Velkommen til M&R YES

Velkommen til M&R YES

Indhold Mentorordningen & Mentortjeck-listen (Udfyldes af den nyansatte) 4 1. Velkommen til DTU - Institut for Miljø og Ressourcer 5 2. Om instituttet 5 Personalet 5 Ledelsen 5 Arbejdsbeskrivelse og arbejdstid 5 Sprog 5 Undervisningen 6 Vision 6 Forskning 6 Personalepolitik 7 Udvalg 7 Navn og lokalisering 7 3. Dagligdag på instituttet 8 Fraværsregistrering 8 Frokost 8 Sociale arrangementer 8 PC og netværk 9 Kopimaskiner 9 4. Fællesfaciliteter 9 Fællesfunktoner og services 10 Biler 10 Mødelokaler 10

AV-udstyr 11 5. Personalegoder 11 Coaching 11 Massageordning 11 Kaffe, the & kakao 11 Sport 11 Frugtordning 11 6. Information og kommunikation 12 E-mail 12 Nyhedsbrev 12 Intranettet 12 Om manualen 14 Quality Manual 14 Hjemmeside 15 Orienteringsmøder og seminarer 15 7. Sikkerhed på instituttet 15 8. Økonomi 16 Økonomisk ramme 16 Ekstern projektfinansiering 16 Økonomisupport 16 9. Specielt for P.hd.-studerende 16 10. Nøglepersoner - hvem man kontakter i forbindelse med hvad 17 Indhold

Mentorordningen Alle nyansatte får tildelt en mentor. Mentoren vil støtte dig og vise dig til rette i den første tid og svare på spørgsmål. Som ny er det en enestående chance for at få en introduktion til organisatoren og til at få besvaret de små og store sørgsmål, som popper op under den første ansættelsestid. Mentor vil ligeledes sørge for, at du bliver vist rundt på institutet og DTU og præsenteret for de vigtigste nøglepersoner og dine nærmeste kolleger på instituttet og DTU. Mentor tjeck-listen (Udfyldes af den nyansatte) Introduceret til manualen på intranettet og har læst indholdet af denne folder Blevet informeret om mødetid og sted første arbejdsdag Blevet præsenteret for nærmeste kolleger og alle relevante nøglepersoner Fået navneskilt til dueslag og kontor, nøgler, tlf.liste mm. af receptionen Fået tildelt et brugernavn og en adgangskode til netværket + til Portalen Blevet koblet på netværket og tildelt en computer af IT-afdelingen Blevet fotograferet og fået udleveret en præsentationsskabelon af Tegnestuen (byg. 115), som bruges til en præsentation af dig selv. I samme anledninget fået bestilt gratis visitkort! Orienteret om sikkerhedsforholdene og vist rundt i vores laboratorier Fået fremvist institutfaciliteter og blevet præsenteret for servicefunktionerne (Biblioteket, Tegnestuen, IT, Økonomi & Personale er obligatorisk) Fremvist faciliteter i 101 (S-Hus, kantiner, DTV, boghandel, sportsog klubfaciliteter, studiekontor, kassen, personalekontor etc.) Blevet orienteret om sociale aktiviteter, fx. ved at deltage i: fredagsmorgenmad, frokostpauser, frokostseminarer m.m. Fået kursus i Quality Manual af NIC, inden for de første 3 måneder Modtaget dataskema og sendt det + skattekort til Personaleadministrationen Tilmeldt dig E-boks (så du automatisk får tilsendt lønopgørelse) Oplyst Fotokopimaskine kode af Receptionen 4

1. Velkommen til DTU - Institut for Miljø & Ressourcer Pjecen er primært tænkt som en kort introduktion til instituttet med nyttig information om en række praktiske forhold vedrørende instituttets organisering, politik og daglige drift. Detaljerede oplysninger om praksis, regler m.m. finder du i vores elektroniske håndbog - manualen. Info om Instituttet og dets aktiviteter finder du på vores hjemmeside. DTU s intranet www.portalen.dtu.dk er tilgang til nyheder, meddelelser og informationer og genvej til CampusNet (Se mere herom på side 14). 2. Om Instituttet Personalet Vi er ca. 150 medarbejdere fordelt på teknisk-administrativt personale (TAP) og videnskabeligt personale (VIP) inkl. Ph.d.-studerende. Hertil kommer en række udenlandske gæsteforskere, som typisk opholder sig 1-6 mdr. på instituttet. Se billeder af medarbejderne her: https://intranet.er.dtu.dk/vismedarbejdere.aspx Ledelsen Institutdirektøren er udpeget og ansat af rektor til at lede instituttet. Ansvarsområder og opgaver uddelegeres i videst muligt omfang til de relevante og kompetente personer. I manualen findes en liste over hvem der må underskrive hvad, hvornår. Den daglige ledelse af instituttet koordineres af Ledelsesgruppen, som består af: Institutdirektøren Administrationschefen Forskningschefen Laboratoriechefen Undervisningsdirektøren Innovationschefen Faste VIP refererer til Institutdirektøren, mens faste TAP refererer til Laboratoriechef eller Administrationschef. Projektansatte refererer normalt til den projektansvarlige. Arbejdsbeskrivelse og arbejdstid Alle ansatte, som har en ugentlig arbejdstid på minimum 8 timer, har krav på et ansættelsesbrev. Hvis du ikke senest 14 dage efter påbegyndelsen af din ansættelse har modtaget et officielt ansættelsesbrev fra DTU, kontakt da Administrationschefen. Hvis du er ansat som TAP, vil din chef i samråd med dig sørge for, at der udfærdiges en personlig arbejdsbeskrivelse, som bl.a. definerer dine generelle arbejdsvilkår, herunder dine arbejds- og ansvarsområder. Læs mere herom i manualen. Sprog Da vi er et internationalt orienteret institut, er hovedsproget formelt set engelsk. Mange medarbejdere taler dansk i det daglige, men det er en forudsætning at man kan kommunikere på engelsk i skrift og tale, da forskningsformidlingen og kommunikationen med vore internationale samarbejdspartnere foregår på engelsk, alle undervisningsaktiviteter på master kandidat niveau afholdes på engelsk, en del medarbejdere og studerende er udlændinge og ofte ikke taler dansk. Derfor bør al skriftligt materiale, som henvender sig til en bred kreds, udfærdiges på engelsk eller som minimum indeholde en engelsk udgave. 5

Undervisningen Instituttet bidrager til uddannelsen af civilingeniører og diplomingeniører. Instituttet udbyder mere end 40 kurser årligt inden for miljø-området. Undervisningen har et højt indhold af eksperimentelt arbejde. Vores undervisning er baseret på en stærk international profil, hvor størstedelen af undervisningen gennemføres på engelsk, og hvor en betydelig del af de studerende kommer fra udlandet. På hjemmesiden finder du oplysninger om undervisningen, kursusudbud og studenterprojekter. Se alle DTU s og Instituttet s kurser i kursusbasen på: www.kurser.dtu.dk Visioner Det er vores vision at, Undervisningen har en stærk international profil, og vi er højest rangeret i Danmark og blandt de bedste i Europa. Undervisningen er bred dækkende fleksibel i form og indhold og er på forkant med samfundets behov for ingeniørmæssig ekspertise. Forskningen har et højt teknisk-naturvidenskabeligt niveau inden for et bredt udsnit af ressource- og miljøfaglige emneområder. Forskning og udvikling understøtter bæredygtige teknologier. Vi er på udvalgte forskningsområder blandt verdens førende. Vi har en attraktiv arbejdsplads, hvor vi stiller krav til ledere og medarbejdere og fokuserer på størst mulig beslutningskompetence og udviklingsmuligheder for alle. Det forventes, at alle ledere og medarbejdere arbejder for, at visionerne kan opfyldes. Derudover har alle et medansvar for instituttet s videre udvikling og for at bidrage til det gode arbejdsmiljø. Forskning Forskningen har til formål at udvikle bæredygtige teknologier og sikre os en førende position på internationalt niveau. Forskningen skal bidrage til at løse nationale og internationale miljø- og ressourceproblemer. Instituttet udfører forskning, der kortlægger vigtige teoretiske sammenhænge, og resultaterne anvendes bredt i forbindelse med systemanalyse og teknologiudvikling. Vi lægger vægt på at samarbejde med de bedste internationale forskere. Forskningen publiceres i førende ISI tidsskrifter og præsenteres tillige på internationale konferencer over hele verden. Vi arbejder med centrale opgaver inden for vand, jord, affald og ressourcer. I tilgift arbejder vi på at udvikle nye forskningsområder der ligger i krydsfeltet mellem vores eksisterende forskningsområder. På vores hjemmeside kan du skabe dig et overblik over vores mangeartede forskningsaktiviteter og samarbejdspartnere. 6

Personalepolitik Instituttets generelle politik er: Rygning: Må kun foregå udendørs. Askebægere står ved indgangen til 113/115. Stress: Symptomer på stress skal videregives til din leder, så I sammen kan finde en løsning på problemet. Hvert år reviderer ledelsen, om der er områder hvorpå stressrelaterede opgaver kan undgås. Fysiske og psykiske arbejdsrammer: Alle bør være opmærksomme på f.eks: dårlig omgangstone, diskrimination, chikane, lavere produktivitet, hyppig personaleudskiftning, dårlig indeklima, fysiske gener og højt sygefravær. Kompetenceudvikling og efteruddannelse: Der afsættes hvert år en sum penge, med det formål at fremme udviklingen af hver enkelt medarbejder. Overarbejde: Bør ikke overskride 5 timer pr. uge gældende for TAP-K og TAP-T. VIP har i hehnhold til deres ansættelseskontrakt ingen øvre arbejdstid. Instituttets politik findes i manualen og DTU s personalepolitik på DTU s hjemmeside. Udvalg Der er nedsat en række (politisk) strategiske udvalg, som er orienteret mod instituttets udvikling. For flere af servicefunktionerne er der nedsat driftstekniske udvalg, som typisk beskæftiger sig med opgavekoordinering samt her og nu problemløsning for en fællesfunktion. Efter behov oprettes løbende arbejdsgrupper til løsning af specifikke opgaver. Eksisterende udvalg er pt: IT-udvalget Studienævnet Biblioteksudvalget Ledelsesgruppen Samarbejdsudvalget Forskningsudvalget Sikkerhedsudvalget PR-udvalget Udsmykningsudvalg Coachinggruppen Forretningsudvalget Innovationsudvalget M&R Forum M&R Forum Planlægningsgruppe PhD prioriteringsudvalget Særlige funktioner og titler Lokaleudvalget Rådgivende udvalg Laboratoriekoordineringsudvalget Udvalgssammensætningen kan ses på intranettet under Administration - Committee Navn og lokalisering på DTU Den officielle danske forkortelse for instituttet er M&R. På engelsk hedder instituttet Department of Environment & Resources, forkortet E&R. I materiale på dansk anvendes det danske navn og den danske forkortelse. I materiale på engelsk anvendes de engelske benævnelser. Vi råder over lokaler og forsøgsfaciliteter fordelt på følgende bygninger: 113, 114 og 115 og har råderet over en forsøgshal i tilknytning til Lundtofte Rensningsanlæg. 7

Adresse: Institut for Miljø og Ressourcer Danmarks Tekniske Universitet (DTU) Bygningstorvet, bygning 115 2800 Kgs. Lyngby Tlf.: 4525 1600 (Reception er bemandet på hverdage 8.30-16.00) Fax: 4593 2850 Direkte tlf.: 4525 xxxx E-mail: er@er.dtu.dk www: www.er.dtu.dk Intranet intranet.er.dtu.dk Webmail: webmail2.er.dtu.dk (Bruges når man arbejder hjemme) Kort over DTU findes på pjecens bagside. 3. Dagligdag på instituttet Fraværsregistrering Det første du skal gøre, når du møder på arbejde, er at indrapportere din tilstedeværelse i vores system på intranettet. Funktionen kommer automatisk frem på skærmen, når du logger på. Systemet skal også anvendes ifbm indberetning af fravær, såsom sygdom, ferie, rejseaktivitet, orlov og lign. Alternativt kan fravær indberettes til receptionen senest ved arbejdsdagens begyndelse. Du kan også anvende systemet til at se, hvilke af dine kolleger der er tilstede, og hvornår de eventuelt er tilbage. Funktionen har altafgørende betydning for receptionen og fremmer planlægningen for dig og dine kollegaer, da din status kan videregives til dem der ringer eller kommer forbi. Frokost Ansatte har dagligt 29 minutters betalt frokost. I bygning 113 rum 011 finder du instituttets frokoststue. I frokoststuen og i kaffestuerne er der køleskabe til madpakker, og microovne hvor du har mulighed for at varme din mad. Husk at rydde op efter dig selv, sætte dit brugte service i opvaskemaskinen og sætte maskinen igang, når den er fyld op. I bygning 101 findes 2 kantiner og cafeér, hvor der serveres varm mad, salatbar, sandwiches og smørrebrød. Prisniveauet varierer, men oftest er Faculty billigst. Sociale arrangementer Skovtur for alle ansatte afholdes midt i august Fælles julefrokost afholdes i december. Rammerne for julefrokosten og uddelegeringen af opgaver aftales ved en glögg-komsammen i starten af december Hver fredag er der fælles morgenmad i vores frokoststue. De, som er tilmeldt morgenmadslisten, skiftes til at tage morgenmad med. Medbring egen kop og 10 kroner kontant for morgenmad og pålæg Barbeque afholdes ved midsommer DTU s årsfest (Dato for arrangementet offentliggøres/annonceres) DHL-løb (firmastafet) inde i fælledparken i september 8

PC og netværk Alle medarbejdere har adgang til en netværks-pc. Bruger-ID (xxx) og password skal anvendes, for at logge på netværket. Du får tildelt et temporært password af IT-support, som du af sikkerhedsmæssige grunde skal ændre den første gang, du logger på. Din email adresse på instituttet er: xxx@er.dtu.dk og dit password: Skal minimum have en længde af 7 karakterer Skal indeholde mindst 1 symbol fra hver af følgende fire kategorier: 1. Små bogstaver (a, b, c, z) 2. Store bogstaver (A, B, C, Z) 3. Numre (0, 1, 2, 9) 4. Symboler (f.eks.:!., [ \ ) Skal ændres mindst en gang om året (senest efter 365 dage) Skal være anderledes end de sidste 3 password du har brugt Kan kun ændres hver femte dag Instituttet stiller en PC til rådighed for alle medarbejdere, som er ansat på ordinære midler. Projektansatte må anvende projektmidler til indkøb af PC. Kontakt IT-support, hvis du ønsker hjælp til at forbinde en eventuel hjemme-pc med instituttets servere, eller hvis du oplever problemer med din pcér eller netværket. Kopimaskiner Der findes kopieringsmuligheder på samtlige etager i bygning 115 og 113. Du skal indtaste en kode, som du skal have oplyst af receptionen. Koden er forbeholdt ansatte og må ikke gives videre til studerende, gæster m.m., da de får tildelt en speciel kode i receptionen. Kontakt en af medarbejderne i Tegnestuen, hvis der er behov for service på kopimaskinerne. 4. Fællesfaciliteter Fællesfunktioner og service På instituttet er der oprettet 7 såkaldte fællesfunktioner, som varetager opgaver relateret til instituttets basisdrift og servicerer medarbejderne på forskellige områder. De syv funktioner er: Receptionen Undervisningssekretariatet Økonomi-support Laboratoriefunktionen Biblioteket Tegnestuen IT-support Få en nærmere beskrivelse af de enkelte funktioner på intranetforsiden, ved at klikke på banneret The Manual og gå ind under 10. Servicefunktioner, finder du guidelines, serviceydelser, procedurer, templates m.m. Det, du ikke finder svar på i manualen, må du endelig spørge din mentor eller chef om. 9

Biler Instituttet råder over 6 forskellige typer biler, som ansatte og studerende kan anvende i arbejdsøjemed (private formål er ikke tilladt). Studerende skal have tilladelse fra vejleder og underskrive en køretilladelse. Som projektansat skal projektet betale x kr. pr. km. En bil kan bookes via email-systemet (Outlook) ved at klikke ind under Public Folders og Reservation. Efter reservation udleveres nøgler og kørebøger af Receptionen. Information om regler og praktiske detaljer vedrørende brugen af instituttets biler er i manualen på intranettet. Er der evt. problemer med at booke, kan receptionen eller IT-Support være behjælpelige. Fort Transit Landrover Toyota Corolla Toyota Hiace Toyota Verso Toyota Yaris Mødelokaler På instituttet er der indrettet 3 mødelokaler i varierende størrelse og indretning. Lokalerne bookes via emailsystemet (Outlook) ved at klikke ind under Public Folders og Reservation. Lokaler kan kun bookes af ansatte. Bygning/rum 113/011 115/051 115/145 Størrelse 60 10 25 Bemærkninger Anvendes primært til større møder og i repræsentativ sammenhæng. Også CTT og BYG har brugsret. Er indrettet med fastmonteret AV-udstyr. Må ikke anvendes til skemalagt undervisning. Velegnet til interne møder og vejledermøder Velegnet til interne udvalgsmøder og ikke-skemalagt undervisning. Laboratorieaktiviteter Hvis du i forbindelse med dit projekt skal udføre laboratorie/feltorienterede aktiviteter skal du kontakte Laboratoriechefen og aftale tid for obligatorisk introduktionskursus til laboratoriearbejde. På introduktionskurset gennemgåes regler og procedure for arbejde i instituttets laboratorier, samt sikkerhedsaspekter ved laboratoriearbejde. Før arbejdet påbegyndes i laboratoriet skal der udfærdiges en APV, arbejdsplads vurdering, hvor risikoaspekter skal beskrives og vurderes. På vores hjemmeside under Om instituttets/laboratorium findes en lang række 10

oplysninger om laboratoriet. Adgang til oplysninger kræver password, det som du bruger når du logger dig på din PC. Studerende bruger et fælles log-in som udleveres på introduktionskurset. Laboratoriearbejde kan udføres fra mandag til fredag fra kl. 8:00 17:00. Laboratoriearbejde uden for dette tidsrum aftales med den faglige eller tekniske vejleder. Det er af sikkerhedsmæssige grunde ikke tilladt at arbejde alene i laboratorierne. Det betyder, at der i bygningsafsnittet skal være mindst to personer til stede. AV-udstyr Ansatte kan låne en bærbar AV-projekter. Reservation foretages via emailsystemet (Outlook) ved at klikke ind under Public Folders og Reservation. Det er også ifbm. møder, seminarer, feltarbejde muligt at låne en bærbar PC. Receptionen står for udlevering af AV-udstyr. Bemærk at der i møderum 011 er en lysstærk, fastmonteret AV-projekter. Information om AV-udstyret er i manualen på intranettet. 5.Personalegoder Coaching Vi tilbyder coaching, hvor emner der vedr. arbejdet kan berøres. Folder, der uddyber denne service findes i manualen og i trykt form i receptionen og i frokoststuen. Massageordning Instituttet tilbyder massage. Receptionen informerer alle, når nye massagetider er tilgængelige. Det koster 100 kroner for en halv time, instituttet financierer det resterende beløb. Lister for tilmelding hænger på receptionens tavle. Kaffe, the & kakao Vi betaler for kaffe/the/kakao til alle ansatte, mens de studerende selv betaler. Alle medvirker til, at der er friske forsyninger, ved altid at sætte en ny kande over når du tager den sidste kop eller du kan se at kanden er ved at være tom. Der er kaffemaskiner og elkedler i kaffestuerne i rum 060, 166, 248 i bygning 115 og i frokoststuen i bygning 113. Varelaget af kaffe, kakao, the, sukker m.v. findes i stueetagen. Sport Bygning 101 huser en lang række sportsklubber for ansatte og studerende på DTU, hvor man kan melde sig til, for en favorabel pris. Læs mere på: www.idraet.dtu.dk Frugtordning Ved tilmelding af vores frugtklub, får du frisk økologisk frugt leveret på dit kontor hver mandag. Pris: 34,-kr./ 8-10 stykker frugt. Tilmeld dig hos Anna (awl@er.dtu.dk). 11

6. Information og kommunikation E-mail Brugen af e-mail er nok det vigtigste og mest udbredte hjælpemiddel til at kommunikere internt og eksternt. Vi anvender Outlook til at modtage, sende og gemme e-mails. For din egen skyld bør du hurtigt forsøge at indarbejde et system til at administrere dine emails. Søg evt. inspiration til et system hos dine kollegaer. For at undgå overfyldte inboxe, findes der i Outlook-programmet forskellige oprettede grupper som du kan sende fælles e-mail til, f.eks: Ph.d.-erne, ledelsesgruppen, diverse udvalg, komiteer og funktioner. Hvis du ønsker at registrere en ny gruppe, kan du få IT-afdelingen til at oprette det for dig. Korte Her&Nu -meddelelser som er relevante for alle, skal publiceres på intranetforsidens Announcement. Meddelelser, som er aktuelle i længere tid, sendes til det ugentlige nyhedsbrev (Bulletin@er.dtu.dk) Nyhedsbrev Instituttet udgiver én gang om ugen et elektronisk nyhedsbrev på intranettet. Nyhedsbrevet fungerer som en lidt avanceret opslagstavle, hvor: Møder annonceres, referater bringes, efterlysninger bringes, tilføjelser og ændringer i manualen annonceres og alle andre meddelelser af mere generel interesse findes. Ikke alle indlæg er lige relevante for alle medarbejdere, men du har pligt til at orientere dig om, hvad der bringes af meddelelser og læse indholdet af dem, som kan være af relevans for dig. For at du nemmere kan få et overblik over emner, der er mest relevant for dig, er nyhedsbrevet opdelt i kategorier med hver sit ikon. Staff Research Teaching Staff (Personalerelevant) Research (Forskningsrelevant) Teaching (Undervisningsrelevant) Administration Administration Innovation (Innovationsrelevant) Arrangements Innovation E&R Events External Events IT E&R Finances professional Graphics Social Laboratory Secratary Library Co-operation Management (Servicerelevant) (Opdelt i Sociale, faglige og institutrettede) External Events (Begivenheder udefra, ofte målrettet specifik faggruppe) Accomodation (Boligoversigt over (frem)leje) Other News (Emner udenfor ovenstående kategorier vil kunne ses her) Accommodation Other News Alle ansatte kan få indlæg bragt. Send blot indlæg til bulletin@er.dtu.dk 12

Intranettet Det er kun ansatte, som har adgang til vores intranet. Du kommer ind på intranettet ved at klikke på banneret nederst i højre hjørne på vores hjemmeside. Brug samme User-ID og Password, som når du tænder for PC en og logger på serveren. Intranetforsiden giver adgang til: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Nye korte Her&Nu meddelelser (Gemmes IKKE i arkivet) Fremsende forslag til det ugentlige nyhedsbrev Ugens nyhedsbrev (Gemmes i arkivet) Nyhedsarkivets manuelle søgefunktion (Indtast søgeord og få listet alt der vedrører emnet) Nyhedsarkivet (Søg efter måned, kategori eller specifik uge) Eksterne links til fx. gratis-ordbog og DTU Portalen Interne links til fx. manualen, Quality Manual og diverse E&R brochurer, raporter m.m. Tilføjelser/Input/Ideér til nyt indhold på intranetforsiden Fødselsdage - offentliggørelse over fødselarer IT support Månedens idé, som offentliggøres efter Institutdirektøren har præmieret vinderen Møder & begivenheder (Overblik over hvad, hvor og hvornår møde/begivenhed afholdes) My notifier (Tilmeld servicen, hvis du ønsker en mail når person du leder efter ændrer status) Ændring af status (fx. At work, Gone for the day, Out of office, At lunch ) Kort sagt er intranettet: et slå op værktøj - som letter din hverdag 15 1 2 14 3 13 12 11 10 8 9 7 6 5 4 15. Forklaring på indhold i menuen administration - en af de mest brugte menuer på intranettet: Status: skift status, Registrer/få overblik over dine og andres fremtidige planer i kalender funktionen, tjek din profil, tjek status Overview: Tjek dine kollegaers status Reservation: Reserver mødelokaler Find staff: Hurtig billedoversigt over alle medarbejdere på M&R Search contact person: Søg efter supportfunktioner, serviceydelser, jobtitler og ansatte Upload presentations: Upload relevante filer til gavn for alle med interesse for emnet Committee: Se liste med navne på alle eksisterende udvalg ER Cources: Se liste med alle eksisterende institut-kurser New Year Card: Hvert år før juleferien, kan du sende en gratis nytårshilsen til samarbejspartnere 13

Portalen En anden væsentlig kilde til information er Portalen, som er DTU s intranet for alle ansatte. Link til Portalen finder du bl.a. i headeren på vores hjemmeside. Bestil brugernavn+adgangskode hos Marianna - Mho@er.dtu.dk (Portal-koden bruges også til CampusNet (som er en studenterportal). Om manualen Link til manualen finder du på intranettets forside ved at klikke på banneret The Manual eller som alternativ på I-drevet (I:\ERManual). Håndbogen indeholder bl.a. links til nøgledokumenter med beskrivelser af vores mål, strategi, organisation og personalepolitik, samt hjælp til servicefunktionerne. Derudover udgør den regelsamlingen for instituttets drift og udgør dermed et elektronisk opslagsværk for, hvordan man skal forholde sig i en lang række situationer. Manualens opbygning og indhold: 01. Vision (Mission + vision) 02. Udviklingskontrakt (UMV, Udviklingsmål og virkemidler mm.) 03. Strategi & Handlingsplan (Handlingsplan, årsrapporter mm.) 04. Organisation (Grønt regnskab, ledelse, udvalgssammensætning mm.) 05. Personaleforhold (MUS, kompetenceudv., stresspolitik, planlægning mm.) 06. Økonomi (Efteruddannelse, rejser, drift, budgetter, regnskaber m.m.) 07. Forskning (Forskningsgrupper/felter/projekter, ansøgningsskemaer, kontrakter) 08. PhD (Intro og guidelines til administration, thesis, takster, budgetter m.m.) 09. Undervisning (Alt om forløb, områder, kurser og efterudd., blanketter mm.) 10. Servicefunktioner (Serviceydelser, procedurer, guidelines, templates, udlån mm.) 11. Public Relations 12. Referater M&R (Referater fra forskellige udvalg og møder) 13. PPPortal (Powerpoint-filer som tidligere er blevet præsenteret i ER-forum) Instituttets rammer udvikles hele tiden. Derfor er manualen ikke et statisk dokument. Den vedligeholdes løbende af servicefunktionerne og diverse udvalg. Du har som medarbejder pligt til at holde dig orienteret om, hvad der er udfærdiget regler for og følge dem. Quality Manual Instituttet er igang med at indføre kvalitetsstyring af alle vore aktiviteter. Quality Manual er instituttets elektroniske kvalitetsstyringssytem som beskriver vores arbejdsprocesser. Du går ind på quality.er.dtu.dk og bruger dit institutpassword. Så finder du procedurer, instruktioner og formularer, der følges når du underviser, forsker eller arbejder med innovationsaktiviteter og myndighedsbetjening. 14

Du finder også de procedurer som følges, når du arbejder sammen med vore servicefunktioner. Vi forventer, at du sætter dig ind i procedurerne og løbende ændringer. Du vil modtage et kursus i brugen af systemet inden for dine første tre måneders ansættelse. Kvalitetssystemet er et dynamisk system og administreres af kvalitetskoordinatoren. Hjemmeside Hjemmesiden indeholder primært information af mere generel karakter, som skønnes at have betydning og interesse for folk uden for instituttet. Der ligger bl.a. information om, hvem vi er, igangværende forsknings- og undervisnings-aktiviteter vore publikationer, ledige stillinger på instituttet m.m. Orienteringsmøder og seminarer Institutdirektøren orienterer efter hvert ledelsesmøde om, hvad der er blevet besluttet og om andre forhold af betydning for medarbejderne. Med jævne mellemrum indkaldes alle medarbejdere eller grupper af medarbejdere til informationsmøder eller seminarer om udvalgte emner. Frokostseminarer afholdes med jævne mellemrum, primært på onsdage, hvor en medarbejder orienterer sine kolleger om, hvad vedkommende p.t. arbejder med. Frokostseminarer har oftest et fagligt indhold, men vil i form og indhold være tilpasset en bred målgruppe. To til tre gange årligt samles hele instituttet til E&R Forum-møder, hvor man behandler en konkret problemstilling af relevans for hele instituttet, ofte i kombination med noget socialt samvær. En gruppe af medarbejdere og Institutdirektøren fastlægger form og indhold for møderne. Emnerne har eksempelvis bl.a. omhandlet stress og stresshåndtering, teambuilding, storytelling m.m. 7. Sikkerhed på instituttet Instituttet prioriterer sikkerhed højt. Instituttets sikkerhedsarbejde ledes af et Sikkerhedsudvalg, hvor institutdirektøren er formand. Instituttet er inddelt i sikkerhedsgrupper bestående af en valgt sikkerhedsrepræsentant og en institutlederrepræsentant. Ved indgangen til hvert enkelt laboratorium er opslag med billede og navne på medlemmer af den relevante sikkerhedsgruppe. Ved indgangen til hver etage forefindes en oversigt over lokaliseringen af diverse sikkerheds- og nødhjælpsudstyr. I oversigten fremgår ligeledes samlingssted ved evakuering i tilfælde af brand eller kemikalieudslip. Ved hver oversigt er ophængt alarmhorn til brug i tilfælde af evakuering. Der skal udarbejdes en APV (arbejdspladsvurdering) for hver enkelt arbejdsfunktion. APV tages løbende op til revision. I forbindelse med opstart af forsknings- og studenterprojekter, skal der ligeledes udarbejdes en APV, hvor sikkerhedsaspekter og risici i forbindelse med projektet beskrives og vurderes. Vejledning til udarbejdelse af APV findes i manualen. Spørgsmål vedr. APV stilles til Laboratoriechefen. 15

10. Økonomi Økonomisk ramme Instituttets samlede årlige omsætning er i størrelsesordenen 60 mio.kr., hvoraf ca. halvdelen kommer fra DTU i form af en rammebevilling og den anden halvdel fra eksterne kilder såsom forskningsråd, EU og diverse ressortministerier. Instituttets ledelse godkender instituttets budgetter og regnskaber. Institutdirektøren er ansvarlig for forvaltningen af instituttets indtægter. Ekstern projektfinansiering Lidt mere end halvdelen af de ansatte på instituttet er projektfinansierede. Alle projekter skal betale et overhead til DTU og en afgift til instituttet. Reglerne finder du i manualen. Afgiften er med til at dække udgifterne til driften af fællesfunktionerne. Generelt betaler projekter selv af projektmidler for forbrug af laboratoriematerialer og udstyr og for serviceydelser, som falder uden for basisydelsen (jf manualen). Økonomisupport Det er medarbejderne i Økonomifunktionen som i det daglige tager sig af instituttets bogholderi. Hvis du har regninger der skal betales, spørgsmål vedr. lønudbetalinger, rejseafregninger mv. kontakt da en af dine kolleger i økonomifunktionen. I manualen er en oversigt over hvem du skal kontakte. 11. Specielt for Ph.d.-studerende Du bliver som Ph.d.-studerende automatisk medlem af instituttets PhD-Klub og får tildelt en erfaren Ph.d.-studerende som mentor. Ph.d.-Klubben afholder uformelle frokostmøder ca. 1 gang om måneden og alle Ph.d.-studerende opfordres til at komme med emner af såvel faglig som social karakter, der er af relevans for specielt Ph.d.-studerende. Derudover arrangeres faglige og sociale arrangementer på initiativ af de Ph.d.-studerende selv. Ph.d.-Klubben er også et godt og trygt forum, hvis du eksempelvis ønsker at øve dig og få feed-back på dine præsentationer. Hver fredag eftermiddag hygges der med kaffe og kage, og ind imellem indledes weekenden i DTU s Studenterbar: S-huset. 16

12. Nøglepersoner - hvem man kontakter i forb. med hvad Der er mange nøglepersoner på instituttet, der besidder specifik viden og har fået tildelt beslutningskompetencer. I første omgang kan det være hensigtsmæssigt at notere sig, hvem man kan kontakte i forbindelse med hvad. Spørgsmål der vedrører: VIP-ansættelsesforhold TAP-ansættelsesforhold Undervisningsaktiviteter Forskningsaktiviteter Laboratorier, værksteder & felt Økonomi Spørgsmål der vedrører: Boligformidling (til f.eks gæsteforskere) Receptioner & seminarer Indkøb af kontorartikler Reporting of absence in ScanPas Rejseregnskab og rejseforsikring Gaveindsamling og deltagerbidrag Nøgler Køkken og møderum Telefoner og faxmaskiner Avancerede betalinger og depositum Brevuddeling og frankering Kontormøbler (bestilling/afskaffelse) Spørgsmål der vedrører: Farveprint, scanning og fotografering Design, layout og tegneopgaver Indkøb af papir Bestilling af visitkort Trykopgaver i stort oplag Posters og omfattende printopgaver Spørgsmål der vedrører: PR (Rekruttering af nye studerende) Institutdirektør Administrationschef & laboratoriechef Undervisningsdirektør & administrationschef Forskningschef og institutdirektør Laboratoriechef Administrationschef BEJ/SUW el. annoncerne i nyhedsbrevet SUW SUW BEJ BEJ BEJ, SUW SUW, HOK JNP SUW, BEJ SUW, BEJ HOK, SUW ATG Tegnestuen Tegnestuen Tegnestuen Tegnestuen Salogruppen (Eksternt trykkeri) - spørg JCM Vesterkopi på DTU, bygning 101- spørg TOD/JCM GKP, KPK 17

Spørgsmål der vedrører: EU-projekt håndtering BKR, EZH Projekt ansøgning rådgivning, bogføring, budget opfølging, udgiftserklæring og regnskab ikke EU-projekt håndtering AMH, SBW, BSL Projekt ansøgning rådgivning, bogføring, budget opfølging, efterspørgsel vedr. fonde Spørgsmål der vedrører: Ph.d.-projekter og rapporter Spørgsmål der vedrører: Biblioteket AMH, Tegnestuen GH, HEO Lån af bøger og tidsskrifter, Arkiv med: artikler, reporter, Ph.d.-raporter, MSc raporter. Udarbejdelse af Publikationslister, E&R Refman Database, reportering i ORBIT, Publicering af det ugenlige nyhedsbrev, nyhedsarkiv, Alumnenyheder, Subscriptions of Journals, Nye publikationer Spørgsmål der vedrører: International Relations GKP Uddannelsesnetværk, samarbejde og udvekslingsaftaler, viden baseret på regler og love, Håndtering af ansøgnnger og studerende, support af internationale studerende og gæsteprofessorer Spørgsmål der vedrører: Undervisningsadministration MHO Undervisningslokalitet, censorer, håndtering af kursusdatabase, CampusNet support, ressourcehåndtering af undervisningsekskursioner, kontakt til DTU s studiekontor, studenterprojekter, kontrakter Spørgsmål der vedrører: Hjemmeside Webprogrammering og funktionalitet Grafik, design og billeder til web Målgruppeorienteret indhold Intranet Spørgsmål der vedrører: IT-Support PTV JCM GKP PTV, JCM IT-afdelingen Fil/email/data/web-server, Backup system, Sikkerhed, firewall og anti-virus, trådløst network, Standard software, licens håndtering, PC support, Software installation, PC er, PDA er etc, håndtering af bærebare til udlån, håndtering af AV-projektorer og (AV) udstyr i 011/113 18

Spørgsmål der vedrører: Affald Avanceret iltning Bakterier i vand Bioenergi, gylle Drikkevand Grøn miljøteknologi Grundvand Jordforurening Kemiske Analyser Kloakker /regnvand Laboratorier Landbrug, gødning Luftforurening Miljø generelt Miljøbioteknologi Miljøfremmede stoffer Nano forurening Olieeftersøgning Rensning med planter Spildevand Svømmebade U-lande Uorganisk geokemi Vandforurening Vandressourcer THC, THA HRA HJA RIA ERA, HJA AME, MOH PLB, CHS, PJB, ERA PK, RAJ, PLB NIC, HAM, HRA, EVE, HHL, ATG PSM, JJL, MOH ATG, NIC, HAM JCT, RIA JCT, CHS, HAM MOH, JCT, THC BFS, MOH ANB, HRA, KOK, NIN ANB ILF STT MOH, PSM HJA, ERA JCT, HRA DJP JCT, NIN, STT PBG, PJB, DR Responsible of design & new content: jcm@er.dtu.dk, september 2007-version Vi håber, at du efter at have læst denne pjece har en idé om, hvordan mange ting foregår, hvor du kan søge yderligere oplysninger. Konkrete og konstruktive forslag til forbedringer af pjecen er altid meget velkomne og kan sendes til BSL@er.dtu.dk. 19

Boghandel + administrationen som giver 10% rabat DTU s hovedkontor Bus 300S Institut for Miljø og Ressourcer Kantine + sandwich/salatbar S-Huset Faculty Bus 150S