Bilag 1. Kravspecifikation Udbud af skolemadsordning den 19. marts 2019
Indhold 1. Baggrund...2 2. Krav i forhold til lovgivning...2 3. Krav til sortiment...3 4. Ernæring og Sundhed...3 5. Bestilling...4 6. Forældrenes egenbetaling...5 8. Levering...5 9. Emballage...6 10. Miljøkrav...6 Miljøkrav til transport...6 Miljøkrav til Transportemballage...7 Miljøkrav til maden - økologi og madspild...8 7. Egenkontrol...8 8. Kommunikation...8 1
1. Baggrund Formålet med Skolemadsordningen er at tilbyde alle børn i Frederiksberg Kommunes Folkeskoler et sundt og nærende måltid mad der vil gøre en forskel ernæringsmæssigt socialt og indlæringsmæssigt. Tilbuddet retter sig mod ca. 7500 elever på følgende Folkeskoler i Frederiksberg Kommune Skolen ved Bülowsvej Skolen på Grundtvigsvej Skolen ved Søerne Ny Hollænderskolen Skolen på Nyelandsvej Søndermarkskolen Skolen på la Cours vej Lindevangskolen Skolen på Duevej Vedlagt som bilag X er institutionsliste med nærmere angivelse antal elever, leveringsforhold og ønsker til tidspunkter samt kontaktpersoner på hver enkelt skole. 2. Krav i forhold til lovgivning. Leverandøren er ansvarlig for: Overholdelse af samtlige regler for madproduktion og transport af madvarer Overholdelse af al lovgivning på området Indhentning af de nødvendige tilladelser fra relevante myndigheder Leverandøren skal således være bekendt med: Fødevareloven Regler for egenkontrol i fødevarevirksomheder Regler om fødevarehygiejne Reglerne om autorisation til behandling og salg af fødevarer Reglerne for transport af fødevarer, herunder krav til køretøjernes indretning og sikring af, at temperaturforhold er i orden. De mere detaljerede regler og vejledning herom kan fås hos Fødevarestyrelsen www.fvst.dk. Leverandøren skal på anmodning fra Frederiksberg Kommune dokumentere de fornødne autorisationer i forhold til leverancerne. 2
3. Krav til sortiment Tilbudsgiver skal dagligt tilbyde valg mellem følgende typer frokostmåltider: Frokostretter Sandwich Salat Varm ret Sundt mellemmåltid Frugt/snittede grøntsager Det står tilbudsgiver frit at tilbyde et bredere sortiment end ovennævnte, som dog ikke vil være tilskudsberettiget. Der må ikke tilbydes slik, kager og lignende i sortimentet. Der må ikke tilbydes drikkevarer i sortimentet. Frederiksberg Kommune kan til enhver tid kræve varer udeladt af sortimentet. 4. Ernæring og Sundhed Eleverne skal tilbydes et sundt frokostmåltid i skolen Generelt gælder for ordningen, at maden skal være sund, indbydende og mættende Leverandøren skal følge nationale anbefalinger for skolemad, og Fødevarestyrelsens guide til sundere mad i skolen (2018) skal være retningsgivende for tilbuddets udformning. 3
Kilde: Fødevarestyrelsens guide til sundere mad i skolen (2019), Side 32 5. Bestilling Leverandøren skal tilbyde et online bestillingssystem, hvor forældre opretter sig som kunde og derefter bestiller. Bestillingssystemet skal kunne håndtere differentierede priser, da nogle forældre vil være berettigede til et kommunalt tilskud til køb af skolemad. Kommunen er forpligtiget til at levere lister over tilskudsberettigede elever, efter nærmere aftale mellem kommune og leverandør. Alle forældre skal via deres unikke login kun se den prisliste, der er aktuel for dem med det opnåede tilskud. Maden skal kunne bestilles fra på fra dag til dag på alle årets skoledage. Maden skal kunne bestilles i minimum en uge i forvejen. Således skal den kommende uges menu og udvalg være tilgængelig på elevernes log-in senest fredagen forinden, hvor der kan bestilles til hele den kommende uge. Afbestilling skal, ligesom almindelig bestilling, kunne foretages indtil kl. 07.00 til leverancer på den pågældende dag. Ved afbestilling kan ikke opkræves et gebyr, uanset hvornår denne foretages. Næringsberegning og ingredienslister skal være tilgængelig for alle retter i forbindelse med bestilling af maden således forældre kan vurderes størrelsen af måltidet der købes, og det er muligt i forhold til børn der lider af intolerans eller fødevareallergier kan fravælge produkter børnene ikke kan tåle. 4
6. Forældrenes egenbetaling For kunder, der betaler fuld pris for maden, er betalingen udelukkende et anliggende mellem kunden og leverandøren Ved tilmelding af nye børn til skolemadsordningen oprettes en særskilt konto per barn som forældrene kan betale ind til. Der kan som udgangspunkt kun købes for det beløb der står på saldoen. Har en elevs konto har været inaktiv i mere end 9 måneder, kan leverandøren rette henvendelse til forældrene for at undersøge, om barnet er blevet udskrevet af skolen. Meddeler forældrene at barnet er udmeldt af skolen, eller har leverandøren ikke modtaget svar fra forældrene inden for tre uger efter forespørgslen, skal leverandøren udbetale restbeløbet til kunden og nedlægge kontoen. Leverandøren skal tilbyde betaling via betalingskort. Det vurderes positivt, såfremt leverandøren stiller en alternativ betalingsløsning derudover. Leverandøren opfordres til at tilbyde supplerende standard online løsning, hvor betaling finder sted direkte i forbindelse med bestilling af varerne som kendes fra onlinemarkedet generelt og sikre at forældre ikke er forpligtiget til at betale ind til en konto hos leverandøren. For så vidt angår børn hvis køb er tilskudsberettiget skal forældrenes egenbetaling for tilskudsberettigede varer beregnes som Egenbetaling = Varens fulde pris kommunalt tilskud til varen. 8. Levering. Maden skal leveres til de enkelte skoler umiddelbart inden spisefrikvarteret i tidsrummet kl. 10.00 og 10.40. Der kan være variationer i, hvornår spisepausen er placeret. Derfor skal det præcise tidspunkt for levering aftales med den enkelte skole. Ved forsinkelser på over 15 minutter skal der tages kontakt til skolens kontaktperson. Kontaktoplysninger er angivet i bilag 1. Maden skal leveres færdig i termokasser sorteret i henholdsvis kold og varm, sorteret i poser klassevis og portionsanrettet og emballeret til den enkelte elev. Skolens eneste opgave er således at fordele maden til de elever, der har bestilt. 5
Termokasserne leveret på skolen, og afhentes den følgende hverdag samtidig med levering af mad til den pågældende dag. Termokasser fra den foregående dags levering afhentes på et med skolen aftalt sted. Skolen kan ikke pålægges opgaver ifm. rengøring af termokasser. Varme retter skal være varme ved levering, og kolde retter skal være kolde. Alle måltider skal være pakket separat.. 9. Emballage Emballagen skal være mærket med elevens navn og klasse Fødevarestyrelsens regler for mærkning af fødevarer skal være overholdt Emballagen skal være praktisk og let håndterbar. Emballagen skal være udformet, så maden ikke løber samme eller komponenter blandes uhensigtsmæssigt. Emballagen skal være hygiejnisk forsvarlig med en minimal brudrisiko. Emballagen skal være udformet, så børn kan åbne den Emballagen skal være miljøvenlig herunder være skal være fri for PVC- og phtalater, samt fri for alle kendte uønskede stoffer jf. Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer... 10. Miljøkrav Frederiksberg Kommune er medlem af POGI, hvorfor kommunen ønsker et samarbejde med miljøbevidste leverandøre, der aktivt arbejder for at nedsætte miljøbelastningen, og som arbejder for at fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenester til gavn for det ydre miljø. Kommunen ønsker således, at indkøbte varer og tjenesteydelser belaster miljøet mindst muligt. Miljøkrav til transport Frederiksberg Kommune forventer at leverandøren medvirker til at sikre miljøet gennem anvendelse af køretøjer mv. som volder mindst muligt forurening. 6
Frederiksberg Kommune forventer at leverandøren medvirker til at sikre miljøet gennem anvendelse af køretøjer mv. som volder mindst muligt forurening. Levering af madservice i biler under 3,5 ton Køretøjer brugt til transport af vare til ordregiver skal som minimum have euronorm 5 niveau og minimum energimærke B. Nyindkøbte køretøjer skal som minimum opfylde de tekniske krav for minimum euronorm 6 niveau lastbiler og have minimum energimærke A. Levering af madservice i biler over 3,5 ton Køretøjer skal som minimum have euronorm 5. Køretøjer der af leverandør indkøbes under kontraktperioden til levering af vare skal opfylde minimum euronorm 6 niveau. Dokumentation Leverandøren skal sikre at ordregiver har en opdateret oversigt over registreringsnumre og angivelse af tekniske egenskaber, for de køretøjer der benyttes til opfyldelse af kontrakten. Tekniske egenskaber er relevante oplysninger om drivmiddel, euronorm, anskaffelsesdato, energiklasse mv. Ordregiver har til enhver tid ret til at kræve køretøjet til miljøsyn. Ordregiver afholder udgifterne til synet, hvis partikelfiltret fungerer, som det skal. Fungerer partikelfiltret ikke, som det skal, afholder leverandøren udgiften til miljøsynet samt til reparation eller udskiftning af filtret. Leverandøren skal være indstillet på at indgå i løbende dialog med kommunen om leverandørens miljøprofil samt leverandørens arbejde med sine underleverandører vedrørende miljømæssig bæredygtighed. Ovenstående krav gælder også underleverandører tilknyttet kontrakten. Miljøkrav til Transportemballage Transportemballage til at fragte fødevarer skal være returemballage eller emballage egnet til genanvendelse. Ved brug af termokasser eller plastemballage bør emballagen så vidt muligt bestå af genanvendt plast. Ved brug af papemballage bør emballagen så vidt muligt bestå af genanvendt pap. Herudover stilles der krav til, at leverandøren sikrer korrekt affaldssortering af brugt emballage, såfremt det ikke længere kan anvendes. 7
Miljøkrav til maden - økologi og madspild Madens skal overholde den økologiprocent som leverandøren har tilbudt. Opgørelsen af økologiprocent skal følge Fødevarestyrelsens regler i henhold til Fødevarestyrelsens Vejledning om økologisk storkøkken drift. (2014) Derudover skal leverandøren arbejde systematisk med reduktion af madspil og på anmodning fra kommunen kunne dokumentere dette. 7. Egenkontrol Leverandøren er forpligtet til at have et egenkontrolsystem, der til enhver tid lever op til lovgivningens krav hertil. Frederiksberg Kommune er til enhver tid berettiget til at kontrollere ydelsesleveringen til skoler og elever i kommunen. Leverandøren er forpligtet til på opfordring fra kommunen at sende prøver på dagens menu til kommunens tilsyns og kontrolenhed. Leverandøren er forpligtet til at stå til rådighed i forbindelse med kommunens brugerundersøgelser af skolemadsordningen samt i forbindelse med kommunale tilsyn på skolemadsområdet. 8. Kommunikation Frederiksberg Kommune ønsker at indgå i dialog og samarbejde med leverandøren med henblik på fortsat kvalitetsudvikling af skolemadsordningen. Leverandøren er forpligtiget til at deltage i opstartsmøder og årlige statusmøder med hver skole samt centralforvaltning. Såfremt der er behov for hyppigere møder, eksempelvis i forbindelse med opstart eller kvalitetsbrister i ydelseslevering, er leverandøren også forpligtiget til at deltage heri. Leverandøren skal kunne kontaktes telefonisk i tidsrummet 8.00-15.00. Derudover skal der være mulighed for at kommunikere pr. mail med leverandøren. Leverandøren skal have tilknyttet en fast kontaktperson til Skolemadsordningen i Frederiksberg kommune. Leverandøren skal stille informationsmateriale til forældre til rådighed inden ordningens start og løbende i kontraktperioden. 8
Leverandøren skal tydeligt gøre opmærksom på kontaktoplysninger, så forældre kan kontakte leverandøren direkte. Kommunen leverer klasselister for skoler, der er omfattet af ordningen. Kommunen leverer endvidere lister, hvoraf de enkelte elevers tilskudsprocent fremgår. Bestemmelser om leverandørens brug af oplysninger fra kommunen er nærmere reguleret i rammeaftalens afsnit X og sker direkte mellem borger og leverandør. 9