E/F Gl. Christianshavn GENERALFORSAMLINGSREFERAT 2012 År 2012, torsdag den 24. maj, kl. 19.00, afholdtes ordinær generalforsamling i E/F Gl. Christianshavn i ejerforeningens mødelokale "Mejeriet", beliggende Christianshavns Voldgade 21, kælderen th. Indledningsvis bød bestyrelsesformand Knud Werlin de tilstedeværende medlemmer velkommen og foreslog på bestyrelsens vegne at advokat Qvortrup Administration A/S valgtes til dirigent og referent, hvilket de tilstedeværende enstemmigt tilsluttede sig. Dirigenten konstaterede herefter, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til foreningens vedtægter og i øvrigt beslutningsdygtig i relation til de rejste dagsordensforslag. Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamlingen. Ejerlejl. nr. 3, 5, 6, 9, 10, 16, 17, 18, 19, 21, 31, 35F, 42, 44, 45, 50, 52, 53, 58, 61, 66, 67, 74, 77 og 78 samt restejendommen. Dagsorden i henhold til indkaldelsen var følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Drøftelse af følgerne af skybruddet d. 2. juli 2011 5. Forslag. a) Bestyrelsen stiller forslag om malermæssig istandsættelse af facade mod gård. Bestyrelsen bemyndiges til at igangsætte arbejderne under forudsætning af, at udgifterne kan afholdes af foreningens egenkapital, således at der ikke kommer særskilte opkrævninger. Bestyrelsen forventer på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse at have modtaget tilbud fra indbudte tilbudsgivere. 6. Valg af bestyrelse. 7. Valg af revisor. Ad 1. Valg af dirigent og referent Se ovenstående.
Ad 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år På bestyrelsens vegne aflagde Knud Werlin følgende beretning: Bestyrelsens beretning for perioden maj 2011 maj 2012 Bestyrelsen har haft et positivt indbyrdes samarbejde i perioden dels med vanligt fokus på den daglige drift, men også i forbindelse med de mange følgevirkninger af skybruddet i juli 2011. Overordnet set har bestyrelsen arbejdet efter de nedfældede retningslinjer i Bestyrelsesmanualen, som blev tiltrådt uden ændringer af den nuværende bestyrelse umiddelbart efter sidste generalforsamling. I forbindelse med den daglige drift har vores nu 25 år gamle centralvarmeinstallation givet problemer. Det ene problem har været at det varme brugsvand ind imellem har været koldt. Det tog lidt tid før vi med hjælp fra beboerobservationer og teknisk rådgiver fik identificeret årsagen. Løsningen var en udskiftning af pladestakken i varmeveksleren til brugsvandet. Ved samme lejlighed er der foretaget en ombytning af pladestakken i veksleren til rumopvarmning. Siden har der ikke været konstateret problemer med temperaturen på det varme brugsvand. Det andet problem giver sig udslag i to former for støj fra radiatorerne: hylen og bankelyde. Det ene problem ventes løst med en udskiftning af cirkulationspumperne til en type med automatisk regulering af effekten. Det andet problem med bankelydene bedes man straks rapportere, når det opstår til viceværten, - årsagen kan muligvis være at radiatorventilen er monteret forkert på det pågældende varmeapparat. Driftsregnskabets omkostninger balancerer med de budgetterede og opkrævede fællesomkostninger. De enkelte poster vil blive gennemgået under punktet godkendelse af årsregnskabet. - Foreningens disponible likviditet primo 2012 udgør herefter 861 tkr., fraregnet 100 tkr.til dækning af spidsbelastninger på likviditetstrækket. Den disponible likviditet er således planmæssigt forbedret i forhold til sidste år, hvilket bidrager til de nødvendige økonomiske forudsætninger for at gennemføre bestyrelsens forslag til ejendommens vedligeholdelse. Budgettet for 2012 er udsendt til orientering til medlemmerne sammen med årsregnskabet for 2011. Opkrævningen hæves med 2,7 % primært sfa den forventede prisudvikling, svarende til 50 tkr. eller 83 øre pr andel pr måned. Bestyrelsen må konstatere, at der i de seneste mange år ikke har været nogen tildragelse for foreningen eller dens enkelte medlemmer, der har haft så stor påvirkning som skybruddet d. 2. juli 2011. En fyldestgørende gennemgang af hændelsen og dens følgevirkninger vil føre for vidt her i beretningen, hvorfor vi har sat et punkt af på dagsordenen til en nærmere drøftelse. Vi må dog her sige at følgevirkningerne for beboerne i CV nr. 13 tv, indehaverne af butikslejemålene i kældrene samt beboerne med pulterrum under CV 17 og 19 har været umådeligt belastende og konsekvenserne meget alvorlige. Bestyrelsens indsats i forbindelse med hændelsesforløbet har været meget omfattende og ligger langt ud over hvad man normalt kan forvente af ulønnede bestyrelsesmedlemmer. Set i bakspejlet er det vores vurdering, at bestyrelsen har opfyldt alle de forpligtelser, juridiske m.v., man kan forlange af en ejerforenings bestyrelse. 2
Skadesårsagerne er to: opstigende kommunalt kloakvand, der fra gaden strømmer ned i ejendommens kældre og store mængder regnvand der fra tagfladen løber ned i de underliggende lejligheder. Begge dele sker som følge af det pågående skybrud.. Når man skal forholde sig til en sådan hændelse er det vigtigt at denne vurderes som en force majeure situation, og altså ikke som en situation som man kunne have undgået at komme i hvis og såfremt Det er ikke en situation vi som rationelle teknokratiske mennesker har nemt ved at acceptere at blive sat i, og derfor træder alle mulige irrationelle reaktionsmønstre i kraft og man forlanger at nogen tager ansvar og øjeblikkeligt sørger for at der bliver bragt orden i kaos. Her skal man huske på at det jo ikke kun var vores ejendom der var ramt, men hele Københavnsområdet og mange steder er man fortsat i gang med at udbedre skader den dag i dag. Der er nu gået det meste af et år siden skybruddet og hos os er de fleste følgeaktiviteter ovre. Ejendommens forsikringsselskab har i hele forløbet ageret tilfredsstillende, selvom vi ofte har måttet presse på for at få de nødvendige løsninger så hurtigt som vi gerne ville have det. Seneste aktivitet som bestyrelsen har bedt ejendommens forsikringsselskab om at udføre var en undersøgelse for skimmelsvamp i opgang 13, hvor forskellige bygningsbestanddele var blevet opfugtet som følge af det nedsivende vand fra tagfladen. Undersøgelsen blev gennemført af eksternt firma efter at væg- og gulvkonstruktioner var blevet blotlagt i lejlighederne og omfattede såvel lejlighederne der var berørt af nedsivende vand som selve trapperummet. Rapporten viste i korthed, at der var sporer efter skimmelsvamp i øverste lejlighed, men ingen i trapperummet. Efterfølgende er bygningsdelene med skimmel blevet skåret bort og fjernet. På nuværende tidspunkt betragter bestyrelsen hændelsen som afsluttet og vi kan rette blikket fremad: Vil det kunne ske igen? Opstigende kommunalt kloakvand der oversvømmer gaden og løber ned i kældrene? Ja, indtil kommunen udbygger kloaksystemet! Nedsivende vand fra tagfladen? Måske, men her har bestyrelsen besluttet at der skal foretages en nærmere analyse af tagfladens afløbsforhold så at disse eventuelt kan ændres for at undgå gentagelse. Vi har også i år udarbejdet en vedligeholdelsesplan der viser de økonomiske konsekvenser i de næste 5 år frem til 2016. Der vil blive orienteret nærmere om planen under dagsordenens pkt. 5 vedrørende forslag fra bestyrelsen. I den forgangne periode har der igen været et tilfælde af nedsivende vand fra overliggende lejligheds baderum. Sagen pågår p. t. og forventes ikke at give anledning til særlige problemer i forbindelse med udbedring af forholdet. I sidste års beretning havde vi en længere gennemgang af ejendommens varmeregnskab i år vil vi blot nøjes med at konstatere at de fleste har fået penge tilbage på grund af de milde vintre i varmeåret. De mange forældrekøb og de mange unge lejere har betydet at en del flere end sidste år har fået ansat deres varmeforbrug af Brunata, idet der trods rykkere ikke fremkom måleraflæsninger. I de senere år har vi måttet udskifte nogle af de nu ca. 25 år gamle termoruder der findes i lejligheder med vinduer i tagfladen. Dette kommer vi også til i indeværende periode. Udskiftningen sker selvfølgelig med energibesparende glas. En ejer har i den forbindelse fået tilladelse til for egen regning at udskifte vinduer i tagfladen til en lidt større model mod at energitabet er neutralt. 3
Bestyrelsen annoncerede i sidste års beretning at vi ville føre tilsyn med overholdelsen af foreningens vedtægter med hensyn til vedtægternes krav om to lag glas i fyringssæsonen. - Desuden ville vi efterse de enkelte ejeres efterlevelse af brandsikringsforskrifterne med hensyn til plade monteret på entredørene således at de kunne overholde Bd60-kravet. Begge disse aktiviteter må vi desværre konstatere at vi ikke har fået gennemført i fuldt omfang, så her er der et par opgaver til den kommende bestyrelse. Foreningens mange fælles faciliteter benyttes fortsat i stor udstrækning. Det drejer sig om vaskeri, beboerrum, gæsterum, studierum, værksted, samt vores website, hvor der dagligt stadig er 3-4 unikke besøg. Her skal rettes en stor tak til de medlemmer der tager sig af booking m.v. af disse rum. For nogle år siden gennemførte ejerforeningen et større og ret kostbart projekt der fastlagde rammerne og mulighederne for individuelt at etablere franske altaner i lejlighederne. Indtil videre er det kun blevet til et par stykker, men nu har vi modtaget ansøgning om flere. Bestyrelsen vurderer således fortsat at de afholdte omkostninger til projektet kommer de enkelte ejere til gode både som brugsværdi og som en værdi der afspejles i alle lejligheders prissætning. Bestyrelsen har til denne generalforsamling fremsat forslag til istandsættelse af ejendommens gårdfacade. Forslaget omfatter alene den bemalede pudsfacade. Projektet vil dog naturligt give anledning til almindelige vedligeholdelsesarbejder på vinduer og tagrendenedløb. Baggrunden for forslaget er primært nødvendig vedligeholdelse, hvilket også blev påpeget i den tilstandsrapport, som vi fik udarbejdet for godt 5 år siden. Bestyrelsen har nedsat et byggeudvalg og entreret med teknisk rådgiver på timebasis for at få udarbejdet det licitationsmateriale, som er udsendt til tre indbudte firmaer. Resultatet heraf kendes i skrivende stund ikke, men vil blive oplyst under behandlingen af punktet på dagsordenen. Bestyrelsens intention har gennem årene været at planlægge økonomien således at endog større forudsete vedligeholdelsesarbejder kan afholdes inden for de til rådighed værende budget- og likviditetsmæssige rammer. Meget mere herom under punktet på dagsordenen. Sammen med gårdlauget har vi også i år gennemført en koordineret cykeloprydning, således at vi samtidigt på gade- og gårdsiden en gang årligt fjerner defekte cykler, idet vi som alle andre steder i byen er ved at drukne i cykelvrag. I betragtning af det stærkt stigende antal parkerede cykler i passagen har vi fået monteret ca. 40 yderligere cykelstativer langs husmuren i håbet om at skabe mulighed for bedre orden. Indtil videre ser det ud til at have båret frugt. Til bestyrelsens aktiviteter hører således også deltagelse i gårdlaugets bestyrelse, hvor vi fortsat bestrider formandskabet. Gårdlauget er fortsat i en god gænge. Ønsker man forhold vedrørende gårdhaven taget op, er man velkommen til at henvende sig til ejerforeningens bestyrelse. Bestyrelsen satser i år på at der ikke igen vil komme skybrud med diverse følgevirkninger og vi ser derfor frem til at kunne afholde vores traditionelle grillfest i gården i august i god ro og orden. Bestyrelsen maj 2012 4
Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer fra bestyrelsens side kunne dirigenten konstatere at beretningen var taget til efterretning. Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse Advokat Jens Anker Hansen gennemgik herefter den af foreningens revisor udarbejdede årsrapport med behørigt dokumentation af de væsentligste enkeltposter i regnskabet. Regnskabet udviste som omtalt i beretningen et samlet årsoverskud på i alt ca. kr. 7.000, samt en forenings egenkapital i alt kr. 1.314.000 og hvoraf ca. kr. 500.000 er relateret til den for en årrække siden gennemførte saneringssag. I relation til de afholdte vedligeholdelsesomkostninger, oplyste Knud Werlin supplerende, at der har været en anvendt midler til gennemførelse af zink- og tagpaparbejder. Herudover fulgte der i det væsentligste identitet mellem de afholdte realiserede udgifter. Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer til årsrapportens poster kunne dirigenten konstatere, at årsregnskabet var enstemmigt godkendt. Advokat Jens Anker Hansen gennemgik endvidere det af bestyrelsen i samarbejde med administrationen udarbejdede budget for indeværende regnskabsår indeholdende de pr. 01.01.2012 ikrafttrådte stigninger. Fællesudgifterne andrager i alt herefter kr. 1.857.150 svarende til kr. 31,14 pr. fordelingstal pr. måned. Budgettet blev af de tilstedeværende taget til efterretning. Ad 4. Drøftelse af følgerne af skybruddet d. 2. juli 2011 Bestyrelsesmedlem Ole Christensen redegjorde for de erfaringer og reflektioner bestyrelsen har gjort sig, som følge af skybruddet den 2. juli 2011. Skybruddet kan som udgangspunkt opdeles i 3 faser, henholdsvis omstændighederne umiddelbart efter skybruddet, den efterfølgende periode, samt gennemførelse af afslutningsarbejder. Det har for bestyrelsen været vigtigt, retrospektivt at vurdere hvorvidt man i denne helt ekseptionelle situation har reageret på den mest optimale måde. Det er her bestyrelsens vurdering af foreningens indsats at den alene har været hæmmet af de ydre omstændighedernes knappe ressourcer, som f. eks. øjeblikkelig fremskaffelse af dykpumper, idet de inden for få timer var udsolgt over hele landet. Bestyrelsen har, som følge af skybruddet kunnet konstatere, at det ikke vil være muligt at iværksætte væsentlige tiltag i relation til det utilstrækkelige kloak kapacitet i Københavns området, idet disse arbejder nødvendigvis påhviler offentlige myndigheder at tilsikre. For så vidt angår indtrængende vand, primært omkring nr. 13 fra tagfladen, vil bestyrelsen eftergå tagrendesystemet, herunder vurdere hvorvidt der eksempelvis skal etableres yder- 5
ligere tagnedløb med en udløbsmulighed af overfladevand i ekstreme situationer, idet kloakkerne var overfyldte og ikke kunne modtage regnvandet fra nedløbene. En række beboere, især omkring nr. 13, har været ekstremt hårdt ramt, herunder tillige en række erhvervslejemål, der efterfølgende har måttet ophøre med deres virksomheder. Endelig har bestyrelsen foranlediget at ejendommens forsikringsselskab har undersøgt lejligheder og køkkentrappe for eventuelt forhøjet antal sporer fra skimmelsvamp. Forsikringsselskabet og tekniske rådgivere har erklæret, at skimmelsvamp relateret til skybruddet er bortfjernet fra ejendommen. Bestyrelsen vurderer, hvorvidt en efterfølgende enkeltstående prøve, kan give modsat resultat. Forsikringsselskabet vil blive bedt om at foholde sig hertil. I tilslutning til bestyrelsesmedlem Ole Christensens gennemgang, blev det fra medlemmers side forespurgt, hvorvidt altankonstruktionen var af en sådan beskaffenhed, herunder i vedligeholdelsesmæssig henseende, at skaderne evt. kunne være undgået. Bestyrelsen oplyste, at altanerne er etableret for 27 år siden, uden at dette ved tidligere kraftige nedbørsmængder har givet anledning til problemer. Der foreligger endvidere en teknisk anvisning på, hvorledes man kan supplere de nuværende afvandingsforhold, hvilket bestyrelsen vil se nærmere på i indeværende regnskabsår. Et medlem forespurgte, hvorvidt de udbedrede revnedannelser på nr. 13, var et udtryk for, at dette område var i ringere stand end ejendommens øvrige bebyggelse. Knud Werlin oplyste, at udbedrede revnedannelser i murværk ved nr. 13 ikke er et udtryk for, at forholdene her er anderledes end andre steder på ejendommen, idet disse revnedannelser blot tidligere i forbindelse med diverse stilladsarbejder er udbedret og afventer den malermæssige istandsættelse af bagfacaden, som medlemmerne skal tage stilling til senere pådagsordenen. Ad 5. Forslag a) Bestyrelsen stiller forslag om malermæssig istandsættelse af facade mod gård. Indledningsvis gennemgik Knud Werlin den af bestyrelsen udarbejde vejledende finansieringsplan for gennemførelse af de kommende 5-års større vedligeholdelsesarbejder. Planen udfærdiges af bestyrelsen som en vejledende rettesnor for, at foreningen også i økonomisk henseende kan tilvejebringe fornøden finansiering/likviditet til udførelse af planlagte større vedligeholdelsesarbejder, set i forhold til det indtægtsgrundlag, der opkræves via foreningens budgetter. Det er således hensigten, at de i budgetterne indeholdte henlæggelser vil være tilstrækkelige til at foranledige den løbende finansiering af større vedligeholdelsesarbejder på ejendommen gennemført, herunder større periodevise likviditetsmæssige træk på egenkapitalen. 6
Planen er alene vejledende og et internt arbejdsredskab for bestyrelsen. Orienteringen blev af de tilstedeværende taget til efterretning, med bemærkning om, at det findes hensigtsmæssigt at henlæggelserne opretholdes i den nuværende størrelsesorden og ikke reduceres, som oprindeligt annonceret. Bestyrelsesformand Knud Werlin begrundede herefter det fremsatte forslag. Der har til gennemførelse af de pågældende vedligeholdelsesarbejder på ejendommens facade, været afholdt licitation, i hvilken forbindelse den billigste pris andrager ca. 1,2 mio. kr. eller i alt 150.000 kr. mere end oprindelig anslået. Herudover skal der gennemføres en række supplerende tillægsarbejder, omfattende bl.a. til teknisk rådgiver for udarbejdelse af licitationsmateriale og efterfølgende tilsyn, samt gennemførelse af udskiftning af gamle plasttagrender til nye i zink og i øvrigt maler- og snedkermæssig istandsættelse af vinduer, når der alligevel er opsat stillads til de pågældende arbejder. Det skal bemærkes, at disse vedligeholdelsesarbejder på ejendommens gårdfacade allerede er udskudt 1 år og det kan ikke anses for hensigtsmæssigt, at udskyde disse arbejder yderligere. Afledt af de forhøjede udgifter, kan der være behov for et supplerende kortvarigt lånefinansiering, hvilket kan bevilges ved en kort varig lånefinansiering, hvilket bestyrelsen har indhentet tilbud på og kan bevilges til 5% i rente uden stiftelsesomkostninger m.v. Et enkelt medlem henledte påny opmærksomheden på, at pågældendes vindue i forbindelse med renovering af nedløbsrør, tilpasses således, at vindueet også i fremtiden kan åbnes. Bestyrelsen oplyste at dette allerede var ordret, Efter enkeltstående spørgsmål samt yderligere kommentarer, satte dirigenten forslaget til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det enstemmigt var vedtaget, herunder den supplerende midlertidige finansieringsmulighed. Ad 6. Valg af bestyrelse Til bestyrelsen ny eller genvalgtes med akklamation følgende: Knud Werlin Chr. Havns Voldgade 23, 4.th. 1424 København K. Ida Groth Bastiansen Chr. Havns Voldgade 13, 4.th. 1424 København K. Henrik Sørensen Chr. Havns Voldgade 23, 1.th. 1424 København K. Lene Hauboe Chr. Havns Voldgade 15, 2. tv. 1424 København K. Tinne Vestergaard Nielsen Chr. Havns Voldgade 19, 4. tv. 1424 København K. Bestyrelsen takkede samtidig de afgående bestyrelsesmedlem Lill Edeling og Ole Christensen for deres indsats i bestyrelsen. 7
Ad 6. Valg af revisor Til revisor genvalgtes BHA Statsautoriseret Revision A/S Ad 7. Eventuelt Navneskilte Det blev fra flere medlemmers side forespurgt om det hensigtsmæssige i relation til ændring af betegnelsen på navneskiltene på ringeanlægget. Bestyrelsesmedlem Henrik Sørensen orienterede om, at man havde anset det for en praktisk og hensigtsmæssig løsning på de relativt mange ind- og udflytninger, der er i Gl. Christianshavn. Det er forbundet med betydeligt besvær, at foretage udskiftning af navnetavlen, ligesom holdbarheden på tavlen ved de talrige ændringer er problematisk. På baggrund af de fra medlemmerne afgivne tilkendegivelser, vil bestyrelsen vurdere mulighederne for eventuelle alternative løsninger i relation til de nuværende navnetavler. ---oo0oo--- Idet der ikke forelå yderligere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen. København, den / 2012 København, den / 2012 Som dirigent: Som formand for bestyrelsen: Jens Anker Hansen Advokat Bestyrelsen 8