Billund Kommune Botilbuddet Sydtoften 381 Februar 2014 Status og anbefalinger vedrørende den fremtidige drift 1
Baggrund og motivering for opdrag Deloittes opdrag Billund Kommune ønsker bistand til at få defineret den juridiske status for et af kommunens botilbud, Sydtoften 381. Tilbuddet var før kommunalreformen defineret som et amtsligt botilbud klassificeret som et 108-tilbud efter Serviceloven (SEL) (dengang 92), men tilbuddet blev ved kommunens overtagelse defineret som et tilbud efter almenboliglovens 105 med støtte iht. SEL 85, hvis juridiske grundlag er SEL 108. Det fremgår i dag af tilbuddets hjemmeside samt af Tilbudsportalen, at der er tale om et 108-tilbud efter SEL. I forbindelse med en afgørelse fra Det Sociale Nævn er der rejst tvivl om hvorvidt dette er en holdbar konstruktion. Billund Kommune har derfor brug for en gennemgang af forløbet omkring kommunens overtagelse af botilbuddet, og hvorvidt der er begået fejl i forbindelse hermed. I relation hertil ønsker kommunen endvidere en gennemgang af den konkrete borgersag, som har ledt til afgørelsen fra Det Sociale Nævn. Dette med henblik på en vurdering af, hvorvidt Billund Kommune har handlet korrekt i håndteringen af denne og om hvorvidt tilbuddets serviceydelser tilbydes indenfor de gældende regler på området. Endeligt ønskes med udgangspunkt i ovenstående en bred gennemgang af den nuværende praksis omkring botilbuddet, herunder om den nuværende praksis omkring aktivitet og økonomi er dækkende og lovmedholdelig, ligesom eventuelle forbedringspotentialer ønskes afdækket Kort om institutionen Sydtoften 381 Sydtoften 381 er et døgntilbud bestående af 17 lejligheder fordelt på 4 levegrupper placeret i et nyt firlænget byggeri. Der er fælles lukket gårdhave og en fløj med personale- og mødefaciliteter. I botilbuddet er det målet, at der ydes omsorg, at der er plads til individualitet, og at der gives passende udfordringer. På Sydtoften 381 er der 17 beboere, som alle bor i egen 2-værelses lejlighed. Lejlighederne er bygget omkring en atriumgård, som indeholder en sansehave med havebassin og små terrasser. Byggeriet er taget i brug i januar 2006. Det er indrettet kørestolsvenligt med plads til alle hjælpemidler, så tilbuddet kan modtage borgere med behov for dette. Borgerne er i det daglige beskæftiget på Værkstedet Nymarksvej, på Lindegården og et par stykker på Værkstedet Viaduktvej i Ølgod. I fritiden deltager de i valgte fritidsaktiviteter efter behov, ofte med personaleledsagelse. Personalet består af pædagoger, ergoterapeut og uuddannet personale. Herudover er ansat en i flexjob, en lønnet pædagogstuderende og en pedel, som deles af de tre afdelinger på Bo-Grindsted og et varierende antal vikarer. På Sydtoften er oprettet et pårørenderåd, som sammen med afdelingslederen og personalet mødes nogle gange om året for blandt andet at planlægge sammenkomster. Der udarbejdes referat, som udsendes til nærmeste pårørende. 2
Opsummering af afrapportering Oprettelse og status for Sydtoften 381 En gennemgang af dokumenterne i forbindelse med opførelse og efterfølgende overtagelse af Sydtoften 381 fra Ribe Amt viser, at der er tale om boliger opført efter almenboliglovens 105. Dette indebærer, at der ikke kan være tale om et 108-tilbud. Sydtoften må i stedet karakteriseres som et 108-lignende tilbud opført efter almenboliglovens 105.. Visitation og faktisk tildeling af hjælp Hjælpen til beboerne skal som følge af den juridiske status generelt ydes efter 83-85 i Serviceloven. Den nuværende målgruppe er på et udviklingstrin, hvor funktionsevnen maksimalt svarer til en 5-6 årig. Botilbuddets målgruppe kan dermed sidestilles med målgruppen til et tilbud efter 108 i serviceloven. Dette indebærer, at der er tale om personer der har behov for omfattende hjælp til almindelige daglige funktioner. Det er derfor Deloittes vurdering, at kommunen ikke med udgangspunkt i et maksimum for, hvad man yder af hjælp fastlagt i kvalitetsstandarderne på ældreområdet, kan undlade at yde beboerne på Sydtoften 381 den nødvendige hjælp og støtte i hverdagen. Vores gennemgang af sagen peger samlet på, at Billund Kommune bør udarbejde en generel kvalitetsstandard for målgruppen og et konkret ydelseskatalog for Sydtoften 381. I forlængelse heraf bør beboerne individuelt visiteres med udgangspunkt i deres funktionsevne med det formål at sikre, at beboerne modtager den nødvendige hjælp og støtte. Beboerøkonomi og betaling for ydelser Der er for et antal ydelser, som beboerne på Sydtoften 381 har betalt for, rejst tvivl om hvorvidt egenbetalingen er opgjort korrekt og om beboerne overhovedet skal udrede en egenbetaling for de modtagne ydelser. Det er Deloittes vurdering, at der normalt ikke vil være hjemmel til at pålægge beboerne betaling for ydelser, der må antages at være en sædvanlig del af det at bo i et botilbud. Eneste undtagelser fra denne regel er de i lovgivningen særskilt hjemlede muligheder for at opkræve betaling vedrørende madlavning og tøjvask samt toilet- og rengøringsartikler, der medgår til personligt forbrug. Reglerne for egenbetaling er i øvrigt stort set identiske, uanset hvilket juridisk grundlag der ligger til grund for botilbuddet. Vores gennemgang af området peger på, at administrationen af beboernes økonomi og betaling for ydelser kan forbedres. Forslag til fremtidige tiltag Til brug for en fremtidig optimering af institutionens administrationsgrundlag har vi på næste side på overskriftsniveau angivet, hvilke initiativer vi foreslår gennemført. For enkelte områder har vi desuden konstateret, at beboerne kan have en forventning eller et krav om at få hele eller dele af deres betaling for ydelser refunderet. Det gælder i det væsentligste opkrævninger vedrørende rengøring i eget hjem samt opkrævninger vedrørende inventar og busdrift. Disse forhold er nærmere beskrevet som afslutning på nærværende afrapportering. 3
Forslag til fremtidig optimering af administrationsgrundlaget Hjælpens udmåling og tildeling Generelle kvalitetsstandarder og ydelseskatalog for Sydtoften 381 bør udarbejdes og dette med en rummelighed, der sikrer at alle normale beboerbehov kan indeholdes. Den enkelte borgers individuelle behov og ydelser bør fastlægges i forbindelse med den årlige opdatering af borgerens indsatsplan, f.eks. igennem den kommende indførelse og anvendelse af VUM (Voksen Udrednings Metoden). Heri indgår også, at udmålingen af hjælpen efter 83-85 til f.eks. rengøring mv. fastlægges (visiteres). Økonomi Det bør sikres, at omkostninger og egenbetaling kan opgøres korrekt igennem en tilretning af institutionens kontoplan, så der er selvstændige udgifts- og indtægtskonti pr. ydelse (omkostningssted), der opkræves en takst for (f.eks. Madservice). Der bør endvidere udarbejdes konteringsvejledninger, der sikrer at udgifter henføres til korrekt omkostningssted. (f.eks. køb af madservice udefra og råvarer til madfremstilling lokalt). Der bør til sikring af så præcis en aconto opkrævning som muligt opgøres aconto priser pr. ydelse med udgangspunkt i et erfaringsbaseret / regnskabsmæssigt opgjort niveau for ydelsens pris. Der bør endeligt fastlægges en proces for afregning af differencer imellem aconto opkrævning og faktiske udgifter. Det kan f.eks. ske igennem implementering af en proces, hvorefter beløb til afregning indregnes i de efterfølgende års takster (Lovkravet er, at der sikres balance mellem afholdte udgifter og opkrævede betalinger over en 4-årig periode). 4 Information og dokumentation De foreslåede kvalitetsstandarder og ydelseskatalog for Sydtoften 381 kan med fordel indeholde udtømmende beskrivelse af ydelser, der opkræves særskilt betaling for, med henblik på at undgå fremtidige tvivlssituationer Hjemmesiden angiver i dag, at der er tale om et 108-tilbud. Det bør fremadrettet tilrettes i overensstemmelse med nærværende notats konklusioner. Oplysninger om Sydtoften på Tilbudsportalen om juridisk grundlag og pris for ophold mv. bør fremadrettet tilrettes i overensstemmelse med nærværende notats konklusioner. Hjælpens tilrettelæggelse Den ydede hjælp og assistance bør tilrettelægges, således at den i højere grad imødekommer beboernes behov (f.eks. på rengøringsområdet.) i overensstemmelse med den kommende visitation af borgerne på Sydtoften 381. Det kan i denne forbindelse overvejes vurderet, om praktisk orienterede opgaver i hverdagen i højere grad kan integreres i det pædagogiske arbejde (det kan f.eks. være rengøring og personlig hygiejne, indkøb af personlige fornødenheder, madlavning mv.). Det handler her om at afklare, om hjælpen ydes efter SEL 83, hvor hjælpen gives for borgeren, eller om den ydes efter SEL 85 hvor hjælpen gives som socialpædagogisk træning sammen med borgeren.
Forslag til opretning af tidligere praksis på udvalgte områder Opkrævning vedrørende betaling for rengøring i egen bolig Der har siden botilbuddets overgang til Billund Kommune været praksis for, at beboerne selv betalte for rengøring af egen bolig. Rengøringen blev udført af et privat rengøringsfirma og skete på anbefaling fra Sydtoftens ledelse på ugebasis. Det Sociale Nævn har hjemvist sagen til fornyet behandling og visitation af borgerne til hjælp til rengøring. I det omfang beboerne har været berettiget til hjælp til rengøring, vil der foreligge et tilbagebetalingskrav. Størrelsen og omfanget heraf vil blandt andet afhænge af forholdet imellem omfanget af den hjælp beboerne ville have været berettiget til og den faktisk indkøbte hjælp, samt hvor mange år der i givet fald består et tilbagebetalingskrav for. Det er Deloittes samlede vurdering, at der foreligger et tilbagebetalingskrav svarende til størrelsen af de udgifter beboerne haf afholdt til privat rengøring. Vi baserer denne opfattelse på de foreliggende vurderinger af beboernes funktionsevne i kombination med det forhold, at kommunen aktivt har anbefalet ugentlig rengøring for samtlige beboere, og har koordineret kontakten til de(n) private rengøringsentreprenør. Opkrævning af betaling til inventar i fællesarealer Der har siden botilbuddets overgang til Billund Kommune fra amtet været opkrævet kr. 200 pr. måned pr. beboer til inventar i fællesarealer. Det Sociale Nævn har ophævet denne praksis, da der ikke er lovhjemmel hertil. En eventuel beboerfinansiering af Inventar i fællesarealer vil i givet fald være omfattet af reglerne i Almenboligloven, og vil kunne opkræves via huslejen, såfremt der træffes beslutning herom i forbindelse med vedtagelse af budget og størrelse af balanceleje for boligafdelingen. I forbindelse med tilbagebetalingen til beboerne af de uretmæssigt opkrævede beløb er det konstateret, at tilbagebetalingen er reduceret med den andel af beløbene, der er forbrugt til indkøb af inventar. Vi kan på baggrund af Det Sociale Nævns beslutning og uddybende kommentarer hertil anbefale, at de opkrævede beløb tilbagebetales fuldt ud. 5
Forslag til opretning af tidligere praksis på udvalgte områder Opkrævning vedrørende betaling for kørsel med botilbuddets egen bus Botilbuddet disponerer over en bus, der anvendes i forbindelse med befordring af forskellig karakter af beboerne, herunder befordring til fritidsaktiviteter, ferier mv. Der har været praksis for, at beboerne betalte en månedlig takst på kr. 150 til dækning af busordning + en kilometer takst ved benyttelse af bussen. Det er oplyst, at taksten har været fastsat til statens lave sats for transportgodtgørelse. Betaling for beboeres anvendelse af bus er reguleret af Trafikstyrelsens regler om ikke-erhvervsmæssig buskørsel (Vejledning om tilladelsesfri buskørsel, maj 2011). Efter disse regler kan der alene opkræves betaling for faktiske udgifter som benzin, diesel, sprinklervæske og olie, mens der ikke kan opkræves for øvrige udgifter. Hvis bussen anvendes til fælles fritidsaktiviteter for beboerne, kan tilbuddet fastsætte en fast månedlig/årlig takst for befordringen. Taksten må ikke overstige de faktiske udgifter forbundet med kørslen/driften (se ovenfor) og kan alene opkræves hos beboere, som deltager i fællesture. Beboernes samlede årlige betaling for kørsel til fælles- og individuelle formål må ikke overstige de faktiske årlige driftsudgifter til bussen. Vi kan anbefale, at det undersøges, om de opkrævede beløb overstiger de faktiske årlige driftsudgifter til bussen. Såfremt dette er tilfældet, bør forskellen afregnes overfor beboerne. Tilrettelæggelse af betaling for madservice Beboerne betaler i forbindelse med deres ophold på Sydtoften en takst for fuldkost, der dækker alle udgifter til forplejning. Det er oplyst, at beboerne kan medtage en frokostmadpakke fra botilbuddet til fortæring i forbindelse med deres beskæftigelse på blandt andet Værkstedet Nymarksvej, på Lindegården, samt på Værkstedet Viaduktvej i Ølgod. Vælger beboerne i forbindelse med deres beskæftigelse i dagtimerne at indkøbe en alternativ frokost, vil de selv skulle afholde udgifterne hertil. Beboerne vil dog kun skulle betale særskilt herfor, så længe der er tale om et valg de foretager på dagen, og så længe det faktisk er frivilligt for beboeren at indkøbe forplejningen. Der foreligger opgørelser fra Værkstedet på Nymarksvej, der indikerer, at der opkræves en fast forudbetalt betaling for mad og drikke af de beskæftigede i forbindelse med deres tilstedeværelse. Det synes således ikke at være fuldt ud frivilligt for beboerne at indkøbe forplejningen. Vi kan anbefale, at udgifter/betaling for frokost på værksteder mv. fremadrettet indgår i det grundlag, taksten for fuldkosten opkræves efter. Med denne løsning vil lovens krav være efterlevet, og det vil antageligt desuden reducere det administrative besvær forbundet med udarbejdelse af særskilte opkrævninger for frokost samt den efterfølgende opfølgning på betalingen heraf. 6
Niels Poulsen Manager 22 20 21 60 npoulsen@deloitte.dk Om Deloitte Consulting fra ide til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og den private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idestadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Consulting med Deloittes kompetencer indenfor revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, der er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Om Deloitte Deloitte leverer ydelser indenfor revision, skat, consulting og financial advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes cirka 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited 7