Dagsorden & Referat, bestyrelsesmøde 22/5-06 Deltager: Henrik (SB, Vibeke,?, Morten,?, Bach,?, Johnk, Majbritt,?) Nedenstående dagsorden er venligst udarbejdet af Henrik, idet der ikke er fremsendt nogen egentlig dagsorden, omkring dette møde. (sort agenda blå er kommentarer Rød er opgave) 1. Valg af ordstyrer og referent: a. John k blev valgt! 2. Godkendelse af sidste referat, herunder opfølgning: a. Er der fundet plads til arkivet? 3 mapper er placeret i hylde arkivet! b. Bach lovede opfølgning på sommerlejr først i april hvad er status? Seddel kom ud efter næste/1. leder møde! Seddel forældre ACTION? c. Har troppen god tilslutning blandt spejdere? <? Glemt notat> d. Har juniorgrenen fundet en løsning på sommerlejr? Junior-gren skal til Fur Uge27 (Henrik(SB) & Lars) Afgang Lørdag eller Søndag ; hjem igen Lørdag Forældre kørsel i egen bil! e. Er der indkøbt nyt regnskabsprogram? (Ja) Er det kørende? (JA) Er der opkrævet kontingent? (???? Måske) ACTION? Flere ængstelige forældre har manglet indbetalingskort er der komemt opkrævninger ud for indeværende ½år? Forbudskontingent på 75Kr Der er ændret holdning, idet alle i divisionen har betalt, hvorfor vi gør det samme. Det har været snak om at se på telefon støtte/refusions pengene. ACTION? f. Er der noget nyt om hyttefar /primus motor? Vurdering af entreprise, diverse småting, rest arbejde osv osv Majbritt checker lige i baglandet og vi får en tilbage melding (på ny dato m.m)! Majbritt? i. 20/5 arbejdsdag afhold selv om der ingen info kom ud. Der var 2-3-4 stykker Ny dato foreslåes til 16/9 (verifikation Majbritt) g. Diverse fra side linien i. Rafter manglen er stigende der er dog et par mere eller mindre stående og gratis tilbud. Forslag til at vi købte os til færdig-pakke, og brugte vore ti på nogle af de mange andre opgaver vi har. (meget bred enighed) Så hvem bestiller? C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 1 af 7
Noget med Pernille & Fredeik 7. ; efter en divisions forenings sommerferie (Junior??) h. Er bålplatformen klar til Sct. Hans? (Senere herunder) i. Er der opdateret oplysninger om Sct. Hans på spejd.com? Nope! 3. REFERAT ER GODKENDT! 4. Orientering: ændring af ledelsesstruktur: a. SB har et indlæg udleveret i papirform. Samt efterfulgt af en kort kommentar. b. John k. med kort referat fra gårsdagens møde, på især beslutningerne. Omkring nogle bevæggrunde for dette lidt mærkelige ekstra ordinære haste indkaldte møde. Nogle havde fået læst email og lytte på telefonerne, andre var med beklagelse ikke til at få fat i (Pia har en mere detaljeret beskrivelse af dette hvis nogle ønsker dette). Der blev kort informeret om nogle overordnede beslutninger, og hvilke nye tiltag samt ansvar dette medfører for flere. Dette med bevæggrunde i primært følgende forhold/områder: i. Mere bedre styr på flere forhold, idet der nu gerne skulle være en mere entydigt ansvars- og rollefordeling for et par poster. Dette har flydt det sidste år, og ansvarsforhold har været uklare. Dette har tillige betydet lidt rivalisering(eller hvad dette nu hedder) på nogle områder hvilket er et sundt tegn i sig selv men har desværre udviklet sig til lidt for selektiv ansvarsfordeling og indimellem fraskrivelse! Derfor er flere ting og væsentlige forhold landet mellem flere stole/personer ii. Tilbagemeldinger fra såvel leder, spejder som forældre, har haft mislyde for disse forhold. iii. Manglende samarbejde og fejl/mis informationer mellem Bach & Henrik(SB). Herunder mis-ytringer fra begge parter, observeret og hørt af flere! iv. Manglende fokus det seneste år på Gruppeleder-posten, og dets opgaver. v. Alt det nævnte her, skulle give os mere arbejdsro, idet vi nu ved hvem-gørhvad. Og er man i tvivl, eller vil man hjælpe hinanden yderligere til en bedre spejder-verden, jahhh så kan man jo altid tilbyde sin hjælp/mening. vi. Et par nye øjne på GL posten Hvor Bach nu skal vise sit værd! vii. Der kan hvis dette ønskes udarbejdes egentlig hvem-er-ansvarlig-for-hvad hvis der er behov. viii. Aflaste Henrik der gør en kæmpe masse, samt ix. Sidst men ikke mindst - styrket fokus på junior-grenen. c. Dette betyder at der for nogle poster skal udarbejdes job-beskrivelser (Bach!) d. Henrik (SB) (samt johnk) undres over den omtalte møde form (sårn lidt fordækt), som jo ikke just var prisværdig om end det opnåede resultat(output) Hvad gør vi frem efter nok ville være det samme! C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 2 af 7
5. Nyt fra formanden: a. Formanden har meldt forfald, men dukker måske op til sidst Kom ikke frem pgra af sne b. Hvilket medførte noget andet bestyrelsen har ikke endnu valgt en formand, hvorfor Allan pt er substitut på posten! Dette skal vi have bragt på plads! 6. Nyt fra gruppelederen (GL): a. Dette blev mere en snak omkring fremtidige opgaver og fokus punkter. Hvor især flere ledere og backup-personel blev nævnt. Måske noget med leder-føl. 7. Nyt fra grenene: a. Klan: i. Flåde arbejde b. Trop: i. 10-16 medlemmer ii. konstitiutions møde 29/5 (Bach!) c. Junior: i. 10-12 stk ii. mange frafald pgra skole aktiviteter, sygdom, lejerskole osv iii. program frem til 1/9-06 iv. Sommerlejr indkaldelse på torsdag d. Mini/mikro: i. 17 (+/- 2-3 stk) ii. Forlev spejder center 12 stk i Pinsen, sammen med Arden gruppen. Der står for buskørsel. Kortsnak omkring budget, hvad nu vis der er en lille mindre overskridelse OK med det! sagde vi i kor! (Mere omkring budgetter senere!) 8. Nyt fra kasseren: a. Kassereren har meldt afbud i. Vi skal have afklaret 1. budget forholdene procedure, indmeldt, godkendt, opfølgning 2. generelle politiske fordelinger, (f.eks større rejser, grenene imellem) 3. hvornår bruges der penge til hvad, (generelt) 4. afklaring af godkendelses procedure 5. hvem kan give tilladelse, grundlag osv 6. tilladelses vs tilgivelses rammer (de små sager) 7. Grene har budget men hvad står det på? 8. Leder budget? ii. Opfordring til separat bestyrelses møde desangående. HVORNÅR - Bestyrelse? 9. Nyt fra aktivitetsudvalgene: a. Sct. Hans (den 23/6): i. Bålplatformen er klar men mangler tønder (10 stk a 200L) Der ringes rundt, afventer tilbage melding (Jakob styrer) ALLE PUNKTER PÅ SEDLEN ER ÅBNE!! C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 3 af 7
ii. Derfor indkalder john K til møde Torsdag 1/6 (evt tirsdag) i næste uge 1. Bekræftelse og info til a. John, b. Pia, c. Allan samt d. Henrik (SB) iii. John 1. kommune sendt i sidste uge 2. spiritus bevilning sendt i sidste uge iv. Kano; Anders v. Taler; john kaasgaard 1. Forslag Anni Winther 2. Forslag Handelsstandsforeningen Evan Bisgaard 3. Andre?? vi. Sponsor gaver Majbritt vii. Musik??? 1. Fjordfolk = BigbadWulf 2. John k kender måske et par stykker (der er 24/5 kommet Optaget) Link http://ballingblues.homepage.dk/ viii. Anker for svævebane må vi fast opsætte/nedgrave dette?john ix. Sedler til børn! x.? xi. Scenen lastvogn eller blockvogn?? Hvem? b. Stubfest: i. John K har hørt at der måske ikek bliver en stub fest.. vi skal have be/ eller afkræftet snarest, da dette er en af vores væsentligste exponeringer i løbet af året. ii. Vi skal have fundet alternative løsninger, da vi godt kunne bruge mere exponering og flere spejder Bestyrelses møde 1. Skole opstarts noget 2. en fredag lørdags aktivitet 3. temadage 4. aktivitets weekender 5. 10. Øvrige aktivitetsudvalg hviler til næste møde. a. (yeps) 11. Fastsættelse af årets møder: a. (14/8-06) ønskes ændret til 21/8 pgra af skole ferien b. 23/10-06 c. 29/1-07 12. Arbejdsdage a. 16/9 C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 4 af 7
13. Desuden henledes opmærksomheden a. på Sct. Hans 23/6-06, b. Stubfest sidste weekend i august, c. telefonbøger i en 14-dages periode i august/september, d. arbejdsdag 16/9-06 og e. negsalg/julefrokost søndagen før 1. søndag i advent. Øvrigt: Pia indkalder til gruppebestyrelsesmøder det næste år. Indkaldelserne udsendes via mail til styrelsen@spejd.com og lederne@spejd.com en uge før mødet. C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 5 af 7
Desuden (opsamlet løbende): 1. Til/på næste bestyrelses møde a. Budget forhold b. Leder-ansvar, forhold. Mangler vi at fastligge noget? c. Flere eksempler på manglende oprydning, aflåsning, og lignende DETTE SKAL IKKE FINDE STED OG DETTE SKAL VI HAVE STYR PÅ!! d. Arrangementer & aktivitetesdage e. Arbejdsdage og andre aktiviteter f. Aktivitets kalender (½ ½årlig opdateringer) g. Reduceret kontingent hva gør vi (politik, konsekvens, info ud,?) h. Gren aktiviteterne kalender opdateringer i. Email per barn vi er jo på vej mod det papirløse samfund, og john k har hørt at der der med Email bliver det helt store måske men kun måske men det kan være en and j. Generel konto (Email) per gren der forwarder til ledere, og cc: gem-alt-vi-får. i. gren@spejd.com ii. klan@spejd.com iii. junior@spejd.com iv. mini@spejd.com v. micor@spejd.com vi. bestyrelse@spejd.com vii. ledere@spejd.com viii. osvosv@spejd. Gotcha k. opgave- & priotets liste for at fremme styring- og planlægningen væsentlig l. Hjemme side i. Strategi ii. Opdaterer fjerne gammelt iii. Info niveau???; fra grenene iv. Web-Master (der ligger artikler ind, og løbende vedligeholder) m. Lederne i de respektive grene samler ASAP sammen om hvad de gerne ser priotet på. n. Reklamer ud sammen med telefon bøger? 2. Info: http://www.divitraef.dk/ 1.st weekend i sept. a. Mini/micro lørdag søndag b. Junior og senior fredag+lørdag+søndag 3. Spejder materiale indkøber : Morten Jørgensen! Brug ham! C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 6 af 7
John K. har et forslag til organisering og priotering af vores mange opgaver, på såvel den korte som den lange bane Og vil gerne oprette/opdatere et note/arbejdsdok som nedenstående Løbende aktiviteter: # Start Hvem Hvad (Nye pkt indsættes i toppen) Forventet slut Kommentarer 8 Opsamling julefrokost Herunder en forberedelse og registrering af f.eks arbejdsplan, drejebogs løsning, Skal og skal-ikke 7 Lave liste over konflik områder Snarest - samt fælles interesse områder næstemøde 6 Rundt i grupperne Opsamle ide er til hvorfor er det vigtigt (hvem, hvordan, med hvad) 5 Forårs aktiviteter & planlægning 2 2005-05-31 Skrive et brev bla bla 4 Gennemgang af På et separat møde? Bank Konto til SFO bestyrelsen FÆRDIGE & LØSTE OPGAVER Her placeres løste opgaver.. 3 Gennemgang af bla bla På et separat møde? 1 nu John Kontakter bla bla Næste møde 2005-05-31 C:\Documents and Settings\john\Skrivebord\Dagsorden bestyrelsesmøde 2006-Maj-22.doc Side 7 af 7