Dato 28. januar 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 4. februar 2016, kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 18:00 a. Økonomisk orientering 4. kvartal 2015 (O) * b. Tilskud indledende projekt afdeling 23 Nydamsparken (B) * c. Tilskud indledende projekt afdeling 54 Norsgade (B) * d. Tilskud indledende projekt afdeling 61 Chokoladen (B) * 2. Organisation kl. 18:00 19:00 a. Bestyrelsesseminar den 11. marts (B) * b. Digitaliseringsstrategi (B) * c. Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2016 (B) * d. Fornyelse af boligsociale helhedsplaner (B) * e. Analyse af beboerdemokratiske fora (B) 3. Afdelinger kl: 19.00 19:20 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Kortlægning af fællesfaciliteter (B) 4. Administration kl. 19:20 19:45 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Oversigt over klagesager 2015 (O) * 5. Mødeevaluering kl. 19:45 19:50 a. Skriv på BKÅ Portalen 6. Kommende møder kl. 19:50 20:00 a. Emner til næste møde, der holdes den 10. marts 2016 (B) b. Mødeplan 2015 (O) * c. Uddannelse, herunder bestyrelsens deltagelse i kommende arrangementer (O) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Der holdes 10 minutters pause hver hele time.
NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 2015 Budget 2015 501 Bestyrelsesvederlag 149.400 150.000 502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 54.723 120.000 Bestyrelsesmøder 132.114 60.000 Kurser og møder best.+udvalg 175.604 450.000 Repræsentation, gaver m.v. 92.079 65.000 Diæter og arbejdstab 30.481 1 35.000 Kørsel bestyrelse 42.503 60.000 Mødeudgifter i alt 527.504 790.000 511 Personaleudgifter 17.108.870 17.900.000 513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 169.279 105.000 Forsikringer 18.610 25.000 Telefon+internet 419.046 390.000 Kontorholdsudgifter 282.108 405.000 Tryksager 138.808 195.000 Mindre nyanskaffelser 158.308 150.000 Kopiservice og kopipapir 75.701 105.000 Porto 217.956 250.000 Edb udgifter 1.348.199 1.150.000 Bankgebyrer 469.505 450.000 Annoncer 26.979 50.000 Kontorhusholdning 212.316 270.000 Beboerblad 154.061 155.000 Andre udgifter 10.758 17.789
UDGIFTER 2015 Budget 2015 Kontorholdsudgifter i alt 3.701.634 3.717.789 514 Lokaleudgifter Lokaleleje 1.344.320 1.345.000 Ejendomsskat 43.465 43.700 El 97.693 85.000 Varme 127.968 160.000 Alarm 27.409 33.000 Rengøring 269.360 380.000 Vedligeholdelse 129.904 105.000 Mindre nyanskaffelser 12.725 10.000 Fællesudgifter 259.397 320.000 Øvrige driftsudgifter 4.117 0 Lokaleudgifter i alt 2.316.358 2.481.700 515 Afskrivning inventar og edb 157.936 225.000 521 Revision 541.838 540.000 Bruttoadministrationsudgifter 24.503.540 25.804.489 532 Renteudgifter Afdelinger 0 2.750.000 Pengeinstitutter 56.799 50.000 Kreditorer 580 5.000 Kurstab obligationer 7.330.925 3.000.000 Porteføljegebyr 361.539 335.000 Renter trækningsret 217.159 0 Renteudgifter i alt 7.967.002 6.140.000 533 Udamortiseret ydelse disp. fond 6.608.757 7.300.000 Udamortiseret ydelse - LBF 13.346.734 13.900.000 Pligtmæssige bidrag 11.809.280 11.920.000 I alt 31.764.771 33.120.000 541 Ekstraordinære udgifter 0 0 551 Overskud henlagt arbejdskapital 0 0 Udgifter i alt 64.235.313 65.064.489 2/4
INDTÆGTER 2015 Budget 2015 601 Administrationsbidrag 23.895.864 23.914.489 602 Gebyrer Påkrav leje 223.144 305.000 Ventelistegebyr 750.000 750.000 Antenneregnskab 265.862 225.000 Øvrige 55.537 30.000 Gebyrer i alt 1.294.543 1.310.000 603 Renteindtægter Udlån afdelinger 1.009.450 100.000 Pengeinstitutter 3.408 40.000 Obligationer 5.684.323 6.000.000 Kursgevinster obligationer 996.893 0 Udbytte m.v. 3.813 0 Trækningsret 217.159 0 Renter i alt 7.915.046 6.140.000 604 Udamortiseret ydelse disp.fond 6.608.757 7.300.000 Udamortiseret ydelse LBF 13.346.734 13.900.000 Pligtmæssige bidrag 11.809.280 11.920.000 I alt 31.764.771 33.120.000 605 Byggesagshonorar nybyggeri 0 0 606 Byggesagshonorar forb. arb. 1.186.213 500.000 607 Rabatter, bonus m.v. 57.623 80.000 611 Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt 66.114.060 65.064.489 Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/1 2016 er medtaget. Renter obligationer er periodiseret. Overskud ca. 1.125.000 kr. forudsat indtægt på 750.000 fra Aarhusbolig. 3/4
RENTER Renteindtægter: Udlån afdelinger 1.009.449,70 Renter bank og udbytte 7.221,27 Obligationsrenter og kursgevinster 6.681.215,28 Renter trækningsret 217.159,39 7.915.045,64 Renteudgifter: Renter bank 56.798,80 Kreditorer 580,12 Kurstab obligationer 7.330.925,01 PM gebyr 361.538,79 Trækningsret 217.159,39 7.967.002,11 Renteunderskud BKÅ s andel 51.956,47 Afdelingernes mellemregning forrentes med - 0,2164 %. Det svarer til en renteudgift for afdelingerne på ca. 565.000 kr. Afkast obligationer 2013-2015 2013 2014 2015 Nordea 1,62 2,60-1,01 Sydbank 1,08 2,08 0,01 Danske Bank 1,05 3,02-0,13 SEB (fra april 15) -1,23 SEB startede kort før kurserne faldt kraftigt. Det viser afkastet. Vi ser normalt afkastet over en 3 årig periode med mindre der er én med et markant lavere afkast end de andre. Det er ikke tilfældet. Jeg indstiller derfor, at vi fortsætter med de 4 vi har nu og med uændrede beløb. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 1 Hans Jørgen Krickhahn og Heidi Bindløv 4/4
NOTAT TIL PKT 1.b. Tilskud Nydamsparken DATO 28.01.2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Behandlingen af støtte fra Landsbyggefonden til renovering af afdeling 23, Nydamsparken har taget meget lang tid. Rådgiver har lavet en del undersøgelser inden sagen blev behandlet i fonden. De samlede udgifter udgør 1.115.553 kr. Der er ikke økonomi i projektet til finansieringen af disse udgifter. Det vurderes heller som rimeligt at belaste afdelingen med disse udgifter for udgifter til rådgiver i flere år, især da afdelingen har afholdt udgifter til nødvendig vedligeholdelse af vinduer m.v. under den lange sagsbehandlingstid. INDSTILLING Det indstilles derfor at Boligkontoret Århus dækker udgifter via arbejdskapitalen.
NOTAT TIL PKT 1.d. Tilskud til Chokoladen DATO 28.01.2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Det var meningen at bygge en etage oven på afdeling 61 på Paludan Müllers Vej 44. Det blev igangsat arbejde med en ny lokalplan m.v. Det viste sig at bygningen pga. jordbundsforhold ikke kunne bære en etage mere, således at byggeriet ikke blev til noget. Der er afholdt udgifter på 596.406 kr., primært til rådgivere. INDSTILLING Da projektet ikke blev til nogen indstilles det at arbejdskapitalen dækker udgiften.
NOTAT TIL PKT 2.a Bestyrelsesseminar den 11. marts 2016 DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Som besluttet på bestyrelsesmødet den 7. januar holdes der bestyrelsesseminar den 11. marts fra kl. 15.30, afsluttende med middag. Programmet kunne se således ud: 15.30 Velkomst ved Søren 15.35 Fremlæggelse af oversigt over beboerdemokratiske fora ved Olav, Peter og Søren 15.50 Debat ud fra på forhånd definerede debatspørgsmål 17.00 Konklusion ift. Olav, Peter og Sørens notat fra mødet 7. januar. 17.30 Pause 17.45 Scenarier, overvejelser og debat om håndtering af byggesager ved Morten 20.00 Middag Hele seancen holdes eksternt på fx et hotel med både mad og mødefaciliteter et andet miljø kan nogle gange fordre andre (og måske bedre tanker) og undgå transporttid i programmet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om indhold og form for seminaret.
NOTAT TIL PKT 2.b Digitaliseringsstrategi DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På sit møde den 2. februar 2012 vedtog organisationsbestyrelsen en digitaliseringsstrategi for Boligkontoret Århus. Det overordnede mål med strategien er, at Boligkontoret Århus i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder. Realiseringen skal føre til effektivisering, øget kvalitet, videndeling og forbedret kundeservice. Digitaliseringsstrategien blev senest revideret i september 2014, og initiativerne er i store træk blevet realiseret. Projekt Status a) Mobiloptimering af website Implementeret oktober 2014 b) Scanning af tegninger Kommunens bygningskontor forventer at have indscannet alt ultimo 2016 projektet er derfor skrinlagt. c) Fornyelse af lønsystem samt evt. system til elektronisk fraværsregistrering m.m. Sat i drift primo fra 1. januar 2015. Fraværsregistrering iværksat fra 1. januar 2016. d) Scanner til sundhedskort Implementeret oktober 2014 e) Integration med e-boks Sat i drift ultimo januar 2016. Supplerende løsning med Penneo implementeret siden november 2014 til studiedokumentation, afdragsordninger, råderet m.m.. f) Mail- og SMS-modul til EG Bolig Strategisk prioritering vedr. energiafregning Implementeret første halvår 2015 Afventer næste pilotprojekt Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde i december 2015 at ajourføre digitaliseringsstrategien i februar 2016.
Projekt Formål Omkostning Tidspunkt a) Beboerweb Beboerweb kan være et stærkt værktøj, men det bør i givet fald præciseres nærmere, hvad beboere med fordel kan have adgang til på beboerweb. Det kunne være: Adgang til opsigelse, fremleje, husdyranmeldelse m.m. Angivelse af navn på postkasse Klage, ansøgning, råderet m.m. Forbrugsdata Betalingsoversigt Dokumentation for studieaktivitet Beboermappe for afdelingen Dokumentbibliotek (lejekontrakt m.m.) Kontakt til afdelingsbestyrelse, ejendomsfunktionær og administration Aktuel information fra afdelingsbestyrelse Udvikling 200.000 Årlig drift 75.000 2017 b) Egen scanning af tegninger c) Præsentationsfilm af boligområderne d) Informationsskilte i opgange og boliger Det er en forudsætning for projektet, at der etableres webservice til EG s database. Fristen for kommunens scanning er udskudt til ultimo 2017, men det gør stadig det til en dårlig forretning selv at iværksætte scanning. I stedet iværksættes scanning ad hoc indtil kommunen er færdig, eller når der er tegninger, der ikke findes i kommunens arkiver. Til dette formål indkøbes en brugt scanner. Der kan optages korte præsentationsfilm med drone til brug for markedsføring af boligområderne. Omkostningen er anslået for alle boligområder. Der bør laves en pilotprojekt først med et par boligområder. Informationsskilte direkte i boligen fx med forbrugsaflæsning vil være et vigtigt skridt i retning af at gøre det nemt for beboeren. Det kan suppleres med digitale skilte på postkasser, der kan opdateres direkte med data fra fx EG Bolig. Det er omkostningskrævende og bør etableres i en pilotafdeling med stort tilskud fra boligorganisationen, oplagt ved udskiftning af målere i afdelingen. Omkostningen er totalomkostning for én, stor afdeling. Efterfølgende afdelinger vil være billigere. 50.000 1. halvår 2016 90.000 2016-17 Etablering 200.000 Årlig drift 50.000 Besluttes senere 2/4
Projekt Formål Omkostning Tidspunkt e) IKT-implementering IKT-bekendtgørelsen stiller krav til digital styring og dokumentation på store renoveringsog nybyggeriprojekter. Hidtil har Boligkontoret Århus lagt opgaven hos rådgiver, men der kan være behov for at udvikle boligorganisationens egen specifikation af data inden for IKT-rammen. Det bør håndteres ved at indkøbe rådgiverressourcer til ifbm. et konkret projekt at udarbejde en specifikation i tæt samarbejde med administrationen. 50.000 2016 f) Dokumenthåndtering Der stilles krav til almene boligorganisationer, at der udbydes og implementeres IKT ved nybyggerier over kr. 20 mio. Dokumenthåndtering i CrossWork er fuldt implementeret, men der efterspørges yderligere forbedringer og videreudviklinger af systemet, bl.a.: Understøttelse af arbejdsprocesser Publicering til web, herunder integration med Bleau og Typo3 75.000 2016-17 Begge dele forudsætter såvel udvikling som formodentlig opgradering af licenser. g) Egen energimåling og -afregning Afventer fortsat næste pilotprojekt. Er en del af projekt d) ovenfor. Etablering 100.000 Årlig drift 50.000 Afventer konkret projekt Følgende projekter er vurderet, men er ikke vurderet som rentable eller strategisk væsentlige investeringer: Projekt Formål Omkostning h) Scanning af tegninger Scanning af alle egne tegninger, jf. ovenfor 300.000 3/4
Projekt Formål Omkostning i) 3D-modellering af boligerne 3D-modellering af boligerne kan give et præcist beregningsgrundlag for fx udbud af malerarbejder m.m. ifbm. istandsættelse ved fraflytning. Derudover vil det på sigt kunne bruges ift. udlejning. Der udarbejdes fremadrettet 3D-modeller på nybyggerier samt gennemgribende renoveringer. Etablering 3.000.000 Årlig drift 150.000 Der vil under alle omstændigheder ligge en stor opgave i ajourføring. j) Udbudsweb Udbudsweb kan være en enkel måde at håndtere dialog og materiale ifbm. Digitale håndværkerudbud m.m. Erfaringsmæssigt håndteres udbud dog oftest af rådgivere, hvilket er relativt overkommeligt økonomisk og indebærer en reduktion af boligorganisationens eget ansvar og risiko. Udvikling 100.000 Drift 20.000 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter digitaliseringsstrategien. Godkendelsen udskydes til marts måned i forlængelse af vedtagelsen af delstrategien Nemt at få hjælp. Her bør det også drøftes, hvordan og i hvilket omgang udvalgene kan inddrages. 4/4
NOTAT TIL PKT 2.c Indledende overvejelser vedr. repræsentantskabsmøde den 19. maj 2016 DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Form På sit møde i februar 2015 drøftede organisationsbestyrelsen formen for afviklingen af repræsentantskabsmøderne og besluttede ikke at foretage væsentlige ændringer. Sted Bestyrelsen besluttede sidste år, at mødet skulle afvikles i Turbinehallen, der er reserveret til formålet. Emner Det skal drøftes, om der er særlige emner, bestyrelsen ønsker at programsætte, og om der evt. er konkrete forslag, der skal behandles på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at der ikke sættes emner på udover nedennævnte. Bemyndigelse af organisationsbestyrelsen til køb og salg af fast ejendom (som tidligere år). Beslutning om afvikling af tilvalgsordningen, jf. bestyrelsens beslutning den 13. august 2015 efter indstilling fra råderetsudvalget. Godkendelse af sammenlægning af afdelingsbestyrelser i afdeling 48 og 63 Skæring Parkvej, jf. beslutning på begge afdelingsmøder i efteråret 2015. Godkendelse af sammenlægning af afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej, jf. beslutning på det fælles afdelingsmøde i efteråret 2015. Godkendelse af nedlæggelse af afdeling 21 og 81 med henblik på etablering af nye boliger, jf. bestyrelsens beslutning den 7. januar 2016. Orientering om evt. erhvervelse af Helsingforsgade 3-7 Orientering om berostillelse af fortætningsstrategien Drøftelse af evt. tilpasning af organisationsstruktur, jf. pkt. 2.d på dette møde.
Dirigent Bestyrelsen bør tage stilling til, hvem man ønsker som dirigent. Det bør overlades til administrationen og forretningsudvalget at udmønte beslutningen, idet det godt kan være nødvendigt at spørge flere, før det lykkes at få en aftale i stand. Beretning Den mere læsevenlige og modtagerorienterede beretning gentages i stil med de seneste år, hvor administrationen varetager redaktionsfunktionen. Årets afdeling Bestyrelsen bør drøfte, om præmieringen skal fortsætte. Der har på den ene side været svag interesse de sidste år på den anden side har det været et skulderklap til afdelingsbestyrelser, der har gjort en særlig indsats. Vælger bestyrelsen at fortsætte, annonceres på BKÅ Portalen efter indstillinger, som behandles på bestyrelsens møde den 10. marts. De nominerede afdelinger har herefter mulighed for at præsentere sig på repræsentantskabsmødet. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Én næstformand (Henrik Autzen er på valg), tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin er på valg), ét bestyrelsesmedlem for 1 år (Peter Lykke Nielsen) samt suppleanter (Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Det kan i øvrigt overvejes, om der skal indledes en dialog med udvalgene om at foreslå en ændret procedure for nedsættelse, som også formelt åbner for en løbende supplering af udvalgene. Udvalgene nedsættes jf. beslutning på repræsentantskabsmødet 2015 ikke længere af repræsentantskabet, men skal have mulighed for at fremlægge beretning og evt. ændringer i kommissorierne. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 10/03 Beslutning om proces vedr. beretning samt øvrigt materiale. Overordnet beslutning om evt. vedtægtsændringer. Evt. nominering af årets afdeling 07/04 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 07/04 Behandling af vedtægtsændringer i bestyrelsen 07/04 Evt. forslag til repræsentantskabsmødet 2/3
18/04 Udsendelse af indkaldelse 25/04 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 05/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 05/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 19/05 Bestyrelsesmøde inden rep.møde kl. 16 19/05 Rep.møde INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer de beskrevne beslutninger. 3/3
NOTAT TIL PKT 2.d Fornyelse af boligsociale helhedsplaner DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Alex Vejby Nielsen PROBLEMSTILLING De boligsociale helhedsplaner i Vandtårnsområdet og Frydenlund (2014-2017) er primo 2016 igennem halvdelen af projektperioden. Når der ansøges om støtte til nye helhedsplaner, er processen relativt lang, fordi mange interessenter boligorganisationer, afdelingsbestyrelser, beboere, lokale samarbejdspartnere, Aarhus Kommune og Landsbyggefonden inddrages flere gange, og fordi helhedsplanerne skal sagsbehandles to gange i Aarhus Kommune og to gange i Landsbyggefonden, inden bevillingen kan gives. Det er på denne baggrund nu, at de involverede boligorganisationer bedes tage stilling til, om man ønsker at igangsætte processen med at forny de to helhedsplaner i Frydenlund og Vandtårnsområdet for perioden 2018-2022 med nye helhedsplans-ansøgninger til Landsbyggefonden. Som det fremgår af seneste udgave af kategoriseringsmodellen behandlet på bestyrelsesmødet i november er der fortsat grundlag for en boligsocial indsats i de to boligområder. I Vandtårnsområdet og Frydenlund står eksempelvis henholdsvis 40 og 41 % af beboerne i den arbejdsdygtige alder udenfor arbejdsmarkedet. På børne- og familieområdet har henholdsvis 2,8 % og 3,1 % af de unge været sigtet for kriminalitet, og i Vandtårnsområdet og Frydenlund er andelen af børn og unge med dag- og døgnforanstaltninger henholdsvis 10,4 og 5,3 % (Frydenlund). Landsbyggefonden har, siden vi sidst ansøgte, ændret i de boligsociale helhedsplaners indsatsområder. Man har også ændret i det helhedsplans-produkt, man forventer at modtage fra boligorganisationerne. Hvor der hidtil har været tale om traditionelle ansøgninger, forventer Landsbyggefonden fremadrettet at modtage en række samarbejdsaftaler/partnerskabsaftaler, hvori relevante interessenter (primært kommunen og boligorganisationerne) har indgået aftaler om, hvordan forskellige boligsociale problemstillinger i de pågældende boligområder tænkes løst. Disse aftaler udgør fremadrettet helhedsplanen. Endelig bliver en fælles bestyrelse med ledende kommunale medarbejdere og ledende repræsentanter for boligorganisationerne en ny lokal aktør ifbm. helhedsplanerne. Sidstnævnte har endnu ikke stået sin prøve. Men ovennævnte forventes ikke at bidrage negativt til, at vi også fremadrettet vil kunne arbejde boligsocialt i Frydenlund og Vandtårnsområdet på boligorganisationernes og beboernes præmisser. Økonomisk er målet et støttevolumen fra Landsbyggefonden i samme størrelsesorden som i indeværende periode, hvilket vil sige, at hver helhedsplan får et budget på omkring 11.500.000 kroner fordelt på fire år (heraf omkring 7.500.000 kroner fra LBF, 2.000.000 kroner fra boligorganisationerne og 2.000.000 kroner fra kommunen). Boligorganisationernes medfinansiering forventes for
hver helhedsplan altså at være på omkring 2.000.000 kroner fordelt på fire år og fordelt forholdsmæssigt (efter andelen af beboere i helhedsplansområderne) imellem de involverede boligorganisationer. Sagen vil løbende blive præsenteret for bestyrelsen. INDSTILLING Bestyrelsen bedes tage stilling til igangsættelsen af processen med fornyelse af de boligsociale helhedspaner i Vandtårnsområdet og Frydenlund (2018-2022), herunder bekræfte at boligorganisationen også i den kommende periode er indstillet på at finansiere afdelingernes andel af helhedsplanerne. 2/2
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 7 Vestre Ringgade Afdeling 8 Vilh. Bergsøes Vej Tilbageførsel af tidligere tandlægeklinik til boliger er løbet i udfordringer med bygningsreglementet, idet Aarhus Kommune som udgangspunkt kræver de to boliger etableret efter nutidig gældende bygningsstandard. Forhandlinger med kommunen pågår. Der er modtaget en påtegning fra revisionen, da arbejdet med nyt solcelleanlæg blev påbegyndt inden der var søgt midler hjem fra trækningsret. Der er indført et nyt system til byggesagsstyring, der skal mindske risikoen for gentagelser. Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 19 Tamperdalsvej Afdeling 20 Norgesparken Udskiftning af målere og gamle toiletter undervejs. Forberedelse til 1 års gennemgang på køkkener opstartet med LBF. Afslutning og aflevering af tre nye lejemål i den gamle børnehave går efter planen og lejemål er lejet ud pr. 1/3. Indhentning af tilbud til renovering af frokoststue er undervejs. Forventes påbegyndt i februar. Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 25 Reginehøj Projekt vinduer, radiator mm. Der blev afholdt afleveringsforretning 19/12 og der er udsat arbejde, der bliver udført, når vejret igen er til det. Ekstraordinært afdelingsmøde om inddragelse af uudnyttet tagrum og valg af formand afholdt den 25. januar. Forslaget godkendt, og ny formand valgt. Udskiftning af cykelstativer og fliser afsluttet Gæsteværelse næsten færdigt, mangler møblering
Afdeling 26 V. Ringgade m.fl. Afdeling 28 Lindholmparken Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30-32 Hinnerup Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 33 V. Ringgade m.fl. Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Ekstraordinært afdelingsmøde om udskiftning af vinduer afholdt. Udskiftning godkendt. Ekstraordinært afdelingsmøde om forlænget bindingsperiode med Stofa og valgprocedure formand afholdt. Bindingsperiode forlænget, valg af formand på afdelingsmødet, ny formand valgt. Fibia bliver de nye udbydere i afdelingen, de er ved at projektere. Arbejder vedr. nyt asfalt og nedgravet affaldscontainer bliver lavet samtidig, så den nye asfalt ikke risikeres at skulle graves op. Forhandlinger med Hinnerup Fjernvarme om opsætning af vekslere i stedet for beholdere. COWI forestår forhandlingen. Forberedelse af udskiftning af vand og varmeinstallationer. Forberedelse af Helhedsplan D. 26/12 blev der afholdt licitation vedrørende renovering af badeværelser og udskiftning af vandrør. Alle de indkomne bud lå over det budgetterede. Vi prøver sammen med den lavestbydende entreprenør at finde de besparelser, der skal til for at få økonomien til at passe. Opdatering af målere, tilbud er modtaget Nye vinduer og lette facader er under projektering, forventes at opstarte primo april. Der er skiftet termostater på radiatorer i etape 1. Der nedbrændte et lejemål i nr. 28 lige op til juleferien. Lejemålene til begge sider, skete der ikke noget med. Lejemålet køres gennem forsikringen, og vi har dialog med taksatoren. Genopbygning forventes at op starte i februar. Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 47 Julsøvej Udskiftning af gummifuger omkring vinduer undervejs. Udskiftning af vinduer i ungdomsboliger under projektering. Ekstraordinært afdelingsmøde om renovering afholdt. Renovering godkendt. Ekstraordinært afdelingsmøde om valg til afdelingsbestyrelse afholdt. Nyt afdelingsbestyrelsesmedlem valgt. Udskiftning af køkkener under projektering. 2/3
Afdeling 50 Brendstrupvej Afdeling 54 Norsgade Kontaktet bestyrelse vedr. køkkenudskiftning. Finansiering på plads, jf, særskilt notat. Aarhus Kommune har tillige godkendt huslejestigning svarende til merudgifterne ifbm. oprydning efter forurening. Denne skal nu godkendes på et snarligt afdelingsmøde. Nyt køkken i forhus er etableret i januar. Afdeling 60 Pal. Müllers Vej Afdeling 61 Pal. Müllers Vej Afdeling 67 Hørretløkken Ekstraordinært afdelingsmøde om valg af ny formand afholdt. Ny formand valgt. Udskiftning af tagbelægning under projektering. Stormskade på tre lejemål, da Gorm var forbi. Det resulterede i at tagpap og zink inddækninger blev revet af. Arbejdet er godkendt af taksator og igangsat. Det forventes at være afsluttet i februar. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 3.b Kortlægning af fællesfaciliteter DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Alex Vejby Nielsen PROBLEMSTILLING Bestyrelsen har i Boligkontoret Århus strategi udpeget delementet Fælles faciliteter som et fokusområde til videre afklaring. Administrationen har på denne baggrund indledningsvist iværksat en screening af afdelingernes eksisterende fælles faciliteter. Screeningen er foregået ved tilbagemelding fra afdelingernes ejendomsfunktionærer. Det betyder, at screeningen ikke tager højde for andet end afdelingens fællesfaciliteter (selv om der fx kan være relevante fællesfaciliteter i regi af kommunen, andre boligorganisationer eller foreninger i området). Oversigten nedenfor viser Boligkontoret Århus fælles faciliteter fordelt på afdelings- og boligområdeniveau. Forudsætningen for en boligområde-tilgang til fællesfaciliteterne er naturligvis, at de enkelte afdelinger er indstillet på at åbne for adgang for andre beboere i boligområdets adgang til fællesfaciliteterne. Fællesfaciliteter i boligområderne: Afdelinger Indefaciliteter Udefaciliteter 01 Jens Baggesens Vej Beboerlokale/ selskabslokale Klunse/genbrugsrum (2016) Gæstelejlighed Fælleshus på Legepladsen Peter Fabersvej 3 Legepladser 2 hinkeruder 1 basketnet 5 grillpladser 5 krydderurtekasser Cykelrum inde /ude Møllevangen 03 Viggo Stuckenbergs Vej 05 Otto Benzons Vej Fælleslokale (60 pers) Gæsteværelse Hobbyrum Fælleshus på Legepladsen Peter Fabersvej 2 grillpladser Lille legeplads 08 Vilh. Bergsøes Vej Beboerlokale Gæsteværelse Hobbyrum Cykelværksted Fælleshus på Legepladsen Peter Fabersvej Legeplads Højbede til krydderier og blomster
Afdelinger Indefaciliteter Udefaciliteter Vestre Ringgade Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang 11 Helge Rodes Vej 15 Peter Fabers Vej 04 Chr. Molbechs Vej 07 Vestre Ringgade 26 Vestre Ringgade 33 Vestre Ringgade 21 Paludan-Müllers Vej 12 Majdalen 19 Tamperdalsvej 16 Hammershusvej 13 Hammershusvej 56 Katrinebjergvej 60 Paludan-Müllers Vej 61 Chokoladen 27 Frydenlund Beboerlokale Fitnessrum Fælleshus på Legepladsen Peter Fabersvej Hobby/ klublokale Fælleshus på Legepladsen Peter Fabersvej 4 selskabslokaler 1 værksted Selskabslokale Fælleslokale Kun to boliger, nedlægges Selskabslokale (50 pers) Selskabslokale Beboerlokale Beboerværksted Beboerlokale Gæsteværelse Træværksted Fælleshus 52 Viborgvej Fælleshus 31 Rydevænget 45 Torpevænget- Kappelvænget Selskabslokale kan bruges frem til kl. 20. Bestyrelseslokale Selskabslokale (fælles med Almenbo) Kulturhus Kulturhus 1 grill 2 legepladser 2 legepladser 4 grillpladser 4 legepladser Grillområder 7 grill Småbørnslegeplads Storebørnslegeplads Multibane 1 legeplads 2 grillområder 1 basketbane 1 skakbræt i fliser 2 legepladser 3 grill Grillplads Petanquebane Legepladser 2 grillpladser 2 legepladser Fodboldmål Multibane 4 legepladser 1 fodboldbane Sabro 46 Vistoftparken Selskabslokale Legeplads 58 Ranunkelvej Legeplads 2/6
Afdelinger Indefaciliteter Udefaciliteter 70 Ranunkelvej Selskabslokale Haveredskabsrum Legeplads 72 Rønnevangen Legeplads Trøjborg Christiansbjerg Vandtårnsområdet 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 18 Trøjborgvej 02 Haugesundsvej mm. 06 Risvang Alle 10 Nordalsvej m.m. Beboerlokale Værkstedsrum 20 Norgesparken 1 fælleshus (50 pers.) 50 Brendstrupvej 65 Bethesdavej 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 1 fælleshus (8 borde og 18 stole) Selskabslokale (40 pers) Vinklub Billardklub 1 selskabslokale Den gamle varmehal Vores bydel lokale Hygger lokale for de ældre Systue Gæsteværelse Fælleshus (50 pers) Beboerhus Kafé Kalmar Grillplads Lille fodboldbane Legeplads Bordtennisbord 1 boldbane 1 legeplads 1 grillområde Opholdsområde med bænke og halvtag 2 legepladser Lille fodboldbane Petanquebane 1 basketkurv 2 legepladser Grillplads Stor legeplads 2 grillhytter Fodboldbane Grusbane / fodbold/ basket Legeplads Fitnessområde Svævebane 4 grillpladser 1 stor grill til udlån i Fælleshus Stor græsplæne med håndboldmål Krolfbane Basketballbane / skøjtebane Stor legeplads Grillplads med bordbænkesæt Terrasse med bordbænke og grill Bålplads Skateboardrampe 3/6
Afdelinger Indefaciliteter Udefaciliteter 35 Skelagervej Selskabslokale Hygge-/fjernsynsstue Legeplads Grillområder Skejby 62 Skejbyparken 1 barnevognsrum 1 bestyrelseslokale/ varmemesterkontor 2 legepladser 1 grillplads 2 store p-pladser 6 cykelskure Plæner med bordbænk 36 Hallssti 37 Istedgade Beboerhus Borde 49 Fredensgade Borde Århus C 51 Fredericiagade Borde 54 Norsgade 59 Høegh-Guldbergs Gade Der er planlagt fælleslokale i forbindelse med vaskeri. Cykelkælder Borde 75 Herningvej Beboerlokale 2 pladser med bordebænkesæt Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå 17 Kongsvang 1 selskabslokale 24 Kirkedammen 38 Visbjerg Hegn 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget Bestyrelsesrum (kan lejes af beboerne, men det eneste der er i lokalet, er borde og stole til ca. 18-20 pers.) 1 selskabslokale 1 gæsteværelse 1 selskabslokale 1 gæsteværelse Fælleshus (27 pers.) Boremaskine 1 grillplads 1 legeplads Grillplads Ubrugelig petanquebane (skal enten renoveres eller nedlægges i 2016) Kommunal legeplads i nærheden 3 legepladser 1 petanquebane 1 bålplads 3 bordbænkesæt 1 fodboldbane 1 basketbane 1 grillplads med bordbænkesæt Mini park Bordebænkesæt 2 legepladser Boldbane 2 grill Tørreplads Bænkesæt Boldbane Legeplads Boldbane Bænkesæt Legehus Grill Bålplads 4/6
Afdelinger Indefaciliteter Udefaciliteter Skæring 63 Skæring Parkvej Løgten- Hjortshøj Hårup- Spørring Hinnerup 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 41 Viruplund 42 Hjelmagerparken 73 Virup Skovvej 34 Salonikivej 39 Attikavej 1 selskabslokale 44 Hjulby Hegn 1 fælleshus Fællesrum (15-20 pers) udlejes internt Fælleshus (40 pers) kan lejes af alle 2 legepladser 1 grillområder 1 petanquebane Intet 2 grillpladser 1 fælleshus (40 pers) 1 stor legeplads 30 Nørreskovvej Legeplads 32 Nørreskovvej Fælleshus kan lejes af alle beboere Hinnerup afd. Billardlokale 40 Fredensgade Fælleslokale 1 lille legeplads Haveskur med haveredskaber 6 legepladser til forskellige aldersgrupper (to helt nye) Fodboldbane Basketkurv 68 Østergade (Må evt. benytte afd. 40 s lokale) Som det fremgår af oversigten er der potentiale i flere boligområder for at forbedre fællesfaciliteterne. Mest oplagt synes dog Charlottehøj-området, Vorrevangsdelen af Vandtårnsområdet og Christiansbjerg. Hertil kommer, hvilket ikke fremgår af oversigten, at en fornyelse af Fælleshuset på Peter Fabers Vej i Møllevangen er tiltrængt, men muligvis også i sigte, idet der Landsbyggefonden har erklæret sig villig til at bidrage til en ny bygning, og Aarhus Kommune har erklæret sig villig til at lave en brugsretsaftale på grunden med meget lang løbetid (ca. 33 år). Generelt til screeningen kan herudover bemærkes, at der mange steder findes selskabslokaler (ofte som det eneste fælleslokale), hvilket rejser spørgsmålet om, hvorvidt nogle af disse selskabslokaler vil kunne konverteres til multifunktionelle fællesrum så de både kan fungere som selskabslokale og som rum for forskellige fælles aktiviteter i boligområdet. Både indretningen af selskabslokalerne, reglementerne og kulturen omkring brugen af selskabslokalerne vil i givet fald mange steder skulle revideres. Såfremt bestyrelsen vælger at udpege et eller flere fokus-boligområder bør en nærmere afdækning af behovet klarlægges i dialog med de berørte afdelingsbestyrelser. Boligområdets beboersammensætning, herunder antal beboere og demografi, og de fælles faciliteter uden for Boligkontoret Århus regi bør også indgå i den videre proces. 5/6
INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og konkludere på følgende: 1) De udpegede fokusområder (Charlottehøj-området, Vorrevangsdelen af Vandtårnsområdet, Christiansbjerg, fornyelse af Fælleshuset på Peter Fabersvej og potentialet i at omdanne selskabslokaler til multifunktionelle fællesrum). 2) Løsningsforslag til, hvordan boligområdets beboere i praksis vil kunne dele fællesfaciliteter beliggende i de enkelte afdelinger. 3) Hvilken rolle man ønsker, at organisationen skal påtage sig i bestræbelsen på at skabe bedre fællesfaciliteter. Redskaberne kunne fx være: A) Arkitektstøtte til at skitsere ny brug af eksisterende lokaler og selskabslokaler B) Økonomisk støtte til nybyggeri, renovering eller omdannelse af fælles faciliteter C) Fundraisingstøtte (i den forbindelse vil arkitektbistand også være et godt element) D) Processtøtte E) Andet? 6/6
NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Nemt A. I forlængelse af fokus på at gøre det nemt har Boligkontoret Århus primo januar iværksat en digital mangelliste, hvorved indflytteren ved indflytningssynet får tilsendt et link, hvor vedkommende løbende kan registrere og evt. fotodokumentere fejl og mangler ved lejemålet. Det giver en bedre dokumentation, er nemt for lejeren, og det lettere for ejendomsfunktionæren at være forberedt på evt. udbedring af fejl og mangler. B. Administrationen har i samarbejde med Penneo A/S udviklet et modul til digital opsigelse af boligerne, hvorved beboeren får mulighed for at opsige sin bolig digitalt med brug af NemID. Det gør processen nemmere for beboeren, sikrer at de nødvendige oplysninger er udfyldt og muliggør en hurtigere og mere korrekt sagsbehandling af opsigelsen. C. Boligkontoret Århus har den 28. januar som den første boligorganisation i landet åbnet for digital signering af lejekontrakter via e-boks og EG Bolig. Det forventes at systemet tages i brug medio februar. D. Praksis vedr. husdyrhold har været meget forskellig fra afdeling til afdeling, herunder i hvilket omfang afdelingsbestyrelsen har været involveret. En udtalelse fra tilsynet med almene boliger i Aarhus Kommune har imidlertid understreget, at afdelingsbestyrelsen ingen rolle har ift. administration af husdyrregler. Administrationen har derfor rettet henvendelse til de to omhandlede afdelinger med oplysning om, at deres husorden bør ændres på førstkommende afdelingsmøde, og at administrationen overtager opgaven med forvaltning af husdyrreglerne. Det er tillige tilsynets opfattelse, at oplysning om registrerede husdyr er afdelingsbestyrelsen uvedkommende. På baggrund heraf tilskrives afdelingsbestyrelserne i en række afdelinger om, at de ikke fremover skal modtage lejerens anmodning om godkendelse af husdyr eller informeres herom fra administrationen. Husdyrhold indenfor lovgivning og husorden er en ret som lejer, som afdelingsbestyrelsen ikke har nogen opgave eller indsigt i.
Det er endelig hensigten, at registrering af husdyr ophører. Der foregår i mange afdelinger en registrering af husdyr, men selve registreringen har ingen praktisk eller juridisk betydning. Det er således i forvejen lejerens ansvar at sikre sig, at man holder husdyr, der er lovlige og tilladt iht. husordenen, og det er administrationens opgave at reagere på klager herover. Selve registreringen af husdyret tjener således ikke noget formål, og administrationen har ingen mulighed for at kontrollere de angivne oplysninger. Dermed vil det fremover blive væsentligt nemmere for beboeren at holde husdyr inden for afdelingens husdyrreglement. Personale E. Der er i januar udrullet elektronisk månedsrapport og fraværsregistrering for alle fastansatte medarbejdere med systemet TimeMap. Det er forventningen, at det både vil forenkle administrationen og øge kvaliteten af registreringen. F. Der gennemføres i december 2016 et efteruddannelsesforløb for inspektørerne med fokus på at styrke disses lederrolle. G. Sigurd Østergaard Andersen er 1. januar begyndt som ny ejendomsserviceteknikerelev. Mathias Cramer er begyndt som studentermedhjælp i administrationen med opgaver primært inden for strategiområdet fælles. H. Det endelige resultat for sygefravær i 2015 er nu opgjort. Det ser således ud, inkl. 3 langtidssygdomsperioder: Medarbejdergruppe Gennemsnitlige sygedage 2015 Administrativ medarbejder 5,4 Boligsocial medarbejder 5,3 Ejendomsfunktionær 7,7 Total 6,8 Sygefraværet er fortsat lavt, og er faldet siden 2011. Der kan dog påregnes en mindre datausikkerhed i registreringen, som forventes mindsket med overgangen til TimeMapsystemet, jf. punkt E ovenfor. Derfor er det forventningen, at sygefraværet i 2015 og tidligere har været en anelse undervurderet. Boligkontoret Århus har taget initiativ til, at sygefraværet sammenlignes på tværs i BL s 5. kreds med de forbehold der nu må tages herfor. Der er endnu ikke indkommet alle tal for 2015, men for de tidligere år lå Boligkontoret Århus et stykke under gennemsnittet, dog ikke for boligsociale medarbejdere. 5. kreds og AARHUSbolig I. Boligkontoret Århus tabte i sommer i boligretten sin principsag vedr. overgangen til ventelistesystemet i 2010. Sagen blev indbragt for landsretten, men i lyset af to tabte landsretssa- 2/4
ger hos AAB er det besluttet at trække anken tilbage. Således har AAB opstillet det samlede billede efter en lang række sager om anciennitet ved forskellige retsinstanser: Problem hos ansøger Registrering hos AARHUSbolig Konsekvens Ikke modtaget brev om tilmelding Korrekt adresse Genoprettes Ikke modtaget brev om tilmelding Forkert adresse Genoprettes Ikke modtaget brev om tilmelding Forkert adresse, ikke afsendt Genoprettes Ikke modtaget brev om tilmelding Ingen adresse Genoprettes Ikke modtaget girokort Korrekt adresse, beboer Genoprettes * Ikke modtaget girokort Korrekt adresse, ikke beboer Genoprettes * Ikke modtaget girokort Ikke modtaget girokort og rykker Ikke modtaget girokort og rykker Postadresse, ikke folkeregisteradresse Korrekt adresse Forkert adresse Genoprettes * J. Boligkontoret Århus er i samarbejde med Kollegiekontoret gået i gang med en ny og mere fleksibel model for udlejning og mærkning af ungdomsboliger til udvekslingsstuderende efter rammeaftalen med Aarhus Kommune og uddannelsesinstitutionerne om boliger til internationale studerende. Som følge heraf søges et antal ungdomsboliger mærket til internationale studerende. Uddannelsesinstitutionerne garanter her for leje og istandsættelse. Til gengæld skal det med afdelingsmødets godkendelse fraviges kravet om istandsættelse ved hver fraflytning, men som udgangspunkt alene ved første flytning efter at afdelingen har overtaget normalistandsættelsen. K. Almene boligdage 2017 afvikles i forbindelse med Kulturhovedstad 2017 i Århus. I den forbindelse har BL kontaktet boligorganisationerne med opfordring til, at beboerhuse o.l. stilles til rådighed for arrangementer ifbm. kulturhovedstadsåret. På den måde kan beboerhuset åbnes for nærområdet, med tilbud som man normalt ikke ser i området, men måske skal opsøge andre steder. Det forudsættes: at beboerhuset stilles vederlagsfrit til rådighed for arrangementet at arrangementet er åbent for alle interesserede, også fra andre boligområder at nogle frivillige fra afdelingen eller nærområdet bistår med betjening af arrangementer, åbning, lukning, oprydning, anvisning af faciliteter, mv. at boligorganisationen meddeler hvilke perioder beboerhuset kan benyttes i 3/4
at boligorganisationen meddeler en kontaktperson som arrangørerne kan henvende sig til. Navn, Tlf. mail. at boligorganisationen meddeler hvilke faciliteter der findes i beboerhuset. Størrelse, antal rum, køkken, borde og stole, lærred, højtaleranlæg, godkendt antal personer i lokalet, elforsyning (230v/400v) at boligorganisationen meddeler en præcis adresse på beboerhuset samt p-forhold. at boligorganisationen meddeler oplysninger om handicapvenlig adgang. at boligorganisationen meddeler ønsker til typer af arrangementer som beboerhuset er egnet til Medmindre organisationsbestyrelsen træffer beslutning om andet forudsættes det, at forespørgslen videresendes til de relevante afdelingsbestyrelser. Administration L. Det sker ind imellem, at en lejer ikke formår at bo i boligerne, og den går til i affald, dyr eller anden mislighold. Det skal ikke at vente til fraflytningen! Derfor har vi iværksat en ny procedure, som kan tackle situationen mere på forkant. Som et led heri, kan inspektøren anmelde en proaktiv inspektion af boligerne og pålægge lejeren konkrete vedligeholdelsesopgaver for at undgå at lejemålet tager unødig skade. Det kan erfaringsmæssigt rette op på en del forhold, ligesom det ved kommunalt anviste boliger kan være et vigtigt redskab til at få de relevante myndighedspersoner til at handle ikke mindst i lejerens interesse. M. Som et led i arbejdet med at øge kvalitet og effektivitet, er det nu åbnet for alle medarbejdere kan give leverandører bedømmelser og dele disse direkte i administrationssystemet. Sammen med den løbende benchmark af økonomien vil det kunne medvirke til, at leverandører med et godt pris/kvalitet-forhold vil blive valgt så systematisk som muligt. N. Aarhus Kommune har udbudt en almen byggemulighed på Godsbanearealet i konkurrence til til de almene boligorganisationer. Jf. den byggestrategi, organisationsbestyrelsen vedtog den 7. januar har administrationen udarbejdet et konkurrencebidrag. O. En fornyelse af Fælleshuset på Peter Fabers Vej i Møllevangen er tiltrængt, og Aarhus Kommune har nu erklæret sig villig til at lave en brugsretsaftale på grunden med meget lang løbetid (ca. 33 år). Dermed indledes processen sammen med Landsbyggefonden om at etablere et nyt hus i bydelen. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 4.b Statistik vedr. klager 2015 DATO 28. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/JDK PROBLEMSTILLING Bestyrelsen vedtog i forbindelse med forretningsgangen for klagebehandling, at der årligt skulle forelægges en statistik over antal og typer af de almindelige klagesager. I 2015 er de godt 330 klagesager vedr. husorden m.m. fordelt på følgende kategorier: 400 Klagesager 350 300 250 200 150 100 50 Vold, trusler og hærværk Støj Ildspåsættelse Husdyr Have Fællesarealer Fremleje Bil og parkering Andet 0 2012 2013 2014 2015 Der er tale om en stor stigning ift. 2013 på ca. 34 pct. Blandt de væsentligste ændringer i klagesagernes sammensætning er en vækst i antallet af sager om støj, fællesarealer og ulovlig fremleje. Fsva. fremlejen er dette sandsynligvis afledt af, at der i 2014 i samarbejde med kommunen blev igangsat en ekstra indsats mod overbefolkede boliger for at komme socialt bedrageri til livs og undgå overbefolkede lejligheder. Derudover er der en stor vækst i antallet af sager vedr. forkert benyttelse af fællesarealerne, samt den manglende havevedligeholdelse.
Kategorien Andet, der fortsat udgør omkring en stor del af klagesagerne, er selvsagt en blandet samling af sager. Der er dog en betydelig del af disse, der har en eller anden relation til beboere med psykiske lidelser, hvilken sagstype også har været stigende, herunder bekymringssagerne. I kategorien Andet er vanrøgtssagerne i 2015 fordoblet til 8 stk. Dertil kommer sager om anciennitet på ventelisten, hvor der i 2015 var 7 mod 13 i 2014 og 15 i 2013 og 12 i 2012. Efter lovændringen primo 2013, og Højesterets dom februar 2014 samt de i dec. 2015 afsagte landsretsdomme, der alle gik os imod forventes, at klagerne herom ophører. Der foreligger ikke statistik over indsigelser over forbrugsregnskaber og flytteopgørelser. Her er det i vid udstrækning også forsynings- eller aflæsningsselskabet hhv. håndværkeren, der er den primære part i kontroversen. Der er indbragt et antal sager for beboerklagenævnet af såvel Boligkontoret Århus som beboeren. Det omfatter både husordenssager, flytteafregninger og forbrugsregnskaber. Der har været en svag stigning siden 2013, hvilket særlig skyldes en mindre stigning i klager over forbrugsregnskaber. Der er afsluttet 2 nævnssager vedr. husorden og begge er vundet. En sag om handicapfortrin har været forelagt, hvor den søgende lejer fik medhold. Dertil kommer anlæg af 5 sager om mistet anciennitet, hvor de 4 er vundet, mens 1 er afvist pga. nævnets manglende kompetence. Der er sket en reduktion i antallet af husordenssager ved nævnet fra i 2013 med 7 sager og i 2014 med 4 sager til nu 2. Dette fortsat faldende antal må formentlig tilskrives tilbuddet om dialogmøder mellem beboerne, som sker i stigende omfang og i 10 tilfælde i 2015 blev gennemført med succes. 30 Nævnssager 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 2015 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 2/2
NOTAT TIL PKT 6.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 8. januar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i første halvår af 2016. Dato Arrangement Indhold 4. februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal Resultat af kortlægning af fællesfaciliteter Program bestyrelsesseminar Digitaliseringsstrategi 11. marts Bestyrelsesseminar Beboerdemokratisk struktur 10. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 2016 Opfølgning boligområder Delstrategi Nemt at få hjælp Status adfærdsdesign Status energistrategi 7. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2015 Budget 2017 Afdelingsmøder 2016 - Status på fremtidssikringsstrategier Plan for fleksibilitet og individuel tilpasning af boligen Udpegning af pilotafdelinger vedr. udearealer 9. april Organisationskonference 9. maj Dialogmøde 12. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse
Dato Arrangement Indhold 19. maj Repræsentantskabsmøde 2. juni Bestyrelsesmøde Konstituering 3.-4. juni Bestyrelsesseminar??? Deltagelse af chefgruppen 15. august Dialogmøde 17. oktober Dialogmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2