NOTAT Omlægning af regnskabsaflæggelse for SBi s finanslovsbevilling Energistyrelsen har i notat dateret 15. marts 2013 og som drøftet på møde den 30. april 2013 bedt SBi om at omlægge sin praksis for aflæggelse af regnskab for anvendelsen af midlerne fra finanslovbevillingen på 29.28.02, så der fremadrettet aflægges regnskab for hele bevillingen som denne fordeles på budgetposterne i aftalen mellem SBi og Energistyrelsen. S E K R E T A R I A T A. C. M E Y E R S V Æ N G E 1 5 2 4 5 0 K Ø B E N H A V N S V S B I. D K C V R 2 9 1 0 2 3 8 4 + 4 5 9 9 4 0 2 5 2 5 J E N S B A L S L E V J B A @ S B I. A A U. D K I dette notat beskrives, hvorledes SBi fremadrettet vil tilrettelægge aflæggelsen af regnskabet inden for de tre områder myndighedsrådgivning, grundlagsskabende forskning samt uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde, jf. aftalen. D A T O 3 0. 0 9. 2 0 1 3 R E V. 1 0. 1 2. 2 0 1 3 G O D K. 1 6. 1 2. 2 0 1 3 I hvert afsnit vil SBi indledningsvis redegøre for den hidtidige praksis for aflæggelsen af regnskabet for bevillingen. Myndighedsrådgivning Andelen af finanslovsbevillingen, der er afsat til myndighedsrådgivning, er i 2013 på 4,63, hvoraf 0,40 er konkurrenceudsat. Der er således netto afsat 4,23 til SBi s myndighedsrådgivning. Af dette beløb indgår 95 % i en pulje, der anvendes til konkrete rådgivningsopgaver for Energistyrelsen. For hver enkelt opgave udarbejdes en projektbeskrivelse, og på baggrund af et skøn over tidsforbruget aftales med udgangspunkt i SBi s takster for indtægtsdækket virksomhed, som den disponible pulje herefter nedskrives med. Der har ikke været aflagt regnskab for de enkelte myndighedsprojekter, og puljen er således hverken blevet reguleret i op- eller nedadgående retning, hvis et projekt efterfølgende har vist sig at kunne gennemføres med anvendelse af enten færre eller flere arbejdstimer end estimeret ved projektstart. Der har som regel været et mindre, ikke-disponeret beløb tilbage i den samlede pulje ved årets udløb. Denne restpulje har i givet fald har været overført til udmøntning i det følgende år. Et sådant mindreforbrug i forhold til den samlede myndighedspulje har i det pågældende år været forudsat modsvaret af tilsvarende merforbrug til andre aktiviteter omfattet af aftalen, f.eks. grundlagsskabende forskning eller formidling. Det følgende år vil disponeringen af mindreforbruget give anledning til et merforbrug i forhold til den aftalte myndighedspulje. Dette merforbrug har været forudsat modsvaret af et tilsvarende mindreforbrug til forskning eller formidling. Over flere år har denne budgetmekanisme sikret overensstemmelse mellem de aftalte og de disponerede puljer til myndighedsrådgivning. Et myndighedsprojekt, der finansieres af myndighedspuljen i et givent år, vil ligeledes kunne forløbe hen over et årsskifte, hvorved der i det første år anvendes et mindre beløb end forudsat. Også i disse tilfælde har det være forudsat, at et mindreforbrug til myndighedsrådgivning i ét år har været forudsat anvendt til f.eks. grundlagsskabende forskning, mens det modsatte forhold har gjort sig gældende i det følgende år, hvor den tilsvarende større indsats til myndighedsrådgivning end forudsat i aftalen har været forudsat modsvaret af en lavere indsats til grundlagsskabende forskning.
5 % af puljen har været forudsat anvendt til SBi s puljeadministration, herunder udarbejdelse af projektskitser og projektforslag, udarbejdelse af puljeregnskab og status for projekter. SBi har ikke hidtil aflagt særskilt regnskab for anvendelsen. S I D E 2 A F 5 Energistyrelsen har i notatet bedt SBi redegøre for forbruget på hvert enkelt projekt, som indgår i myndighedspuljen og for forbruget på midler afsat til puljeadministration. Denne regnskabspraksis vil forudsætte ændringer i SBi s praksis for tidsregistrering og en selvstændig opgørelse af færdiggørelsesgraden pr. 31/12 for flerårige projekter, og vil derfor kunne implementeres med virkning fra 2014. SBi forudsætter, at der også fremadrettet lægges budgetter for de enkelte myndighedsprojekter i forbindelse med udmøntningen af myndighedspuljen, men fra og med 2014 vil SBi tidsregistrere og aflægge regnskab for forbruget på hvert enkelt projekt baseret på SBi s takster. Et merforbrug på ét projekt inden for et givent år kan efter nærmere aftale med Energistyrelsen modregnes i eventuelle mindreforbrug på andre projekter inden for samme år. Et samlet mindreforbrug af myndighedspuljen i det enkelte år overføres til det følgende år som forudbetalt tilskud, mens et eventuelt samlet merforbrug i forhold til myndighedspuljen ikke kan dækkes ved træk på det eller de kommende års tilskud. Et sådant merforbrug kan indgå i opgørelsen af f.eks. den grundlagsskabende forskning for det pågældende år i det omfang, opgaven og forskningsfeltet i øvrigt falder inden for kontraktens område, men vil kun efter nærmere aftale med Energistyrelsen indebære, at Energistyrelsens medfinansiering af forskningen det pågældende år forøges. Der udarbejdes to gange årligt, pr. 30/4 og 30/8 og herudover efter behov, en oversigt over forbruget på de enkelte myndighedsprojekter og dermed en oversigt over det samlede træk på myndighedspuljen pr. opgørelsesdatoen. Et allerede igangsat myndighedsprojekt, der forsinkes eller aftales færdiggjort senere end fastlagt i det oprindelige budget, vil kunne indebære, at en del af arbejdet bliver udført i det følgende år og finansieres af det følgende års pulje for myndighedsprojekter. Med støtte i oversigten vil det således være muligt at aftale igangsætning af nye myndighedsprojekter finansieret inden for den samlede ramme, også selv om årets pulje til myndighedsprojekter allerede er udmøntet fuldt ud. Fra årsskiftet tidsregistreres også faktisk medgået tid til puljeadministration, der fra og med 2014 indgår i regnskabet for anvendelsen af puljen på samme måde som de egentlige myndighedsprojekter. Ved årsskiftet 2013/14 foretages et skøn over færdiggørelsesgraden vedrørende igangværende myndighedsprojekter, og en forholdsmæssig andel af de enkelte projekters samlede budget håndteres som forudbetalt tilskud vedr. opgaver i 2014. En sådan opgørelse vil blive indarbejdet i afrapporteringen for 2013.
I 2014 opgøres omkostningerne for de pågældende projekter på baggrund af registreret tid, på linje med de nye myndighedsprojekter, der igangsættes ved udmøntning af myndighedspuljen for 2014. S I D E 3 A F 5 Grundlagsskabende forskning Ud over myndighedsrådgivningen er finanslovsbevillingen afsat til grundlagsskabende forskning, uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde. Beløbet til den grundlagsskabende forskning udgør 69,6 % af restbeløbet, i 2013 svarende til 14,11 De årlige bilagsaftaler mellem SBi og Energistyrelsen fastlægger fordelingen af forskningsmidlerne inden for de fem såkaldte kerneområder i aftalen, der hver især er nærmere beskrevet i rammeaftalen og i de årlige forskningsprogrammer. En lang række forskningsprojekter på SBi er omfattet af det forskningsprogram, der er aftalt med Energistyrelsen, og for de pågældende projekter er der taget stilling til, hvilket kerneområde, det pågældende projekt dækker. I forbindelse med de årlige afrapporteringer af aftalen opgøres forskningsomfanget inden for hvert område på baggrund af den registrerede forskningstid på de enkelte projekter. De samlede projektomkostninger beregnes med udgangspunkt i SBi s takster for indtægtsdækket virksomhed, dog tillagt direkte projektomkostninger. Energistyrelsens medfinansiering af forskningsindsatsen på de enkelte projekter opgøres som projektomkostningerne fratrukket eventuelle indtægter i form af tilskud fra tredjepart. For 2013 er fordelingen aftalt til følgende procentvise andele og beløb, her sammenholdt med de tilsvarende andele i og målopfyldelsen for : 2013 2013 Resultat Gode og sikre 3,39 23 3,04 2,56 mio. Ikke opfyldt Øget energi- og miljøeffektivitet i 27 3,81 3,17 8,28 mio. Sunde og komfortable 25 3,53 3,17 6,45 mio. Øget værdi i 12 1,69 14 1,85 4,01 mio. Effektivt bolig- og ejendomsmarked 12 1,69 15 1,98 2,61 mio. Ud over finanslovsbevillingen og tilskud fra tredjepart finansieres en del af SBi s forskning af ikke øremærkede indtægter fra f.eks. basismidler fra AAU, som ikke kan henføres til de enkelte forskningsprojekter. SBi s forskningsindsats inden for de fem kerneområder vil derfor kunne overstige det beløb, der i henhold til aftalen med
Energistyrelsen er afsat til forskning inden for det pågældende forskningsfelt. I opgørelsen af resultatet nøjes SBi som tidligere drøftet med Energistyrelsen - med at redegøre for, om SBi har opfyldt målsætningen, mens der ikke foretages en særskilt opgørelse af, hvor meget ikke-tredjepartfinansieret forskning, der herudover har fundet sted inden for forskningsfeltet. S I D E 4 A F 5 Som nævnt viser opgørelsen ikke omfanget af den samlede forskningsindsats, men den forskningsindsats, som ikke er blevet finansieret af tredjepart. Når SBi i ikke opfyldte resultatkravet for forskningen inden for området gode og sikre, er det derfor ikke nødvendigvis udtryk for, at den samlede forskningsindsats inden for feltet er reduceret, men snarere at SBi har haft held med at opnå ekstern finansiering af forskningen. Som bekendt er det en selvstændig målsætning i SBi s resultatkontrakt, at forskningsmidlerne skal geares bedst muligt, hvilket i det pågældende tilfælde er lykkedes i væsentligt omfang. SBi tilsikrer imidlertid, at den ikke-tredjepartfinansierede forskningsindsats inden for hvert af kerneområderne set over en kort årrække mindst antager et omfang som aftalt med Energistyrelsen. Energistyrelsen ønsker en opgørelse af det enkelte års budget for Energistyrelsens medfinansiering samt forbruget på hvert enkelt forskningsområde. SBi vil fra og med afrapporteringen for 2013 udvide opgørelsen, så den for hvert af de fem forskningsområder viser omfanget af såvel den samlede forskningsindsats som størrelsen af henholdsvis Energistyrelsens og tredjeparts medfinansiering, her illustreret med en tilsvarende, udvidet opgørelse vedr. : Mio. Gode og sikre Øget energi- og miljøeffektivitet i Sunde og komfortable Øget værdi i Effektivt bolig- og ejendomsmarked Samlet forskningsindsats Heraf opnået medfinansiering fra tredjepart Medfinansiering fra ENS Aftalt medfinansiering fra ENS, jf. bilagsaftale Difference 5,37 2,82 2,56 3,04-0,48 19,20 11,29 3,31 3,17 0,14 14,49 8,07 3,31 3,17 0,14 6,54 2,52 1,95 1,85 0,10 7,19 4,73 2,08 1,98 0,10 Som det fremgår, opstår differencen mellem den faktiske og den aftalte medfinansiering inden for kerneområdet gode og sikre som følge af medfinansiering fra tredjepart, der har været mere gunstig end forudsat. SBi har herved været i stand til at anvende denne del af forskningsbevillingen inden for andre emner omfattet af rammeaftalen. Fordelingen af den nævnte difference på de øvrige fire kerneområder er her opgjort arbitrært efter størrelsen af den aftalte medfinansiering.
Fordelingen af ENS medfinansiering af forskningsindsatsen på enkeltprojekter ligger ikke fast fra årets begyndelse, da bevillingens konkrete udmøntning vil afhænge af fremdriften af de enkelte projekter det enkelte budgetår og af den medfinansiering, der opnås til nye forskningsprojekter inden for kerneområdet. S I D E 5 A F 5 Først fra og med afrapporteringen vedrørende 2014 ser SBi sig derfor i stand til konkret at afrapportere virkningen af de løbende, ledelsesmæssige dispositioner med henblik på at sikre en eventuel, overskydende medfinansiering inden for ét kerneområde anvendt til medfinansiering af forskningsprojekter inden for andre områder omfattet af kontrakten. SBi vil imidlertid allerede i afrapporteringen vedrørende 2013 indarbejde en kort beskrivelse af de væsentligste satsninger og resultater inden for hvert af de fem kerneområder, som bevillingen fra ENS har gjort det muligt at gennemføre. Uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde De resterende 30,4 % af bevillingen er afsat til uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde, i 2013 i alt 6,16 Der er ikke fastlagt retningslinjer for anvendelsen eller fordelingen af denne del af bevillingen, men rammeaftalen fastlægger målsætninger og resultatmål i relation til at sikre udnyttelse af SBi s forskning og viden gennem forskeruddannelse og efteruddannelse inden for bygge- og boligsektoren samt målrettet formidling til bygge- og boligsektoren. Energistyrelsen har i notatet bedt SBi redegøre for forbruget på midler afsat til uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde. SBi har i de senere år brugt en del ressourcer på at udvikle uddannelsestilbud af relevans for bygge- og boligsektoren, herunder praksisnære videre- og efteruddannelsestilbud til branchen. SBi s aktiviteter på kandidat- og masterstudierne vurderes imidlertid at være finansieret via statstilskuddet fra AAU. Midlerne til uddannelse, formidling og erhvervssamarbejde forventes således fremadrettet anvendt til forskningsfaglig formidling og øvrige formidlingsaktiviteter via internettet og pressen. SBi registrerer ikke medgået tid til formidling og branchesamarbejde på sagsniveau, men vil i afrapporteringen for 2013 kunne indarbejde en opgørelse over forbruget vedrørende forskningsfaglig formidling og SBi s deltagelse i faglige udvalg m.v. Fra årsskiftet vil SBi tillige fremadrettet registrere og afrapportere det samlede forbrug vedrørende udvikling og drift af SBi s webaktiviteter og det formidlingsarbejde, der sker gennem pressen.