget ønsker at fremme andre anlægsprojekter, end dem der fremgår af investeringsoversigten, bør det ske gennem omprioritering frem for gennem en udvidelse af antallet af projekter. Dels for at opretholde budgetbalancen i budgetprognosen for 2014-17 og dels for at understøtte, at det anlægsprogram der vedtages for 2014 også kan gennemføres. Koncerndirektionen peger herudover på, at den fremskrevne investeringsoversigt vil sikre en konsolidering af de planer og projekter, som er besluttet i perioden og som bygger på væsentlige mål om at udvikle s infrastruktur herunder cykelstier, dagtilbud m.v., og herigennem understøtter Lejre strategien. I Bilag 4: Bruttokatalog over forslag til anlægsprojekter fremgår yderligere forslag til anlægsprojekter. Projekterne er fremsendt af administrationen, men indgår ikke i Koncerndirektionens anbefaling. Såfremt projekter fra bruttokataloget prioriteres, bør det følges af en tilsvarende reduktion af den fremskrevne investeringsoversigt. Foreløbige budgetbemærkninger Af s Principper for økonomistyring fremgår det, at der skal udarbejdes budgetbemærkninger til såvel budgetforslaget som til det endelige budget. Administrationen har til 2. budgetprognose udarbejdet foreløbige budgetbemærkninger, der udfolder driftsbudget, enhedsudgifter og nøgletal for de enkelte udvalg. Budgetbemærkningerne fremgår af Bilag 5: Foreløbige budgetbemærkninger, Udvalget for Kultur & Fritid. Budgetbemærkningerne vil blive endeligt udarbejdet i forbindelse med vedtagelsen af budgettet i oktober. Af s Principper for økonomistyring fremgår det desuden, at der skal forelægges et foreløbigt takstkatalog til budgettet. Dette fremgår af Bilag 6: Foreløbigt takstkatalog, Budget 2014. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der med henblik på en samlet budgetbalance på tværs af udvalgene er behov for, at budgetudfordringer skal indeholdes inden for den eksisterende udgiftsramme. Selvom 2. budgetprognose viser et betydeligt overskud i 2014, så skyldes dette ét-årige indtægter. Såfremt yderligere udfordringer eller budgetønsker skal indarbejdes i budgettet, bør disse finansieres med henblik på at undgå at sætte kommunens samlede økonomi under pres på langt sigt, hvilket gælder for både drift og anlæg. Administrationen skal bemærke, at yderligere udfordringer eller budgetønsker desuden bør bemærkes i forhold til kommunernes samlede ramme for serviceudgifter. Derudover
14-08-2013 Side 20 skal der gøres opmærksom på, at eventuelle ændringer i udgifter på dagtilbudsområdet (jf. igangsat konsulentanalyse) og på skoleområdet (jf. folkeskolereform) vil påvirke kommunens serviceudgifter. Handicappolitik: Sagen har ikke betydning for kommunens handikappolitik. Økonomi og finansiering: De økonomiske konsekvenser af 2. budgetprognose er beskrevet i sagsfremstillingen. Såfremt Koncerndirektionens anbefaling til løsning af de driftsmæssige udfordringer indarbejdes i Budgetforslag 2014 vil det medføre, at der omplaceres imellem udvalgets bevillinger. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Bilag: 1. Bilag 1 - Budgetprognose i form af julinotatet med tilhørende forudsætninger 2. Bilag 2 - Notat vedr. budgettering af skatter, tilskud og udligning 3. Bilag 3 - Fremskrevet investeringsoversigt 4. Bilag 4 - Bruttokatalog over forslag til anlægsprojekter 5. Bilag 5 - Foreløbige budgetbemærkninger, 6. Bilag 6 - Foreløbigt takstkatalog Budget 2014
14-08-2013 Side 21 9. KU - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 14-08-2013: Kunstrådssag på kommende møde. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
14-08-2013 Side 22 10. KF - Frigivelse af midler til renovering af s Idrætshaller 2013 Sagsnr.: 13/12809 Resumé: Som led i at renovere og vedligeholde kommunens idrætshaller, ansøger administrationen om frigivelse af midler til renovering af kommunens idrætshaller i henhold til rapport: Prioriteringsplan for renovering/vedligeholdelse af hallerne (Bilag 1). Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives et rådighedsbeløb på 4 mio. kr. til renovering af Kirke Hyllinge-hallen, 2. at rådighedsbeløbet finansieres af det i budgettet for 2013 afsatte rådighedsbeløb til halrenovering på 4 mio. kr., 3. at administrationen bemyndiges til i samråd med bestyrelsen for s Idrætshaller og Brugerrådene at afgøre hvilke arbejder, der prioriteres indenfor de givne rammer, 4. at administrationen bemyndiges til at projektere, udbyde og gennemføre de nævnte tiltag, herunder vælge og kontrahere med entreprenører. Beslutning den 14-08-2013: Indstillingerne anbefales. Afbud: Christian Plank (F) Sagsfremstilling: På baggrund af en rapport udarbejdet af rådgivende konsulentfirma Rambøll: Lejre Kommune, Tilstandsregistrering af idrætshaller 2012, bad administrationen om at prioritere rapportens foreslåede tiltag. Efter Kommunalbestyrelsens ønske, udarbejdede og præsenterede administrationen rapporten Prioriteringsplan for renovering/vedligeholdelse af hallerne den 15. august 2012. Denne rapport var grundlag for afsættelse af anlægsbevilling på 20 mio. over fem år i budgetår 2013 og frem. (Bilag 1) Kommunalbestyrelsen vedtog i februar 2013 Prioritering af anlægsprojekter (sagsnummer 13/1961), hvori administrationen foreslog, at halrenoveringen igangsattes pr. maj måned 2013. Administrationen har med baggrund i beslutningen udarbejdet forslag til prioritering af tiltag på halområdet ud fra hensyntagen til, at Kirke Hyllinge hallen prioriteres i 2013. Der er i forslaget ikke medtaget delprojekter til rene energioptimeringer eller andre energiforbedringer. Energiforbedringer i s ejendomme bliver udført ud fra en samlet plan og en central pulje specifikt til dette formål. Udtalelser: Udtalelse fra Bestyrelsen for s Idrætshaller: Bestyrelsen for s Idrætshaller tilslutter sig, at midlerne til renovering af Kr. Hyllinge Hallen frigives, som anført i indstillingen fra administrationen. Som forudsætning for sin tilslutning forventer Bestyrelsen at opgaverne, der skal udføres,
14-08-2013 Side 23 prioriteringen af disse og tidsplanen for udførelsen fastlægges i tæt samarbejde mellem Administrationen, Bestyrelsen og Brugerrådet for Kr. Hyllinge Hallen. Bestyrelsen påtager sig information af og koordineringen med Brugerrådet for Kr. Hyllinge Hallen og indkalder snarest til et første møde herom. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de foreslåede tiltag er i overensstemmelse med den udarbejdede rapport. Det bærende princip for prioriteringen af tiltagene følger kommunens øvrige ejendomsvedligeholdelsesprincipper om, at renovering/vedligeholdelse af bygningerne generelt foretages oppe fra taget og ned. Prioriteringsplanen indebærer ikke, at får gennemrenoverede idrætshaller. Men der bliver renoveret, så hallernes brugere får nogle bedre lokaler, og så bygningerne bevarer deres værdi. Handicappolitik: Såfremt renovering berører toilet/badeforhold sikres det, at der etableres handicaptoilet, hvis det ikke findes. Det vil ligeledes blive sikret, at niveaufri adgang samt skiltning er i orden. Økonomi og finansiering: Gennemførelse af renoveringsplanens punkter for renovering af Kr. Hyllinge hallen er vurderet til 3.880.000 kr. ex. moms (2012) Se bilag 1. Opgaverne omfatter: Reparation af sokkel Reparation af murværk Reparation, gennemgang for funktioner og malerbehandling af døre og vinduer i facader Reparationer og malerbehandling af facade og gavl beklædninger/ plader Gennemgang af tag og reparation Reparation og udskiftning af loftsplader og indvendige døre, gang, toiletter, møde, omklædning ol. Reparation og rensning af ventilationsanlæg og kanaler Renovering af indgangsparti til hovedindgangen Gennemgang og reparation af omklædningsrum inkl. inventar og blandingsarmaturer og belysning Etablering af personaleomklædning Generelt indvendig malerarbejde Hertil skal lægges indarbejdning af forbedringer af handicapforhold. Den resterende sum på 120.000 kr. afsættes hertil. Arbejderne forventes udbudt primært i fagentrepriser på nær etablering af personaleomklædning, som forventes udbudt i hovedentreprise. Såfremt de modtagne tilbud ligger under de af administrationen budgetterede beløb, foreslår administrationen, at et eventuelt overskydende beløb tilbageføres med henblik på overførsel til 2014 og frigivelse sammen med næste fase af renovering af hallerne i 2014.
14-08-2013 Side 24 Såfremt de indhentede tilbud overstiger det frigivne beløb, vil der blive prioriteret i ovennævnte liste. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Bilag 1_Notat prioriteringsplan for renovering af haller 17 07 12.