Frederiksberg, 10. April 2011 Ref.: 8035/AH/KN G E N E R A L F O R S A M L I N G S R E F E R A T HOLLÆNDERVÆNGET BLOK 1 & 2 År 2011, den 5. april kl. 17.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Hollændervænget Blok 1 & 2. Generalforsamlingen afholdtes i Kvarterhuset, Jemtelandsgade 3, 2300 København S. I alt var repræsenteret 11 ejere, lig med fordelingstal 881/10.000 eller 8,81 % Endvidere deltog revisor Karsen Christensen, ejendomsadministrator A.D. Anders Herbo og administratorassistent Klaus Nilsson fra Herbo Administration A/S. Til dirigent valgtes Anders Herbo, som konstaterede generalforsamlingens lovlighed. Som referent blev valgt Klaus Nilsson. Ad dagsordenens pkt. 2: Formandens beretning om det forløbne år. Bestyrelsesformand Søren Albek aflagde formandens beretning. Det blev klart for bestyrelsen efter generalforsamlingen at der var mange punkter, hvor vi mente at administrator ikke levede op til de krav til varetagelse af foreningens interesser, som bestyrelsen mener, at foreningen kan forvente. Bestyrelsen ophævede derfor samarbejdet med administrator per 1. oktober 2010, hvilket også er blevet meddelt medlemmerne af ejerforeningen. Bestyrelsen har brugt megen tid på at rette op på misforhold, og vi kan heldigvis meddele at overgangen til ny administrator (Herbo Administration) er forløbet godt. Der er sket nogle vigtige ændringer i løbet af året som påvirker foreningens økonomi, her skal først og fremmest nævnes at udgifter til administration fra 2011 er steget med ca. kr. 36.000. Det skal understreges at prisen for administration ikke er steget med overgang til ny administrator, det er udelukkende en stigning forårsaget af ny lov på administrationsområdet (pålæggelse af moms). Udgifter til renovation er steget med mere end 50 % (stigning på ca. kr. 80.000). Derfor har bestyrelsen stillet til forslag at næste
års budget hæves med udgift til stigning i renovation ud over almindelig indeksregulering. I løbet af året er der sket andre ting, hvoraf vi her vil fremhæve følgende: 1. Nyt nøglesystem. Omlægningen er resultatet af dels et ønske om at forenkle det gamle system, slid på cylindrene, samt en bedre administration af nøgler. Samlet set er det nye system mere indbrudssikkert og vejrbestandigt. Ydermere er småskader på mange af dørene blevet reparerede, og alle porte ind til haverne er nu forsynet med lås. 2. Nye kloakpumper. De gamle pumper var holdt op med at virke, og er sandsynligvis forklaringen på den oversvømmelse i kældrene, vi havde i sommers. 3. udskiftning af dørkaldeanlæg i opgangene i Reberbanegade. De nye er lavet af stål, og er langt mere bestandige end de gamle af aluminium. 4. Lysfølere i vaskerierne. Som led i el besparelser er disse blevet opsat, og der er nu kun almindelige kontakter i tørrerum. De årlige besparelser på el, siden lysfølere blev opsat for 2 år siden er på ca. kr. 20.000, hvilket betyder at det er vaskemaskinerne der står for det største elforbrug på foreningens fællesarealer. 5. Separat regnskab for vaskerierne. Bestyrelsen har opstillet et regnskab for vaskerierne, hvoraf det ses at der er et mindre underskud. Desuden har vi forsøgt at indregne afskrivning på vedligeholdelse og maskiner i regnskabet, hvilket betyder at prisen bliver hævet til 20 kr. per vask. 6. Gårdtoiletterne er blevet sat i stand. Toiletterne var ikke særligt præsentable, men nu er standarden forbedret, så beboerne og deres gæster kan anvende dem, når man opholder sig i haverne. Vinteren 2010 var kold og foreningen måtte derfor betale et større beløb end der er opkrævet via á conto indbetalinger, denne difference opkræves per 1. april 2011, og for at sikre likviditet hæves á conto indbetalingerne frem til varmeregnskabet for 2011 færdiggøres. Dette meddeltes ejerne sammen med udsendelsen af varmeregnskabet for 2010. Som omtalt i den medfølgende skrivelse var stigningen i udgifterne til varmen større end forventet, og bestyrelsen er i gang med en undersøgelse og en række forslag til hvordan foreningen fremover skal forbedre varmeforsyningen og samtidig forsøge at spare penge. Disse overvejelser og forslag vil blive fremlagt separat. Ved begyndelsen af året var der 4 medlemmer af bestyrelsen og en suppleant, men fra efteråret har bestyrelsen kun bestået af 3 personer. For at gøre hvervet attraktivt og sikre at der er tilstrækkeligt med medlemmer i bestyrelsen er de budgetterede bestyrelsesudgifter blevet øget væsentligt en ændring i praksis omkring honorering betyder at der skal betales skat af honoraret og honoraret skal også dække enkeltmedlemmers udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, såsom telefon og kontorartikler. Hvervet
som bestyrelsesmedlem er tidskrævende, men også udfordrende, og vi håber at der er medlemmer af ejerforeningen, der vil stille op til såvel bestyrelse som suppleant. I det kommende år er der flere opgaver, bestyrelsen vil beskæftige sig med : afslutning af den gamle vedligeholdelsesplan, der blev udarbejdet af foreningens rådgivende ingeniør (Gaihede) udarbejdelse af en ny vedligeholdelsesplan, baseret på ejendommenes nuværende tilstand og nye ønsker og behov fra medlemmerne. den nye vedligeholdelsesplan vil for eksempel indeholde en plan for renovering af indgangspartierne desuden skal der indrettes nye parkeringsforhold for cykler og motorcykler, da kapaciteten i dag er for lille. den kolde vinter har afsløret problemer i varmesystemet og bestyrelsen vil afdække årsager. kældernedgangene skal renoveres der skal laves brandsikring af kældrene Grundet ovenstående har bestyrelsen budgetteret med et underskud for 2011, dette underskud finansieres ud af foreningens egenkapital. Der havde været spørgsmål omkring udskiftning af vinduer. Og til dette svarede formanden at man altid skal ansøge bestyrelsen om tilladelse til at skifte vinduerne ud. Man kan se på hjemmesiden hvilke typer vinduer som kan godkendes. Derudover kunne formanden berette at foreningen havde fået et nyt energimærke og at det var lidt bedre end før med et D. Dette kan dog forbedres yderligere hvilket formanden ville komme ind på i pkt. 7 Formandens beretning blev enstemmigt godkendt. ad dagsordenens pkt. 3: Regnskab og revisors påtegning Regnskab for 2010 blev gennemgået af revisor Karsen Christensen, og det blev enstemmigt vedtaget at overføre underskuddet på kr.-49.776 til 2011 således at egenkapitalen pr. 31/12-2010 udgør kr. 401.517,- Herefter godkendtes regnskab 2010 enstemmigt. Ad punkt 4: Godkendelse af budget for 2011. Anders Herbo gennemgik kort budget for 2011 Budget for 2011 på i alt kr. 1.384.660,- med et underskud på kr.131.640,- blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget.
Ad dagsordenens pkt. 5: Vedtægtsændring vedr. skadesløsbrev. Formanden berettede om den vedtægtsændring, som er blevet sendt ud sammen med indkaldelsen. Dirigenten meddelte at for kunne stemme om denne vedtægtsændring kræver det, at der skal være mindst 2/3 del af medlemmerne til stede på generalforsamlingen og mindst 2/3 af disse skal stemme for at forslaget kan vedtages. Dersom der ikke er 2/3 af samtlige medlemmer tilstede foretages der afstemning alligevel og dersom 2/3 af de tilstedeværende stemmer for er forslaget foreløbigt vedtaget. Herefter indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling som skal afholdes senest 6 uger efter den første hvor forslaget kan vedtages endeligt dersom forslaget opnår 2/3 flertal af de fremmødte. Der var spørgsmål til hvorfor man vil lave denne ændring. Dirigenten redegjorde for at skadesløsbrevene er foreningens garanti for at få betaling for udeståender hos ejere der har gæld til ejerforeningen, så derfor er det vigtigt at skadesløsbrevene har en pålydende værdi, som kan dække disse udgifter/skyld. Der blev herefter foretaget afstemning og forslaget blev vedtaget af alle fremmødte på nær én der stemte blankt. Forslaget blev derfor vedtaget med overvejende flertal af de fremmødte og administrationen vil indkalde til ekstraordinær generalforsamling sammen med udsendelsen af nærværende referat. Ad dagsordenens punkt 6: Gammel vedligeholdelsesplan afsluttet. Formanden gennemgik hvad der var blevet lavet i vedligeholdelsesplanen fra 2006. Ad dagsordenens pkt. 7: Grøn plan 2011 Søren Albek gennemgik grønplan, som blev delt ud til generalforsamlingen og samtidigt er vedlagt dette referat. Det skal tilføjes til pkt.1 i planen, at der er en liste med radiatorer på foreningens hjemmeside. Der var enkelte spørgsmål til grønplan, som Søren Albek besvarede. Der var opbakning fra generalforsamlingen til at bestyrelsen går videre med planen. Ad dagsordenens pkt. 8: Forslag fra medlemmer Der var ikke indkommet nogle forslag fra medlemmerne og man gik videre til næste punkt. Ad dagsordenens pkt. 9: Valg af bestyrelse og 2 suppleanter.
Fra bestyrelsen stillede Søren Albek, Lykke Christiane Schweitz og Bente Laumann op, og blev valgt med applaus. Til suppleant valgtes Christine Tang Jensen, bestyrelsen opfordrer flere til at stille op. Ad dagsordenen pkt.10: Valg af revisor. Til revisor genvalgtes reg. revisor Karsen Christensen Ad dagsordenen pkt. 11: Eventuelt. Parkeringspladserne efter Blok 2 blev drøftet, og bestyrelsen kunne berette at de arbejder på at få en endelig aftale på plads. Søren Albek opfordrede folk til at være opmærksomme på hvem der opholder sig i haverne, da man nu har fået lavet alle adgangsdørene så det burde kun være folk der har lov til at være i haverne som er der. Generalforsamlingen hævet kl. 19:53 Som dirigent Anders Herbo