Ansøgning om tilskud til VM og EM udtagelses- Voltigestævne 27-29. maj 2016 Forenings information: Foreningens navn: Hvidovre- Avedøre Rideklub Formand Natasha Rosenskjold - n-rosenskjold@hotmail.com Mobil: 2759 5996 Kasserer Johnny Berg mail@johnnyberg.dk Mobil: 2395 2221 Stævneansvarlig Jimmy Jensen Jimmy.jensenprivate@gmail.com Mobil: 4016 2413 Foreningens CVR. nr.: 17196375 Forening Foreningens samlede antal medlemmer: pr.1. dec 2015: 355 medlemmer
Resume: Hvidovre- Avedøre Rideklub har siden 2009 år været vært for nationale Voltigeringsstævner, med deltagelse fra både danske og svenske klubber. Klubben har som mission haft det ønske, at vores stævner, leverer den bedste oplevelse for de deltagende hold, men samtidig også tilbyder både faciliteter og rammer, der gør vores stævne til det førende og toneangivende stævne i Danmark. Voltigeringsudvalget under Dansk Rideforbund har for sæsonen 2016, bedt HVR om at forestå, et VM og EM udtagelsesstævne for den danske elite og stævnet vil være det eneste på dansk grund. Stævnet rangeres på lige fod med de to øvrige Mesterskabsstævner på dansk grund i 2016. Klubben har fine og stolte traditioner i afvikling af både nationale stævner samt mesterskabsstævner inden for voltigering. Senest har HVR i 2015 afholdt et meget velgennemført nationalt stævne med deltagelse af over 110 udøvere. Stævnet var præget af meget regn, en helt ny ridehusbund, men klubben fik i sin evaluering, igen højeste udmærkelser for et sikkert, spændende og velgennemført stævne. Dette kunne kun ske ved, at mere end 40-45 hjælpere, kommunens velvillighed med lån af telte, lån af Avedøre skole til overnatning og tildeling af et tilskud samt velvillige leverandører og sponsorer, der alle glade og engagerede, fik gennemført endnu et stævne, der sætter Hvidovre Kommune på landkortet. Stævnet gør brug at både danske og internationale dommere og alle udøverne forplejes i to store spisetelte og bliver indkvarteret på Avedøre Skole. Al forplejning er outsourcet til et eksternt professionelt køkken, der på korrekt og ernæringsmæssig måde forbereder og tilbereder maden i forhold til fødevarekontrollens krav til masseproduktion af forplejning. (Frivillige medlemmer med erfaring og kompetencer inden for storkøkken drift.) Klubben fik højeste topkarakterer for netop at fokuserer på korrekt og sund forplejning og ernæring. Man forventer i maj 2016, deltagelse af op til 100-120 udøvere fra Danmark og Sverige. Det betyder også at vi skal modtage potentielt 34 heste og cirka 400 til 600 gæster hen over weekenden.
Motiverende ansøgning: Hvidovre- Avedøre Rideklub har i projektfasen for stævneafviklingen, identificeret 3 anlægs- og facilitets områder, klubben ikke umiddelbart kan løfte med de nuværende faciliteter på Hvidovre- Avedøre Ridecenter. Dansk Rideforbund forventer et velgennemført stævne der både kræver optimale faciliteter for både de aktive udøvere og for tilrejsende gæster og tilskuere, samt stiller krav om faciliteter inden for følgende af disse områder. 1: Leje af staldkapacitet. Etablering af en godkendt rejsestald m/ stævnebokse for op til 34 heste, som klubben skal ud og leje. Årsagen til at man ikke kan huse de tilrejsende heste i klubbens egen staldanlæg, skal ses i lyset af stalden allerede er optaget af klubben egne heste og det faktum, at hvis man skal have fremmede heste i stalden, så krævet det en omfattende desinficering, både før og efter der har været fremmede heste i stalden og alligevel er der en potentiel risiko for kritiske hestesygdomme i stalden efter stævnet, med en risiko for forstyrrelse i den daglige rideskole drift. Derfor er der indhentet tilbud på leje af en rejsestald for op til 34 heste til stævneweekenden. Tilbud indhentet fra den eneste udlejer på Sjælland www.box4rent.dk 2. Leje af opholdstelte, spise- og omklædningstelte. HVR disponerer i dag på anlægget kun over en enkelt rytterstue, der jævnfør brandmyndighederne kun må rumme max. 120 personer samtidig og reelt er der kun max. 50 siddepladser til disposition. Klubben er derfor nødsaget til at benytte sig af teltfaciliteter for både udøvere og for gæsterne. Der forventes mellem 100-120 udøvere med ca. 50 trænere og hjælpere tilknyttet. Disse skal bespises 1 gang fredag, 3 gange lørdag og 3 gange søndag. Dette blev i 2014 og 2015 løst fint ved udlån fra kommunen af et 9 x 18 meter telt og et 9x6 meters telt til omklædning. Kommunens telte er i den pågældende weekend ikke ledige, hvilket bringer os i en kritisk situation, da vi er forpligtigede til at stille teltfaciliteter til rådighed ifm. blandt andet omklædning, samt forplejning af både gæster og udøvere. Det skal nævnes, at rideanlægget i Avedøre ikke har nogen former for omklædningsfaciliteter. Behovet er et 9x18 meters telt til bespisning, samt et 9x6 meters telt til omklædning. Tilbud er indhentet fra det lokale udlejningsfirma www.telt.nu i Hvidovre 3. Leje af musikanlæg. Udøverne gennemfører deres programmer/øvelser til selvvalg musik, som skal styres minutiøst af en kvalificeret lydtekniker og klubben er derfor nødt til at leje både professionelt udstyr og en tekniker til at styrer alt lyd og lys. Uden det rigtige lydudstyr til udførelsen af programmet, kan en udøver/hold ikke opnå det fulde pointudbytte og dermed gå glip af vigtige point og placeringer. Det vægtes særdeles højt i Dansk Rideforbund s regi, at lydkilde, lydkvalitet samt teknisk præcision er i orden. Klubben råder i dag kun over et forældet lydanlæg af dårlig kvalitet og kun hallens højtalere benyttes under stævnet. Der er indhentet 3 tilbud og bedste og billigste tilbud er valgt til denne ansøgning. www.dragoermusikudlejning.dk
Tilbud fra leverandører Rejsestald / Stævnebokse. Leverandør: Box4rent i Havdrup. Periode 27-29. maj 2016-34 bokse inkl. Transport, opsætning og nedtagning. Pris samlet. 34 x 550,00 kr. plus moms i alt inkl. moms 23.375 kr. 2 x telte v/ Tilbud fra Telt.nu i Hvidovre. Lyd og Lys anlæg Leverandør: Dragør Musikudlejning Opsætning og nedtagning af Lyd og Lys anlæg + 2 dage med lydtekniker og lydanlæg Pris samlet. 5.000 kr. plus moms i alt inkl. moms 6.250 kr. Beløb til ansøgning via puljer under Kultur- og Fritidsforvaltningen Rejsestald / Stævnebokse: kr. 23.375,00 2 x Telte kr. 17.700,00 Musik og Lyd udstyr kr. 6.250,00 Samlet beløb til ansøgning: kr. 47.325,00 Kommentar til ansøgning. Klubben er fuldt bevist omkring forvaltningens puljer og budgetter for 2016, hvorfor nedenstående budget klart beskriver, hvorledes et realistisk break even kan opnås ved et bevilget tilskud på ca.75 % af det ansøgte beløb, svarende til 35.493,75 kr. Budgettet er første version af driftsbudgettet og vil løbende blive revideret i forhold til kendte antal deltagere, sponsorer m.m.
Stævne budget foreløbigt. budgetestimat over voltigeringsstævne d. 27-29 maj 2016 indtægter udgifter Rejsestald indskud fra klubberne 17.100,00 rejsestald inkl. Moms 23.375,00 Deltager indskud 18.050,00 dommerudgifter inkl. Overnatning 7.800,00 tilskud fra DRF 0,00 rosetter 2.000,00 Sponsorater 2.000,00 Stævnemapper 400,00 Overnatning udøverer 7.500,00 vingaver 600,00 Forplejning 22.500,00 Præmier 2.000,00 Tilskud kommunen 0,00 Kontor udstyr 1.000,00 Baneadskiller 3.000,00 Samaritter 1.500,00 Forplejning 33.000,00 leje af musik anlæg 6.250,00 Leje af toiletvogne x 2 1.500,00 leje af telte 17.700,00 spåner / Wrap 2.000,00 Søm og Skruer konto 1.000,00 Gulerødder maxø 200,00 i alt kr 67.150,00 i alt kr 103.325,00 Balance i kr. 36175,00
Bilag Klubbens historie herefter benævnt HVR startede helt tilbage i 1961 i Damgården, som var købt af Povl Hansen og udlejet til Avedøre Rideskole til d. 1. april 1963, hvorefter den blev købt af Otto Lau. Det var hans kone, som skabte Avedøre Rideskole. Hun forpagtede Avedøre Rideskole fra 1977, men ejede Damgården fra 1980-1994. Damgården Avedøre Rideskole nedbrændte d. 28. september 1986 på nær ridehuset. Damgården blev genopbygget i 1988 og var atter klar til brug for rideskole. Dette varede dog kun indtil 1994, hvor omdannelsen af Damgården fra rideskole til 17 private andelsboliger blev påbegyndt. Rideklubben var herefter forvist til Byvej 98. Den 13. september 2002 blev HVR, som vi kender det i dag, indviet med stor deltagelse af borgere og ryttere fra rideskolen. Der blev i den forbindelse udtalt, at det bliver et stort arbejde at videreføre de mange gode tanker og spændende visioner som ligger bag det nye ridecenter og rideskole samt at vedligeholde dette smukke område i årene fremover. Klubben HVR er inde i en positiv udvikling, hvor specielt medlemstallet er stigende år for år og hvor aktivitetsniveauet er højere end nogen sinde. Klubben tiltrækker mange nye medlemmer, klubben har en fin og stabil hestestab og klubben afholder både interne arrangementer, såvel som eksterne stævner, både inden for Spring, Dressur samt Voltigering. HVR håber derfor det er muligt, at Kultur- og Fritidsforvaltningen vil indstille til Kultur- og Fritidsudvalget, at være økonomisk behjælpelig med at gennemføre dette store VM og EM udtagelsesstævne i maj måned og på denne måde igen være medvirkende til, at klubben HVR vil blive valgt som arrangør af kommende store nationale stævner i fremtiden. Med Sportslig Hilsen Jimmy Jensen Stævnearrangør Hvidovre- Avedøre Rideklub Voltigering