Indberetning til venteinfo Brugervejledning 2011 Version 1.0. August 2011
Brugervejledning - indberetning af fremadrettede ventetider Dokumentation af Specialiseret Sundhedsvæsen Sundhedsstyrelsen Islands Brygge 67 Postboks 1881 2300 København S Emneord: ventetid; indberetning; forventet; fremadrettet Sprog: Dansk URL: http://www.sst.dk Version: 1.0 Udgivet af: Sundhedsstyrelsen, august 2011
Forord Dette er en brugervejledning til indberetning af forventede ventetider via Sundhedsstyrelsens indberetningssystem, NIV. De indberettede data vises på www.venteinfo.dk og www.sundhedskvalitet.dk, hvor borgere, patientvejledere, praktiserende læger mv. kan benytte oplysningerne til understøttelse af det frie og det udvidet frie sygehusvalg. Vejledningen er udelukkende en vejledning til brugen af Sundhedsstyrelsens indberetningssystem. Vejledning til hvordan man kommer på indberetningssystemet og hvilke krav der stilles i denne forbindelse er beskrevet på www.sst.dk. - Sundhedsstyrelsen, august 2011
Indhold 1 Introduktion 1 1.1 Hvad sker der når data er indberettet til NIV? 1 1.2 Ny definition af forventet ventetid 1 1.3 Kontaktadresse ved spørgsmål 1 2 Grundlæggende forudsætninger for anvendelse af NIV 2 3 Indberetning 4 3.1 Første gang der indberettes 4 3.1.1 Valg af organisation 4 3.1.2 Valg af behandlinger 5 3.1.3 Indberetningsside 6 3.1.4 Kvitteringsside 11 3.2 Fremtidige indberetninger og favoritfunktion 11 3.2.1 Opret favorit-funktion for indberetning af ventetider 11 3.2.2 Benyt favorit-funktion for indtastning af ventetider 13 3.2.3 Slet favorit-funktion for indtastning af ventetider 14 4 Udtræk af ventetidsdata 15 4.1 Første gang der laves udtræk 15 4.1.1 Valg af behandlinger 16 4.1.2 Valg af organisationer 16 4.1.3 Valg af periode 17 4.1.4 Generer og gem udtræk 17 4.2 Fremtidige udtræk og favoritfunktion 17 4.2.1 Opret favorit for udtræk af ventetidsdata 17 4.2.2 Anvendelse af favorit-funktion til udtræk af ventetider 19 4.2.3 Slet favorit-funktion for udtræk af ventetider 20
1 Introduktion 1.1 Hvad sker der når data er indberettet til NIV? Jævnfør proceduren i dag, så vil indberettede data i NIV overføres til visningssiden ved en daglig automatiseret kørsel omkring midnat. Således vil data på visningssiden altid være opdateret senest ét døgn efter at en given ventetid er opdateret i NIV. 1.2 Ny definition af forventet ventetid Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Danske Regioner og Sundhedsstyrelsen gennemgik primo 2010 den eksisterende definition af forventet ventetid i sammenligning med hvad der i praksis bliver indberettet og vist på www.venteinfo.dk. Det blev i den forbindelse besluttet at udarbejde en ny definition, som ligger tættere op af det, der i praksis registreres (dette blev kortlagt i en spørgeskemaundersøgelse hos brugerne). Derfor er definitionen for forventet ventetid nu med udrulningen af NIV ændret efter nedenstående. Definition hidtil: Maksimal ventetid for den næste ukomplicerede patient (uger) Ny definition: Ventetiden til næste ledige tid for den patient, som ikke kræver særlige kliniske hensyn (uger) I egentlig forstand er der således ikke tale om en ny definition, men blot en tydeliggørelse af hvad der i praksis hidtil er blevet indberettet. 1.3 Kontaktadresse ved spørgsmål Ved spørgsmål til indberetningen i NIV, kontakt da venteinfo@sst.dk 1
2 Grundlæggende forudsætninger for anvendelse af NIV For at kunne anvende NIV skal følgende grundlæggende forudsætninger være opfyldt. Brugere skal have en digital medarbejdersignatur Brugere skal oprettes i Sundhedsstyrelsens Elektroniske Brugerstyringssystem (SEB) se bilag 2 Adgang til NIV Ved almindelig indberetning gå til siden https://indberetventeinfo.sst.dk/niv/ i din browser. Her vil du se indgangssiden til Det offentlige log-in-fællesskab - NEMLOG-IN, som log-in foregår igennem. Først klikkes på fanen Log på Digital Signatur 2
Er det første gang du anvender systemet, så se bilag 2 Adgang til NIV for vejledning i forbindelse med adgang til NIV Har du anvendt systemet tidligere, så skal du logge på ved at klikke OK. Der dukker en boks op, hvor du skal indtaste dit password til din digitale signatur og klikke OK. Når du har logget på, omdirigeres du automatisk til indberetningssystemets indgangsside. Her er et antal faneblade afhængig af hvilke adgange du er blevet oprettet med. Det vil typisk være følgende faneblade: Udtræk af ventetider Indberetning 3
3 Indberetning 3.1 Første gang der indberettes Hvis du skal indberette ventetider, så vælger du på forsiden fanebladet Indberetning. Klik herefter Gå til indberetning. 3.1.1 Valg af organisation Du ser nu indberetningstrin 1 af 4. Her vælger du i drop-down menuen det sygehus du ønsker at oprette ventetider for. De sygehuse, du kan se i drop-down menuen, afhænger af, hvilke sygehuse du er oprettet med adgang til i SEB. Mangler der sygehuse, skal du derfor kontakte din SEB-administrator for at få udvidet din adgang. Se bilag 2. 4
Klik herefter Fortsæt. 3.1.2 Valg af behandlinger Du ser nu indberetningstrin 2 af 4. Her kan du se de behandlinger, som den valgte organisationstype som udgangspunkt er oprettet til at kunne indberette på. Derfor vil du sandsynligvis, første gang du indberetter, se mange flere behandlinger, end hvad der er relevant for dig. Denne oversigt vil efterfølgende kunne målrettes via favoritfunktionen, så man kun ser de behandlinger, man normalt indberetter ventetid for (se afsnit 3.2.1). Sæt flueben ved de behandlinger du ønsker at indberette ventetider for. Man kan finde frem til behandlinger indenfor en bestemt behandlingsgruppe ved at klikke på denne i listen af behandlingsgrupper øverst på siden. Herefter vil man automatisk blive dirigeret nedad på siden, hvor de pågældende behandlinger findes. 5
Man kan også søge efter en given behandling ved at indtaste minimum 3 tegn i feltet under søgefaciliteten. Alle behandlinger, der ligger indenfor søgeteksten, vil blive vist. Sæt flueben ved den/de behandlinger der skal indberettes på. Man kan skjule panelerne på siden, med hhv. 1) behandlingsgrupper og 2) søgefacilitet, ved at klikke på de røde pile-knapper helt til højre på siden. Når de ønskede behandlinger er valgt klik fortsæt. Dette kan gøres enten øverst til højre på siden eller under hver behandlingsgruppe. Det er lige meget, hvilken Fortsæt -knap der benyttes. 3.1.3 Indberetningsside Du kan nu se indberetningstrin 3 af 4. Her vises de behandlinger, som blev valgt på foregående side. 6
Behandling Ventetidstyper 3.1.3.1 Behandlinger Fluebenet ud for behandlingstitlen betyder, at der indberettes for pågældende behandling. Skemaet bliver dermed valideret for indtastning under denne behandling. Man kan fravælge en behandling i indberetningen ved at fjerne fluebenet, og dermed fjerne ventetiden fra visningssiden. 3.1.3.2 Ventetid og ventetidstyper Fluebenet valgt ud for de forskellige ventetidstyper (fx Udredning, Behandling ved indlæggelse mv.) betyder, at der indberettes for pågældende ventetidstyper. Som default er alle ventetidstyper valgt under behandlingerne og vil dermed også blive valideret, når systemet validerer indberetningen. Man kan fravælge en ventetidstype i indberetningen ved at fjerne fluebenet. Når man har fravalgt de irrelevante ventetidstyper, kan man indtaste ventetiden (indberettes som hele antal uger jf. definition af forventet ventetid, beskrevet i introduktions-afsnittet). Når man har udfyldt ventetiderne, forsvinder det røde X- symbol. 7
Hvis en indtastet ventetid afviger markant fra andre organisationers indberettede ventetider indenfor samme kategori, så dukker der en gul advarselstrekant op ud for den givne ventetidstype. Advarselstrekanten bliver vist både ved afvigende meget lave eller meget høje ventetider. Man kan dog godt gennemføre indberetning af en ventetid, selvom der er en advarsel. 3.1.3.3 Adgang for udenregionspatienter Fluebenet Ja under adgang for udenregionspatienter indikerer, om der for den givne behandling er lukket for udenregionspatienter eller ej. Ønsker man at indberette, at der er lukket for udenregionspatienter, fjernes fluebenet således. Hvis ventetiden ikke umiddelbart giver anledning til at lukke for udenregionspatienter, skal årsagen til lukningen angives i et fritekstfelt, der vises når man fjerner krydset i Adgang for udenregionspatienter Adgang for udenregionspatienter 3.1.3.4 Afdelingsinformation Øverst på siden kan man indsætte Generel afdelingsinformation. Denne afdelingsinformation sættes automatisk på alle behandlinger. Generel afdelingsinfo 8
Det er kun muligt at vælge mellem afdelinger, der er underliggende den SORorganisation (sygehus), som man indberetter for. Hvis en behandling, der indberettes ventetid for, ikke udføres på den afdeling som er valgt under Generel afdelingsinformation - så kan man ud for den givne behandling overskrive den generelle afdelingsinformation ved at klikke på Overskriv generel afdelingsinfo. På denne måde kan man indberette ventetider for behandlinger på flere forskellige afdelinger på en gang. Overskriv generel afdelingsinfo 3.1.3.5 Bemærkninger Har man bemærkninger til organisationens ventetider indenfor den givne behandling, så tilføjes de i bemærkningsfeltet. Bemærkningerne vil blive vist sammen med de indberettede ventetider på visningssiden. Bemærkninger kunne f.eks. være at patienter i pakkeforløb har kortere ventetid, at der må påregnes længere ventetid i ferier, at ventetiden til robotoperation er x antal uger osv. Bemærkninger 9
3.1.3.6 Koder I listen af SKS- og/eller ICPC-koder kan du sætte flueben ved hvilke koder ventetiderne indenfor den givne behandling dækker over i jeres organisation. Koder 3.1.3.7 Indberetning og validering Når skemaet er udfyldt, så klik Gem på siden øverst til højre. Indberetning - Er skemaet korrekt udfyldt, dirigeres man videre til en kvitteringsside - Er skemaet ikke korrekt udfyldt, da dukker der en fejlmeddelelse op. Ret fejlen og klik Gem igen. Derefter dirigeres videre til kvitteringssiden. Ex 10
3.1.4 Kvitteringsside Er siden korrekt udfyldt, vil du se en kvitteringsside med alle de indberettede oplysninger. Denne side kan du eventuelt vælge at printe. 3.2 Fremtidige indberetninger og favoritfunktion 3.2.1 Opret favorit-funktion for indberetning af ventetider En såkaldt favorit gør din indberetning nemmere og husker valg af organisation og behandlinger. Således kan man springe trin 1 ( Vælg organisation ) og trin 2 ( Vælg behandlinger ) over i indberetningen. Det vil sige man fra NIV s forside springer direkte til trin 3 ( Udfyld indberetning ). Hver bruger kan have flere favoritter, fx hvis brugeren ønsker fx at have én/flere favoritter pr. organisation, som brugeren har rettighed til at indberette for. Når man skal oprette en favorit skal man således vælge favoritorganisation og favoritbehandlinger. I eksemplet nedenfor er vist oprettelsen af en favorit navngivet Herning_diskusprolaps, hvor Regionshospitalet Herning er favoritorganisation og diskusprolapsbehandling er favoritbehandlinger. Ex. Der logges på NIV som sædvanlig og fanebladet Indberetning vælges. Organisationen til den ønskede favoritfunktion vælges dernæst under trin 1. 11
Dernæst vælges behandlinger til den ønskede favoritfunktion under trin 2. Under menupunktet Favoritter vælges Rediger favoritter. Dernæst skal du navngive favoritten ved at indtaste det ønskede navn i tekstfeltet, der dukker op. Da man ude fra forsiden vil have adgang til alle sine favoritter uanset, hvilken organisation de er tilknyttet, anbefales det i favoritnavnet at angive, hvilke organisation det drejer sig om ligesom i det viste eksempel. Hvis man både anvender favoritter til indberetning og udtræk af ventetider anbefales det også at angive, om der er tale om en udtræksfavorit eller en indberetningsfavorit. Klik dernæst Gem for at gemme favoritten. Er din favorit blevet gemt med succes, vil der dukke en meddelelse op om dette. Nu er favoritten oprettet. 12
3.2.2 Benyt favorit-funktion for indtastning af ventetider Når du fremover vil lette din indberetning af ventetider ved at benytte din(e) favorit(ter), skal du gøre som nedenfor beskrevet. Der logges på NIV som sædvanlig. Dernæst vælger du din favorit under menupunktet Favoritter på forsiden. I eksemplet nedenfor har brugeren oprettet to favoritter. Vælg den ønskede favorit ved at klikke på denne. Herefter vil du automatisk blive dirigeret til trin 3 ( Udfyld indberetning ), og kan her se de senest indberettede ventetider under denne favorit. I eksemplet er valgt favoritten Herning_diskusprolaps (se punkt. 3.2.1). 13
3.2.3 Slet favorit-funktion for indtastning af ventetider Hvis man ønsker at slette en tidligere oprettet favorit, så gøres det som nedenfor beskrevet. Der logges på NIV som sædvanlig. Dernæst vælger du fanebladet Indberetning og klikker Gå til indberetning. Du vælger organisation under trin 1 og klikker Fortsæt. Under trin 2 klikker du på menupunktet Favoritter og klikker Rediger favoritter. 14
I boksen, der dukker op, kan du se alle favoritter under den valgte organisation. Sæt flueben ved den/de favoritter, du ønsker at slette og klik Gem. Er din favorit blevet slettet med succes, vil der dukke en meddelelse op om dette. Nu er favoritten slettet. 4 Udtræk af ventetidsdata 4.1 Første gang der laves udtræk Log på NIV som sædvanlig via SEB. Hvis du ønsker at lave et udtræk af ventetider, så vælger du på forsiden fanebladet Udtræk af venteliste. 15
Klik dernæst Gå til udtræk af ventetider. 4.1.1 Valg af behandlinger Du ser nu trin 1 af 2. Her vælger du den/de behandling(er), du ønsker at udtrække ventetider for. Siden til valg af behandlinger under udtræk fungerer ligesom siden til valg af behandlinger under indberetning se afsnit 3.1.2. Klik dernæst Fortsæt. 4.1.2 Valg af organisationer Du ser nu trin 2 af 2. Under Organisation vælger du de organisationer, du ønsker at udtrække data for, ved at sætte flueben. Der er mulighed for at vælge mellem hhv. offentlig/privat og hele landet/specifikke regioner. 16
4.1.3 Valg af periode Under periode kan du ved at sætte flueben vælge, om du ønsker at trække enten de senest indberettede ventetider for de valgte behandlinger og organisationer eller alle historiske data (historiske data går kun tilbage til d. 10. august 2011, hvor NIV blev sat i drift). Yderligere kan du afgrænse udtræksperioden ved at skrive dato i felterne Fra dato og Til dato (skriv som dd-mm-åååå fx skrives 10. oktober 2011 skrives som 10-10-2011). 4.1.4 Generer og gem udtræk Tryk Generer udtræk for at danne udtrækket. Når udtrækket er dannet aktiveres de tre knapper nedenfor her kan du vælge om du vil åbne/gemme data som XML, CSV eller semikolonsepareret fil (sidstnævnte kan åbnes og gemmes i Excel). 4.2 Fremtidige udtræk og favoritfunktion 4.2.1 Opret favorit for udtræk af ventetidsdata En såkaldt favorit gør dit udtræk nemmere, hvis du har brug for ofte at lave det samme udtræk. Din favorit husker dine udtræksindstillinger (behandlinger, organisationer og periode), og man kan således springe trin 1 og trin 2 over og gå direkte til Generer udtræk. I eksemplet nedenfor er vist oprettelsen af en favorit navngivet ADHD_Autisme, hvor behandlinger for ADHD og autisme er favoritbehandlinger og valgt for alle offentlige hospitaler i Region Syddanmark. 17
Ex. Der logges på NIV som sædvanlig og fanebladet Udtræk af ventetider vælges. Favorit-behandlinger vælges dernæst under trin 1. Du ser nu trin 2. Vælg organisationer og periode. Under menupunktet Favoritter vælges dernæst Rediger favoritter. Dernæst skal du navngive favoritten ved at indtaste det ønskede navn i tekstfeltet, der dukker op. Hvis man både foretager indberetning og udtræk af ventetider anbefales det i navngivningen at gøre opmærksom på, at der er tale om en udtræksfavorit, så man ikke forveksler den med sine indberetningsfavoritter. Klik dernæst Gem for at gemme favoritten. 18
Er din favorit blevet gemt med succes, vil der dukke en meddelelse op om dette. Nu er favoritten oprettet. 4.2.2 Anvendelse af favorit-funktion til udtræk af ventetider Når du fremover vil hente dit tidligere specificerede udtræk frem ved at benytte din favorit(ter), skal du gøre som nedenfor beskrevet. Der logges på NIV som sædvanlig. Dernæst vælger du din favorit under menupunktet Favoritter på forsiden. I eksemplet nedenfor har brugeren oprettet to favoritter. Vælg den ønskede favorit ved at klikke på denne. Herefter vil du automatisk blive dirigeret til trin 2. I eksemplet nedenfor er valgt favoritten ADHD_Autisme (se punkt 4.2.1). Klik Generer udtræk og vælg dernæst om du vil gemme som XLM, CSV eller semikolonsepareret fil (sidstnævnte kan åbnes og gemmes i Excel). 19
4.2.3 Slet favorit-funktion for udtræk af ventetider Hvis man ønsker at slette en tidligere oprettet favorit, så gøres det som nedenfor beskrevet. Der logges på NIV som sædvanlig. Dernæst vælger du fanebladet Udtræk af ventetider og klikker Gå til udtræk af venteliste. Under trin 1 klikker du på menupunktet Favoritter og klikker Rediger favoritter. 20
I boksen, der dukker op sætter du flueben ved den/de favoritter, du ønsker at slette og klikker Gem. Er din favorit blevet slettet med succes, vil der dukke en meddelelse op om dette. Nu er favoritten slettet. 21