AB/EK møde 27. august 2018, kl. 17:15-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Ole Søndergaard, Jonas Brandenburg, Sabrina Jørgensen, Peter Møller Nielsen, Pia Jensen, Joan Verma, Erik Gøtze. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Line Aoussar Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 7/2018, 27. august 2018... 2 2. Godkendelse af referat nr. 6/2018, 25. juni 2018... 2 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager... 2 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold... 5 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret... 5 6. Budgetoplæg 2019... 5 7. Budgetopfølgning pr. 14. august 2018... 6 8. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret... 6 9. Afdelingsmøde den 10. september 2018... 7 10. Næste møde... 7 11. Eventuelt... 7 1/7
1. Godkendelse af dagsorden nr. 7/2018, 27. august 2018 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. : Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 6/2018, 25. juni 2018 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. : Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager 03.01 Genbrugspladsen Ejendomskontoret har, efter ønske fra de frivillige på genbrugspladsen, aftalt at åbningstiden om søndagen forsøgsvis ændres, sådan at der åbnes kl. 10.00 i stedet for kl. 13.00. Samtidig ændres åbningstiden forsøgsvis til at være 2 timer om søndagen. Ændringen er trådt i kraft fra den 19. august 2018, hvor der har været åbent i tidsrummet mellem kl. 10-12 om søndagen, i stedet for mellem kl 13-16. Der er udsendt beboerinformation om dette i starten af august. Afdelingsbestyrelsen oplyste, at der generelt har været en positiv reaktion på flytningen af åbningstiden. 03.02 Legepladsinspektion 2018 I lighed med tidligere år, har et eksternt firma udført inspektion af legepladserne i afdelingen. Inspektionen er udført i juni 2018, og ejendomskontoret har efterfølgende fået fremsendt en rapport med konklusioner fra inspektionen. 2/7
Ejendomskontoret har efterfølgende taget initiativ til at få udbedret de fejl og mangler, der påpeges i rapporten, men der er ikke tale om alvorlige fejl og mangler. Rapporten er fremsendt til bestyrelsen, med de kommentarer ejendomskontoret har til opfølgning på rapporten. 03.03 Skoler og institutioners brug af afdelingens legeplads ved Femkanten J Skoler og institutioners brug af legepladsen har gennem de senere år været stærkt tiltagende, og har medført en øget vedligeholdelse af legepladsen. Der er nu, efter ønske fra afdelingsbestyrelsen, opsat skilte med information om, at legepladsen er privat, og kun for s beboere. Skiltene er placeret ved de 3 indgange til legepladsen. Dette har medført en lille nedgang i skoler og institutioners brug af legepladsen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter det videre forløb, og at ejendomskontoret får retningslinjer for, hvordan man skal forholde sig til skoler og institutioners brug af legepladsen. Afdelingsbestyrelsen fastholder tidligere beslutning om, at legepladsen kun er for afdelingens beboere, da både investering og vedligeholdelse betales af beboerne. Samtidig er legepladsen målrettet 0-6 årige. Ejendomskontoret skriver til Høje-Taastrup Kommune på vegne af afdelingsbestyrelsen, og beder dem om at informere institutioner og skoler om, at legepladsen i afdelingen er en privat legeplads, der er betalt og vedligeholdes for beboernes huslejekroner. 03.04 Udskiftning af maskiner i vaskeriet Vaskemaskiner, tørretumblere og sæbedoseringsanlæg vil blive udskiftet i uge 38. Der vil blive udsendt en beboerorientering om, at det ikke vil være muligt at benytte vaskeriet mandag onsdag i den pågældende uge. Størrelsen på vaskemaskiner og tørretumblere vil være uændret. Udgiften holder sig pænt inden for den økonomiske ramme på i alt 620.000 kr., der er godkendt for 2018 i afdelingens langtidsplan (konto 116). Bestyrelsen orienteres yderligere på mødet. 3/7
Der vil i forbindelse med udskiftningen blive foretaget nogle vedligeholdelsesarbejdere i vaskeriet, bl.a. maling af nogle af væggene, samt etablering af en sofagruppe, som oplyst i notatet til bestyrelsen. Priserne for benyttelse af vaskemaskiner og tørretumblere har været uændret siden 2014. Efter udskiftningen af maskinerne, vil ejendomskontoret, sammen med leverandøren, gennemgå de nuværende priser for eventuelle justeringer, da det forhold, at både stigende priser på EL og vaskemidler, samt det, at de nye maskiner er mere energibesparende, påvirker priserne. Når der foreligger beregninger på, hvad de faktiske priser bør være, vil dette blive fremlagt for bestyrelsen til videre drøftelse, om hvorvidt der skal ske justeringer af priserne. 03.05 Sager til behandling i Beboerklagenævnet Ejendomskontoret har oplevet en stigning i overtrædelser af afdelingens husorden, der senest er blevet godkendt af på afdelingsmødet i 2012. Det drejer sig om sager mellem beboere, hvor manglende hensyntagen til hinanden, er årsag til stridigheder, om overtrædelser af retningslinjer for overdækninger og ikke mindst om henkastning af affald på fællesarealer (bl.a. ved Grønt Depot og Genbrugspladsen). Der er p.t. et par sager på vej i Beboerklagenævnet, og det drejer sig både om manglende vedligeholdelse af have og overtrædelser af retningslinjerne for overdækninger m.m. Lejere, der smider affald ved Grønt Depot og Genbrugspladsen uden for åbningstiderne, bliver opkrævet for de ekstraudgifter det medfører, når afdelingens servicemedarbejder skal rydde op efter dem. Drøftet og taget til efterretning. 4/7
4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold 04.01 - Personaleforhold generelt Ingen sager til drøftelse. 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Orientering om dialog med lokalpolitiet om beboerobservationer i aften/nattetimerne. Ejendomslederen informerede om, at der dags dato er modtaget en opsigelse fra den ene af genbrugspladsens 2 ledere. Opsigelsen har virkning fra den 3. september 2018, og ejendomskontoret forventer, at der snarest vil kunne ansættes en ny leder. Orientering om hændelse på Genbrugspladsen den 22. august 2018. Dialog med Høje-Taastrup Kommune i forbindelse med asfaltering på Blåkildevej. Orienteringerne drøftet taget til efterretning. 6. Budgetoplæg 2019 Afdelingsbestyrelsen har tidligere fået forelagt oversigt for den planlagte periodiske vedligeholdelse (langtidsplanen). Nu foreligger udkastet til budget for 2019, som fremlægges til drøftelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsen. Der er foretaget enkelte rettelser i ejendomskontorets udkast til langtidsplan, som derfor genfremsendes til afdelingsbestyrelsen, sammen med KAB s standard udskrift af Drift og vedligehold (langtidsplan). Budgetoplægget er fremsendt til bestyrelsen medio august 2018. Budgettet indeholder en huslejestigning på 1,10 %, og tidligere års overskud anvendes primært til en styrkelse af afdelingens henlæggelser. 5/7
Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og godkender budgetoplægget, som så vil kunne forelægges afdelingsmødet til drøftelse og endelig godkendelse. Godkendt. Ejendomskontoret skal undersøge om budgetposterne på antennebudgettet er korrekte. Ejendomskontoret har efterfølgende tilrettet antennebudgettet, hvilket medfører en ændring i det månedlige antennebidrag. Antennebidraget vil i 2019 være på 81 kr.pr. måned pr. lejemål. 7. Budgetopfølgning pr. 14. august 2018 Budgetopfølgning fremlægges til drøftelse. Ejendomskontoret har ingen bemærkninger til budgetopfølgningen. : Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og tager budgetopfølgningen til efterretning. : 8. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Ingen sager til drøftelse. 6/7
9. Afdelingsmøde den 10. september 2018 Drøftelse af det kommende afdelingsmøde. Der er indgået aftale med dirigent til mødet. Fristen for fremsendelse af forslag til behandling på afdelingsmødet er mandag den 27. august 2018 kl. 08.00. Eventuelle indkomne forslag vil blive forelagt til bestyrelsens behandling på mødet. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter det kommende møde. Der var indkommet 1 forslag til behandling på afdelingsmødet, og forslaget vil blive udsendt sammen med budgetforslaget. 10. Næste møde Der afholdes afdelingsmøde om budget mandag den 10. september 2018 kl. 19.00, med forudgående bestyrelsesmøde kl. 17.15. Næste ordinære afdelingsbestyrelsesmøde er aftalt til mandag den 24. september 2018 kl. 17.15 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. 11. Eventuelt Den seneste tids uro i afdelingen, specielt i aftentimer, blev drøftet. Afdelingsbestyrelsen opfordrer til, at der sker henvendelse til politi og ejendomskontoret med konkrete sager, sådan at ejendomskontoret sammen med KAB kan følge op sagerne over for politi eller konkrete lejemål der måtte være involveret. Møde slut kl. 18.45 7/7