Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde tirsdag den 10. december kl. 13.00 Mødested: Hjørring egård Version: 1 Repræsentanter fra Tornby-Vidstrup MR deltager fra kl. 13.00. Repræsentanter fra Jelstrup MR deltager fra kl. 14.00 Mødet sluttede 16.28 Fælles: 0 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Lukket møde Punkt behandlet. 2 Gennemgang Likviditetslån & 5% midler Sag: 5% midler - oversigt 2013 (1023) Gennemgang af 5% midler og likviditetslån 2013 05/12 2013: Opdateret liste over 5% midler for provstiet. Der er stadig midler tilbage, idet flere kasser har varslet, at der kan opstå likviditetsmangel, når der udbetales løn i slutningen af december. PU besluttede under dette punkt til at opfordre menighedsrådene til at sende regninger ud i september med henblik på at undgå disse likviditetskriser. PU besluttede ligeledes at anbefale, at menighedsrådene benytter revisorens tilbud om at foretage et regnskabseftersyn inden aflevering i marts, så bemærkninger til regnskabet kan minimeres. Prisen er kr. 550 + moms. Udgiften kan afholdes af kirkekassen. 3 Valg af repræsentanter til Informationstjenesten Sag: Repræsentantskabsmøde Informationstjenesten (983) Lisbeth Waaentz valgtes for Nordre og Mogens Sørensen for Søndre provsti Der skal vælges repræsentanter til Informationstjenesten. Referat fra seneste møde vedlagt. Repræsentantskabsmødet 23. oktober REferat Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 1
20/11 2013: Referat fra Informationstjenestens repræsentantskabsmøde. 4 Forespørgsel til MR Sag: Folkekirkens Mission - valg af stiftsudvalgsmedlemer (969) Vi undersøger fortsat, om det er muligt at finde emner PUNKTET ER UDSAT FRA SIDSTE PU MØDE Stadig ingen henvendelser fra MR, med forslag til kandidater. Provstierne skal stille med 2 kandidater. Forespørgsel til MR 13/11 2013: Der er sendt mail til alle MR i Søndre Provsti, med opfordring til at foreslå kandidater. 13/11 2013: Der er tillige udsendt mail til samtlige MR i Nordre Provsti. 5 Lønstrup - Planlagt gravplads Sag: Lønstrup - Planlagt gravplads (1018) - Mårup Punktet udsættes Lønstrup - Planlagt gravplads 04/12 2013: Formand for Mårup MR sender brev vedr. planlagt gravplads ved Lønstrup kirke. Brevet er vedlagt tegning, men de nævnte kommentarer er ikke sendt med. Der er rykket for kommentarerne hos formanden. 6 Refusion løn hjælpelærer efterår 2013 - Bistrupkirken Sag: Anmodning om fortsat hjælpelærer på konfirmandhold, hvor specialklasse er med (856) - Bistrup PU ønsker afregning ved årsskiftet og anmoder MR om fremover at budgettere med posten Refusion løn Susanne efterår 2013 - Bistrupkirken 04/12 2013: Bistrup sender opgørelse over konfirmandhjælpelærer for efteråret og efterspørge om PU ønsker afregning ved årsskiftet eller når konfirmandholdene er færdige. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 2
7 Udkast til forretningsorden Sag: Provstiudvalg (1020) Godkendt udkast til forretningsorden 04/12 2013: LES har lavet udkast til forretningsorden Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 8 Endelig godkendelse af ombygning, samt forhøjelse af lån Sag: Sct. Hans - Velfærdsbygning (905) - Sankt Hans Endelig godkendelse af ombygning, samt forhøjelse af lån 25/11 2013: Stiftet godkender endeligt projektet og forhøjelse af lånet. 9 Notat vedr. PUKassen i Søndre Provsti Sag: Økonomi Hjørring Søndre Provsti (984) notat vedr. PUKassen i Søndre 25/11 2013: LES internt notat vedr. manglende lønoverførsel fra Skolekirketjenesten til PUK kassen i Hjørring Søndre Provsti. 10 Hjørring Søndre Pr. - Bemærkninger til Revisionsprotokollat 2012 Sag: Revisionsprotokollat 2012 for PUK Søndre Provsti (1001) Hjørring Søndre Pr. - Bemærkninger til Revisionsprotokollat 2012 14-11-2013: Stiftets bemærkninger til revisionsprotokollat for Hjørring Søndre Provsti. 11 Nyt brugt orgel til Vejby kirke 11 Nyt brugt orgel til Vejby kirke Sag: Orglet-Vejby Kirke (917) - Vejby Nyt brugt orgel til Vejby kirke 27/11 2013: Mail fra ODY - Vejby kirke kan købe brugt orgel fra Løkken - pris 80.000,- ODY har godkendt denne løsning. Planlægning af opstilling Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 3
28/11 2013: MR har aftalt med orgelbygger, at de tales ved efter jul for at planlægge hvornår orgelet kan opstilles. Billede af orgel 27/11 2013: ODY sender billede af orgelet, som MR påtænker at opstille i kirken. 12 Samuels kirkeklokke foræres til anden kirke Sag: Vrå kirke - klokke (953) - Vrå GF oplyser, at klokken i stedet er reserveret til en ny kirke i Kbh. Samuels kirkeklokke foræres til anden kirke 27/11 2013: Vrå MR har mulighed for at overtage klokken fra Samuels kirke, mod at betale for nedtagelse og transport. ODY har sagt god for at de arbejder videre med sagen indenfor en beløbsramme på 50.000,- kr. 13 Projekt indgangsparti på Rakkeby Kirkegård Sag: Indgangsparti på Rakkeby Kirkegård (1016) - Rakkeby Projekt indgangsparti på Rakkeby Kirkegård 03/12 2013: LES forklarer MR at de skal lave en konkret projektbeskrivelse, før PU kan tage stilling til om projektet kan gennemføres. 14 Anmodning om udtalelse Sag: Ændring i lokalplan (1002) - Mårup Anmodning om udtalelse 18-11-2013: Aalborg Stift beder kirkegårdskonsulenten udtale sig i forbindelse med lokalplansforslag. Udgiften skal afholdes af MR. 15 Tårs Menighedsråd - stiftsmiddellån (kr. 800.000) Sag: Graverfaciliteter - byggesag (913) Tårs Der er søgt om stiftsmiddellån på 800.000 kr. Tårs Menighedsråd - likviditetslån Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 4
Tårs - stiftsmiddellån (kr. 800.000,-) 27/11 2013: Ansøgning til Stiftet om optagelse af stiftsmiddellån på kr. 800.000,- Lånet ansøges med en løbetid på 5år og med første afdrag juni 2014. 16 Sct. Olai - Ansøgning 5% midler div. rep. iflg. KirkeDV sognegård (kr. 18.750) Sag: Sct. Olai - egård (995) - Sankt Olai Udsættes til næste møde PUNKTET ER UDSAT FRA SIDSTE MØDE LES undersøger nærmere, hvorfor der ikke er budgetteret med formålet og vurderer om der er behov for en ekstrabevilling. Der er sendt mail til MR med forespørgsel på, om der er sat penge af i budget 2013, samt forespørgsel på prioriteringsrækkefølge på de tre punkter. Sct. Olai - Ansøgning 5% midler div. rep. iflg. KirkeDV sognegård (kr. 18.750) 08/11 2013: Sct. Olai ansøger om 5% midler til div. rep. i sognegården iflg. KirkeDV: - Udskiftning af cirkulationspumpe på varmeanlæg - Efterisolering af gangarealer - Inddækning af affaldscontainer De tager forbehold for at opgivne priser er fra 2011. Sct. Olai - Ansøgning 5% midler div. rep. iflg. KirkeDV sognegård (kr. 18.750) 17 Lyngby kirke - frigivelse af midler Sag: Lyngby kirke - udv. kalkning og understrygning af tag (se også 832) (951) - Lyngby Lyngby kirke - frigivelse af midler 25/11 2013: Stiftsøvrigheden har endelig godkendt frigivelse af midler. 18 Rettelse til den kirkelige ligning Sag: Kirkelige budgetter for 2014 (928) Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 5
Rettelse til den kirkelige ligning 25/11 2013: LES informerer Hjørring kommune om mindre rettelse i budgetrammerne. 19 Skolereformen Sag: Skolereformen (1019) Skolereformen 04/12 2013: Der har været afholdt møde med børne- og ungeudvalget fra Hjørring Kommune. LES sender referat fra mødet. 20 LUKKET MØDE Punkt til behandling 21 Konstituering Em Sag: Konstituering Em 2013 (1003) - Em Konstituering Em 15/11 2013: Em MR meddeler at de har konstitueret sig. 22 Vrejlev Hæstrup - konstituering Sag: Vrejlev Hæstrup - konstituering 2013 (1013) - Vrejlev Vrejlev Hæstrup - konstituering 23 Konstituering Sag: Konstituering 2013 (1015) Sct. Catharinæ Konstituering 29/11 2013: Ny konstituering i MR, sendt til stiftet. 24 PU møder 2014 Sag: PU møder 2014 (1021) PU møder 2014 04/12 2013: MBS har udsendt mødeplan for 2014 pr. mail til PU medlemmer. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 6
Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 Behovsanalyse Sag: Tornby Vidstrup egård (870) - Tornby Behovsanalyse 27.11.2013: Tornby-Vidstrup MR fremsender til PU materiale vedr. ombygning af den gamle præstebolig med tilhørende konfirmandstue til en tidssvarende sognegård. Materialet drøftes på PU-møde den 10.12.2013 kl. 13.00, hvor repræsentanter fra Tornby-Vidstrup MR deltager. For Tornby-Vidstrup MR var mødt Birthe Jensen, Minna Jochumsen og Hans Nicolaisen I forbindelse med køb af ny præstebolig afsatte PU i prioriteringsrækkefølgen af stiftslån et lån i 2014 med henblik på en tillempning af den hidtidige præstebolig, så den kunne fungere bedre som sognegård. Nu foreligger der imidlertid renoveringsplaner til mellem 3 og 5 mio. kr., det samme som et nybyggeri vil koste. For et nybyggeri taler, at der er visse fugtproblemer i boligdelen, og at isoleringen er ringe. Det vil imidlertid medføre langt færre kvadratmeter, idet det i forhold til medlemstallet i pastoratet skal svare til fx sognehuset i Bjergby eller konfirmandhuset i Skallerup. Det er MR derfor ikke interesseret i. MR er optimistisk omkring behovsanalysen. Der er allerede nu daglige brugere. Usikkerheden vedrører alene konfirmander, idet børnene fra pastoratet nu er spredt på mange skoler. Det besluttes, at ODY efter nytår tager et møde med arkitekten, menighedsrådet, provstiets bygningskyndige samt formanden for PU, hvor også en mere beskeden tillempning af bygningen skal drøftes. Derefter genoptages sagen. 2 Tversted Kirkekasse Sag: Tversted Kirkekasse ansøgning om 5%-midler (825) Tversted Punktet er udsat fra sidste PU-møde den 21.11.2013. Godkendes med kr. 9.000,- Tversted Kirkekasse 18.10.2013: Hirtshals kirkekontor fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. præsteskifte i Tversted. 3 Ansøgning til Provstiudvalget, Hjørring Nordre Provsti Sag: Hørmested Menighedshus, oliefyr (912) - Hørmested Der tildeles en ekstrabevilling på op til kr. 75.000,- Ansøgning til Provstiudvalget, Hjørring Nordre Provsti 22.11.2013: ODY svarer MR at den rigtige Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 7
løsning er naturgas - Per Lønborg vil undersøge, hvad tilslutningsafgiften vil være i menighedshuset. 18.11.2013: Hørmested MR v/bodil Kjær fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til anskaffelse af gasfyr i menighedshuset samt bortskaffelse/opgravning af gl. olietank. 4 Ansøgning om 5% midler Sag: Sørig Kirkekasse - økonomien (705) - Sørig Der tildeles en ekstrabevilling kr. 22.675,- Ansøgning om 5% midler 05.12.2013: Sørig MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. reparation af murværk på Sørig Kirke. 5 Endnu en ansøgning om 5% midler fra Sørig menighedsråd Sag: Sørig Kirkekasse - økonomien (705) - Sørig Der tildeles en ekstrabevilling på kr. 9.187,- Endnu en ansøgning om 5% midler fra Sørig menighedsråd 05.12.2013: Sørig MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter vedr. reparation af en løs tagplade på Sørig Kirkes spir. 6 Bjergby- Mygdal - Ansøgning om ekstrabevilling Sag: Bjergby Kirke - teleslyngeanlæg (900) - Bjergby Der tildeles en ekstrabevilling på kr. 23.500,- Bjergby- Mygdal - Ansøgning om ekstrabevilling 05.12.2013: Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU ansøgning om ekstrabevilling til reparation af teleslyngeanlægget i Bjergby Kirke. 7 Bindslev - 5% midler til badeværelse præstebolig (kr. 68616,25) Sag: Bindslev Præstebolig - badeværelse (700) - Bindslev Bindslev - 5% midler til badeværelse præstebolig 05.12.2013: Bindslev MR fremsender til PU opgørelse over udgifter ifm. renovering af Der er allerede bevilget kr. 50.000,- den 14/8. Der henstår desuden en rest på anlægsbevillingen på kr. 2.332,84 vedr. reparation af bruseniche, som kan medgå til formålet. Der tildeles derudover en ekstrabevilling på kr. 16.283,- Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 8
badeværelse med anmodning om udbetaling af tidligere bevilget beløb. Slutbeløbet er imidlertid blevet lidt større end forventet. 8 Bjergby-Mygdal præstebolig Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Udsættes, idet ODY gerne vil undersøge reglerne vedr. så gamle bygninger nærmere. Bjergby-Mygdal præstebolig 05.12.2013: Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU anmodning om at man vil genoverveje beslutningen om, at Bjergby-Mygdal præstebolig skal renoveres. MR ønsker i stedet at rive den nuværende ejendom ned og bygge en ny, tidssvarende bolig. Bjergby-Mygdal pastorat, leje af midlertidig bolig 22.11.2013: Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU opgørelser over udgifter til leje af midlertidig præstebolig Villa Munkekæret 15, Bjergby, fordelt på leje og forbrug. 9 VS: Budget fra Lendum og Hørmested menighedsråd Sag: Budget 2014 fra Lendum og Hørmested menighedsråd (910) - Lendum Menighedsrådene henvises i første omgang til at finde beløbet selv, da der er tilstrækkeligt med frie midler i budgetterne for 2014 til at dække udgiften. VS: Budget fra Lendum og Hørmested menighedsråd 27.11.2013: Lendum MR anmoder om, at der afsættes yderligere midler til organistens løn i 2014. Ny organist er PU uddannet og skal derfor have en højere løn end tidligere organist. PU anmodes om at tage stilling til om budget 2014 skal rettes til eller om beløbet evt. dækkes af en ekstrabevilling. VS: ansøgning 27.11.2013: Hørmested MR fremsender til PU anmodning om forhøjelse af budget 2014 med kr. 25.000, idet lønudgiften til organiststillingen bliver højere end forventet. Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 10 Rensning af Orglet ved Lendum Kirke Sag: Lendum Kirke - orgel (904) - Lendum Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 9
Rensning af Orglet ved Lendum Kirke 15.11.2013: ODY svarer Lendum MR, at en sådan udgift bør planlægges og derfor ikke kan betegnes om en akutudgift - udgiften bør derfor medtages på budget 2015. 15.11.13: Lendum MR ansøger om tillægsbevilling til dækning af rensning af orglet ved Lendum Kirke. Udgiften er af en sådan størrelse, at MR ikke kan afholde udgiften på nuv. tidspunkt. 11 Sørig - likviditetslån (kr. 60.000,-) Sag: Sørig - likviditetslån (kr. 60.000,-) (899) - Sørig Sørig - likviditetslån (kr. 60.000,-) 04.12.2013: HSP meddeler, at der er bevilget et likviditetslån til Sørg Kirkekasse, da Kirkekassen havde likviditetsproblemer som følge af en ekstraordinær stor elregning. Det midlertidige likviditetslån beløber sig til kr. 60.000. 12 Vedr. Tolne og Mosbjerg Kirker - varmestyring Sag: Varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker (847) - Tolne. ODY følger op på problemet efter nytår, dels med henblik på overvågning af forbruget, dels med henblik på alternative opvarmningsmuligheder Vedr. Tolne og Mosbjerg Kirker - varmestyring 27.11.2013: Vedr. MR s ansøgning om midler til dækning af udgifter ifm. varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker dat. 13.08.2013. MR var ikke opmærksom på, at tilbuddet var ekskl. moms. Bevillingen er derfor forhøjet administrativt med momsbeløbet. 13 VS: den kirkelige ligning Sag: Budget 2014 (771) VS: den kirkelige ligning 25.11.2013: PU fremsender til Hjørring Kommune meddelelse om at der er foretaget en mindre rettelse i budget 2014, idet PUKkassen for Nordre provsti er hævet med 200.000 og 5%-midlerne er tilsvarende reduceret. 14 Justering af endelige budgetter vedr. kirkekassen Sag: Budget 2014 (771) Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 10
Justering af endelige budgetter vedr. kirkekassen 06.11.2013: PU fremsender til Læsø Kommune budgetoversigt vedr. budget 2014. 15 Astrup kirke - ny klokke Sag: Astrup Kirke - ansøgning om ny klokke (823) - Astrup Astrup kirke - ny klokke 04.12.2013: STØ fremsender til Astrup MR kopi af udtalelse fra klokkekonsulent Per Rasmus Møller ved. erhvervelse af ny klokke til Astrup Kirke. Klokkekonsulenten har besigtiget den nye klokke hos Dansk Kirkeklokketeknik i Løkken den 21.11.2013. Klokkekonsulenten anfører, at støbearbejdet er særdeles smukt. STØ kan med baggrund i klokkekonsulentens udtalelse godkende den nye klokke. STØ gør opmærksom på, at det færdige klokkeanlæg skal godkendes, når arbejdet i klokkestabelen er tilendebragt. 16 VS: Samarbejdsaftale Sindal Sag: Samarbejdsaftale Sindal vedr. skovrejsningsprojekt (911) - Sindal VS: Samarbejdsaftale Sindal 25.11.2013: PU fremsender til STØ samarbejdsaftale ml. Miljøministeriet/Naturstyrelsen og Sindal MR vedr. skovrejsningsprojekt, som Hjørring Kommune har tilkendegivet at ville godkende den 04.12.2013. Samarbejdsaftalen indsendes til juridisk vurdering og samtidig til udtalelse hos kirkegårdskonsulent Mogens Andersen. 17 Astrup MR - ny konstituering Sag: Valg til provstiudvalg og stiftsråd 2013 (776) Astrup MR - ny konstituering 27.11.2013: PU videresender til STØ referat fra Astrup MR, hvoraf den nye konstituering i Astrup MR fremgår. Astrup MR - referat 27.11.2013: PU videresender til STØ ref. fra Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 11
MR hvoraf det fremgår at Poul Sørensen har ønsket at udtræde af MR. 18 Torv-Rundkørsel ved Lendum kirkes parkeringsplads Sag: Solurstorv i Lendum (894) - Lendum Torv-Rundkørsel ved Lendum kirkes parkeringsplads 25.11.2013: STØ fremsender til Lendum MR og PU udtalelse vedr. projekt for et torv ved indkørslen til Lendum kirkes parkeringsplads. 19 Horne kirke - ny klokke Sag: Horne kirke - klokke (778) - Horne Horne kirke - ny klokke 19.11.2013: STØ fremsender til Horne-Asdal sognes MR honoraropgørelse ifm. udarbejdelse af forslag til ny klokke til Horne Kirke. 20 VS: Slutfakturering og byggeregnskab Sindal Gl. Kirke Sag: Slutfakturering og byggeregnskab Sindal Gl. Kirke (902) - Sindal VS: Slutfakturering og byggeregnskab Sindal Gl. Kirke 05.12.2013: PU videresender til PWC skema 3 og 4 vedr. istandsættelse af Sindal Gl. Kirke. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 12
Punkter fra tillægsdagsorden: Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Budget 2014 Hjørring Søndre Provsti 06/12 2013: Budget 2014 skal gennemgåes. Hvis det godkendes skal det underskrives og returneres til provstikontoret. 2 Ansøgning 5% midler - Tagrenovering (kr. 420.518,75+19.325,-) Sag: Hjørring egård - tagrenovering (1026) - Sankt Catharinæ Godkendt, idet det bemærkes, at ligningsbeløbet er sat kr. 50.000,- for lavt. [Der er tale om udmeldingen fra april, som blev forhøjet i sept., hvor ungdomspræstens rådighedsbeløb blev lagt ind under PUKassen. LES] Det finansieres ved en ekstrabevilling i 2014 Ansøgning 5% midler - Tagrenovering (kr. 420.518,75+19.325,-) 09/12 2013: Sct. Catharinæ ansøger om 5% midler til tagrenovering iflg. tilbud. Kr. 420.518,75 til taget og kr.19.325,- til udskiftning af Velux vinduer. Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 Ansøgning om refusion af udgifter ifm. præsteansættelse Sag: Bindslev Kirkekasse - Ansøgning om 5%-midler 2013 Der tildeles en ekstrabevilling på kr. 71.979,- 09.12.2013: Bindslev s MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. ansættelse af ny præst i Bindslev- Sørig pastorat. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 10.12. 2013 13