Dialogbaseret aftale mellem Revas og Teknik og Miljø 2014
Generelt om dialogbaserede aftaler Den dialogbaserede aftale, er en aftale der indgås mellem forvaltningen og den enkelte budgetansvarlige enhed. Aftalen udarbejdes årligt, og følger kalenderåret. Aftalen er et dialogredskab til at sikre afstemning af forventninger til opgaven og øge bevidstheden om sammenhængen mellem kvalitet og ressourcer. Institutionsbestyrelser og MED-udvalg inddrages i denne proces. Aftalen tilpasses til de enkelte institutionsområder, så den så vidt muligt kan erstatte andet lovpligtigt dokumentationsmateriale. Aftalen forpligter institutionen på nogle få overordnede mål og synliggør, hvad den skal have særligt fokus på i det kommende år. Ved siden af de skitserede mål kan institutionen/aftaleenheden formulere andre/nye initiativer som man ønsker at fremme. Aftalemodellen sikrer, at institutionerne bevarer deres decentrale ledelsesrum og frihed til at være innovative og udvikle kvaliteten. Aftalen tager udgangspunkt i de politisk vedtagne målsætninger og budget for politikområdet hvorunder institutionen/ aftaleenheden hører til, og suppleres af direktionen/forvaltningen med yderligere mål og aftaler om indsatsen. De vedtagne målsætninger, effektmål og budget fremgår af budgetstyringsdokumentet Mål og Midler, der vedtages af Byrådet i oktober måned. Aftalen er på ingen måde udtømmende i forhold til forventningerne til den enkelte driftsenhed. Med formulering af et antal mål, bliver det synligt, hvad enheden skal have særligt fokus på det kommende år. Målene er udtryk for en prioritering mellem ønsker og muligheder. Målene er også udtryk for et håndslag mellem politikere, ledere og medarbejdere, og det gøres synligt, hvilke forventninger, der er til den service der skal ydes til borgerne. De valgte mål skal nås indenfor den økonomiske ramme, der er tildelt enheden. Kerneydelse og enhedens service til brugerne fortsættes og videreudvikles sideløbende med, at der arbejdes med de skitserede mål. Aftalen tjener således flere formål: Den skal fungere som et dialogredskab mellem forvaltningen og driftsenheden Skabe synlighed og sammenhæng mellem de politiske prioriteringer, budget og driftsenhedens aktiviteter Sikre en systematisk opfølgning på sektorpolitikker og mål på området. 2
1. Fokusområder i aftaleperioden Effektmål er overført direkte fra Mål og Midler Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Fastholde eller øge kvaliteten i affaldsordninger Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Viborg Kommune vil arbejde for at fastholde eller øge kvaliteten i affaldshåndteringen, og fortsat prioritere mere miljø for pengene når der vælges løsninger på affaldsområdet. Fokus skal være på kvalitet i drift og vedligehold af kommunens indsamlings- og anvisningsordninger under hensyn til miljø, og omtanke for service og økonomi. Det skal være lettere at komme af med affaldet korrekt, og affaldssystemerne skal være af høj kvalitet og fleksible i forhold til skiftende affaldsmængder og -sammensætninger samt brugernes behov. Sådanne muligheder skal indarbejdes i f.eks. kommunens udbud af affaldsindsamling og håndtering, ved miljøtilsynsarbejde, samt ved at stille krav til kvalitet i affaldsbehandling. Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Fastholdelse og/eller stigning i brugertilfredshed med Kommunens affaldsordninger. En høj brugertilfredshed anses som direkte indikator for, at Kommunens affaldsordninger benyttes. Niveauet ønskes fastholdt eller forbedret uanset ændringer der foretages i Kommunens affaldsordninger herunder prioriteringer i miljø, økonomi og service. 92% af private borgere i Viborg Kommune er Tilfreds eller Meget Tilfreds med Revas dagrenovationsordning. Brugertilfredshed private borgere tilfreds eller meget tilfreds Brugertilfredshed erhverv (service) 2014 2015 2016 2017 92% 92% 92% 92% 97% 97% 97% 97% Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Der evalueres årligt med baggrund i statistik om affaldsmængder, affaldstyper og affaldssortering. Der foretages løbende brugerundersøgelser med henblik på at vurdere informationsarbejde. 3
Direkte kobling mellem kampagner og effektivitet af affaldsordninger (fx skal effekten af kampagner om øget sortering og anvendelse af de opstillede bobler til affald kunne aflæses i statisktik om mængder og fraktioner fra boblerne dvs. genanvendelsesprocenter.) Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status Øget krav i udbudsmateriale (miljø, økonomi og servicehensyn) Udvidelse af informationsplatform (flere medietyper, løbende opdateringer og interaktiv vidensdeling) Fleksibilitet og udvalg blandt kommunens ordninger (udvidelse af udvalg, implementering af nye ordninger, muligheder for tilvalg/fravalgsordninger) Der er i budgettet afsat midler til gennemførelse af relevante tiltag. Der er ikke opgjort status for mål i sidste regnskabsår, da der her er tale om nye effektmål. X X X X X X X X X X 4
Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Bedre ressourceanvendelse via prioritering af affaldshierarkiets principper Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Normalt opfattes affald som alt det vi smider væk, men meget affald er også en værdifuld ressource, der ikke må gå tabt. Fremadrettet vil udfordringen for Viborg Kommune være, at begrænse tabet af ressourcer, og begrænse det på en måde der også tager hensyn til miljø og økonomi. Viborg Kommunes målsætninger for affaldshåndtering tager derfor afsæt i affaldshierarkiet, der prioriterer affaldsforebyggelse frem for hhv. genanvendelse, forbrænding med energiudnyttelse og til sidst, hvis andet ikke er muligt, deponering. Helt overordnet, skal håndteringen af affaldsmængder flyttes opad i affaldshierarkiet, dvs. genanvendelsen skal prioriteres, og miljøpåvirkninger ved affaldshåndtering reduceres. Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Den procentmæssige fordeling af affald til hhv. genanvendelse, forbrænding og deponering, skal påvirkes så der opnås nationale mål på min. 60% genanvendelse i 2018, max 37% forbrænding i 2018, og max 3% deponering i 2018. Den nuværende procentmæssige fordeling for affald håndteret af Viborg Kommune (Revas) er på hhv. 45% genanvendelse, 49% forbrænding og 6% deponering. Det pointeres, at Viborg Kommunes målsætninger på området er forpligtet til at omfatte alt affald fra hele Kommunen inkl. det affald der ikke håndteres via Revas. Registrering og opgørelse af denne samlede mængde affald fra Kommune er ikke p.t. muligt pga. valideringsfejl i det nationale registreringsværkstøj affaldsdatasystemet. Nærværende målsætninger er derfor udarbejdet med baggrund i Revas egen statistik, og vil formentligt ændre sig i kraft af affaldsdatasystemets fejludbedring i løbet af de kommende år. Der henvises i øvrigt til Revas Arbejdsgrundlag, samt Viborg Kommunes gældende affaldshåndteringsplan. Øget frasortering af genbrugs- og genanvendelige materialer. (Der vil være forskel på målsætninger for enkelte fraktioner. Specificering af disse er afventende national ressourceplan i slut 2013.) Reduktion i mængden af forbrændingsegnet affald Reduktion i mængden af deponeringsegnet affald. 2014 2015 2016 2017 2018 48% 50% 54% 57% 60% 47% 45% 42% 39% 37% 5% 5% 4% 4% 3% 5
Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Der evalueres årligt med baggrund i statistik om affaldsmængder, affaldstyper og affaldssortering. Der foretages løbende brugerundersøgelser med henblik på at vurdere informationsarbejde. Virkemidler til dette formål, er bl.a. informationskampagner og konkrete formidlingsprojekter om affald sortering, genbrug, og genanvendelse målrettet specifikke befolkningsgrupper (f.eks. børn og unge, boligforeninger, virksomheder m.m.), eller specifikke indsatsområder (f.eks. elektronik affald, emballageaffald m.m.). Etablering og effektivisering af nye indsamlings- og anvisningsordninger for genanvendelige affaldsfraktioner. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status Der er i budgettet afsat midler til gennemførelse af relevante tiltag. Der er ikke opgjort status for mål i sidste regnskabsår, da der her er tale om nye effektmål. X X X X X X X X X X 6
Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Nedsætte eller fastholde miljøbelastningen fra affaldshåndtering Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden I målsætningen for Revas Miljøledelsessystem fremgår: Sundheds- og miljøbelastende stoffer findes i mange produkter og derfor også i meget affald. Det kan forurene miljøet, men også det øvrige affald så affaldet ikke længere kan udnyttes optimalt. Vi skal frasortere problematiske stoffer, og sikre korrekt håndtering og behandling. Herunder skal der stilles miljøkrav til indsamlings- og transport ordninger, samt til selve affaldsbehandlingen. Negative miljøpåvirkninger skal mindskes, ikke kun i affaldshåndteringsfasen, men også med udgangspunkt i affaldets oprindelige materiale og produktfase. Affaldsordninger skal vurderes ud fra et vugge til vugge perspektiv (dvs. med fokus på genbrug/genanvendelse), så der i højere grad fokuseres på at frasortere affald der er ressourcemæssigt dyrt at sortere, transportere og behandle. Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Der foretages en række initiativer med henblik på at nedsætte miljøbelastningen fra affaldshåndtering i Viborg Kommune. Alle initiativer påvirker Revas CO 2 regnskab som opgøres årligt med tilbagevirkende kraft. Seneste opgørelse fra 2011: El = 446g CO 2 / kwh Gasolie = 2.677g CO 2 / liter Der henvises i øvrigt til Revas årlige Miljøredegørelse. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Fastholdelse eller forbedring af CO 2 regnskab med baggrund i beregninger for el/vand forbrug ift. timer/åbningstider/kwh 2014 2015 2016 2017 El = 446g CO 2 / kwh Gasolie = 2.677g CO 2 / liter El = 446g CO 2 / kwh Gasolie = 2.677g CO 2 / liter El = 446g CO 2 / kwh Gasolie = 2.677g CO 2 / liter El = 446g CO 2 / kwh Gasolie = 2.677g CO 2 / liter Fastholdelse af eksisterende eller forbedrede miljøgodkendelser herunder (for 2012) EMAS, ISO14001 og ISO18001. I de pgl. miljøgodkendelser er alle miljøbelastninger omregnet til CO 2- belastninger, hvorfor denne måleform også anvendes i forhold til effektmålet. Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Der evalueres årligt med baggrund i affaldsordningers økonomi og statistik om affaldsmængder, affaldstyper og affaldssortering. Der udarbejdes årligt en miljøredegørelse hvor der redegøres for de enkelte arbejdssteders arbejdsområde, miljødata, prioritering af indsatsområder, arbejdsmiljø. miljømål, miljøhandlingsplan samt miljøstyresystem. Der formuleres øgede miljøkrav i forbindelse med udbud af affaldsrelaterede opgaver, herunder transport og 7
indsamling af dagrenovation m.m. Renovering af genbrugspladser forventes at medføre flere driftsmæssige og arbejdsmiljømæssige fordele. Bl.a. en reduktion i kørte km pr. ton haveaffald pga. øget komprimering og rationalisering af ordning. Affaldsplanlægningen generelt vil have en øget fokus på den miljømæssige prioritering af tiltag jf. udformning af nye indsamlingsordninger, rationalisering af eksisterende, introduktion af nyt materiel (fx undergrundscontainere) mm.. Der henvises i øvrigt til Revas Miljøredegørelse, Revas Arbejdsgrundlag, samt Viborg Kommunes gældende affaldshåndteringsplan. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status Der er i budgettet afsat midler til gennemførelse af relevante tiltag. Der er ikke opgjort status for mål i sidste regnskabsår, da der her er tale om nye effektmål. X X X X X X X X X X 8
2. Institutionens/aftaleenhedens egne målsætninger Titel for fokusområde Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Efterlevelse af Revas Arbejdsgrundlag 2014 Revas Arbejdsgrundlag definerer mål og rammer for Revas arbejde i 2014. Dokumentet udarbejdes af Revas i samarbejde med Teknik & Miljø (Virksomhedsmiljø). Dokumentet er politisk godkendt (Klima- og Miljøudvalget) i foråret 2013, og evalueres ligeledes i politisk udvalg i foråret 2015. Revas Arbejdsgrundlaget 2014, danner rammen for Revas udviklingsområder i 2014, og udgør derfor også indholdet af den dialogbaserede aftale mellem Revas og Teknik & Miljø for 2014. Arbejdsgrundlaget skal understøtte de formulerede effektmål i den dialogbaserede aftale. Der henvises i øvrigt til punktet Harmonisering af Revas Arbejdsgrundlag med den Dialogbaserede Aftale for 2015, hvorigennem rammerne for udarbejdelsen af de 2 dokumenter ønskes harmoniseret. Mål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives At fastholde og udnytte det eksisterende styringsværktøj (Arbejdsgrundlaget) med de ressourcer og etablerede arbejdsgange der eksisterer. At skabe overblik over væsentligste udfordringer for Revas arbejde i 2014 At prioritere og fastlægge målsætninger med udgangspunkt i status og udfordringer At beskrive væsentlige initiativer for 2014 set i sammenhæng med målsætninger samt økonomiske og praktiske muligheder. Arbejdsgrundlaget evalueres i foråret 2015 ved en bagudrettet afrapportering, som redegør for, hvilke resultater, der er opnået i 2014. Hvert punkt tildeles en farve defineret ved følgende nøgle: Status Udfordringen er løst / er ikke længere aktuel Udfordringen er afventende videre behandling / løsning pågår Udfordringen er ikke løst Farve Formålet med afrapporteringen er dels at skabe et overblik over, hvordan det faktisk gik, dels at bruge resultaterne til at sikre sammenhæng og kvalitetsudvikling, og dermed være fundament for fastlæggelsen af arbejdsgrundlaget for det kommende år. Indsatser for at nå målet Alle punkter i Revas Arbejdsgrundlag imødekommes enkeltvis, med baggrund i de initiativer der beskrives i 9
Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? dokumentet. Der er løbende dialog mellem Revas og Virksomhedsmiljø omkring udvikling og efterlevelse af Arbejdsgrundlagets punkter. Klima- og Miljøudvalget holdes løbende orienteret i aktuelle sager. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Økonomi og ressourcer til efterlevelse af Revas Arbejdsgrundlag 2014 er indeholdt i Revas Budget 2014 og indarbejdet i Arbejdsgrundlagets enkelte punkter. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 10
Titel for fokusområde Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Harmonisering af Revas Arbejdsgrundlag med den Dialogbaserede Aftale for 2015 Revas Arbejdsgrundlag definerer mål og rammer for Revas arbejde i 2014. Dokumentet udarbejdes af Revas i samarbejde med Teknik & Miljø (Virksomhedsmiljø). Dokumentet er politisk godkendt (Klima- og Miljøudvalget) i foråret 2013, og evalueres ligeledes i politisk udvalg i foråret 2015. Revas Arbejdsgrundlaget 2014, danner rammen for Revas udviklingsområder i 2014, og udgør derfor også indholdet af den dialogbaserede aftale mellem Revas og Teknik & Miljø for 2014. Det vurderes, at Arbejdsgrundlaget udgør tilsvarende formål og indhold som den Dialogbaserede aftale. Det kan dog konstateres, at årshjulet (dvs. tidsplan for udarbejdelse, implementering og evaluering) for Revas Arbejdsgrundlaget og årshjulet for den Dialogbaserede aftale ikke kan sidestilles. Dvs. Arbejdsgrundlagets årshjul er tidsmæssigt forskudt ift. den Dialogbaserede aftale. Der ønskes derfor, en harmonisering af de 2 arbejdsdokumenter, så aftalerne supplerer hinanden og ikke modsat. Ligeledes ønskes det, at udarbejdelse, formulering og evaluering af arbejdsdokumenterne kan ensartes og/eller ligestilles, så der ikke foretages dobbeltarbejde. Mål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Status for mål ved opfølgning på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status For 2015, forventes en harmonisering af Revas Arbejdsgrundlag med den Dialogbaserede Aftale. Aftale om harmonisering identificeres og afklares mellem Revas og Virksomhedsmiljø. Ved opfyldelse og/eller ændring af krav til hhv. Revas Arbejdsgrundlag og den Dialogbaserede Aftale, så begge dokumenters formål opretholdes. Der foretages en evaluering og justering af ressourcer og arbejdsgange for udarbejdelsen af hhv. Arbejdsgrundlag og den Dialogbaserede aftale, herunder indflydelse på og af øvrige styringsværktøjer bl.a. Revas organisationens budgetaftaler, statistik og årsrapporter m.m. Økonomi og ressourcer til harmonisering af Revas Arbejdsgrundlag og den Dialogbaserede Aftale er indeholdt i Revas Budget. 11
Titel for fokusområde Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Status for mål ved opfølgning på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 12
3. Aftaler i aftaleperioden Aftaler, der indgås mellem aftaleparterne, som har betydning for institutionen/aftaleenheden i aftaleåret. Emne Dialog Aftale Dialogbaseret aftale mellem Revas og Teknik & Miljø 2014 Økonomi Budget 2014 Personaleforhold Andet Affaldshåndteringsplan 2010-2012 Affaldshåndteringsplan 2014-2018 (forventet godkendt i okt. 2014) Arbejdsgrundlag 2014 (revideres og evalueres årligt) 13
4. Opfølgning Der foretages en årlig opfølgning i november-december i aftaleåret, hvor evalueringen af aftalen samtidig er optakt til indgåelse af aftale for det følgende år. Emne Generelt om aftaleperiodens forløb Aftale Succeser Forbedringsområder Opfølgning er foretaget af Dato for opfølgning 14
5. Bilag Mål og Midler forside for udvalgsområdet (link) Mål og Midler for politikområdet, som aftaleenheden hører til (link) Eventuelle øvrige styringsdokumenter og lovpligtigt dokumentationsmateriale: Arbejdsgrundlag 2014: 221766-13_v1_Arbej dsgrundlag for Revas 2014.PDF 15