3OMSTILLING Brugermanual til 3SoftPhone
Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION... 3 2. OVERBLIK... 3 3. INSTALLATION... 4 4. LOG IND... 4 5. BESVAR OPKALD... 4 6. 3SOFTPHONE OG OMSTILLINGSBORDET... 5 7. FORETAG OPKALD... 5 8. OMSTILLING AF OPKALD... 5 Præsenteret omstilling... 5 Blind omstilling... 6 9. KONTAKTER... 6 10. INDSTILLINGER... 7 Opkald... 7 Kontakter... 7 Lyd... 7 Optagelse... 8 Diverse... 9 11. CLICK-2-CALL... 9 12. 3SOFTPHONE OG HEADSET... 10 13. MINIMUMSKRAV... 10 Netværk... 10 Minimumskrav computer... 11
1. INTRODUKTION Med 3SoftPhone kan du foretage og modtage opkald på computeren. Du bruger dit eget nummer til både ind- og udgående opkald, og de takseres i forhold til dit mobilabonnement. Det vil sige, at opkald til dine kolleger er gratis, og opkald til andre numre takseres på samme måde, som hvis du ringede fra din mobiltelefon. Dog med den fordel, at 3SoftPhone kan benyttes på alle netværk også udenlandske netværk. Du kan altså ringe til danske numre til lokal takst, når du er i udlandet - uden at skulle betale ekstra for roaming (så længe du er på et lokalt netværk). Hvis du benytter et mobil bredbånd abonnement fra 3 i udlandet, vil du dog blive faktureret for data, som du har brugt. Med 3SoftPhone kan du:! Besvare og foretage opkald på computeren! Optage samtaler! Omstille opkald (blind og præsenteret)! Flyt opkald fra 3SoftPhone til mobiltelefon! Hent kontakter fra 3Omstilling telefonbog og Outlook! Se opkaldshistorik! Auto-besvar opkald 2. OVERBLIK
3. INSTALLATION Du installerer 3SoftPhone på følgende måde:! Download 3SoftPhone her: https://3omstilling.3.dk/softphone/3omstilling-softphone.exe! Åbn den downloadede fil og følg vejledningen 4. LOG IND Du skal logge ind i 3SoftPhone med dit 3Omstilling login. Du skal dog abonnere på tillægspakken Datakald Indtast dit brugernavn og adgangskode til 3Omstilling Kan du ikke huske dit login, kan du få det tilsendt på sms ved at klikke på Glemt adgangskode her: https://3omstilling.3.dk/ 5. BESVAR OPKALD Når du er logget ind, kan du begynde at modtage opkald på 3SoftPhone. Hvis 3SoftPhone ringer, kan du besvare opkald ved at trykke på det grønne rør. OBS: Under Indstillinger kan du også sætte 3SoftPhone til at besvare opkaldet for dig, så du ikke selv behøver at klikke på det grønne rør.
6. 3SOFTPHONE OG OMSTILLINGSBORDET Har du receptionist rollen i 3Omstilling, kan du selvfølgelig også benytte 3SoftPhone. En af fordelene ved 3SoftPhone er, at den nedsætter din svartid nogle sekunder i forhold til en mobiltelefon, da den ikke skal signalere med mobilnetværket. Derudover kan 3SoftPhone indstilles til at besvare opkaldene automatisk og det betyder at du (afhængig af indstillingen i omstillingsbordet), slet ikke behøver at trykke på noget, for at besvare et opkald. En god opsætning kunne være, at aktivere Auto-besvar i 3SoftPhone og sørge for, at der ikke er kryds i Træk opkald fra køen automatisk og Send opkald til telefonen automatisk. Herefter kan opkald besvares ved blot at taste F4/F11 i omstillingsbordet. 7. FORETAG OPKALD Opkald kan enten foretages ved at klikke i feltet Indtast nummer og taste det nummer man ønsker, hvorefter du trykker på Enter knappen på dit tastatur. Eller ved åbne Kontakter og dobbeltklikke på den person, man vil ringe til. 8. OMSTILLING AF OPKALD Hvis du vil omstille et indgående opkald, har du 2 muligheder:! Præsenteret omstilling! Blind omstilling Præsenteret omstilling 1. Besvar opkald 2. Klik på den kontakt du vil stille om til 3. Klik på det grønne rør, og telefonen vil ringe op til brugeren
Blind omstilling 1. Besvar opkald 2. Klik på den kontakt du vil stille om til 3. Klik på omstillings-ikonet og opkaldet vil blive stillet om med det samme. 9. KONTAKTER Du kan oprette kontakter i 3SoftPhone manuelt ved at klikke på Tilføj kontakt ikonet. Kontakter du tilføjer, vil blive gemt lokalt på computeren, og vil blive slettet hvis du afinstallerer 3Softphone TIP: Du kan også hente 3Omstilling telefonbogen under Indstillinger > Kontakter
10. INDSTILLINGER Du åbner 3SoftPhone indstilling ved at klikke på det lille tandhjul. Her finder du følgende indstillingsmuligheder: Opkald Besvar automatisk > Opkald besvares ud at du behøver klikke på det grønne telefonrør Auto-besvar (Tid) > Angiver hvor hurtigt 3SoftPhone skal besvare opkaldet. Sæt eventuelt en forsinkelse på 3 sekunder, hvis du lige vil have tid til at forberede dit svar til personen som ringer Opkald venter > Hvis du har et igangværende opkald, og der kommer et nyt, kan du få afspillet en lyd, så du bliver notificeret om, at der er et andet opkald som venter. Hvis du er medlem af en svargruppe, anbefaler vi, at du ikke sætter kryds her. Kontakter Hent 3Omstilling kontakter > Henter alle kontakter, som ligger på din telefonbog i 3Omstilling. Hvis du ændrer i en kontakt, vil ændringen kun blive gemt lokalt, og vi anbefaler derfor, at du gør det i 3Omstilling webklienten i stedet. Hvis du ændrer en hentet kontakt og opdaterer telefonbogen, vil kontakten ligge 2 gange altså en lokal og en hentet. Slet kontakter ved udlogning > overskriver alle kontakter (også lokale) hver gang du logger ud og ind. På den måde har du altid seneste version. Vis lokale kontakter > Viser alle de kontakter, du har gemt lokalt i din Outlook. Vis globale kontakter > Viser kontakter, som ligger centralt på Exchange serveren. Bemærk at dette kan være ret mange, afhængig af din virksomheds størrelse. Hent globale Outlook kontakter > Den globale adresseliste ligger online, og ændres løbende af din virksomheds IT afdeling. Her kan du manuelt hente nyeste adresseliste ned til 3SoftPhone. Lyd Ringetone > Her kan du ændre ringetonen
Ring også i PC højttaler > Benytter du headset i computeren og har ikke headset et på hele tiden, kan det være en god idé, at sætte kryds her, da ringetonen vil blive afspillet i både headset og computerhøjttaler. Mikrofon > Her skal du vælge den mikrofon, du vil benytte til samtaler. Typisk vil det være dit headset. Højttaler > Her skal du vælge den højttaler, du vil benytte til samtaler. Typisk vil det være dit headset. Optagelse I 3SoftPhone har du mulighed for at optage dine samtaler. Sådan gør du: 1. Åbn Indstillinger og vælg Optagelse 2. Vælg Aktivér optagefunktion 3. Luk Indstillinger og klik på Optage ikonet, så det bliver rødt. 4. 3SoftPhone vil herefter optage dine samtaler automatisk. Sti for optagelser > Her gemmes de lydfiler, som 3SoftPhone skaber, når du optager en samtale. Vælg den mappe du vil gemme optagelserne i. Præfiks > Filerne som skabes af 3SoftPhone, kan navngives med et navn, som giver mening for dig. Aktivér optagefunktion > Her kan du aktivere optagefunktionen i 3SoftPhone. Herefter skal du dog være opmærksom på, at du skal huske at trykke på Optage ikonet, før 3SoftPhone begynder at optage. Spørg efter hver samtale > Hvis du ikke ønsker at 3SoftPhone automatisk skal gemme alle dine samtaler, kan du sætte den til at spørge, om du vil gemme efter hver samtale.
Filnavngivning Diverse 3SoftPhone altid øverst > 3SoftPhone er altid øverst og kan altid ses uanset hvilket program du arbejder i. Installer 3SoftPhone click-2-call > Ved at klikke på dette link installerer du en udvidelse til Google Chrome, som gør, at du kan ringe op til et telefonnummer på en hjemmeside blot ved at klikke på det. 3SoftPhone Click-2-Call analyserer automatisk en hjemmeside for telefonnumre, og gør dem klikbare. (indikeret med grøn tekst, og et grønt telefonikon). 11. CLICK-2-CALL Med 3SoftPhone kan du ringe op til et telefonummer blot ved at klikke på det i Google Chrome. Se hvordan i foregående afsnit. 3SoftPhone understøtter også tilpasset click-2-call funktionalitet i andet en Google Chrome. Du kan eksempelvis lave opkaldslister i HTML, hvor du blot skal klikke på et hyperlink, hvorefter 3SoftPhone ringer op, uden at du manuelt skal indtaste nummeret. Dette kræver dog lidt viden om html scripts. Til disse hyperlinks skal du bruge nedenstående kommandoer:
Åbn 3SoftPhone: web+3switch:// Click-2-call med 3SoftPhone: web+3switch://phone?call=nummer du vil ringe til.. F.eks: web+3switch://phone?call=70313313 vil få 3SoftPhone til at ringe op til 70 313 313 NB: Du kan også finde click-2-call plugins til din browser på nettet (F.eks. Telify til Firefox), men vær dog opmærksom på, at 3 ikke supporterer konfiguration og brug af disse plugins. 12. 3SOFTPHONE OG HEADSET 3SoftPhone er testet kompatibel med et antal forskellige headset, som kan gøre din hverdag nemmere, da mange headset understøtter opkaldskontrol, så kan besvare opkald blot ved at klikke på headsettet. OBS: 3 yder ikke support til installation og brug af headset med 3SoftPhone! Headset Lyd Opkaldskontrol Standard headset til mikrofon minijack X Jabra PHS002W X X Jabra Biz 2400 X X Jabra Motion X X Jabra Evolve X X Jabra Pro X X Jabra Speak 510 X X Plantronics B235 Voyager Legend UC USB BT X X Plantronics C320 BlackWire Stereo headset X X Plantronics W440 Savi DECT USB X X Sennheiser MB Pro med BTD 800 X X Sennheiser DW Pro 1 USB X X Sennheiser Presence med BTD 800 X X Sennheiser SC 260 X X Sennheiser SC 660 usb ctrl X X Sennheiser SP 20 X X 13. MINIMUMSKRAV Netværk 3Omstilling Datakald afvikler opkald over internettet, og forudsætter således en stabil internetforbindelse med en båndbredde, som er dimensioneret efter behovet for antal samtidige samtaler. Tilgængelig båndbredde: Minimum 200 Kbit/s - både up- og download pr opkald Latency (svartider): Maksimum 150 ms. (Høj latency opleves som forsinkelser i en samtale) Pakketab: Helst ingen. (Opleves ved at lyden hakker og ord forsvinder) Firewall/router skal konfigureres, så der er åbnet for: o Udgående TCP trafik på port 5060 til voip.3.dk o Ind- og udgående UDP trafik på port 1024-66535 til rtp1.voip.3.dk og rtp2.voip.3.dk o Udgående TCP webtrafik på port 80 og 443
Generelt anbefales det ikke, at benytte mobilnetværk til datakald, da jitter, pakketab og latency ofte er højere her end på faste forbindelser. Minimumskrav computer Microsoft Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 7 og Windows 8 100 MB RAM 150 MB hard disk Mikrofon og højttaler (helst headset eller lign. for at undgå ekko)