AB/EK møde 25. juni 2018, kl. 17:15-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Ole Søndergaard, Jonas Brandenburg, Sabrina Jørgensen, Pia Jensen, Joan Verma, Erik Gøtze. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Peter Møller Nielsen, Line Aoussar Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 6/2018, 25. juni 2018... 2 2. Godkendelse af referat nr. 5/2018, 28. maj 2018... 2 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager... 2 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold... 3 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret... 4 6. Status over afdelingens driftsøkonomi... 4 7. Statusopfølgning på konto 119.200 119.420 (Afdelingsbestyrelsen)... 6 8. Budget 2019... 6 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret... 7 10. Næste møde... 7 11. Eventuelt... 7 1/7
1. Godkendelse af dagsorden nr. 6/2018, 25. juni 2018 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 5/2018, 28. maj 2018 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager 03.01 Udskiftning af alarmanlæg Udskiftning af alarmanlæg på ejendomskontor m.m. pågår, og den sidste del af udskiftningen foretages formentlig i august 2018. Udskiftningen vil medføre lavere driftsomkostninger på årsbasis, og dette korrigeres i forbindelse med kommende budgetlægning. 03.02 Returnering af nøgler til beboerne Ejendomskontoret er i gang med generelt at returnere nøglerne til beboernes lejemål, sådan at der fremadrettet skal indgås en aftale mellem den enkelte beboer og ejendomskontoret omkring adgang til det enkelte lejemål. Dette skridt er taget i samråd med KAB s juridiske afdeling, og det sikrer, at der både over for den enkelte beboer og ejendomskontorets medarbejdere er helt klare aftaler for, hvornår vi eller håndværkere går ind i et lejemål. 2/7
03.03 Opsætning af bomme på udvalgte stier Ejendomskontoret har indhentet priser på etablering af bomme, der bl.a. skal være med til at dæmme op for knallertkørsel på stierne. Det videre forløb drøftes. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter sagen, og tager stilling til det videre forløb. Ejendomskontoret arbejder videre med opsætning af bomme, der konteres inden for budgetrammen på konto 116. 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold 04.01 Ansættelse af en afløser i sommermånederne Som en hjælp i forbindelse med ferieafviklingen, er der ansat en løsarbejder frem til 31. juli 2018, med mulighed for at forlænge frem til 30. september 2018. 04.02 Ferieplanlægningen på ejendomskontoret Orientering om afvikling af sommerferie for afdelingens medarbejdere. 3/7
04.03 - Personaleforhold generelt Lukket punkt 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Eventuel forlængelse af midlertidig erhvervslejekontrakt. Opsætning og udskiftning af diverse skilte. Status på AB/EK-folderen. Placering af borde/bænkesæt på fællesarealerne. Dialog med politiet i forbindelse med de seneste måneders uro i afdelingen. Information om Høje Taastrup Kommunes kommende borgermøde vedrørende Taastrup Valhøj Kildeplads. Ejendomskontoret kan igangsætte forlængelse af midlertidig lejekontrakt, men skal undersøge hvordan retningslinjerne er for opsigelse af erhvervslejemål, såfremt det måtte blive aktuelt i forbindelse med renoveringen i afdelingen. 6. Status over afdelingens driftsøkonomi Budgetopfølgning pr. 19. juni 2018 fremlægges til drøftelse i bestyrelsen. Enkelte punkter vil blive uddybet på mødet, og det forventes, på baggrund af den nuværende status, at budgetrammen for 2018 vil kunne holdes. På baggrund af den manglende afklaring på renoveringen, indstiller ejendomslederen, at følgende arbejdere på den planlagte periodiske vedligeholdelse udskydes fra 2018 til 2019, og derved indtil videre indgår i budgetlægningen for 2019. 4/7
116.220 Atelierhuse, maling af facader, 100.000 kr. Afventer en afklaring om renovering, og udskydes derfor til 2020. 116.220 Femkanten J 1, maling af facader, 100.000 kr. Afventer en afklaring om renovering, og udskydes derfor til 2019. 116.260 Beboerlokaler, maling af vinduer og døre, 30.000 kr. Afventer en afklaring om renovering, og udskydes derfor til 2019. 116.410 Møbler udskiftes i 3G20, 180.000 kr. Kontoen benyttes til mindre udskiftning af møbler i begge lokaler, og vil fremadrettet være samlet i en udgiftskonto. Der forventes derfor et mindreforbrug på kontoen. 116.410 Beboerlokale i 5J1, 40.000 kr. Der er igangsat mindre reparationer og udskiftninger på anlægget i begge lokaler, og kontoen vil fremadrettet være samlet i en udgiftskonto. 116.560 Sæbedoseringsanlæg, 70.000 kr. Dette forventes at blive indarbejdet i forbindelse med den generelle udskiftning af maskinerne i vaskeriet i efteråret 2018. 116.580 Videoovervågning, udskiftning, 150.000 kr. Ejendomskontoret er p.t. i gang med udskiftning af alarm og telefonssystem, og det kan derfor være fornuftigt at udskyde udskiftning af videoanlægget, til de andre ting er helt gennemført. 116.610 Traktor Kubota udskiftes, 400.000 kr. Efter budgetvedtagelsen i september 2017, er det lykkedes at få fundet en løsning på de mange reparationer og deraf store udgifter til maskinen. Det vil derfor kunne forsvares økonomisk at udskyde udskiftningen til 2022. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter ovenstående forslag, og tilslutter sig, at de nævnte vedligeholdelsesarbejdere udskydes, og tages med i budgetlægningen for 2019. Godkendt. 5/7
7. Statusopfølgning på konto 119.200 119.420 (Afdelingsbestyrelsen) Fremlæggelse af budgetopfølgning, samt kontoudtog for konti som afdelingsbestyrelsen har råderet over. Saldospecifikation pr. 19. juni 2018, samt udspecificerede kontokort fremsendes som bilag. : Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og godkender budgetopfølgningen. Drøftet og godkendt. 8. Budget 2019 Der vil i forbindelse med budgetlægningen være fokus på afdelingens henlæggelser, herunder henlæggelserne til tab på fraflyttere, som revisionen har bemærket i forbindelse med deres gennemgang og godkendelse af regnskab 2017. Budgetoplægget fremsendes til afdelingsbestyrelsen ultimo juli/primo august. Afdelingsbestyrelsen skal inden da tage stilling til afdelingsbestyrelsens eget budget på konto 119.200 til 119.420 Revideret langtidsplan fremlægges til drøftelse. Der er på nuværende tidspunkt ikke indarbejdet udgifter til større renoveringsopgaver, som vil være en del af helhedsplanen. Hvis den nuværende helhedsplan ikke vil kunne gennemføres, skal der indarbejdes en lang række større vedligeholdelsesarbejder, som bl.a. udskiftning af døre og vinduer, vand- og varmeforsyning, og tagrenovering. : Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter langtidsplanen og budgettet for afdelingsbestyrelsens udgifter, som der herefter vil blive arbejdet videre med. Langtidsplanen samt budget for afdelingsbestyrelsen blev drøftet. Ejendomskontoret fremsender revideret budget for afdelingsbestyrelsens arbejde til bestyrelsens medlemmer sammen med referatet. 6/7
9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Ejendomskontoret bedes gennemgå videooptagelserne fra området foran genbrugspladsen med henblik på at få udpeget de personer, der henkaster affald uden for genbrugspladsen. Ejendomskontoret oplyste, at der i de tilfælde, hvor beboere kan udpeges, vil ejendomskontoret følge op med en opkrævning til beboeren for bortskaffelse af det henkastede affald. 10. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag den 27. august 2018 kl. 17.15 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. Afdelingsbestyrelsen noterede sig datoen. 11. Eventuelt Intet til eventuelt. Møde slut kl. 18.15 7/7