Refer Direktionen 27. oktober 2015 kl. 08:30 Lokale 77, Jammerbugt Rådhus Jammerbugt Kommune
1 Sks stop af inddrivelse af restancer 3 2 Fælleskommunalt styrings- og effektiviseringsprogram 6 3 Sundhedsberedskabsplan 8 4 Emner til kommende møder 12 5 Gensidig orientering /eventuelt 13 2
1. Sks stop af inddrivelse af restancer 25.45.00-G01-1-15/ Arne Kristensen Beslutningstema Orientering om SKAT har stoppet al inddrivelse af restancer på grund af fejl i inddrivelsessystemer. Sagsbeskrivelse Den 9. september 2015 besluttede Sk stoppe den automiserede inddrivelse af gæld via it-systemet EFI (Et fælles Inddrivelsessystem). Analyser havde vist, der via EFI blev gennemført ulovlig inddrivelse af gæld, og Sk var derfor efter Kammeradvokens opftelse forpligtet til straks indstille al automisk inddrivelse via EFI. Systemet blev s i drift 1. september 2013 efter en problemisk og mangeårig udviklingsperiode med flere forsinkelser. Formålet med EFI var automisere og effektivisere inddrivelsen af gæld, der opkræves eller inddrives af det offentlige. Den 25. september 2015 meddelte skteministeren Sk vil blive tilført flere ressourcer. Sk vil få tilført 400 personer, hvoraf de 350 skal beskæftige sig med inddrivelsen for løfte inddrivelsesopgaven manuelt, og der vil blive udviklet et helt nyt inddrivelsessystem som skal være klar i 2019. Rigsrevisionen oplyser, som følge af problemerne med EFI mv. var gælden til kommunerne ved udgangen af 2014 vokset til over 3 milliarder kr. Heraf vurderer Sk ca. 1,8 mia. kr. er mulige inddrive. Samlet er de offentlige restancen 70,8 mia. kr. Det forhold, inddrivelsesaktiviteten reduceres er yderst problemisk, da de krav som Sk skal inddrive løbende forældes og kravene dermed fortabes for altid. Regeringen/Sk har derfor den 7. oktober 2015 frems et lovforslag, som skal udskyde forældelsesfristen for krav sendt til inddrivelse ved Sk. Vedtages loven betyder det, forældelsesfristen for krav, der er under inddrivelse hos Sk den 19. november 2015 eller herefter tidligst skal regnes fra den 20. november 2018. Årligt modtager vi ca. 5. mio. kr. i indbetalinger fra SKAT, hvoraf den største del udgør modregning i Sk, moms og børne-ungeydelse. Hvad det betyder for Jammerbugt kommune i manglende indtægter er umulig vurdere. Men med udgangspunkt i hvordan Sk med nuværende ressourcer kun kan løse opgaven manuelt vedr. sagsbehandling med inddrivelse ser for Opkrævning meget håbløs ud. Alle automiserede 3
inddrivelsesskridt er jo som bekendt stoppet og de 350 personer som skal ansættes vil jo først sætte ind med effekt i løbet af 2016. Konsekvensen vedr. stop af modregning vil for Jammerbugt Kommune dog primært være på krav på daginstitutionsområdet, hvor vi formentlig vil se den største stigning i restancen. Det skyldes alt modregning fra og med september måned 2015 og indtil videre er stoppet grundet de tekniske/juridiske udfordringer mv. ved Sk. Vi har normalt årlige indbetalinger på ca. 800.000 kr. vedr. modregning i børne-og ungeydelsen. For minimere/imødegå stigningen i restancerne fremadrettet vil Opkrævning lave en styrkelse af den interne opkrævning på udvalgte restanceområder. Der lægges vægt på ejendomssk og daginstitutionsområdet, idet det er områder med fuld kommunal finansiering. Der vil blive tale om en intensiveret telefonisk kontakt til borgere med gæld på disse områder. Det skal nævnes, fokus på disse områder vil medføre, der kommer mindre fokus på restancer på refusionsberettigede udgiftsområder som kontanthjælp og boligsikring/-ydelse. Direktionen bør drøfte, om der skal ske opfølgning - eksempelvis ift. KL og/eller Sk - om det utilfredsstillende i SKATs administrion af inddrivelsesområdet. Desuden indstilles, Økonomiudvalget orienteres om sagen. Økonomi og finansiering Det må forventes, SKATs stop for systemmæssig inddrivelse af restancer vil medføre, de kommunale restancer stiger indtil SKAT har fået iværks manuelle procedurer omkring inddrivelse. Økonomi- og Stabschefen indstiller direktionen tager orienteringen til efterretning direktionen drøfter, om der bør rettes henvendelse til KL og/eller SKAT om det utilfredsstillende i SKATs administrion af området direktionen godkender, sagen sendes i Økonomiudvalget til orientering Direktionen, den 27. oktober 2015 Direktionen og borgmesteren ser med stor alvor på den manglende inddrivelse og modregning fra SKAT. Dels påvirker de manglende indtægter umiddelbart kommunens likviditet negivt, og dels er der fare for, en del af kommunens tilgodehavender går tabt (på trods af evt. ændring af forældelsesreglerne), da det kan blive svært inddrive de gamle restancer. Direktionen og borgmesteren ønsker sagen behandlet i Økonomiudvalget og foreslår, der rettes henvendelse til KL og Skteministeriet/SKAT om det 4
stærkt utilfredsstillende i situionen. Desuden må det kræves, SKAT omgående får igangs en effektiv inddrivelse og modregning. Der blev efterspurgt oplysninger om hvad den økonomiske konsekvens af stop for inddrivelsen er dette undersøges og indgår i sagen til Økonomiudvalget. 5
2. Fælleskommunalt styrings- og effektiviseringsprogram 00.30.02-S00-33-15/ Arne Kristensen Beslutningstema Drøftelse om kommunens deltagelse i KLs fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram. Sagsbeskrivelse KL s bestyrelse har på baggrund af de kommende års snævre økonomiske rammer besluttet igangsætte et fælleskommunalt styrings- og effektiviseringsprogram. Programmet skal understøtte kommunernes arbejde med frigøre råderum til lokalpolitiske prioriteringer. Det skal også sætte en offensiv kommunal dagsorden og medvirke til, KL kan fastholde regeringen på ansvaret for sikre bedre rammer for kommunernes styrings- og effektiviseringsindss, bl.a. gennem løbende regelforenklinger og forbedrede styringsmuligheder, jf. forhandlingsresultet og tillægsaftalen med regeringen for 2016. Et centralt element i programmet er, der skal etableres syv kommunegrupper, der hver især skal beskæftige sig med forskellige kommunale opgaveområder, jf. vedlagte oversigt. Nogle af kommunegrupperne tager afsæt i sektorområder, mens andre har et mere tværgående fokus. Fælles for kommunegrupperne er, de frem mod årsskiftet skal identificere forslag til aktiviteter, der kan bidrage til skabe politisk og økonomisk råderum i kommunerne. For den enkelte deltagende kommune vil arbejdet herudover være en anledning til udveksle viden med andre kommuner om nye måder løse opgaverne på. Alle kommuner inviteres til deltage i kommunegrupperne. Henrik Hartmann orienterede på chefmøde den 20. oktober kort om programmet, og samme dag er der udsendt meriale vedrørende programmet. Direktionen drøfter projektets indhold og kommunens deltagelse heri - herunder hvilke delprojekter vi evt. vil melde ind på. Også programmets relion til den beskrevne budgetproces for 2017 drøftes. Endelig drøftes hvordan deltagelsen evt. koordineres med de øvrige nordjyske kommuner for sikre nordjysk deltagelse i alle delprojekter. Økonomi- og stabschefen indstiller direktionen drøfter kommunens deltagelse i det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram og behovet for koordinere med de øvrige nordjyske kommuner. 6
Direktionen, den 27. oktober 2015 Det blev besluttet, vi melder ind på mulighederne for blive deltagere i følgende 4 af de 7 kommunegrupper/områder. Der meldes ind med deltagelse på direktørniveau: 1) Ældre- og sundhedsområdet og samarbejdet med regionerne 2) Teknik, miljø og tværgående drift 3) Det specialiserede voksenområde 5) Børn og unge: Skole, dagtilbud, ungdomsuddannelser og udste børn og unge Er efterfølgende indberettet til KL, og noteret vores ønsker. KL melder tilbage hvilke kommuner, der endeligt bliver udpeget til deltagelse i grupperne. 7
3. Sundhedsberedskabsplan 29.30.10-P15-2-15/ Hanne Madsen Sagsbeskrivelse Sundhedslovens 210 pålægger alle kommuner udarbejde en sundhedsberedskabsplan, som skal sikre syge og tilskadekomne i forbindelse med ulykker og kastrofer. Sundhedsberedskabsplanen beskriver kommunens evne til udvide og omstille sin behandlings- og plejekapacitet, som rækker udover det normale beredskab. Sundhedsberedskabsplanen skal godkendes af kommunalbestyrelsen i hver valgperiode. Der findes ikke en sundhedsberedskabsplan i Jammerbugt Kommune. Det blev på ledermøde i socialafdelingen den 2. april 2014 besluttet nedsætte en arbejdsgruppe, som skulle have til opgave udarbejde Jammerbugt Kommunes Sundhedsberedskabsplan. Der har siden været arbejdet på opstarte og planlægge, hvorledes Sundhedsberedskabsplanen skal udarbejdes og implementeres. Sundhedsberedskabsplanens indhold: Sundhedsberedskabsplanen har sammen med interne oversigter og operive indssplaner mv. til formål skabe forudsætning for, sundhedsberedskabsopgaver kan løses rionelt i krise- og ulykkessituioner. Planlægningen og indssen skal specielt rettes mod: Omsorg for de samfundsgrupper, der har et særligt behov for støtte og pleje. Sikring af, de nødvendige merielle og personalemæssige ressourcer er til rådighed. At forberede evakuering af nødstedte på institutioner m.v. At kommunens institutioner udarbejder specifikke beredskabsplaner, samt sikre, disse bliver holdt ajourførte. At kunne iværksætte alarmering af nøglepersoner. At kunne påbegynde en indss til begrænse og afhjælpe personskader ved ulykker og kastrofer herunder krigshandlinger. At prioritere de opgaver, der skal varetages af Sundhedsberedskabet og koordinere de ressourcer, der er til rådighed. At kunne orientere kommunens krisestab om den aktuelle situion, samt medvirke til løsning af kommunens samlede beredskabsopgaver. Udarbejdelse af risiko- og sårbarhedsanalyse (ROS): 8
Til udarbejdelse af en Sundhedsberedskabsplan er det nødvendigt gennemføre og udarbejde en risiko- og sårbarhedsanalyse. Risiko- og sårbarhedsanalyser anvendes til kortlægge risici og sårbarheder, som forskellige hændelser indebærer for sundhedsberedskabet i kommunen. Analyserne er et centralt element i beredskabsplanlægningen, der danner fundamentet for Sundhedsberedskabsplanen. Analysen kan gennemføres gennem ROS60, som er et værktøj, der på ca. 60 minutter kan give en myndighed eller organision et indtryk af de risici og sårbarheder, den står overfor. ROS60 gennemføres med brugernes umiddelbare vurderinger med afsæt i deres umiddelbare viden om organisionen og bruger deres erfaringer og intuition til vurdere risici og sårbarheder. Deltagerne i en ROS60 prøver bruge risiko- og sårbarhedsanalysens centrale begreber. De kommer til diskutere: Organisionens ansvar for kritiske aktiviteter og funktioner. Sandsynlige trusler med de største konsekvenser for organisionen dvs. de største risici. Mulige sårbarheder i organisionens beredskab over for truslerne. Det er nødvendigt for det fortste arbejde med Sundhedsberedskabsplanen, få afdækket de mulige ulykker og/ eller kastrofer, som kan belaste Jammerbugt Kommunes sundhedsberedskab. Det er arbejdsgruppens ønske, risiko- og sårbarhedsanalysen udarbejdes i forbindelse med en workshop. Det anbefales af arbejdsgruppen, risiko- og sårbarhedsanalysen udarbejdes af Forvaltnings-MED og MED-3 Social mv., herunder evt. enkelte repræsentanter for de underliggende MED-udvalg, således alle områder for socialafdelingens social- og sundhedspersonale er dækket. I risiko- og sårbarhedsanalysen kan der eksempelvis laves analyse af følgende: Ekstremt vejrlig (sne, storm etc.) Større færdselsuheld Ekstraordinært udskrevne pienter fra sygehuse Forurening af drikkevand Strømsvigt eller brand på plejecenter eller større område Evakuering af plejecenter eller lign. Kemikalieudslip fra virksomhed Pandemi / infektionssygdomme Nedbrud på nødkald Oversvømmelse Lægemangel 9
Workshoppen med udarbejdelse af risiko- og sårbarhedsanalysen forestås af Christina F. Albrektsen og Louise Andersen. Workshoppen forestilles gennemført i december måned 2015. Krisestab Sundhedsberedskabet bør have en krisestab. Krisestaben har til formål støtte op om beredskabet. Kommunens normale ledelsesstruktur bør gælde uændret i beredskabssituioner. Krisestabens opgaver kan fx være: Styre og koordinere den samlede kommunale indss Skabe overblik over situionen og formidle dette til relevante afdelingschefer Bevilge og fremskaffe de fornødne ressourcer (økonomi, udstyr/ meriel, personale) Sikre informion til borgerne og pressen At være kontaktled mellem kommunen og andre sektorer. Det foreslås, krisestaben enten skal bestå af: Forslag 1: SSB-Direktør (formand) 1 forbindelsesofficer fra Nordjyllands Beredskab Social- og Sundhedschefen Ældrechefen Leder af Myndighed Ad hoc BF-Direktør Forslag 2: Kommunaldirektøren (formand) 1 forbindelsesofficer fra Nordjyllands Beredskab SSB-Direktøren Social- og Sundhedschefen Kommunikionskoordinor/ -medarbejder Forslag til tidsplan for sundhedsberedsskabsplan Godkendelse af indstilling i 27. oktober 2015 Direktionen Gennemførelse af workshop (ROSanalyse) december 2015 Færdig udkast til rapporten januar 2016 Rapporten til høring i ministeriet januar marts 2016 Korrigering af rapport april 2016 SSU Høring 5. april 2016 Høring i Nabokommuner april-maj 2016 SSU godkendelse 31. maj 2016 ØKU godkendelse 8. juni 2016 KMB godkendelse 16. juni 2016 10
Arbejdsgruppen bag Sundhedsberedskabsplanen indstiller direktionen godkender forslaget om hvilke MED-udvalg, arbejdsmiljøgrupper mv. som skal indgå i risiko- og sårbarhedsanalysen (Arbejdsgruppen foreslår analysen gennemføres af repræsentanterne i ForvaltningsMED og MED-udvalgene, samt arbejdsmiljørepræsentanterne under socialafdelingen på workshop) direktionen drøfter krisestabens sammensætning (Arbejdsgruppen har udarbejdet to forslag til krisestabe, se ovenfor.) direktionen beslutter, hvorvidt psykologerne fra Beskæftigelsesafdelingen skal indgå i sundhedsberedskabet ved aktivering af sundhedsberedskabsplanen. direktionen beslutter, hvorvidt der skal repræsentanter fra Vækst- og Udviklingsforvaltningen med til workshop vedr. ROS-analysen Direktionen, den 27. oktober 2015 Indstillingen godkendt med følgende justeringer: Krisestaben sammensættes jf forslag 1 suppleret med: o BF-direktør er fast medlem og ikke adhoc o Teknik- og forsyningschefen 11
4. Emner til kommende møder 00.15.10-P35-1-14/ Mette Ankjær Jensen Sagsbeskrivelse Landdistriktspolitik tænkes sammen med planstregi / DIR Forslag om retningslinje for indhentelse af straffetester og dokumention for kørekort Jette Linnemann Nur- og kulturhistorisk Formidling IT-sikkerhedspolitik (efteråret 2015) Oplæg ny revisionsaftale AK Dialogmøder med DI og Dansk Byggeri IT-digitaliseringsstregi stus Kombit Direktionen, den 27. oktober 2015 Landdistriktspolitik tænkes sammen med planstregi / DIR Forslag om retningslinje for indhentelse af straffetester og dokumention for kørekort Jette Linnemann Nur- og kulturhistorisk Formidling IT-sikkerhedspolitik (efteråret 2015) Dialogmøder med DI og Dansk Byggeri IT-digitaliseringsstregi stus Kombit 12
5. Gensidig orientering /eventuelt 00.15.10-P35-2-14/ Mette Ankjær Jensen Sagsbeskrivelse Opfølgning på møde med udvalgsformænd den 26. oktober Opfølgning på mødet i stregisk ledelsesforum den 20. oktober Tilpasning af konto 6/administriv organision ift. Budget 2016 Revideret tidsplan for Planstregi 2015 Direktionen, den 27. oktober 2015 Opfølgning på møde med udvalgsformænd den 26. oktober Refer fra mødet foreligger. Den enkelte direktør og udvalgsformand aftaler den uformelle ½- årlige evaluering af samspillet i udvalget og med forvaltningen drøftes i forbindelse med udvalgsmøderne i november måned: 1. Hvad har fungeret godt? 2. Hvad har fungeret mindre godt? 3. Hvordan kan jeg/vi bidrage til en positiv udvikling på arbejdet og samspillet? NB: Punktet vil formentlig også blive taget op på gruppeformandsmødet. Opfølgning på mødet i stregisk chefforum den 20. oktober 1. Jan og Henrik forbereder oplæg til stregiplan 2016 til efterfølgende drøftelse med direktion og de udpegede chefer. 2. Henrik kontakter KORA vedr benchmark Tilpasning af konto 6/administriv organision ift. Budget 2016 Drøftes på næste møde på baggrund af opderinger i de enkelte forvaltninger. Revideret tidsplan for Planstregi 2015 sættes på udvalgsmøderne sidst i november 13
14