Fordelingssekretariatet Eksternt Bestyrelsesmødereferat Til: Bestyrelsen for Fordelingssekretariatet, Dansk Friskoleforening, Danmarks Private Skoler, Der Deutsche Schul- und Sprachverein für Nordschleswig, Foreningen af kristne friskoler, Frie Skolers Lærerforening og Frie Skolers Ledere Referat af: Fordelingssekretariatets bestyrelsesmøde Dato: 19. april 2017 Sted: Fordelingssekretariatet, Japanvej 36, 4200 Slagelse Tilstede: Gitte Baaring (GB), Peter Bendix (PB), Thorkild Bjerregaard (TB), Helle Brinch (HB), Rud Nielsen (RN), Søren Stein Brinck (SSB), Hans Myhrmann (HM), Poul Sørensen (PS), Steen Bersan (SB), Grethe Simonsen (GS), Anders Nilsson (AN) Afbud/Fraværende: Claus Diedrichsen (CD), Karsten Suhr (KS), Uffe Rostrup (UR) Referent: Anders Nilsson Dagsorden: Pkt. 1. Godkendelse af forslag til dagsorden. Pkt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 7/2-16. Pkt. 3. Gennemgang af aktionsliste. Pkt. 4. Nyt fra formanden, sekretariatet, øvrige. Pkt. 5. Internt årsregnskab 2016. Pkt. 6. Fondsrapport for 1. kvartal 2017. Pkt. 7. Brugerundersøgelse. Pkt. 8. Kontrol af løndele. Pkt. 9. Opfølgning på skoler med forhøjet vikartilskudsforbrug. Pkt. 10. Opfølgning på længerevarende sygdom. Pkt. 11. Konkrete sager og generelle spørgsmål. a. Konkret sag om dispensation fra 18-måneders reglen. Pkt. 12. Eventuelt. Næste møde: 17. maj 2017 kl. 12-16 Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler Japanvej 36 4200 Slagelse Tlf.: 5856 5100 Fax: 5853 2588 Mail: fskr@fskr.dk Web: www.fordelingssekretariatet.dk
Pkt. 1. Godkendelse af forslag til dagsorden. Dagsordensforslaget blev godkendt. Pkt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 7/2-17. Referatet fra mødet den 7/2-17 blev godkendt. Pkt. 3. Gennemgang af aktionsliste. SB gennemgik aktionslisten for bestyrelsen. Pkt. 4. Nyt fra formanden, sekretariatet, øvrige. SB: Vi har behandlet sagen om aktindsigt fra LC og meddelt dem afslag. PS: Af hensyn til inhabilitetsbestemmelserne er bestyrelsen ikke inddraget, idet LC kan påklage afgørelsen til bestyrelsen. Sekretariatets skriftlige orientering blev taget til efterretning. Pkt. 5. Internt årsregnskab 2016. GS gennemgik det interne årsregnskab for 2016. Fordelingssekretariatets samlede resultat for 2016 blev et overskud på 5,2 mio. kr. Årets resultat var budgetteret til et underskud på 4,3 mio. kr. Det realiserede overskud blev derfor 9,5 mio. kr. større end budgetteret. I resultatet indgår en urealiseret kursgevinst på 977 t.kr. på værdipapirer. Samtidig er årets budgetterede udgift til yderligere udvikling af sagsbehandlingssystemet Eunomia på 600 t.kr. kun realiseret med 25 t.kr. Begge disse regnskabsposter henføres direkte til egenkapitalen og indgår ikke i virksomhedsområdernes resultater. Virksomhedsområdernes resultater blev derfor et samlet overskud på 4,3 mio. kr., mod et budgetteret underskud på 3,7 mio. kr. Heraf udgør det administrative resultat (realiserede finansielle indtægter minus administrationsomkostninger) et underskud på 4,0 mio.kr. og bevillingsresultatet (modtaget statstilskud minus udbetalt statstilskud) et overskud (mindreudbetaling) på 8,3 mio. kr. Side 2
Det administrative underskud på 4,0 mio. kr. er 0,2 mio. kr. større end det budgetterede administrative underskud på 3,8 mio. kr. Afvigelsen skyldes årets store IT-omkostninger i fællesadministrationen, der overstiger budgettet med på 752 t.kr. De ekstraordinære store ITomkostninger vedrører afhjælpning af et ransomware-angreb i februar og, som følge deraf, etablering af en ny intern IT-struktur, herunder en virtuel serverplatform. De øvrige administrative omkostninger er til gengæld samlet set realiseret for 462 t.kr. mindre end budgetteret og de finansielle indtægter er realiseret med 109 t.kr. mere end budgetteret i 2016. Årets samlede bevillingsresultat var budgetteret til et overskud på blot 83 t.kr. Det realiserede overskud (mindre-udbetalingen) blev på 8,3 mio. kr. og blev således 8,2 mio. kr. større end budgetteret. Afvigelsen vedrører Vikar, hvor en gennemgang af tallene viser, at vikarforbruget, beregnet i budget 2016, bygger på de realiserede tal for 2014. Vi kan nu se, at vikarforbruget i 2014 var atypisk højt, muligvis som følge af lockout og nye arbejdstidsregler, hvorfor vikarudgifterne i budget 2016 var sat for højt. Vi mener dog ikke, at det forklarer hele afvigelsen, men at de ændrede karensregler også har givet et mindre vikartilskudsforbrug end det vi havde beregnet i budget 2016. Vikartilskud til lærere er udbetalt med 6,9 mio. kr. mindre og vikartilskud til andre personalegrupper med 0,5 mio. kr. mindre end budgetteret. Udgiften til særlige lærerlønudgifter blev 0,7 mio.kr. mindre og der er tilbagebetalt tilskud vedrørende Uddannelsesfonden på 0,2 mio. kr. Konklusion: Det interne årsregnskab for 2016 blev godkendt som forelagt. Pkt. 6. Fondsrapport for 1. kvartal 2017. GS orienterede om periodens afkast, som blev på 0,62% eller 0,73% mere end vores benchmark på -0,12%. Fondsrapporten blev taget til efterretning. Pkt. 7. Brugerundersøgelse. SB orienterede om brugerundersøgelsen, som er besvaret af 379 skoler ud af de 547 skoler, som har fået tilsendt undersøgelsen. I forbindelse med besvarelsen af spørgeskemaet har skolerne kunnet afgive fritekstkommentarer og forslag. Der er indkommet 263 af sådanne kommentarer. Alle kommentarer analyseres, og der tages stilling til den enkelte kommentar. Skolernes kommentarer og sekretariatets stillingtagen vil fremgå af en separat rapport, som offentliggøres på sekretariatets hjemmeside. Brugerundersøgelsen blev taget til efterretning. Side 3
Pkt. 8. Kontrol af løndele. Det blev besluttet, at den kontrol af de indberettede løndele, som FSKR foretager ved at kontakte de enkelte skoler, også skal foretages i 2017. FSKR skal dog have særlig fokus på, om lønoplysningerne for skolens intervallønnede er indberettet korrekt først og fremmest for så vidt angår intervalløn og eventuelle engangsvederlag. Formålet med den skærpede kontrol er at sikre, at lønoplysningerne er korrekt indberettet. Hvis der er tale om under-/overskridelse af intervallønsgrænserne eller overskridelse af grænserne for engangsvederlag, indhentes forklaring/dokumentation fra skolen. Hvis der ikke findes forklaring/dokumentation for afvigelserne orienteres skolelederen om, at der er tale om under-/ overskridelse, og at oplysningerne videregives til Finansministeriet. Bestyrelsen skal ultimo juni 2017 orienteres om resultatet af kontrollen. Det blev besluttet, at skolerne ikke skal aflevere revisorerklæring i 2017 om, at de indberettede løndele er i overensstemmelse med skolens lønsystem. Begrundelsen herfor er, at revisorerklæringerne først kan indhentes, efter at oplysningerne er afleveret til Finansministeriet og dermed har begrænset værdi men påfører skolerne en del administration. Forud for indberetningen af løndele i 2018 skal det overvejes at indlægge yderligere kontroller i Eunomia med henblik på at minimere fejlindtastninger. Pkt. 9. Opfølgning på skoler med forhøjet vikartilskudsforbrug. Bestyrelsen besluttede, at der i lighed med sidste år skal foretages opfølgning over for skoler med et ekstraordinært vikartilskudsforbrug. Et ekstraordinært vikartilskudsforbrug defineres som et forbrug (målt som vikartilskudsforbruget ved lærerpersonales fravær pr. lærerårsværk), som overstiger gennemsnittet for alle skoler med en faktor 3. Skoler, som i det nærmest forgangne regnskabsår har haft et ekstraordinært vikartilskudsforbrug, skal indsende redegørelse om baggrunden for det forhøjede vikartilskudsforbrug og hvilke initiativer, som skolen agter at iværksætte med henblik på at reducere forbruget. Fordelingssekretariatet følger månedligt op på udviklingen i skolens vikartilskudsforbrug med henblik på tidlig indsats. Skoler, som i de 2 nærmest forgangne regnskabsår har haft et ekstraordinært vikartilskudsforbrug skal indsende redegørelse. Skolen pålægges desuden løbende at indsende underskrevne vikarskemaer, og der gennemføres stikprøvekontrol. Fordelingssekretariatet følger månedligt op på udviklingen i skolens vikartilskudsforbrug med henblik på tidlig indsats. Skoler, som i de 3 nærmest forgangne regnskabsår har haft et ekstraordinært vikartilskudsforbrug skal indsende redegørelse. Skolen pålægges desuden løbende at indsende underskrevne Side 4
vikarskemaer, og der gennemføres stikprøvekontrol. Fordelingssekretariatet følger månedligt op på udviklingen i skolens vikartilskudsforbrug med henblik på tidlig indsats. Sagen forelægges for Fordelingssekretariatets bestyrelse, som træffer afgørelse om Fordelingssekretariatets videre handlinger. Ud over opfølgningen over for skoler med et samlet højt vikartilskudsforbrug, besluttede bestyrelsen, at der også skal foretages opfølgning over for skoler med et ekstraordinært vikartilskudsforbrug til barns 1. og 2. sygedag. Baggrunden for beslutningen er, at der er tale om den fraværsårsag, der udløser det samlet set næsthøjeste tilskud, og at det samlede tilskud til barns 1. og 2. sygedag er steget kraftigt de senere år. Et ekstraordinært vikartilskudsforbrug til barns 1. og 2. sygedag defineres som et forbrug (målt som antal fraværsdage i forbindelse med barns 1. og 2. sygedag pr. lærer), som overstiger gennemsnittet for alle skoler med en faktor 3. Opfølgningen vil foregå efter samme principper som ved opfølgningen over for skoler med et samlet højt vikartilskudsforbrug. Pkt. 10. Opfølgning på længerevarende sygdom. Det blev besluttet, at ændre reglerne om dokumentation i forbindelse med længerevarende sygdom, således at skolerne skal indsende kopi af dagpengebilag i stedet for lægelig dokumentation. I øjeblikket kan der ydes vikartilskud til sygefravær af en varighed på sammenlagt højst 18 måneder inden for en periode af 2 år. Maksimumsgrænsen kan fraviges af bestyrelsen. Det blev besluttet, at man på næste møde drøfter denne regel. Pkt. 11. Konkrete sager og generelle spørgsmål. a. Konkret sag om dispensation fra 18-måneders reglen. På bestyrelsesmødet 7. februar 2017 blev det besluttet at give en skole afslag på deres anmodning om dispensation fra 18-måneders reglen. Skolen havde den 22. februar 2017 anmodet om, at bestyrelsen genovervejede afgørelsen. Bestyrelsen besluttede at fastholde afslaget. Side 5
Pkt. 12. Eventuelt. GB meldte afbud til næste bestyrelsesmøde. Side 6