HANDLEPLAN 2016-2018 Indsatser på baggrund af Målsætnings- og Handleplan godkendt af Repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 19. november 2015 Vesterbrogade 4 7000 Fredericia 76 22 12 00 post@boligfa.dk www.boligfa.dk
DRIFT I Boligkontoret Fredericia bruger vi ca. 32. mio. kr./år til driften i vores afdelinger fx til renholdelse, vedligehold og mindre forbedringsarbejder. I januar 2011 satte Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter et arbejde i gang med at formulere nye retningslinjer for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet via egenkontrol. På den baggrund har der i det seneste år været øget fokus på de almene boligorganisationers driftsomkostninger og i den forbindelse også et større fokus på arbejdet med egenkontrol. Et udkast til en samlet rapport blev fremlagt på et møde i ministeriet d. 24. juni 2014. God Almen Drift blev titlen på den nye opgave i 2015, der har til formål at sikre, at beboerne får mest muligt ud af deres huslejekroner. Det betyder, at Boligkontoret skal være omkostningsbevidst mht. driften og samtidig sikre, at der er en høj kvalitet i driften. God Almen Drift skal samtidig understøtte, at den særlige almene model, hvor driftspersonalet er med til at skabe tryghed og sociale relationer i boligafdelingerne, bliver fastholdt som en forudsætning i driften. Det er vigtigt at holde sig for øje, at regeringen nu vil stille konkrete krav til effektiv drift. Igangsætte en proces, hvor driftspersonalet ser på driftsoptimering i afdelinger og områder. Med baggrund i et eventuelt potentiale for driftsoptimering bliver afdelingsbestyrelserne involveret i det videre arbejde, der skal afsluttes senest ved udgangen af 2016. Igangsætte en tidsregistrering af medarbejdernes arbejdsopgaver, hvor man arbejder med inspektørers og varmemestres tidsforbrug. Målet er at synliggøre, hvilket tidsforbrug der er forbundet med hvilke opgaver i hvilke afdelinger, for både afdelingsbestyrelser og ansatte på alle niveauer. Indføre elektronisk syn for at optimere arbejdsgangene ved vores ca. 800 årlige flyttesyn og for at få de bedste priser på istandsættelserne. Igangsætte en proces, hvor regeringsudspillet om effektiv drift bliver et projekt i et samarbejde med medarbejdere og afdelingsbestyrelser. 2
BEBOERDEMOKRATI OG NABOSKAB I Boligkontoret Fredericia vil vi fortsætte arbejdet med et beboerdemokratiudvalg, hvor målet er løbende at finde modeller til, hvordan vi giver det frivillige beboerarbejde de bedste vilkår og dermed øger beboerdemokratiet inkl. muligheder for at styrke rekrutteringen og arbejdet i afdelingsbestyrelsen via ny teknologi (ipad mv.). Boligkontoret Fredericia vil levere kvalitet og rettidige kerneydelser til alle beboere og afdelingsbestyrelser. Vi vil være den professionelle og tilgængelige sparringspartner og rådgiver, der med stor faglighed administrerer og udvikler vores afdelinger og afdelingsbestyrelser. Boligkontoret Fredericia vil effektivisere arbejdsgange, udvikle gode IT-redskaber og udvikle medarbejderkompetencer, der understøtter driftspersonalet, samt sikre et godt samspil i samarbejdet med afdelingsbestyrelserne. Boligkontoret Fredericia vil sikre en nem og gennemskuelig adgang til administrationen for boligsøgende, beboere og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Det skal ske gennem en øget service på vores hjemmeside og intranet. Boligkontoret Fredericia vil styrke den rationelle drift af boligafdelingerne og fastlægge rammer for opgaverne i dialog med beboerne. Boligkontoret Fredericia bistår afdelingsbestyrelserne med at sikre værdien af afdelingerne, så den er tidssvarende og attraktiv. Boligkontoret Fredericia tilbyder værktøjer og kurser, der sikrer, at beboerdemokratiet har den viden og de redskaber, der skal til for at varetage deres opgaver, og yder bistand til formulering af lokale målsætninger for den enkelte afdelings udvikling. Boligkontoret Fredericia vil styrke kommunikationen gennem 2 årlige formandsmøder med relevante emner til drøftelse. Boligkontoret Fredericia vil styrke kommunikationen mellem driftspersonalet og afdelingsbestyrelserne gennem aftaler, herunder forventningsafstemning. I Boligkontoret Fredericia vil vi derfor: Formidle idéer til at udvikle beboerdemokratiet. Tilbyde kurser til afdelingsbestyrelserne om muligheder, ansvar og lovgivning i den almene sektor. Yde den fornødne hjælp til udarbejdelse af målsætninger for den enkelte afdeling. Yde hjælp til udarbejdelse af forretningsorden for den enkelte afdelingsbestyrelse. Udsende informationsskrivelser på mail til repræsentantskabet. Udvikle hjemmesiden og intranettet som informationskilde for afdelingsbestyrelserne. Udarbejde et nyt årshjul for opgaver i afdelingerne. Fremsende kvartalsvise budgetopfølgninger til afdelingsbestyrelserne. Udarbejde mini-helhedsplaner for alle afdelinger i en sammenhæng med PPV-planer (Planlagt og Periodisk Vedligeholdelse). 3
MILJØ- OG ENERGIOMRÅDET Miljø- og energispørgsmålene er vigtige både for hele verden og for den enkelte beboer men vi skal også være opmærksomme på, at voksende miljø- og energiudgifter ikke ender som en bombe under vores bolig afdelinger. Boligkontoret Fredericia vil arbejde for at udbrede kendskab til og anvendelse af bæredygtige løsninger i den daglige drift samt ved renoveringer og nybyggeri. Boligkontoret Fredericia garanterer en høj ekspertise indenfor energi og bæredygtighed ved at opsamle og formidle den nyeste viden om bæredygtige tiltag og best practice, og vi vil udbyde kurser om energi- og ressourceeffektivitet til både ansatte og beboervalgte. I Boligkontoret Fredericia vil vi derfor: Oplyse og uddanne vores beboere og de daglige driftsansvarlige endnu mere i forrhold til problemer og udfordringer på området. Sikre en bedre koordinering mellem eksisterende energimærkninger og kommende forbedringsarbejder i afdelingerne. Tilbyde en uddannelse som miljøagent til beboerdemokraterne og få modellen implementeret i den daglige ejendomsdrift. Igangsætte en systematisk miljø- og bæredygtighedsindsats i driften. Undersøge mulighederne for en aktiv brug af ESCO-ordningen, når vi skal have finansieret energimæssige forbedringsarbejder. Udarbejde en energihandlingsplan sammen med afdelingsbestyrelserne og med udgangspunkt i EMO-rapporten. RÅDERETTEN I Boligkontoret Fredericia skal Råderetten fortsat være i fokus i den daglige drift i afdelingerne. Oplyse om Råderetten i bladet Lejligheden. Udvikle administrative redskaber, der gør det nemmere for beboerne og driftspersonale at håndtere råderetssager, bl.a. ved mere brug af IT og selvbetjening. VÆKST I Boligkontoret Fredericia administrerer vi aktuelt godt 5300 lejemål. Målet for antallet af nybyggerier er ca. 200 boliger frem til 2025, men antallet kan blive højere pga. projekterne på FredericiaC, Købmagergades Skole og IP Schmidts Gård, hvor der p.t. er planlagt ca. 130 boliger. Vi skal aktivt arbejde på følgende under vores administration: Kommunale bygninger fx plejehjem, institutioner og kommunale boliger. Administration af Boligorganisationer. Det er desuden bestyrelsens vurdering, at der med et øget samarbejde med BOVIA Kolding og Østerbo Vejle er skabt en fornuftig ramme for Boligkontoret Fredericias videre udvikling, hvor samarbejder på andre områder end IT kan skabe en positiv udvikling i en samdrift af administrative opgaver. 4
RENOVERINGER OG NYBYGGERI Boligkontoret Fredericias afdelinger har ligesom de fleste andre almene boligafdelinger i Danmark hårdt brug for at få moderniseret mange boliger for at sikre konkurrenceevnen 5-10 år frem. Vi har derfor oprettet en Projektafdeling, der skal gennemføre de store sager og hjælpe Driftsafdelingen med at få del i midlerne fra Landsbyggefonden. Sidstnævnte har de seneste år skærpet kravene til både byggetekniske helhedsplaner og sociale helhedsplaner. Satse på at gennemføre helhedsplaner i afdelinger, der kan opnå støtte. Formidle erfaringer fra nuværende og tidligere byggesager til beboerdemokratiet gennem byggeudvalgene. Styrke indsatsen i forbindelse med de boligsociale helhedsplaner i samarbejde med andre boligorganisationer. FORRETNINGSGANGE I Boligkontoret Fredericia vil vi løbende ajourføre vores forretningsgange. FORVALTNINGSREVISION Vi implementerer Forvaltningsrevision med de administrative forretningsgange. IT GENERELT I Boligkontoret Fredericia er IT det bærende element i Administrationen og den bærende kraft bag effektiviseringer i hverdagens administrationsopgaver. Indføre elektronisk syn. Vurdere synergien i at bruge elektroniske hjælpemidler, fx ipad mv., i både Administrationen og beboerdemokratiet. HR-FUNKTIONEN PERSONALE I Boligkontoret Fredericia vil vi sætte fokus på at efteruddanne vores medarbejdere dels fordi kravene til medarbejderne er stigende dels for at kunne fastholde og rekruttere de dygtigste medarbejdere. Lade projektmedarbejderne gennemgå relevante efteruddannelser og kurser samt tilknytte dem til driften med henblik på inspiration og sparring. Tilbyde en egentlig lederuddannelse for driftsinspektører. Udvide tilbuddet om faglige kurser til alle medarbejdere i takt med behovene. Udvikle et større tilbud til ejendomsfunktionærerne. Lade elever i økonomi- og udlejningsfunktionerne og praktikanter i den tekniske afdeling håndtere mindre projekter. 5