Referat af Generalforsamling d. 12. maj 2011 Ejerforeningen Grønnegade 2-4 mfl. Tilstede: Lars Christian Pedersen (administrator), Flemming Skaarup, Martin Egemark Clausen, Mathilde Hostrup, Palle Hostrup, Niels Krogh, Jens Åge Krogh, Helle Kromanne, Martin Vejling Andersen, Per Mejdal Rasmussen, Asger Hyldgård og Stinne Bentsen 1. Valg af dirigent og referent Som dirigent blev Lars Christian Pedersen valgt. Som Referent blev Stinne Bentsen valgt. Lars Christian Pedersen gør opmærksom på, at Flemming Skaarup deltager på foreningens generalforsamling, da han skal overtage arbejdet som administrator, når Lars Christian går på efterløn. I den anledning vil Ejerforeningen Grønnegade 2-4 gerne takke for det fine stykke arbejde, der er blevet gjort for foreningen og ønske Lars Christian alt godt i sit nye livskapitel. Godkendelse af fuldmagter Bestyrelsen modtog en fuldmagt fra Jess Hansen som blev godkendt. 2. Aflæggelse af årsberetning v/formanden Formand Martin Vejling Andersen fortalte at Ejerforeningen Grønnegade 2-4 mfl. stadig venter på, at kunne overdrage skøde på loftsrum til Krobi ApS. Handelen blev indgået i 2006 og denne var på naturlig betingelse af, at al håndværk her vedrørende blev udført efter dansk standard (DS 428) og hermed efter gældende bygningsreglement. Desværre er der blevet sået tvivl om, hvorvidt undertaget er monteret korrekt, så der ikke sker fugtskader på tagkonstruktionen. Loftsrummene er blevet tinglyst og sagen forventes afsluttet så snart som muligt. Der er blevet uddelt husregler til alle beboere både på dansk og engelsk, da en del lejere ikke forstår dansk. Foreningens nye gårdmand er Mathilde Hostrup (græsslåning, snerydning og udskiftning af elpærer). I årets løb er der udført en del småreparationer af autoriserede håndværkere. Beretningen blev godkendt. 3. Forelæggelse af regnskab vedr. år 2010 med påtegnelse af revisors godkendelse Foreningen har i årets løb haft held til at vende økonomien, så der nu er overskud. Et af foreningens lån blev udbetalt i 2010 og dermed er der tre lån tilbage. Endnu et lån forventes at være betalt ud inden for de næste par år og dermed skulle økonomien gerne blive endnu lettere at overskue. Der blev spurgt til udgiften til trappevask og emnet ønskes behandlet under punktet eventuelt. Regnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse De vedligeholdelsesopgaver der står for at blive taget hånd om i foreningen er følgende: facade (oppudsning og maling af sokkel), trappebelægning i opgange og maling af fælles bænke i gården. Det forventes at maling af bænke og evt. sokkel kan klares på foreningens fælles aktivitetsweekend. Der kan evt. hyres en murer til at klare oppudsningen umiddelbart før denne, så det er nemt at
male (og holdbart). Angående ny trappebelægning kan der hjemtages tilbud og disse forventes behandlet på næste generalforsamling. Det blev foreslået, at der tilføjes en regel for udskiftning af entrédøre, så der sikres et fælles æstetisk udtryk i opgangene (udskiftning af entrédør tilfalder den enkelte ejer og dermed også udseendet på døren på nuværende tidspunkt). Bestyrelsen henstiller til, at forslaget genstilles til næste generalforsamling, så det kan behandles og evt. vedtages. Det blev nævnt, at der er problemer med nogle beboeres husdyr. Det er således, at Ejerforeningens husregler tillader husdyr, såfremt de ikke er til gene for andre beboere. Krobi ApS har ifølge deres lejekontrakt ikke lov til at holde husdyr. De husdyr, der på nuværende tidspunkt er i foreningen, kan ikke, selv med en ændring af reglerne, fjernes. Med en ændring af reglerne kan det derimod sikres, at ingen beboere kan anskaffe nye husdyr eller at nye beboere ikke kan flytte ind med husdyr. Skal en sådan stramning af reglerne vedtages, skal det stilles som forslag på næstkommende generalforsamling. Bestyrelsen gør opmærksom på, at det altid er muligt at sende en klage til bestyrelsen og klagen vil blive sendt videre til rette vedkommende. Dette kan gøres anonymt om det ønskes. I nævnte tilfælde gør bestyrelsen den omtalte beboer opmærksom på problemet med dennes husdyr. Det nævnes at der stadig er lugtgener fra kloak i teknikrummet (kælder). Mathilde Hostrup hælder mad- eller lampeolie i vandlåsen for at sikre at der ikke sker fordampning af det vandet (det er højst sandsynligt, at lugtgenerne opstår pga. fordampning). Hvis dette ikke hjælper, skal problemet løses af en fagmand. Vedligeholdelsesplanen opdateres (for overskuelighedens skyld) og forelægges igen på næste års ordinære generalforsamling. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt. 5. Forslag jf. 4 i vedtægterne Nyt tag, afstemning om indhentning af tilbud. Jf. Krobi ApS tilbud om udskiftning af tag/undertag (se venligst bilag), diskuterede generalforsamlingen, hvorvidt det er rimeligt om de enkelte ejere skal være med til at bekoste et nyt tag i det tilfælde at det, af Krobi ApS etablerede undertag, forårsager skader på det eksisterende tag i Tornstedsgade samt Grønnegade 4. Der var enighed om, at det gamle forslag om en uvildig undersøgelse tages op igen og dermed indhentes der tilbud fra en uvildig bygningssagkyndig om undersøgelse af taget og undertaget. Undersøgelsen skal foretages udefra og den sagkyndige skal garantere at føre taget tilbage til samme stand, som før undersøgelsen (reetablering af understrygning). Martin Egelund Clausen hjemtager tilbud. Finder bestyrelsen tilbuddet rimeligt, bekostes undersøgelsen i første omgang af Ejerforeningen. Salg af festlokale Missen, afstemning om indhentning af tilbud. Martin Egelund Clausen afgiver prisforslag og tilbuddet om at købe Ejerforeningens lokale Missen står åbent for alle interesserede. Bud behandles evt. på en ekstraordinær generalforsamling og ellers på ordinære. 6. Forelæggelse af budget til godkendelse Pr. 1/1 2012 stiger ejerforeningsbidraget med 4 % for at imødese inflation og evt. uforudsete udgifter. Det samme blev vedtaget på sidste års generalforsamling for indeværende regnskabsår. 7. Valg af formand til bestyrelsen Formanden er ikke på valg
8. Valg af medlemmer til bestyrelsen Per Mejdal Rasmussen og Mathilde Hostrup modtager genvalg (med fuldmagt fra ejer Palle Hostrup). 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen Niels Krog blev valgt til suppleant. 10. Valg af revisor Bestyrelsen indstiller BDO til genvalg BDO blev valgt som revisor. 11. Eventuelt: Affaldscontainer: som det blev besluttet på sidste bestyrelsesmøde, skal der gøres noget ved kapaciteten til affaldshåndtering. Til orientering kommer det til, med nuværende priser, at koste 4400 kr. mere pr. år at skifte en lille container (300 L) ud med en stor (660 L). Bestyrelsen bestiller en stor. Motorcykler/knallerter: efter diskussion om det er i orden at parkere motoriserede køretøjer i gården var der bred enighed om, at reglen (Ejerforeningens husregler) om at det ikke er tilladt skal håndhæves. Ingen må fremover parkere motoriserede køretøjer i gård eller cykelkælder. Duer: problemet med duer på loftet over Grønnegade 2 skal løses. Ejendomsadministration: det blev foreslået at hjemtage tilbud på administration og ejendomsforsikring hos andre aktører på markedet. Det blev kraftigt understreget, at dette ikke skyldes utilfredshed med nuværende administrator! /SB
Bilag: Bestyrelsen i Ejerforeningen Grønnegade 2-4 mfl. skrev til Krobi (repræsenteret af Landmåler Kaj Hansen) følgende d. 23/1 2011: Kære Kaj Hansen, mange tak for din mail. Bestyrelsen imødeser ønsket om ikke at ødelægge noget på bygningerne i Ejerforeningen. Vi er helt enige om, at det er og hele tiden har været formålet fra bestyrelsens side netop at passe så godt på fællesarealerne som overhovedet muligt. Som du ser, vedhæfter jeg den rapport bestyrelsen fik udarbejdet af byggesagkyndig Marcussen i 2007. Her fremgår det, at der er tvivl om, hvilke typer undertag der er benyttet. Det fremgår også, at undertaget er monteret direkte mod lægterne uden brug af afstandslister. Herved mangler det krævede ventilerede hulrum på min. 50 mm op til tagstenene. Manglende ventilation mellem tegltaget og undertaget kan medføre, at fygesne og slagregn ikke ventileres væk, og fugten kan istedet opsuges af isoleringen de steder, hvor der er hul i undertaget. Der kan således ske en akkumulering af fugt mellem tegltag og undertag, der i værste fald kan gøre skade på spær og lægter. Hvis spær og lægter ikke holdes tørre, kan det danne grobund for råd og svamp. Det fremgår endvidere af Marcussens rapport, at der er mange huller og revner i undertaget. Det medfører en større fugtbelastning for isoleringen, som skal holdes tør for at isolere godt. Den fugttekniske beregning, som bestyrelsen har fået udført viser, at fugten i isoleringen vil fordampe i løbet af sommermånederne, hvis der er benyttet diffusionsåbent undertag og dampspærre af god kvalitet. Det kræver dog, at begge dele er opsat korrekt og omhyggeligt. Der er efter bestyrelsens opfattelse med Marcussens rapport, øvrigt billedmateriale og efterfølgende information fra Krobi sået tvivl om, hvorvidt vi kan regne med at det udførte ikke giver problemer med fugt i spær, lægter og isolering. Derfor ser vi tre mulige løsninger: 1. Bestyrelsen hyrer et tømrerfirma og uvildigt tilsynsfirma på Krobi ApS's regning til at foretage et passende antal stikprøvekontroller. Kontrollerne skal indeholde fugtmålinger i gips, isolering, træ, spær og lægter. Disse prøver vil i sagens natur være destruktive og hullerne skal efterfølgende lukkes igen håndværksmæssigt forsvarligt. Dette punkt kan i værste fald medføre punkt 2 eller 3.
2. Krobi ApS stiller en bankgaranti til dækning af eventuelle skader der måtte opstå som følge af konstruktionsfejl. Bankgarantien skal i størrelse modsvare den omkostning det vil være at skifte de berørte tage og underliggende spær samt lægning af nyt diffusionsåbent undertag. 3. Hvis der er benyttet diffusionstæt undertag, vil det formentlig være billigere for Krobi ApS at bekoste udskiftning af taget, fjernelse af det gamle undertag og lægning af nyt diffusionsåbent undertag. En sådan udskiftning skal udføres af anden entreprenør. Bestyrelsen minder om, at Krobi ApS har udlejet ejerforeningens arealer (loftsrum) de sidste 3½ år uden skøder og uden ibrugtagningstilladelse. Vi opfordrer stærkt til samarbejde. Krobi ApS svarer følgende (repræsenteret af Landmåler Kaj Hansen) d. 9/3 2011: I fortsættelse af god telefonsamtale skal jeg hermed som aftalt skitsere op, hvordan forslaget til at komme videre ser ud: Jeg refererer til dine 3 løsninger nedenfor: 1. Denne løsning mener vi ikke skal afprøves altså at lave stikprøvekontroller inde fra ved huller i gipsvæggene for at måle fugtigheden i gips, isolering, træ, spær og lægter. 2. Krobi Invest ApS vil fortsat gerne give en garanti for, at den allerede udførte konstruktion ikke giver problemer for fremtiden i relation til råd og svamp. Og hvis det sker, så holder Krobi Invest ApS Ejerforeningen skadesløs med hensyn til de omkostninger det vil udløse. Det er altså en garanti, som afgives af Krobi Invest ApS og ikke en bankgaranti. Og her skal det bemærkes, at Krobi Invest ApS ejer mere end halvdelen af ejerlejlighederne. Så det er afgjort i deres egen interesse, at det udførte arbejde er holdbart. 3. Der lægges et helt nyt tag på hele ejendommen (dog ikke mansard taget). Udgangspunktet for udskiftningen er den skitse for fremtidige forhold, som arkitekt Thomas Hviid tidligere har lavet. Det betyder, at der kommer både nye tagsten og nyt undertag op på hele ejendommen inklusive den del, hvor der allerede er lavet beboelse neden under. Arbejdet udføres af Jydsk Tagteknik A/S, som i dag er den største leverandør af udskiftning af tage i Danmark. Danny Kromanne oplyser, at man i dag bruger danske og tyske medarbejdere. Og her er et link til hjemmesiden, hvor der findes yderligere oplysninger om Jydsk Tagteknik A/S: www.jydsktagteknik.dk
For at Ejerforeningen kan være sikre på at tagudskiftningen sker korrekt, tilbyder Krobi Invest ApS for deres regning at indgå aftale med Poul Erik Marcussen om, at han fører tilsyn med byggeriet. Der vil blive afholdt et passende antal byggemøder med deltagelse af Poul Erik Marcussen, hvor hovedparten er i starten af projektet for at komme rigtigt i gang og så en slutkontrol. Omkring økonomi så tilbyder Krobi Invest ApS at betale halvdelen af omkostninger og den anden halvdel betales af Ejerforeningen (her indgår Krobi også). Det vil i alt normalt koste omkring 8 900.000 kr. at udskifte taget, men Krobi Invest ApS har fået et rigtigt godt tilbud fra Jydsk Tagteknik A/S, som tilbyder at det gøres til netto-pris, hvilket er omkring 500.000 kr. i alt inkl. moms. Ejerforeningens del bliver således omkring 250.000 kr., hvilket skal fordeles på de 35 beboelseslejligheder. Det vil blive godt 7.100 kr. pr. lejlighed, hvis det fordeles med 1/35 på hver lejlighed. Og lidt anderledes, hvis det sker efter fordelingstallene. For dem der måske ikke kan afse dette beløb på en gang, vil Krobi Invest ApS tilbyde at finansiere det. Men det kan vi drøfte nærmere, når vi mødes. Hvis det så er aktuelt må vi se, om ikke vi sammen her kan finde en god løsning.