Møde i ERFA-gruppen Arkibas4 fredag d. 11. juni 2010 Morten Nielsen fra Arkibas Aps deltog i mødet Henning Sørensen bød velkommen. Dagsorden: 1. Præsentation af deltagerne, godkendelse af dagsorden, valg af referent. 2. Roskilde lokalhistoriske arkiv som sekretariat for ERFA-gruppen 3. Status på udviklingen af Arkibas 5, Arkibas.DK og mini-arkibas 4. Fælles retningslinier for brug af de enkelte felter i Arkibas 5. Samarbejde om Arkibaskurser? 6. Løst og fast del dine erfaringer 7. Kommende møde 1. Dagsorden godkendt. Eva Tønnesen blev valgt til referent. 2. Roskilde Centralbibliotek vil gerne være vært for vores ERFAmøder. (Erfaringsudveksling) Biblioteket stiller sekretariatsbistand til rådighed. Mødeindkaldelser og referater vil ligge på centralbibliotekernes hjemmeside. Adgang til hjemmeside: http://centralbibliotek.dk Klik på Roskilde. For at få adgang til informationerne, skal man melde sig ind. Følg vejledningen. Møderne behøver ikke at blive afholdt i Roskilde, men det ser ud til at være praktisk for de fleste. 3. Arkibas Aps. har afholdt tre informations- og kommunikationsmøder om Arkibas5/Arkibas.dk., det sidste var i Ringsted for et par måneder siden. Der er tre projekter i gang i øjeblikket: Arkibas.dk 1. udkast til kravspecifikationen er klar efter sommerferien. Arkibas5. Ny funktionalitet, der retter fokus på brug i forbindelse med Arkibas.dk., samt muligheden for at registrere kommunale og elektroniske arkivalier (kommer på et senere tidspunkt). Den nuværende version er ikke fejlfri men brugbar. Der vil inden længe komme en version (4/5), der lukker nogle af hullerne som optakt til Arkibas5. Mini-Arkibas: - er en mulighed for at søge i egne arkivalier via arkivets hjemmeside. Arkiverne skal købe den stump kode, der skal læses ind på hjemmesiden. Morten har lovet, at prisen bliver rimelig. Jo flere brugere jo billigere bliver det. En uforpligtende
spørgeskemaundersøgelse sendes ud efter sommerferien. En uofficiel undersøgelse på mødet her viste stor tilslutning. Der vil ikke være mulighed for avanceret søgning i Mini-Arkibas, kun simpel fritekstsøgning. Tidshorisonten er ultimo 2010. Morten Nielsen + to andre medarbejdere vil snarest gå i gang med kravspecifikationer. Fem firmaer er udset som mulige samarbejdspartnere. De vil blive indkaldt til en præsentation af Arkibas5 og -.DK, og kan derefter byde ind på opgaverne. Derefter skal der søges penge til projektet. Det kan komme på tale at hæve licensprisen. Hans Jørgen Jensen. Hørsholm: På vej mod Arkibas5 kommer der altså en ny Arkibas4. Det blev bekræftet. Det afhænger lidt af prisen og funktionalitetens omfang. Har man leverandør og penge, vil det gå hurtigt. Morten forestiller sig et meget tæt samarbejde. Det er planen at programmøren er i Vejle 2-3 dage om ugen. Spørgsmål: Er der særlige krav til det enkelte arkivs hjemmeside? Morten: Minimumskravet er internet explorer, populært sagt. Spørgsmål: Hvilke felter kan man søge på? Morten: Fremgår af listen på Arkibas-forsiden. Der kan kun søges i registranten eller de dele heraf, som må offentliggøres. Hans Jørgen: Når koden er lagt på, kan enhver gå ind, uanset hvor de sidder. Det svarer til google s søgefelt mini-googling i Arkibas. Man kan kun søge i det pågældende arkivs base. Lars Kjær. Køge: Kan man søge i tre registranter på én gang? Morten: Det bliver måske muligt. Mini-Arkibas giver erfaringer, også vedr. serverkapacitet, inden Arkibas.dk tages i brug. Skræddersyning af søgeresultaterne kan blive en mulighed senere. F.eks. et særligt emne/projekt på hjemmesiden søgning specifikt til dette i Arkibas.dk Spørgsmål: Hvordan kommer vi fra version 4 til 5? Morten: Der kræves ingen konvertering, datastrukturen er jo stadig den samme. Kun brugergrænsefladen bliver anderledes. Spørgsmål: Kan man vælge den fra? Det ville Morten ikke være glad for. Systemkrav, der indbefatter automatisk opgradering vil være det bedste. Else Gyldenkærne. LASA: Hvad er målet, og hvornår kommer SLA med de nye versioner? Morten: Så hurtigt som muligt. Der går ikke flere år. Henning: Bekymring, hvis vi ikke kan skaffe penge og selv må betale. Morten: Det kan blive en mulighed Henning: Vil arkiverne overhovedet selv betale for Arkibas.dk, hvis de har Mini-Arkibas. Er det ikke en forkert strategi? Andre mente, at vi nok skulle skaffe pengene til Arkibas.dk.
Søgefunktionen i Mini-Arkibas er iflg. Morten meget primitiv. Den avancerede version kommer først i Arkibas.dk. Erik Mouritsen. Stevns: Hvad med de arkiver, der ikke har en hjemmeside. Funktionaliteten skal kunne gælde for alle. Morten: Har man ikke økonomien, kan alt andet jo være ligegyldigt. Mortens forslag om et CMS-system som tilbud til de små arkiver blev aldrig til noget. Else: Måske kunne man bruge bibliotekets hjemmeside. Morten: Et arkivsamvirke vil også kunne lave en fælles hjemmeside. Peter Blumensaadt. Holbæk: Der findes tilbud om hjemmesider med fælles hosting. DLF stiller serverkapacitet til rådighed. Der er i øvrigt mange gratis hjemmesideprogrammer på nettet. Spørgsmål: Du (Morten) har talt om en spørgeskemaundersøgelse. Heri kunne man spørge om adgang til hjemmeside. Morten: Det kommer til efteråret men der er som regel ringe respons på sådanne undersøgelser. 4. Fælles retningslinier. Bemærkningsfeltet kommer ikke med i de fuldtekstsøgbare felter i Mini-Arkibas. En bestemt institution kan betegnes på mange måder fra registrator til registrator. Man kan evt. kombinere navnet med et stednavn: Dragør missionshus frem for Betania. Indforståede forkortelser bør opløses. Prekære betegnelser: navn + betegnelsen med flyveører bør undgås. Brug af øgenavne kan være problematiske, men problemet kan også være, at mange kun kender personen under dette navn. Peter: Vi trænger til et felt, hvor vi kan lægge den slags oplysninger men vi har naturligvis indkomstjournalen. Merete Carstens. Karlebo: Vi har bemærkningsfeltet. Henning: Her er så mange oplysninger, som vi ikke kan undvære. Merete: De kan lægges i Historik. Peter: Historik går på indsamlingen, ikke på beskrivelsen af billedet, så hellere i journalen. Merete: Kan betyde, at man skal skrive bemærkningen mange gange i journalen. Morten: Ingen planer om felt til hemmelige bemærkninger. Kunne overvejes. Else: Gæste-login kan give problemer ved mulighed for adgang til hemmelige optegnelser. Felter, som kan tåle dagens lys klar til Arkibas.dk Kort resumé Beskrivelsesfelt Bemærkninger Note til datering. Skriv f.eks. På baggrund af givers oplysninger Personer m.v. Fotograf Henvisningstekst
Indhold (A-fonde) Kontrolmuligheder: Det er for tidskrævende at gå ind i hver enkelt registrering, derfor tilbyder Morten at lave div. udtræk/lister, så man kan se, hvor problemerne er. Der bliver defineret en standartliste, hvorfra medlemmerne /arkiverne kan bestille de lister/udtræk, der er behov for. Henning: Gør jeres egne overvejelser om hensigtsmæssige beskrivelser i de enkelte felter. Tove Kistrup. Lejre: Altså hvad, hvem, hvornår Ove Rye Jørgensen. Præstø: Kort resumé burde hedde Overskrift Morten: Det ændres til Indhold i Mini-udgaven. Kommentar: Dette er lige så skidt. Brug af niveauer i Indhold : Overskrift i versaler. Hvad står niveauerne for? Niveau 1 er et signaturniveau. Man kan evt. lade være med at bruge niveau 2 men kun 1 og 3. Markering af, hvor man vil have en overskrift, bliver en ny funktionalitet. Der er behov for et kursus i brug af overskrifter og niveauer. Vi kunne afsætte et møde til at få disse ting på plads. Billeder og copyright: Det stående spørgsmål er: må billeder publiceres eller ej? Hvilke må og hvilke må ikke? Peter: Hvad menes der med må publiceres? Morten: Hvis det kun er på en læsesal, er det ok, at billederne vises. Spørgsmål: Hvad må man lægge ud til offentligheden? Svar: Ikke kompromitterende fotos fra før 1970 må offentliggøres, også selv om de ikke er taget i det offentlige rum. Er billedet taget i det offentlige rum også efter 1970 må man gerne offentliggøre det. En skolegård er f. eks. ikke et offentligt rum. Spørgsmål: Hvis man har afleveret billedet, er det så ok, at arkivet lægger det på nettet? Svar: Egentlig er det ikke lovligt. Derfor er det vigtigt, at vi fra nu af - i vores donationserklæringer - får lov til at bruge billedet på nettet. Peter: Formidlingsarenaen har ændret sig. Man har ingen kontrol, når billedet er ude på nettet. Henning: Det er meningen, at der skal laves en manual om offentliggørelse. Data må gerne publiceres. Generering af navne, så de nævnes mundret i registranten, der kommer frem på skærmen, er mulig. Hvis der er et komma i navnet, bliver det vendt (Hansen, Peter > Peter Hansen) Dette er muligt ifgl. Morten. Man må (sikkert) gerne vise: Fotos fra før 1970. Fotos optaget i det offentlige rum. Fotos taget med det forsæt, at de skal publiceres eller distribueres til en bredere kreds.
Pressefotos og andre ophavsbelagte fotos, der er clearet til arkivets brug. Kommentarer: Bestilleren (kunden) har rettighederne ifgl. Henning. Merete: Ved kopiering har fotografen derimod copyright. Hans Jørgen: Man kommer langt ved at nævne fotografens navn. Man må (sikkert) ikke vise: Nyere fotos (50 års grænse) Portrætter af nulevende Ophavsretsbelagte fotos Billeder af krænkende eller ubehagelige situationer. Kommentarer: Ove, Præstø: Kan man ændre tilladelsen (må/må ikke publiceres) efter en bestemt dato? Morten: Der kan dukke nye regler op. Mulighed for at publicere uden billede. Dette bruges meget af Merete i Karlebo. Opsummering af pkt.4 Bemærkningsfeltet - Hvad står der? Undersøg, om det giver problemer er i dit eget arkiv. Beskrivelse: Må der stå værdiladede ord her? Publiceringsretten Se også dette igennem. Morten: Tag stilling til mulighed for publicering ved alle nye registreringer. Klausuler. Peter: Det kunne være en mulighed at få alm. regler som default. Så man kun skal rette til ved specielle regler. 5. Henning: Overvej evt., om der er interesse / mulighed for at samarbejde om kurser. F.eks. - at flere arkiver går sammen om at afvikle kurser, - at ledige pladser udbydes på vores blog. 6. Løst og fast: Stedkoder. Morten: Der er publiceret stedkodelister, som man gerne må plukke fra, hvis man har brug for en stedkode fra en anden kommune. Se Arkibas-forsiden. Opret plukkelister i jeres egne kommuner. Nøjes med at oprette dem, I har brug for. Send jeres lister til Morten. Stedkoder viser, hvor i landet man er. De tre første cifre + de to næste er nok. Kommunenavne + valgte underinddelinger (tit på sogneniveau). Billedserier hvordan registrerer man? Brug kun ét billednummer f.eks. F1. Første billede får nr. F1-1, andet billede nr. F1-2, tredje billede nr. F1-3 osv. Vælg evt. et andet bogstav. Upload det bedste af billederne.
I Arkibas5 vil man kunne vælge, hvilket billede man vil uploade, idet der er mulighed for, at alle billederne bliver lagt ind. Tove og Merete: Det er bedst at skanne og registrere samtidig. Det er langt det hurtigste, når man har billederne fremme. Det er bedre at for-nummerere end at bruge systemet med *, der jo henter det næste ledige nummer. På registreringernes første side skrives de valgte numre ind, og de obligatoriske felter udfyldes. Vores blog: Vi har en blog, men der er kun få, der bruger den - faktisk kun seks. Adressen er: http://arkibasklub.blogspot.com Bloggen kan bruges til udveksling af spørgsmål, gode råd og lign. F.eks. kursus-dating, som Henning talte om under pkt. 6. Klage: Det er svært at lave nye indlæg, man kan kun svare på Hennings indlæg. Henning prøver at tilpasse bloggen. Der er også oprettet et diskussionsforum under SLA. Find det på Arkibas-forsiden. 7. Kommende møde: Fredag d. 29. oktober kl. 10 15 i Roskilde. Else Gyldenkærne fra Vordingborg, har lovet at give os et kursus i brug af de forskellige niveauer i Indhold. Referat: Eva Tønnesen og Nina Ellyton Andersen Roskilde lokalarkiv D. 23. juni 2010