Referat af ordinær generalforsamling d. 27/03 2014. Vestervang d. 10-04-2014 Generalforsamlingen blev afholdt i Lokalcenter Vestervang. Der var tilmeldt 76 og der deltog 74 plus 6 gæster. En stemmeberettiget repræsentation inklusiv modtagne fuldmagter på 92 medlemmer og 1658 fordelingstal ud af 2011. Kl. 18.00 bød formand Jørgen Leth velkommen og generalforsamlingen blev indledt med en buffet. Maden leveres af lokalcentret, og der blev også i år udtrykt tilfredshed med kvaliteten. Kl. ca. 19.30 bød formanden velkommen til den egentlige generalforsamling og tog hul på den fastlagte dagsorden. 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent. Bestyrelsen foreslog følgende kandidater, som blev valgt: Dirigent: Marianne Balle, LETT Advokatfirma (ejerforeningens advokat) Stemmetællere: Poul Erik Nielsen, lej. 722 Linda Stendorff, lej. 2001 Finn Fick, lej. 3001 Britt Madsen, lej. 831 Referent: Casper Meldgaard lej. 863 og Bent Grøn lej. 1001 Dirigenten modtog valget og gennemgik formalier vedr. generalforsamling. Hun konstaterede, at generalforsamlingen - i henhold til vedtægten blev afholdt inden 31. maj, og var lovligt varslet med udsendelse af indkaldelse/dagsorden ved omdeling og e-mail, mindst 4 uger før afholdelsen. Herefter gav dirigenten ordet videre til formanden og bestyrelsens beretning for 2013. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 2013. Formanden indledte med at takke for godt samarbejde med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Han udtrykte en tak til bestyrelsesmedlem Jan Kerstein, som nu forlader bestyrelsen, da han og familien flytter fra Vestervang. Ligeledes en tak for godt samarbejde til de øvrige formænd og bestyrelser i Vest og afsnit 1. Bestyrelsens skriftlige beretning er forinden generalforsamlingen udsendt til alle medlemmer, og formanden havde følgende supplerende bemærkninger til beretningen: a. Formanden udtrykte stor tilfredshed med vores nye ejendomsassistent, Ivan. Han udfører rigtig mange vedligeholdelsesmæssige opgaver for ejerforeningen og er kommet fantastisk godt ind i alle tingene og rutinerne i arbejdet i Vestervang. b. Formanden opfordrede ejerforeningens medlemmer til at læse de opslag der opsættes på tavlerne i opgangene. Vi har i løbet af året haft nogle uheldige episoder, hvor folk ikke har været opmærksomme på disse opslag. Der har bl.a. været opslag vedr. renovering af asfalten på parkeringspladserne, hvor der desværre var mange biler tilbage på pladserne de dage renoveringen skulle foregå. Det har taget helt op til 1,5 time at få fat i de pågældende personer, så bilerne kunne blive fjernet. Medlemmerne opfordres til at være opmærksomme på disse situationer også i forbindelse med hækklipning hvor der skal holdes afstand til hækkene. c. I forbindelse med klimaskærmsrenoveringerne, som udføres i lejlighederne, er der bred enighed om en mærkbar stor effekt. Det kan mærkes både rent komfortmæssigt i lejlighederne og på energiforbruget. Der er ændret i langtidsplanen for renoveringerne, hvor det har været nødvendigt at reducere i det årlige antal af udskiftninger. Det er naturligvis beklageligt, men det kan ikke lade sig gøre at udskifte flere indenfor budgettet. En medvirkende årsag til reduceringen er at kommunen ikke længere giver tilskud til projekterne, og det kan naturligvis mærkes. I forbindelse med de nye facadepartier er der opstået en udfordring vedr. de monterede brevindkast i dørpartierne. Flere steder trækker det ind ved brevindkastene og enkelte medlemmer har ytret ønske om at få dem afblændet. Der arbejdes i øjeblikket med en løsning på problematikken. d. Der er ikke indkommet forslag til vedtagelse på generalforsamlingen fra medlemmerne på 1
dette års generalforsamling, men formanden tilkendegav at både han og Ivan løbende modtager forslag. Der er bl.a. ytret ønsker om ny leverandør af tv-signaler og internet. Dette undersøges nærmere sideløbende med at der også foretages drøftelser med vores nuværende leverandør, Stofa, om prisnedslag/rabatter. En af problematikkerne i den sammenhæng er at de eksisterende kabler op i bygningen er meget tynde, og det er en meget stor operation at udskifte dem, da de løber under gulvene mellem lejlighederne. e. Der har i årets løb været en dialog med vores forsikringsselskab. Formanden har med baggrund i vores lave skadesprocent og forholdsvis høje selvrisiko forhandlet præmiereducering på plads. Der er desuden kommet nye regler på forsikringsområdet for store ejendomme. Det er nu bl.a. blevet ejerforeningens ansvar at sikre sig at de håndværkere der arbejder i bygningen både i ejerforeningens regi og for de enkelte medlemmer har de rigtige forsikringer. Det giver udfordringer. De håndværkere som ejerforeningen bruger, har alle leveret dokumentation for deres forsikringer, men det er sværere at kontrollere de håndværkere som benyttes af de enkelte lejlighedsejere. I sidste ende er ejerforeningen ansvarlig for eventuelle skader forårsaget af håndværkere uden de rigtige forsikringer. Vi må derfor kræve dokumentation for både autorisation og forsikringer fra håndværkere der arbejder i bygningen. f. Formanden informerede til sidst om de tilfælde af indbrud og tyveri som vi har været udsat for den seneste tid. Der har været et omfattende indbrud i en lejlighed hvor der er stjålet en stor mængde møbler, lamper og diverse genstande. Det er ubegribeligt at det kan lade sig gøre at man ubemærket kan slippe af sted med de mange store ting fra en placering højt oppe i bygningen, hvor man skal forbi mange lejligheder. Der har desuden været et par tilfælde af tyveri af en stor mængde af LED-pærer i elevatorerne. Lamperne er nu blevet forsynet med afskærmninger, der gør det væsentligt mere besværligt at stjæle pærerne. g. Tilbagekøbsklausulen vil blive behandlet under eventuelt. h. Tak til medlemmerne for en velvillig indstilling ved facadeudskiftningerne. Herefter gav formanden ordet videre til dirigenten, der efterlyste eventuelle spørgsmål eller kommentarer til formandens beretning fra de fremmødte medlemmer. Der var følgende kommentarer/spørgsmål: Jørgen Sørensen, lej. 843 Poul Lorensen, lej. 753 Linda Stendorff, lej 2001 Efterlyste tidspunkt for det omfattende indbrud i lejligheden. Opfordrede til at være tidligere ude med at opsætte opslag vedr. rydning af parkeringspladserne man kan være udrejst. Oplyste at NRGI fibernet ligger i gaden kun ca. 100 m væk. Efterspurgte om der på foreningens hjemmeside findes en håndværkerliste med anbefalede håndværkere. Pågældende ejer der havde været udsat for indbruddet, oplyste at der ikke var viden om et bestemt tidspunkt for indbruddet i lejligheden. Det var foregået indenfor den uge i februar hvor familien var på ferie. Formanden understregede at opslagene vedr. rydning af parkeringspladserne normalt opsættes ca. en uge før begivenhederne. Erfaringsmæssigt opsættes de ikke tidligere, da det nemt glemmes igen. Der er opmærksomhed på fibernet og mulighederne undersøges løbende. Formanden oplyste at der på hjemmesiden findes en håndværkerliste med anbefalede håndværkere der kender bygningerne. Denne liste opdateres løbende. 3. Forelæggelse af årsregnskab m. revisorpåtegning til godkendelse. Forud for generalforsamlingen er regnskabet udsendt til samtlige medlemmer. Revisor Peter Vinstrup Henriksen fra AP Revision konstaterede først at regnskabet er underskrevet af bestyrelsen og godkendt uden forbehold af revisionsselskabet. Herefter gennemgik han årets regnskab. Han konstaterede at regnskabet med få afvigelser følger budgettet. Den største afvigelse ligger under punktet renovering af foreningens funktionær bolig, der benyttes til bolig for ejendomsassistenten. Der er anvendt et mindre beløb på udskiftning af facadepartier end budgetteret. Hvilket skyldes ønsker fra 2 ejere om udskydelse af udskiftning, og samtidig 2
bestyrelsens hensyn til økonomien. Der er også højere udgift til administrator end budgetteret, dette hænger sammen med formandens ekstra arbejde for afd. Vest i forbindelse med udskiftning af facadepartier. Den højere udgift opvejes af en ekstra indtægt, fra afd. Vest, under øvrige indtægter. Regnskabet udviser et underskud på 119.372,-kr, som tages fra reserverne. Dirigenten efterlyste eventuelle spørgsmål vedr. regnskabet. Der var følgende spørgsmål: Robert Mogensen, lej. 822 Leif Clausen, lej 321 Efterlyste en forklaring på den høje omkostning til istandsættelsen af funktionærlejligheden og hvad det indebar. Ønskede at vide hvorfor udgifter til administrator var kommet væsentligt over det budgetterede. Formanden indledte med at understrege at bestyrelsen naturligvis ikke var tilfredse med det negative resultat. Men årsagen til underskuddet skyldes istandsættelsen af funktionærlejligheden i forbindelse med ansættelsen af ejendomsassistenten. Lejligheden trængte meget til modernisering meget mere end bestyrelsen havde forventet. Den tidligere vicevært havde boet der i 10 år, og den blev ikke moderniseret, da han flyttede ind. Der er lavet modernisering af to badeværelser og køkken. Der er indsat et køkken af meget god kvalitet, men det er leveret af ejendomsassistent Ivan Pedersen selv og købt meget billigt af ejerforeningen. Herudover blev der indgået aftale om, at Ivan Pedersen selv udførte alt tømrerarbejdet i lejligheden, vel at bemærke, ved udførelse i fritiden. Dermed er den nødvendige renovering og de gennemførte forbedringer udført til en yderst rimelig pris. Vedr. det ekstra honorar til formanden hænger dette sammen med ekstra arbejde udført for afsnit Vest. den ekstra honorar omkostning opvejes af ekstra indtægter under punktet øvrige indtægter. Det hænger sammen med at beløbet betales til ejerforeningen henholdsvis ved direkte betaling og en bonus fra entreprenør og vinduesfabrikant, en bonus som afsnit Vest ellers skulle have haft en andel af. Flere spørgsmål/kommentarer: Ejendomsassistent Ivan Oplyste at ejerforeningens pris for det leverede køkken inkl. hårde Pedersen. hvidevarer, ikke var, som formanden oplyste 41.000 men kun 28.000 kr. Der var ikke yderligere bemærkninger. Herefter blev regnskabet godkendt ved håndsoprækning. Der var ingen der stemte imod. Der var ingen der ønskede en skriftlig afstemning. Formanden afsluttede dette punkt med at knytte et par kommentarer til energiopgørelsen for 2013. Formanden beklagede at det blev nødvendigt med en ekstra opkrævning på 32 kr. pr. fordelingstal. Det skyldes primært at der har været stigende priser på varmen. Samtidig har bestyrelsen været for optimistiske i forventningerne til forbruget. Formanden tilkendegav, at det meget svært at lægge budgetter, da forsyningsselskaberne med jævne mellemrum regulerer priserne både op og ned. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Vedligeholdelsesplanen er udsendt til alle medlemmer og formanden havde kun en kort kommentar til den. Den oprindelige langtidsplan for udskiftninger af facadepartier er blevet ændret til at forløbe over flere år. Dette er udelukkende af økonomiske grunde, ved fastholdelse af det nuværende driftsbidrag, kan der desværre ikke udskiftes så mange pr. år, som oprindelig forventet. Det er ikke på grund af højere priser på facadepartierne, men på grund af andre forekommende vedligeholdelses arbejder. Bestyrelsen beklager meget, at den oprindelige plan ikke kan holdes, der er nemlig mange utætte terrassedøre der trænger til udskiftning.. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt ved håndsoprækning. Der var ingen stemmer imod. Der var ingen der ønskede en skriftlig afstemning. 3
5. Forslag. Der var ikke indkommet forslag fra medlemmerne til godkendelse på generalforsamlingen. Bestyrelsen havde stillet et forslag vedr. fældning af fyrretræerne på parkeringspladsen, som var udsendt til medlemmerne før generalforsamlingen. Formanden indledte med at orientere om den allerede gennemførte meningsmåling vedr. fyrretræerne. Der var kun en stemmeprocent på ca. 35, så der var ikke mange der havde taget stilling til spørgsmålet. Til gengæld var holdningen klar i forhold til de tilbagemeldinger der var kommet. Her var ca. 75 % tilhængere af en hel eller delvis fældning af trærækken. Forslaget går ud på at fælde ca. hvert andet træ og så efter ca. 1 år genplante nye træer i en højde og sort efter vejledning fra en fagmand på området. Efter et antal år fældes de resterende træer, og der genplantes nye træer. Herefter var der følgende spørgsmål/kommentarer: Lilian Lang, lej.754 Ønskede at få fældet træerne. Robert Mogensen, lej. 822 Tilkendegav at det var et afbalanceret forslag, som han kunne stemme for. Mogensen opfordrede til at kontakte en sagkyndig i forbindelse med valg af træsort. Hvilket var tilkendegivet i forslaget. Jan Adamsen, lej. 866 Ejerforeninger Øst og Vest skal vel være enige om evt. udførelse? Nina Kvindal, lej. 872 Ønskede at vide om alle træer ved godkendelse af forslaget ville være fældet om 2-3 år. Rasmus Kvindal, lej. 872 Understregede at det har stor betydning om resten er træerne er fældet om få år. Hertil svarede formanden at der selvfølgelig, som skrevet i forslaget, vil blive taget kontakt til en sagkyndig, som kan komme med anbefalinger og forslag til træsort og størrelse på træerne. I forslaget er der ikke sat dato på fældning af de resterende træer, da dette vil være afhængig af anbefalinger fra sagkyndig. Formanden understregede også at en vedtagelse af forslaget vil være afhængig af en tilsvarende vedtagelse i Vest. Herefter kom forslaget til afstemning ved håndsoprækning. Der var ca. 2/3 der stemte for forslaget, ca. 1/3 imod og få undlod at stemme. Der var ingen der ønskede en skriftlig afstemning. Forslaget blev vedtaget. 6. a. Forelæggelse af fælles driftsbidragssats og budget for 2014 til godkendelse b. Forelæggelse af fælles energibidragssats og budget for 2014 til godkendelse (energibidragssatsen er a conto sats) Budgetmateriale med forslag til fælles driftsbidragssats og energi a conto sats er udsendt til alle medlemmer. Formanden forklarede at det har været vigtigt for bestyrelsen at undgå stigninger på driftsbidraget i år, og forslaget er derfor at fortsætte med samme sats som 2013. Vedr. energibidragssatsen har bestyrelsen foreslået en mindre stigning som følge af de stigende energipriser. Vi forventer stadig at vores energiforbedrings renoveringer fortsat vil påvirke energiforbruget i den rigtige retning, og håber derfor på, at der kan blive en lille tilbagebetaling i 2015 i stedet for en ekstra opkrævning. Budgetterne blev indstillet til godkendelse. Drifts- og energibudget blev godkendt uden spørgsmål eller kommentarer fra de fremmødte. 7. Valg af formand. På valg er: Jørgen Leth (751). (modtager genvalg) Der var ikke yderligere kandidater til posterne. Jørgen Leth blev genvalgt med akklamation. Formanden takkede for valget og bebudede at han, når denne 2-årige periode er gået, ikke stiller op til formandsposten mere. 8. Valg af to bestyrelsesmedlemmer: På valg er Casper Meldgaard (863) og Tom Pilgaard (862). Jan Kerstein afgår ekstraordinært pga. fraflytning. Bestyrelsen foreslår Jørn Krog (211), som vælges for 1 år. Der var ikke yderligere kandidater til posterne. Casper Meldgaard (863) og Tom Pilgaard (862) blev genvalgt. Jørn Krog (211) blev valgt. 4
9. Valg af to suppleanter: Bestyrelsen foreslog: 1. suppleant Nina Kvindal (872) 2. suppleant Svend Bech Kristensen (742) Der var ikke yderligere kandidater til posterne. Begge suppleanter blev valgt. 10. Valg af revisor. Bestyrelsen foreslog genvalg af revisionsfirmaet A P Revision. Der var ikke andre forslag. A P Revision blev genvalgt. 11. Eventuelt. Dirigenten efterlyste punkter under eventuelt. Der var følgende spørgsmål/kommentar: Poul Lorensen, lej. 753 Oplyste at parkerede biler på pladserne helt oppe ved huset til tider blokerer for gennemgang mellem parkeringspladserne. Kan der findes en løsning på dette problem. Lillian Lang, lej. 754 Støttede bestyrelsen i samarbejdet med kommunen omkring tilbagekøbsklausulen Formanden oplyste at der vil blive arbejdet på at løse problemet. Herefter fortsatte formanden med at fortælle lidt om det arbejde der har været i årets løb vedr. den kommunale tilbagekøbsklausul. Formanden oplyste, at der i forhandlingerne med kommunen nu er en samlet repræsentation af 11 henholdsvis ejerforeninger og ene ejere. Disse 11 repræsenterer ca. 1380 lejligheder. Ud af disse 11 er der valgt en gruppe på 5 personer som forhandlingsudvalg, udvalget repræsenteres af forskellige kompetencer såsom jura og økonomi. Udvalget har haft 2 indledende drøftelser med kommunen. Et af de punkter der har været drøftet er om lejlighedsejere enkeltvis kan frikøbe sig fra klausulen. Dette har kommunen klart tilkendegivet er muligt. Men kommunen ser helst, at der er samlet frikøb. Der vil også kunne opnås et større prisnedslag ved et samlet frikøb. I forbindelse med et frikøb skal grunden vurderes. Der er endnu ikke en afklaring på hvordan denne vurdering skal foretages og heller ikke hvor stor rabat der vil kunne gives ved en samlet henvendelse. Der er stadig rigtig mange uafklarede spørgsmål i sagen. Formanden håbede at kunne vende tilbage med noget mere konkret på næste års generalforsamling. Formanden har fået flere henvendelser vedr. lugtgener. Det drejer sig primært om tobaksrøg, men også i nogle tilfælde madlugt. Huset er ikke helt tæt mellem betonelementerne, så lugt kan sprede sig mellem lejlighederne hvis der f.eks. er forskelligt tryk i to nabolejligheder. Det kan f.eks. skyldes forskellig hastighed på udsugningen i bygningen. Lugten kan også sprede sig via ventilationskanalerne. Formanden opfordrede generelt til at vise hensyn og påpegede også at det ikke er tilladt at anvende emhætter med motor der er tilkoblet ventilationssystemet. Disse findes i nogle få lejligheder, men de må ikke anvendes! Herefter var der ikke flere kommentarer fra medlemmerne og dirigenten afsluttede generalforsamlingen, og takkede for god ro og orden. Hun gav ordet videre til formanden som havde et par afsluttende kommentarer. Formanden takkede revisoren for fremlægning af regnskabet, og dirigenten for ledelse af generalforsamlingen. Formanden rettede en tak til afgående bestyrelsesmedlem, Jan Kerstein, for sin indsats i bestyrelsesarbejdet og ønskede ham og familien held og lykke i Risskov. Til sidst takkede formanden medlemmerne for en god aften. Generalforsamlingen sluttede kl. 21.07. Casper Meldgaard Marianne Balle Jørgen Leth Referent Dirigent Formand 5