Referat Møde nr. 9-2013 Bestyrelsesmøde Mandag 17. juni 2013 kl. 19.00 22.00 Indkaldt: forældrebestyrelsen, skolelederen, lærerrepræsentanten. Tilstede: Peter, Jesper, Susanne, Jonas,, Marianne, Fraværende: Louise, Martin Dagsorden Ansv. Ca. tid 1. Valg af referent: Alle 19:00-19.05 Jens 2. Fagfordeling og endeligt timetal: - Fagfordeling - Total timeforbrug vs. budget - Støttetimer - SFO børn vs. bemanding efter sommerferien Fagfordeling: Version 4, udarbejdet ved pædagogisk dag, er præsenteret af. Totalt timeforbrug: Totalt set ender vi med ovenstående fagfordeling på 7,05 stilling inkl. støttetimer. Dette passer fint overens med de 6.2 stilling vi tidligere har budgeteret med. Støttetimer: Støttetimerne inddrages i det samlede timeforbrug og ressourcer. Se særskildt referat vedr. personale. SFO: Eleverne kommer senere i SFO, men pædagogerne er inkluderet i den sidste del af undervisningen i skolen. Der er pt. 2 x 30 timer + 17.5 timer budgeteret. Dette skal justeres i forhold til tilmeldingerne til næste skoleår. Jesper og ser på bemanding vs. Tilmeldinger. 3. Økonomi: Budget 2013 en opdatering: - Ny overenskomst - Betalingsbetingelser - Restancer en opdatering Ny overenskomst: Jesper og gennemgår dette i denne uge. Betalingsbetingelser: Martin skulle fremlægge et forslag. Han er fraværende. Flyttes til næste møde. Restancer: - Der er lavet en skriftelig aftale med et forældrepar indtil september. Til oktober genforhandles. - Der sendt 3. rykker til et forældrepar som er blevet afvist. Vi tager kontakt. - Et udgået forældrepar er sendt til inkasso. - To andre restancer betaler via advokat som aftalt. - En gammel kending har stadig ikke betalt noget, og eleven er på sidste år. Restancen er kr. 20.000,- Jesper kontakter pågældende med et engangstilbud på kr. 5.000,-. Budget: Oliekonto er budgeteret forkert if forhold til 2012. Alle JD MG JD 19:05-19:35 19:35-20:05
Jesper informerer til næste bestyrelsesmøde. Vikar kassen er voldsomt udfordret. Der er meget sygdom, og det koster. Vi bør se nærmere på hvordan vi kan undgå for meget sygdom i fremtiden. 4. Åbent Hus Introduktionsaften: - Orientering om PR - Indhold og hvem står for hvad PR: Foldere er blevet husstandsomdelt og plakater er sat op. Arrangementet er sat på hjemmeside og på facebook. Pressemeddelse er sendt til lokalsprøjterne og nordvestnyt. Der har været indslag i nordvestnyt vedr. ny skoleleder, og vi arbjder på at få TV2-Øst til at komme på besøg til åbent hus. Opgaver og indhold: Labels med logo, titel og navn Jonas laver labels Borde og stole - Bjarne Sodavand sælges af 6. klasse ti kroner. Frugt Susanne køber ind. Elever flytter instrumenter i løbet af dagen - Jens stiller op. JF, JVP, PA JVP + JF 20:05-20:35 18:30 Jonas byder velkommen + fællessang. Jens og Vibeke arrangerer. 18:45 SFO aktivitetsleg 18:45 fortæller om ny struktur 18:50 Marianne laver CL. Quiz og byt. 19:00 Rundvisning. 19:15 5. klasse synger og spiller. 19:30 Trylleri. 19.45 Video i biblioteket 7-8. klasse. 20:00 Video i biblioteket 5. klasse. 20:15 Slut og fællessang. : Når vi laver foldere en anden gang skal vi være bedre til at vurdere billeder fordi det er uheldigt at vi viser billeder af personale og elver som er gået ud. Dette er taget til efterretning. 5. Ny skoleleder 1. august: - Kontrakt på plads? - Velkommen - En briefing om konkrete arbejdsopgaver Kontrakt: Vi mangler en børneattest, ellers er alt ok. Velkommen: Vi sørger om Stinna vil være med 1. juli når der pædagogisk dag. 01. august: Bestyrelsen byder velkommen med morgenmad + møde med breifing. JF 20:35-20:45
05. august: Skoleleder starter alm. arbeidstid. 09. august: Pædagogisk dag - Kick Off Ny struktur. 11. august: Skolestart. Velkommen v. Jonas. Arbejdsopgaver: Husk prøveafvikling denne opgave ligger hos skoleleder. Det er vigtigt at Birgitte og Stinna får startet godt op og får afklaret de administrative opgaver. 1. PR - de næste skridt; logo, skilt, vig bio reklame, osv. - En orientering og en arbejdsplan. Nyt logo skal gennemføres alle steder. Dette er i gang. Nyt skilt er under udarbejdelse med fokuspunkter. Bio reklame skal fornyes - den ophører nu. Vi er ikke i stand til at løfte denne opgave før efter sommerferien. Evt. kan vi producere den selv. Der er mulighed for at reklamere på brandværnsmuseet, ridehallen, bogmærker etc. Dette tager vi op efter sommerferien. Vi udarbejder en PR strategi. 2. IT løsning: - oplæg med økonomi-overslag Oplæg fra Jens er gennemgået. Det besluttes at invistere i Microsoft Office-365 webløsning og fibernet samt to workstations til hhv. skoleleder og sekretær. På sigt udskiftes de resterende arbejdspladser også ud. Oprettelse og hardware kr. 12.850,- Løbende udgifter pr. år kr. 36.840,- Med denne en web løsning fra Microsoft vil hele personalet kunne anvende samme platform fælles kalendere, fælles adresselister, fælles dokumentlager osv, og vi bliver uafhængige af server hardware, og backup. JF, PA 20:45-21:00 JVP 21:00-21:15 Oplægget findes her åbnes ved højreklik: 3. Friskolerne i odsherred møde fra 29/5: en orientering Der blev talt om hvordan man kunne bruge netværket til at få politikerene i tale fordi de frie skoler fylder meget i Odsherred. PA, SA 21:15-21:25
25% af eleverne i Odsherred går i friskoler. Der er talt om at lave et fælles debatmøde om skolestruktur i Odsherred i forbindelse med kommunalvalg. Der skal arbejdes om at aflive myter om friskolerne. Skoleledernes opgave: Fælles folder til friskolernes dag. Bestyrelsens opgave: Et skriv til kommunalbestyrelsen om en debat-dag. Næste møde 20. august på Vallekilde. Peter og Stinna fortsætter arbejdet. 4. Personalefest; hvem gør hvad? Der er i forvejen aftalt skolefest fredag d. 16. august. Vi lægger personalefesten samme dag, sådan at vi kan støde til skolefesten efter spisning Peter har tilbudt at vi kan holde personale-delen hos ham. Louise og Susanne står for detaljerne. 5. Kalender Der er flere som har spurgt om hvornår årskalenderen udsendes. Vi har dsikuteret hvorvidt vi kan undgå at skulle vedligeholde flere kalendere, fordi dette altid giver mulighed for fejl og misforståelser. Der bør også skabes klarhed over hvem som vedligeholder kalenderen. Foreløbig arbejdes internt med en skolekalender fra friskoleforeningen. Alle relevante aftaler i denne lægges i webkalenderen. Jens taster årskalender aftaler ind i webkalender. opdaterer webkalender efter sommerferien. 6. Sommerfest Øl og sodavand handles af Bjarne. Vin købes af Susanne. Køleskab til kold øl og sodavand: undersøger sammen med Bjarne. Jonas laver vagtplan og sørger for det praktiske. Punkter til orientering som ikke kræver behandling på bestyrelsesmødet 7. Nyt fra udvalgene. Intet nyt, bortset fra særskildt punkt for PR: 8. Formanden. Vi bør melde ud om at vi ikke holder lejrskole i år. skriver i næste nyhedsbrev. 9. Skolelederen. Se under særskildt punkt for personale. 10. Lærerrepræsentant. Afgangsprøver er ved at være færdige, og diminssions aften er planlagt. Jonas holder en tale. Der er snakket om samarbejde i i den nye struktur. JF 21:25-21:35 JVP 21:35-22:00
Vi har haft besøg af tilsynsførende som kommer igen næste onsdag. 11. Punkter til næste møde SFO leder SFO dagligdag PR strategi (Jonas, Jens og Peter) Moms fritagelse (Jesper) Betalingsbetingelser (Martin) Årshjulet synliggøres Rute 21 løbet IT status Udskiftning af fyr? 12. Personale. Hvis der er punkter vedrørende personale refereres de i særskilt protokol, som opbevares hos formanden. Datoer: Åbent Hus introduktionsaften d. 20/6 Sommerfest d. 27/6 Morgenmad med ny skoleleder 1/8 Pædagogisk dag d. 9/8 Skolestart d. 11/8 Bestyrelsesmøde d. 12/8 Friskolernes samarbejdsmøde d. 20/8
HUSKELISTE FOR BESTYRELSEN PÅ HØVE FRISKOLE HUSK ANSVARLIG KOMMENTAR DEADLINE Samarbejdsaftale FU Skoleleder/Bestyrelse Arbejdslørdag Morgenmad Julegave Skoleleder Indkøb Sommerfest Passe baren Personalefest Stormøde Forkortelser: FU JD LK SA JF JVP PA MG Forretningsudvalg Salling konstitueret skoleleder Jesper Davidsen Louise Kolstrup Susanne Andersen Jonas Færing Jens Valsgaard Petersen Peter Arnfeldt Martin Gredsted