AU HR Udvikling og Arbejdsmiljø 2019 AARHUS UNIVERSITET
2 Baggrund Som led i AU s strategiske fokus på ledelse tilbyder AU HR udviklingsforløb, målrettet forskningsledere på AU. Der oprettes løbende hold, så alle forskningsledere får muligheden for at gennemføre et forløb. I det følgende beskrives disse udviklingsforløb. Forløbet sætter deltagerne i stand til at reflektere over og bedrive god, inspirerende ledelse i praksis. Forløbet tager afsæt i aktuelle teorier om ledelse, som sættes i relation til de særlige vilkår, som kendetegner (forsknings)ledelse på Aarhus Universitet. Baggrunden for forløbet er: Lederen skal på en gang være fagligt kompetent og leder og skal ofte mestre og prioritere begge opgaver. I praksis kan skiftet fra medarbejder til leder, der også skal lykkes gennem andres indsats, ofte opleves som en vanskelig overgang. Som leder er det vigtigt at kunne motivere og få det bedste frem i højt kompetente og selvledende medarbejdere uanset om der er tale om andre forskere eller administrative medarbejdere. Man skal kunne sætte mål og sikre fokus og produktivitet; man skal sikre koordinering og synergi i enhederne; og man skal kunne håndtere vanskelige temaer som konkurrence, prioritering og fordeling af begrænsede ressourcer. På et universitet beror lederens succes i høj grad på evnen til at lede ved hjælp af egne personlige og samarbejdsmæssige kompetencer. Derudover er rollen mange steder i forandring, hvilket stiller store krav til både lederens personlige fleksibilitet og evnen til at engagere andre i forandringer. Formål Formålet med forløbet er at styrke ledernes selvindsigt og praktiske kompetencer i lederrollen. Forløbet skal bidrage til forståelse af og handlemuligheder i samspillet mellem den enkeltes personlige egenskaber og de institutionelle vilkår i den særlige ramme, der kendertegner ledelse på AU. Forløbet understøtter: Det daglige ledelsesarbejde En øget bevidsthed om og refleksion over ens rolle som forskningsleder Kvalitet, effektivitet og trivsel i enhederne En sammenhængende ledelsesstreng Tværgående netværksopbygning Opbygningen af et fælles grundlag for god ledelse på AU.
3 Deltagere Forløbet retter sig mod ledere af forskere. Deltagerne har ikke nødvendigvis et formelt personaleansvar, men har ansvar for en mindre eller større forskergruppe, et center eller lignende. Forløbet udbydes og gennemføres af AU HR Udvikling og Arbejdsmiljø, hvor de gennemgående lederudviklingskonsulenter og undervisere er Michael Martini og Astrid Viola Hornbech Svendsen. Desuden inddrages efter behov andre konsulenter, samarbejdspartnere og undervisere. Form og indhold Udviklingsforløbet integrerer en række aktiviteter med henblik på at sikre optimal læring og effekt af det lærte i deltagernes dagligdag. Forløbet omfatter: Indledende individuel lederudviklingssamtale med konsulent (1½ time) 2 individuelle lederudviklingssamtaler med lederens nærmeste leder (1 1½ time pr. samtale) 4 kursusmoduler á 2 dage (første og sidste modul afvikles som internat) NEO-PI-3 personprofil inkl. individuel udviklingssamtale med konsulent (30-45 min testudfyldelse + 1½ times samtale) Løbende arbejde med personligt ledelsesprojekt i egen enhed (variabelt tidsforbrug) Læringsgrupper: Refleksion over og støtte til arbejdet med ledelsesprojekt (minimum 3 x 3 timer) Anbefalet ledelseslitteratur (varierende) Der tages afsæt i teorier om ledelse og personligt lederskab, som kobles til deltagernes egne cases og hverdagspraksis for at sikre direkte praktisk anvendelighed af det lærte. Der lægges i forløbet vægt på at kombinere en række forskellige læringsmetoder, herunder oplæg, diskussioner, læsning af ledelseslitteratur, arbejde i læringsgrupper, øvelser og casearbejde.
4 Indledende udviklingssamtale med konsulent Forløbet indledes med en udviklingssamtale, som undersøger deltagerens aktuelle situation, udfordringer og mål i lederrollen samt dennes aktuelle kompetencer, ambitioner og udviklingsbehov i forhold til disse. Den indledende lederudviklingssamtale er en personlig, helhedsorienteret og fortrolig dialog med en erfaren ledelsesudviklingskonsulent fra AU HR. Samtalen skal sikre, at den enkelte leder formulerer ideer til tema og mål for et ledelsesprojekt i egen afdeling, se mere herom senere. Udviklingssamtaler med egen leder Som en del af forløbet gennemfører lederen to samtaler med egen leder. I den første samtale før modul 1 drøftes lederens aktuelle situation, udfordringer og mål i lederrollen. Herefter drøftes idéer til tema og mål for et ledelsesprojekt, samt hvordan deltagerens leder kan understøtte arbejdet med projektet. Formålet med samtalen er at sikre en kobling til instituttets/områdets strategi, samt at sikre ledelsesmæssig opbakning til og forankring af projektet.
5 Formålet med den anden samtale med egen leder efter modul 4 er at sikre opbakning til og organisatorisk forankring af de realiserede og potentielle forandringer, som forløbet har bragt i spil. Der lægges op til en dialog, hvor deltageren delagtiggør egen leder i refleksioner over udviklingsforløbets processer og resultater i et omfang og på et detaljeringsniveau, der skønnes relevant. Endvidere kvitterer egen leder med feedback og sparring til deltagerens videre udvikling i rollen som leder. I et organisatorisk læringsperspektiv er formålet med samtalerne endvidere at bidrage til skabelsen af åbne og udviklingsorienterede miljøer, hvor såvel faglige som personlige udviklingsbestræbelser og successer anerkendes, deles og fejres. Litteratur Læsning af ledelseslitteratur er en del af udviklingsforløbet. Formålet er at skabe et fælles fundament i form af teoretiske og begrebsmæssige forståelsesrammer, der understøtter udvikling af deltagernes praktiske kompetencer og færdigheder. Teorier og begreber opfattes som nyttige redskaber at tænke og handle med, hvis de gøres personlige gennem en tilegnelsesproces, der sætter teorier og begreber i relation til deltagerens egen praksis. Personligt lederudviklingsprojekt Ledelsesprojektet er et Action Learning (AL) projekt. Det betyder, at lærings- /udviklingsprocessen tager afsæt i en aktuel ledelsesmæssig udfordring i deltagernes arbejdsmæssige kontekst, hvor løsningen er ukendt/uafklaret. Vi anvender en refleksiv variant af AL, hvor læring gennem refleksion over erfaringer fra arbejdet med ledelsesprojektet vægtes højt, så aktion balanceres med refleksion. Formålet med ledelsesprojektet er således både konkret at arbejde med en aktuel ledelsesmæssig udfordring og at styrke deltagernes selvindsigt og handlekompetencer i forskningslederrollen. Ledelsesprojektet skal rumme både en inderside (udvikling af personligt lederskab) og en yderside (tydeligt organisatorisk aftryk i egen enhed). Ledelsesprojektets sammenhæng med udviklingsforløbet støttes ved oprettelse af læringsgrupper og løbende refleksion på kursusmodulerne.
6 Læringsgrupper På det første modul etableres 3-4 læringsgrupper á 5-6 deltagere. Grupperne aftaler deres samarbejdsform, og det planlægges, hvordan det videre arbejde i grupperne skal forløbe. Ambitionen med læringsgrupperne er at udvikle et trygt læringsrum, hvor deltagerne kan støtte, inspirere og udfordre hinanden. Hermed etableres et forum, hvor man kan dele det svære og få kvalificeret hjælp og sparring. Udover det er formålet at skabe dybere sammenhæng og synergier i et tværgående netværk af ledere på AU. NEO-PI-3 personprofil og individuel samtale For at være en dygtig leder er det vigtigt at kende sig selv og være opmærksom på egne styrker og svagheder. Refleksion over egne tanker, handlinger og følelser samt udvikling af øget selvindsigt og selvregulering i lederrollen er et væsentligt aspekt af udviklingsforløbet. Som supplement til refleksioner over egen ledelsespraksis anvendes et struktureret personprofilværktøj som en hjælp til at øge ledernes selvindsigt. Profilen giver desuden en referenceramme og indsigt til at forstå de træk og reaktionsformer, som forskellige mennesker har. Som personprofilværktøj anvendes NEO-PI-3. Profilen danner basis for en individuel samtale, der foregår imellem modul 1 og modul 2. NEO-PI-3 er en personlighedstest, der ud over fem personlighedstræk (Emotionelle reaktioner, Ekstroversion, Åbenhed, Venlighed, Samvittighedsfuldhed) måler på 30 facetter. Den giver dermed et dybdegående og nuanceret billede af personlighedstræk og potentiel adfærd. Det tager 30-45 minutter at udfylde selve testen, som er webbaseret. Samtalen om personprofilen kobles til ledelsesprojektet og ledelsespraksis i bred forstand, og varer 1 ½ time. Modul 1: Lederens rammer, roller og opgaver Dette modul sætter fokus på lederens rammer, rolle og opgaver. Deltagerne bliver præsenteret for en række perspektiver på ledelse, som sættes i relation til ledelse på et universitet.
7 Deltagerne udarbejder en beskrivelse af deres egen enhed (systemanalyse) og undersøger, hvordan elementer som opgave, organisation, kultur, personer, teknologi etc. konstituerer konteksten for ledelse, og hvilke særlige vilkår og udfordringer det skaber for den enkelte leder. Rollen og opgaven som leder sættes ind i denne kontekst. Lederen er på en gang forsker/medarbejder og leder og skal mestre og prioritere begge opgaver. I praksis kan f.eks. skiftet fra selvstændig forsker, der skal lykkes gennem egen indsats, til forskningsleder, der også skal lykkes gennem andres indsats, opleves som en vanskelig overgang. Vi undersøger, hvad der skal fastholdes, slippes og udvikles i overgangen fra medarbejder til leder. På modulet arbejdes der endvidere med at afklare og formulere den enkeltes lederudviklingsprojekt, og der etableres en række læringsgrupper, hvis formål er at støtte og udfordre projekterne samt at skabe tværgående relationsopbygning og videndeling. Mål Styrket forståelse af de særlige vilkår og betingelser, der skaber rammen for ledelse på AU. Styrket forståelse af rollen og opgaven som leder i en universitetskontekst, samt øget indsigt i egne styrker og svagheder i lederrollen. Kendskab til begreber og modeller, som kan øge refleksionen over egen ledelsespraksis med henblik på at forbedre effektivitet, kvalitet og trivsel i egen enhed. Styrke kendskab og relationsopbygning mellem ledere på tværs af miljøerne gennem etablering af læringsgrupper. Modul 2: Ledelse i en kompleks organisation På det andet modul sættes fokus på ledelse af de enkelte enheder med særlig vægt på forskningsmiljøet, og på de konkrete muligheder og udfordringer der gør sig gældende, når man som leder både skal facilitere fagligt kompetente og selvledende medarbejdere og understøtte de strategiske dagsordener og ønsker, der kommer både fra egen organisation og det omgivende samfund. Deltagerne vil på modulet blive introduceret til forskellige faglige organiseringsprincipper og opnå indsigt i, hvordan man kan arbejde involverende og motiverende med forskningsstrategier og projektstyring med henblik på at samle stærke individer om fælles mål.
8 Deltagerne vil desuden blive introduceret til forandringsledelse og få indsigt i forskellige tilgange til at forstå og lede forandringer i organisationer. Endvidere vil der på modulet bliver sat fokus på ledelsesopgaven i forhold til at fremme trivsel og forebygge stress. Mål Styrket forståelse af: Hvad der kræves for at lede stærke fagpersoner i en universitetskontekst. Hvordan man kan organisere og udvikle en forskningsgruppe i overensstemmelse med sine ambitioner og strategiske mål. Ledelse af forandringsprocesser. Den særlige rolle som leder i forhold til trivsel og stress. Modul 3: Lederens personlighed og kommunikation Dette modul sætter fokus på personen i lederrollen, herunder betydningen af lederens personlighed, adfærd og kommunikation. Der arbejdes med lederens kommunikative kompetencer. Deltagernes viden om forskellige typer af kommunikation styrkes med henblik på at fremme bevidste valg af adfærd i det daglige ledelsesarbejde. Der fokuseres på en dialogbaseret og udviklingsorienteret tilgang. Deltagerne præsenteres for og trænes i basale teknikker, der kan anvendes som ledelsesredskaber til at skabe effektive og velfungerede enheder. Et vigtigt tema, der arbejdes med på modulet, er det personlige lederskab, herunder arbejdet med at formulere sit personlige ledelsesgrundlag. Mål Styrke ledernes selvindsigt og handlekompetence gennem refleksioner over og træning af forskellige typer af kommunikation. Med henblik på at fremme bevidste valg af adfærd i det daglige ledelsesarbejde og skabe effektive og velfungerede enheder. Styrke det personlige lederskab og udviklingen af ledernes egen rolle og professionelle identitet i arbejdslivet. Styrke bevidsthed og balancen mellem faglig og ledelsesmæssig identitet. Herunder at få input til at arbejde med eget ledelsesgrundlag.
9 Modul 4: Ledelse og motivation af vidensarbejdere Dette modul sætter fokus på ledelse af grupper og de særlige vilkår, der gør sig gældende, når man som leder søger at optimere samspillet i teams og arbejdsfællesskaber. Deltagerne vil på modulet opnå indsigt i, hvordan man kan arbejde med motivation og trivsel. Der arbejdes også med, hvordan man kan tilrettelægge velfungerende processer og møder. Desuden introduceres deltagerne til konflikthåndtering. Modulet følger desuden op på arbejdet med at formulere og kommunikere et personligt ledelsesgrundlag. Mål Styrke deltagernes kompetence i at motivere selvledende medarbejdere og lede kreative miljøer og teams. Øge deltagernes indsigt i forskellige metoder til processer og møder. Forbedre deltagernes muligheder for at håndtere konflikter. Træne deltagerne i at kommunikere deres personlige ledelsesgrundlag.