Afdelingsmøde for afd. 27 Hohøje 1-97. Torsdag, den 17. september 2015 kl. 20.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TP), Karina Karlsen og vicevært Jørgen Thomsen. Fra bestyrelsen var Mette Juul Nyholm mødt. KTH startede mødet med, at byde de 20 fremmødte fra afd. 27 velkommen. KTH gennemgik kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2014: KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca. 400 600 tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet. Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Kollektiv råderet Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening.
Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås. Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed 1.508 tkr., mens tabene i 2014 er nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Orientering om året i afdeling 27: 11 opsigelser. Ingen tomgang, da lejlighederne er nemme at leje ud. Alle gasfyr og vinduer er nu udskiftet. Der undersøges muligheder for udskiftning af fiberbeton på gavlene.
Orientering om regnskabsåret 2014: KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som kan ændres. Der blev spurgt hvor længe lånet løber. KTH svarede, at det løber over 30 år. Godkendelse af afdelingens budget 2016: Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro Boligforening. Tidligere har det været sådan, at en afdeling udskiftede alle køkkener eller badeværelser på en gang. I 2005 blev kollektiv råderet indført. Boligforeningen ønsker at få den kollektive råderet formaliseret, så derfor stilles dette som forslag fra organisationsbestyrelsen. Et eksempel på den kollektive råderet kan være, at ønsker man nyt køkken kan man kontakte Boligforeningen. Boligforeningen indhenter pris, og kan derefter udregne den huslejestigning man får og hvornår man er færdig med at betale det. Der blev spurgt om, man mister retten til den individuelle råderet, hvis man stemmer for. KTH svarede, at det er der ikke tale om. Der blev spurgt om man kan undgå huslejestigning, hvis det nuværende køkken er meget ringe. KTH svarede, at der ingen forskel er. Ved nyt køkken vil der altid blive en huslejestigning. Der blev spurgt om man kan lægge nogle modeller af køkkener på vores hjemmesiden. KTH svarede at det er en god idé, som vi klart vil overveje. 17 stemte for forslaget. De resterende 3 var ikke imod forslaget. Forslaget blev derfor vedtaget. 2. Forlængelse af TV aftalen med YouSee Boligforeningen har indhentet tilbud fra Verdo og YouSee. YouSee havde det mest gunstige tilbud. Hvis vi fortsætter med YouSee de næste 3 år, vil prisen blive sænket til 99,37 kr. for grundpakken. Ønsker man en større pakke, skal man selv kontakte YouSee. Der blev spurgt til priserne på de øvrige pakker. KTH svarede, at vi ikke kender prisen på disse pakker, men man kan kontakte YouSee. Det blev nævnt, at priserne på disse pakker er steget voldsomt siden man selv skal kontakte YouSee for at ændre pakken til andet end grundpakken. 16 stemte for forslaget. De resterende 4 var ikke imod forslaget. Forslaget blev derfor vedtaget. Forslag fra beboere i afdelingen: 3. Der stilles forslag om mærkning af p-pladser med husnumre.
Forslagsstiller mente, at alle boliger skal have en bestemt p-plads. Der er især problem med en murer, som har 4 firmabiler stående. Andre har også firmabiler stående. Det blev nævnt, at der kan blive problemer med plads til gæster, hvis man mærker p- pladserne. Én mente der skal sættes skilt op med privat parkering, da nabohuse benytter afdelingens p-pladser til deres gæster. KTH sagde at der kan jo risikere, at blive tomme pladser, hvis nogle beboere ikke har bil. TP vil tage hånd om sagen med mureren med de mange firmabiler. Det blev pointeret, at Boligforeningen vil stå for at fordele pladserne, hvis forslaget vedtages. 7 stemte for forslaget 7 stemte imod forslaget Ved stemmelighed falder forslaget, så forslaget blev ikke vedtaget. Der blev dog lovet, at p-pladserne vil blive malet op. 4. Opsætning af informationstavle i afdelingen. Der mangler et sted til forskellige informationer, f.eks. køb og salg eller informationer om udlejning af trailer. TP gjorde opmærksom på, at traileren ikke tilhører afdeling 27. Der bliver anskaffet 2 nye trailere, som højst sandsynligt kommer til at stå ved kontoret og bliver udlejet herfra. Der var ønske om en oversigtstavle. KTH mente denne også kunne sidde i informationstavlen Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Thor Symonds og Wanja Schmidt var på valg. Begge ønskede genvalg og blev dermed valgt til 2017. Suppleanter: Kirsten Nielsen og Senad Muhovic blev valgt som suppleanter. 5. Eventuelt: 1. Drøftelse af beboernes uhensigtsmæssige henstilling af affald. Der er problemer med, at udefrakommende kommer affald i afdelingens containere. Der var forslag om at lave en ordning, hvor kun afdelingens beboere har adgang til området med containerne. Der blev spurgt til den nye affaldsordning. TP forklarede om ordningen og hvilken betydning den kan få for afdelingen. Der er meget beskidt og rodet omkring containerne og det bliver ofte viceværten som kommer til at stå for arbejdet med at rydde op. Der er også en del problemer med placering af storskrald. KTH foreslog at man låner trailer og selv fragter det til affaldspladsen. Der er også mulighed for at skrive information om storskraldsordning på hjemmesiden under afdeling 27. Der er problemer med, at udenlandske beboere ikke kender reglerne. Det blev
foreslået, at man sender brev til disse, med reglementet vedlagt. KTH spurgte om man gerne vil have sat et skilt op ved containerne. Det ønskede afdelingen at man prøver, selv om man ikke er sikker på virkningen. Skiltet kunne også sættes i den nye informationstavle. TP foreslog, at man venter med at sætte skilte op til man kender den nye affaldsordning. 2. Tidsplan for køkkenrenoveringer. TP har fået en liste over dem i afdelingen, som ønsker nyt køkken. TP har indhentet priser og i løbet af få måneder vil arbejdet blive igangsat. TP vil sende brev ud, hvor man har mulighed for at vende tilbage med ønsker til indretning af køkkenet. Der blev spurgt, om der også hører nyt gulv med til et nyt køkken. TP sagde, at han havde tænkt på det og en løsning kunne være, at lave en opdeling af gulvet med 2 forskellige typer gulvbelægning, så man ikke skal udskifte eller slibe gulv i hele stuen også. 3. Drøftelse af vedligehold af legepladsen, tagene, tagrender og fællesområdet. Forslagsstiller mener de nævnte steder er i generel dårlig stand. TP fortalte, at der bliver lavet en vedligeholdelsesplan, hvor man vil gennemgå området. Der er ingen sand i sandkassen og legepladsen er ikke sikkerhedsmæssig i orden. TP svarede, at man vil tilkalde én til at inspicere legepladsen. Der var ønske om at få fjernet nogle jernstænger på fodboldbanen. Der var problem med et brønddæksel som stikker op over belægningen. Der er også andre steder hvor der er problemer med brønddækslerne. 4. Drøftelse af behovet for yderligere vicevært assistance. TP fortalte at der faktisk er medhjælp til viceværten i øjeblikket. Der var ønske om beskæring af diverse træer, da de giver mos og alger på tagene. KTH afsluttede med at sige, at der sagtens kan øges vicevært assistance, men det vil give en øget omkostning. Han nævnte også, at afdelingen evt. selv kunne klippe hæk og derved frigive viceværttimer til andet arbejde i afdelingen. Mange i afdelingen var ikke afvisende over for selv, at skulle klippe hæk. 5. Det ønskes indskærpet, at det er beboernes forpligtelse, at haven holdes i pæn og præsentabel stand. Der var enighed om, at man skal holde sin have pæn. Hvis nogen ikke gør det, vil det blive påtalt fra viceværten og hvis det heller ikke virker, bliver der sendt brev fra kontoret, hvis vi får informationer om problemet.. 6. Tydelig skiltning af husnumre Hjemmepleje, Politi og Falck har haft problemer med at finde husnumrene. TP var enig i problemet og der vil blive undersøgt muligheder for mere tydelig skiltning. 7. Udbedring af fejl ved de nye vinduer og døre. TP fortalte at han har sendt fejl- og mangellisten til entreprenøren og det var hans indtryk at de ville udbedre fejlene. Der var ikke mange af de fremmødte, som var blevet kontaktet. Man skal kontakte boligforeningen, hvis man ikke bliver kontaktet i løbet af nærmeste fremtid.
Der blev spurgt om afdelingen kan låne fælleshuset gratis til et fælles arrangement. KTH svarede, at det kan man godt, men kun hvis det er afdelingen som har et arrangement. Det er dog vigtigt at der bliver gjort ordentligt rent. Gør man ikke det, vil der blive sendt faktura på rengøringen. Der var forslag om at invitere afdelingens udenlandske beboere til et fællesarrangement, hvor der evt. også kan komme en tolk. Der var problem med fugt og skimmel p.g.a. kuldebro ved gasskab. TP kunne fortælle at der bliver taget hånd om problemet. Ved fyldte tagrender, står der nogle steder vand udenom huset, som kan trænge ind i. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.