Dette dokument indeholder spørgsmål fra ansøgere/ tilbudsgivere samt den umiddelbare besvarelse af disse spørgsmål i relation til Udbud af aftalekompleks omfattende udførelsen af serviceopgaver på Aalborg Havns områder. Det nyligst indkomne spørgsmål og svaret hertil fremgår først i dokumentet, og ellers fremgår spørgsmål og svar i den rækkefølge, i hvilken de senest er indkommet og besvaret. Dokumentet opdateres løbende, som spørgsmålene besvares. Dokumentet opdateres løbende ind til 19-08-2019 kl. 16. SPØRGSMÅL & SVAR OPDATERES LØBENDE FREM MOD 19-08-2019 KL. 16 Side 1
Spørgsmål Spørgsmål nr. 1. Bliver der uploadet en xml.- version af ESPD på hjemmesiden under udbudsmaterialet? Svar Svar til spørgsmål nr. 1. Aalborg Havn har valgt at benytte kommissionens ESPD-tjeneste. Vi har erfaret, at vi efter den 2. maj 2019 ikke længere kan tilgå denne tjeneste, da kommissionen har lukket den ned. Aalborg Havn har fulgt de hidtidige vejledninger på Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens hjemmeside, herunder styrelsens hidtidige henvendelse til kommissionens ESPD-tjeneste. Da Aalborg Havn ikke har teknisk mulighed for at fremskaffe en xml.-version af den ESPD, som er offentliggjort på vores hjemmeside, beder vi ansøgere om at udfylde den eksisterende PDF-version, selvom layouten dermed forringes. Vi beklager, hvis det skaber yderligere arbejde for jer ansøgere! Spørgsmål nr. 2. Er det korrekt at der ikke skal afleveres organisationsplan i forbindelse med prækvalifikationen? Spørgsmål nr. 3. Vil en reference fra en offentligt ejet transportvirksomhed, der ikke er kommunal, kunne blive godkendt? Svar til spørgsmål nr. 2. Det er korrekt, at der ikke skal afleveres en dissideret synoptisk/ grafisk organisationsplan, men man må gerne aflevere en sådan. Der er metodefrihed i forhold til entreprenørens redegørelse for sin organisation og sine nøglemedarbejderes kvalifikationer, jf. Samarbejdsform punkt 3.1. Svar til spørgsmål nr. 3. Vi er blevet opmærksomme på, at der er en uoverensstemmelse i udbudsmaterialet mellem udvælgelseskriterium a (Ansøgers erfaring og sammenlignelige referencer inden for lignende opgaver, herunder med mindst én mellemstor erhvervshavn el. lign. offentlig ejet transporteller forsyningsvirksomhed i Europa som aftalepart) og den efterfølgende præcisering af, at dette udvælgelseskriterium er ufravigeligt (sammenlignelig reference inden for den europæiske havnebranche med mindst én mellemstor erhvervshavn, eller inden for den europæiske og kommunalt Side 2
forankrede transport- eller forsyningsvirksomhedsbranche med mindst én mellemstor kommunalt ejet virksomhed). Der skulle i præciseringen have stået offentligt forankrede og offentligt ejet. Det har ikke været intentionen, at den offentlige ejers identitet skulle specificeres. Det væsentlige er tilbudsgivers erfaring med opgaver i den offentligt ejede sektor. Svaret er derfor, at en reference fra en offentlig ejet transport- eller forsyningsvirksomhed, som ikke er kommunal, kan godkendes. Dette føjes til rettelsesbladet. Spørgsmål nr. 4. Kan I oplyse hvem der deltager i vurderingen af de indkomne prækvalifikationsansøgninger? Svar til spørgsmål nr. 4. De overordnede ansvarlige er anført i udbudsmaterialets punkt 1.4, og disse deltager i den endelige vurdering af ansøgningerne. Teknisk chef Mette Schmidt (samt underordnet personale i Teknisk Afdeling) er ansvarlig for at vurdere tekniske forhold, forhold i relation til opgavevaretagelsen og reference, miljøforhold, samarbejdsforhold, samt forhold i relation til stamsporet. Adm. dir. Claus Holstein (samt underordnet personale i organisationen) er ansvarlig for at vurdere økonomiske, markedsmæssige og kommercielle forhold. Fagansvarlig koncernjurist Tais Kløgtner er ansvarlig for at vurdere juridiske forhold, procesforhold, personalemæssige forhold og compliance generelt. De overordnede ansvarlige bistås af interne ingeniører, controllere, driftsmæssig ansvarlige og øvrige specialister. Side 3
Spørgsmål nr. 5. Hvad mener I helt konkret med socialt samfundsansvar? Hvilke tiltag/aktiviteter/opgaver omfatter det? Svar til spørgsmål nr. 5. En lovgivningsmæssig beskrivelse af socialt ansvar findes fx i årsregnskabslovens 99a. at virksomheder integrerer hensyn til bl.a. menneskerettigheder, sociale forhold, miljø- og klimamæssige forhold og bekæmpelse af korruption i deres forretningsstrategi og forretningsaktiviteter. Socialt samfundsansvar, eller CSR, kan derfor være nogle etiske retningslinjer / hensyn / overbevisninger/ standarder, som I driver jeres virksomhed efter, som ikke udelukkende udspringer af jeres forretningsaktivitet eller en påbudt pligt, men af en filosofi om, at jeres forretning også bredt skal komme samfundet til gode. Socialt ansvar kan også udspringe af lovgivningsmæssige påbud/ forbud, idet virksomheden her kan udvise socialt ansvar ved at gå længere, end beskyttelseshensynene påkræver. Eksempler: brugen af særligt bæredygtige metoder, udstyr osv. inden for miljøområdet, certificering af indsatser inden for forskellige områder, fx miljø, arbejdsmiljø, kvalitet etc., særlige interne HR-indsatser for medarbejderne, særlige sociale programmer fx integrationsindsatser af socialt udsatte, handicappede etc. I har metodefrihed til at beskrive, hvordan jeres virksomhed udviser socialt ansvar, i hvilken kontekst, i hvilket niveau og hvilket omfang. Spørgsmål nr. 6. Af teksten i kravet fremgår det at vi skal opgøre vores brug af ressourcer til dels uddannelse og kurser og dels socialt samfundsansvar. Det vil jeg fortolke som tid og penge. Mener i at vi skal beskrive hvad vi gør og hvordan omkring de 2 emner uddannelse og CSR? Svar til spørgsmål nr. 6. Ressourcer kan bl.a. være tid, penge, personale osv. - erhvert aktiv, der kan udnyttes til at fremskaffe en fordel i relation til uddannelse og CSR. Side 4
Spørgsmål nr. 7. Er der mulighed for at få oplyst hvor mange og evt. hvilke virksomheder, der er blevet prækvalificeret? Svar til spørgsmål nr. 7. 3 ansøgere er blevet prækvalificeret i overensstemmelse med udbudsmaterialet. Følgende er blevet prækvalificeret, og det er sket i følgende rækkefølge, hvor nr. 1 opnåede flest point: NCC Danmark A/S N. Buus og Co. ApS Forstas A/S. Oplysningerne er videregivet i overensstemmelse med håndhævelseslovens 2, stk. 1, nr.1. Spørgsmål nr. 8. Må der bruges sprøjtegift mod bjørneklo og haves tilladelse. Spørgsmål nr. 9 Når entreprenøren arbejder for andre kunder, hvordan fungerer bestillingsproceduren så? Afgræns gerne præcist hvilke selskaber der skal leveres ydelser til i henhold til prislisten! Svar til spørgsmål nr. 8. Generelt accepteres anvendelsen af sprøjtegift ikke på Aalborg Havns arealer, men netop i forbindelse med bekæmpelse af bjørneklo er det tilladt. Tilladelse haves. Svar til spørgsmål nr. 9 Bestillingsproceduren er i første omgang, at entreprenøren som underleverandør bestilles af Aalborg Havn, som er aftalepart over for kunden. Dette er også det formelle, juridiske setup. Det er dog meningen at partnerskabet, når det er blevet sat i gang, skal afstedkomme et tæt samarbejde og at entreprenøren over for kunderne skal agere som Aalborg Havns repræsentant, jf. også idéen med CO-branding. Derfor vil entreprenøren over tid skulle agere mere selvstændigt ift. kunder og brugere. Afgrænsningen, som der spørges ind til, kan ikke foretages præcist, sådan som opgaven er beskrevet i udbuddet. Der er flydende grænser mellem, hvornår entreprenøren agerer som leverandør til Aalborg Havn og som underleverandør for Aalborg Side 5
Havn over for kunder og brugere. Den anførte garanti dækker også den samlede pulje af opgaver, sådan som det blev besvaret under spørgerunden. Spørgsmål nr. 10 Udbudsbilag 5: Materielleje kontrakt: pkt 2.4 AH i henhold til materiellejekontrakten frit leje maskiner ud til andre kan vi så være sikre på at de er tilstede når vi skal bruge dem? Svar til spørgsmål nr. 10 Nej adgangen er ikke-eksklusiv, men AH vil naturligvis optræde loyalt pba. (under)entreprenørens behov, således at (under)entreprenøren ikke kommer i en situation, hvor han ikke kan levere. Spørgsmål nr. 11 Udbudsbilag 5: Materielleje kontrakt: Hvad er indeholdt i materiellejen brændstof, alm. Slid, reparationer, forsikring, rengøring efter brug? Svar til spørgsmål nr. 11 Dette er nu besvaret ved rettelse af materiellejekontraktens 3.2. Der henvises til rettelsesbladet. Spørgsmål nr. 12 Udbudsbilag 5: Materielleje kontrakt: Pkt 3.2 AHL regulering ensidigt lejeprisen 1 gang årligt indeks ikke angivet. Regulering bør ændres så den følger samme reguleringsindeks kontrakten. Burde materielpriserne ikke også nedsættes med 2,5% årligt når entreprenørens priser skal det?. Spørgsmål nr. 13 Udbudsbilag 1, Underbilag E: særlige betingelser: Svar til spørgsmål nr. 12 Den negative regulering i partnerskabs- og driftsaftalen er indsat mhp. at Aalborg Havn tilgodeses, når entreprenøren udnytter virksomhedens fulde potentiale ift. markedet. Lignende gør sig ikke gældende for materiel her er der sat en fast markedspris. I det omfang at entreprenøren kan udnytte materiellet bedre end i dag, herunder ved merleje, vil Aalborg Havn ikke være afvisende over for at se på lejepriserne, så begge parter får andel i denne optimeringsfortjeneste. Svar til spørgsmål nr. 13 Dette er nu besvaret ved rettelse af særlige betingelser 15 og 28. Der henvises til rettelsesbladet. Side 6
15 s 13: Kontrakten reguleres efter Nettoprisindeks. En regulering efter driftsindeks er mere almindelig i driftskontrakter og i større omfang dækkende for denne type opgaver! 28 s 18 Ifølge denne paragraf er entreprenøren ansvarlig for både direkte og indirekte tab som Ordregiver påføres. Dette er ikke acceptabelt. Normalt er en entreprenør kun ansvarlig det direkte tab, idet et indirekte tab er nærmest umuligt at opgøre og kvalificere. Vil AHL ændre dette? Spørgsmål nr. 14 Udbudsbilag 1, Underbilag E: særlige betingelser: 29 Pkt. 12.2 AHL bedes bekræfte at denne tilføjelse ikke gælder behørigt varslet opsigelse efter driftskontraktens pkt. 12.2 hvor opsigelsesvarslet er et år. Svar til spørgsmål nr. 14 Det skal bekræftes, at bestemmelsen omfatter en situation, hvor der ubeføjet sker opsigelse fra entreprenørens side. Spørgsmål nr. 15 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Kan vi til vores beregninger få oplyst de hidtidige omkostninger til drift af det lejede (el, vand varme mm)? Svar til spørgsmål nr. 15 Der gives alene et vejledende svar, da omkostningerne ikke har haft et særligt fast mønster. De årlige omkostninger til driften (vejledende) i 2018 er som følger: Rækkemærkater Sum af Beløb Diverse 6.425 Forbrugsafgifter 97.381 Rengøring 10.769 Hovedtotal 114.576 Normalt plejer driften af bygningerne at være noget højere. Der er en meget stor tilbagebetaling af varme - kr. 40.480. Dette beløb bør rettelig udgå af driftsomkostningerne, men er medtaget her. Desuden er der fx udgifter til omklædningsskabe Side 7
og måske andre glemte udgifter under det, som spørger angiver som mm., og som vi tager forbehold for ikke er medtaget her. Spørgsmål nr. 16 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Pkt. 4.2 Der henvises til at omklædning mv. kan lejes i bygning K + en henvisning til en eller anden aftale. Hvilken aftale henvises der til og hvad vil omkostningen til denne leje være? Svar til spørgsmål nr. 16 Aftalen afhænger af entreprenørens behov der er stor forskel på tilbudsgiverne, så der kan ikke siges noget generelt. Det kan dog siges, at setuppet omkring omklædning mv. i bygning K er således: Udgiften til leje af omklædningsskabe inkluderer to skabe pr. bruger samt adgang til vaskefaciliteter m.v. i kælderen under bygning K i Grønlandshavnen på adressen Langerak 17 beliggende over for Langerak 18. Der betales et kvartalsvis à conto-beløb med efterfølgende regulering efter antallet af brugere i perioden. Udgiften dækker bl.a. lokaleleje, vand-, el- og varmeforbrug samt rengøring m.v. Alle reguleringsog à conto-beløb er forfaldne til betaling ved faktura fremkomst. Taksten for leje af omklædningsskabe i 2019 er årligt kr. 3.710 ekskl. moms. pr. bruger. Kapaciteten er ikke ubegrænset. Spørgsmål nr. 17 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Pkt. 12.1 Kan tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen forudsætte at lejemålet kan bruges til de ydelser der er udbudt i udbuddet + de forhold der er anført i Bygningslejekontraktens pkt. 4.1? Svar til spørgsmål nr. 17 Anvendelse og godkendelse: Ja, men hvis entreprenøren ønsker godkendelse til aktiviteter ud over de eksisterende og godkendte aktiviteter, skal han selv indhente sådanne godkendelser. Side 8
Spørgsmål nr. 18 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Svar til spørgsmål nr. 18 Ja. Det forudsættes, at lejer eller skadevolder også dækker eventuel selvrisiko. pkt. 14.3 Lejer skal dække alle påkørselsskader, også selv om det ikke er lejer som har forvoldt skaden. Hvis der findes en kendt skadevolder som er 3. part, er det vel denne skadevolder eller denne forsikringsselskab som skal dække skaden? Spørgsmål nr. 19 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Pkt. 21.11. Menes der med dette punkt ikke de 3 mdrs. Depositum som omtalt i pkt. 7.1? Spørgsmål nr. 20 Udbudsbilag nr 4. Tidsbegrænset Bygningslejekontrakt: Pkt. 22.1 Det giver ingen mening at lejer skal fraflytte lejemålet 15 dage før lejemålet stopper, idet det må formodes at der skal udføres driftsopgaver helt frem til kontraktens ophør? Svar til spørgsmål nr. 19 Dette punkt skal ses i forhold til pkt. 21.10, hvis der er konstateret en forurening af areal eller bygning. Udlejer kan i dette tilfælde kræve betaling af et beløb til sikkerhed efter udlejers skøn, herunder kan de 3 måneders depositum inddrages, men det vil formentlig ikke være dækkende alene. Svar til spørgsmål nr. 20 Dette er nu besvaret ved rettelse af bestemmelserne i bygningslejekontrakten. Der henvises til rettelsesbladet. Kap 24 Der er ikke anført nogen mulighed for at komme ud af lejemålet, hvis driftskontrakten opsiges med et års varsel (jfr. Driftskontraktens pkt. 12.2). Der bør være en tilsvarende mulighed for at komme ud af lejemålet i dette tilfælde. En sådan bedes indarbejdet. Spørgsmål nr. 21 Udbudsbilag 1, Underbilag A, Kravspecifikation fra AHL med Kvalitets- og arbejdsbeskrivelser : Svar til spørgsmål nr. 21 Deponering og affaldsafgift skal ikke indeholdes i timepris, som betales særskilt af ordregiver/ AHL. s 4 pkt 1.6: Affald, Der er i dette afsnit angivet at alt deponering skal være indeholdt i prisen (det Side 9
kan i hvert fald læses sådan). Jeg er dog af det indtryk, at det kun gælder de grønne standardopgaver, hvorimod f.eks. affaldstømning fra skibe ikke er med, og heller ikke fejeopgaver. Bekræft venligt at dette er tilfældet. Spørgsmål nr. 22 Udbudsbilag 1, Underbilag A, Kravsspecifikation Beskrivelse af vinterdrift, havnedriftsopgaver og andre beredskaber op Aalborg Havns område : s 8. Det fremgår ikke af beskrivelsen hvem leverer salt til vintertjeneste?. På besigtigelsen fik jeg indtrykket af at det er AHL som leverer saltet. Bekræft venligst dette. Af hensyn til bedømmelse af maskinsammensætning og tidsforbrug vil vi gerne have oplyst, hvor mange m2 der skal saltes hhv. vej, kajareal og sti? s 13. Tilbudsbeskrivelse vinterberedskab: der er i afsnittet beskrevet at entreprenøren skal være til rådighed for vintertjeneste i hele beredskabsperioden med mandskab og materiel. Det er dog ikke specificeret hvor meget mandskab og hvilket materiel entreprenøren skal have i beredskab. Da det er forbundet med omkostninger at have et sådant beredskab, efterlyser vi en nøjagtig specifikation af hvilket materiel og hvor mange medarbejdere der skal være i beredskab. s 15-19 : I forbindelse med afsnittet omkring affaldsafhentning, er det ikke direkte angivet hvem der leverer containere (600 liter / 16m3). Det er dog vores indtryk at det er AHL som leverer disse, dette bedes bekræftet? Svar til spørgsmål nr. 22 AHL indkøber normalt salt af Aalborg Kommune. Entreprenøren kan selv bestemme, hvor salt skal indkøbes herunder om muligt udnytte sit indkøbssystem. Østhavnen ca. 304.000 m². Centralhavnen ca. 56.088 m². Nordhavnen ca. 21.271 m². Tallene er alene vejledende ift. tilbudsgivers skøn. Der kan desuden løbende ske ændringer ifm. frasalg og tilkøb eller ændrede bagvedliggende aftaleforhold. Jf. beredskabskrav side 7 i udbudsbilag nr. 1 underbilag A. Der skal som minimum kunne igangsættes saltning og snerydning indenfor 45min. Der kan ikke siges noget mere generelt herom. Det afhænger af udefrakommende omstændigheder. Ifm. driftsaffald fra skibe er der altid en udkørsel med en 600ltr container og efterfølgende en afhentning og tømning på Langerak 18. Ifm. krydstogt eller større affaldsmængder ved andre skibe er det en 16m3 som kun kan afhentes, tømmes og køres til Langerak 18 af Aalborg Renovation. Spørgsmål nr. 23 Svar til spørgsmål nr. 23 2 gange årligt. Side 10
Udbudsbilag 1, Underbilag A, Kravspecifikation For drift af grønne områder på Aalborg havn : Dette er ikke opgjort. s.8. Vildtvoksende græs I beskrivelsen er angivet at græsset skal slås 1-2 gange årligt. Dette er ikke tilstrækkeligt nøjagtigt til at vi kan prissætte det, så vi ønsker oplyst om vi skal prissætte 1 slåning eller 2 slåninger? S 21 hvor mange lbm trådhegn findes i hegn/krat? Spørgsmål nr. 24 Tilbudsliste: Entreprenøren skal etablere en 24 timer vagtservice, burde der ikke være en post på tilbudslisten til prissætning af dette? Spørgsmål nr. 25 Hvad er medarbejdernes faste grundløn pr. time (dog ikke medarbejder 1)? Herunder hvor mange får arbejds-/uddannelsesrelaterede tillæg og hvor meget? Hvem får personligt kvalifikationstillæg og for hvad/hvor meget? Er jubilæumsdato = anciennitetsdato? Hvor mange er ansat under Metal hhv. 3F overenskomsten? Er alle medarbejdere fuldtidsansatte/ansat hele året? Er der indgået nogen senioraftaler? Er der TL/AMR blandt medarbejderne? Er medarbejderne 14-dags lønnede? (bortset fra funktionæren) Svar til spørgsmål nr. 24 Dette er ændret i ny tilbudsliste, se pkt. 5.1 i tilbudsliste rev B. Se rettelsesbladet. Svar til spørgsmål nr. 25 Det er ikke meningen, at disse oplysninger udleveres før i forhandlingsfasen når der optages forhandlinger med en eller flere tilbudsgivere. Her kan tilbudsgiver få indsigt i kontrakterne. AHL har i stedet vedlagt en opgørelse over medarbejderudgifter i 2016 til 2018, som beskriver den samlede omkostning, og denne vurderes fyldestgørende ift. tilbudsafgivning. Vi kan dog besvare følgende uden videre arbejde: Er jubilæumsdato = anciennitetsdato? Ja. Er alle medarbejdere fuldtidsansatte/ansat hele året? Ja. Er der indgået nogen senioraftaler? Ja, der er én senioraftale. Side 11
Er der TL/AMR blandt medarbejderne? Ja én AMR. Spørgsmål nr. 26 Er der mulighed for at få indsigt i et intern regnskab på serviceafdelingen i 2018? Spørgsmål nr. 27 Er der mulighed for at få se faktureringsgrundlaget på de services ydelser serviceafdelingen har leveret til Top 10 kunderne? Fordeling af elementer og forbrug af tid. Spørgsmål nr. 28 Er der indenfor de seneste år lavet trivselsrapport på personalet i serviceafdelingen? Er medarbejderne 14-dags lønnede? (bortset fra funktionæren). Alle medarbejdere er månedslønnede iht. lokal kutyme. Svar til spørgsmål nr. 26 Der foreligger desværre ikke et internt afdelingsregnskab el. lign., som er brugbart for udbuddet, så der er ikke mulighed for at få udleveret et sådant. Svar til spørgsmål nr. 27 AH har ikke en sådan opgørelse ift. serviceforretningen. I udbuddet sondres der ikke mellem entreprenørens ydelser for AH som kunde (kunde- leverandørforholdet) og for AH som leverandør (underleverandør-leverandør-forholdet). Ydelserne kan ikke adskilles ift. garanti m.v. Svar til spørgsmål nr. 28 Ja, der er udført en trivselsundersøgelse i foråret d.å. Generelt er medarbejderne tilfredse, men der har været nogle organisatoriske udfordringer i forbindelse med at Drift og Service blev omlagt og fik afdelingsstatus for ca. et år siden. Dette er blevet tilskrevet ledelseskommunikationen ifm. bl.a. omlægningen. Side 12