Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Velkommen til Den årlige Generalforsamling 24. April 2013 1
Generalforsamlingen den 24. april Dagsorden pkt. 1 Valg af dirigent 2
Dagsorden pkt. 1 Bestyrelsen foreslår Erik Jensen Højagerparken 45 Erik - scenen er din!! 3
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 2 Optælling af stemmeberettigede 4
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 3 Bestyrelsens beretning om det forløbne år 5
Dagsorden pkt. 3 Præsentation af bestyrelsen: Jørgen Lakjer, formand (valgt 2006) Hanne Mortensen, kasserer (valgt 2011) Kirsten Ihler (valgt 2006) Kjeld Letting (valgt 2009) Heidi Bodum Bjerregaard (valgt 2011) 6
Dagsorden pkt. 3 Præsentation af bestyrelsen (forts.): Suppleanter: Gert Düring, (valgt 2010) Ulla Zetterberg Riecke, (valgt 2011) Revisor: Hanne B. Hansen, (valgt 2007) 7
Dagsorden pkt. 3 Afholdte møder: Bestyrelsesmøder: Den 28. februar 2013 Den 11. april 2013 Andre møder: Den 1. marts 2013, møde med formændene for parcelforeningerne og Andelsboligforeningen og Ing. Frederik Larsen fra Århus Kommune 8
Dagsorden pkt. 3 Afholdte møder: (forts.) Mødet drejede sig primært om den eventuel kommende rundkørsel ved udkørslen fra Ranunkelvej til Sabrovej Referater af samtlige møder kan ses på grundejerforeningens hjemmeside www.vistoftgaardens.dk 9
Dagsorden pkt. 3 Ændring af aftaler med Flemming Nørgård Anlæg (FNA): Ukrudt på støjvoldene langs Højagerparken og Rødtjørnvej vil kun blive fjerne 4 gange om året i 2013 og 2014 Samlet besparelse: 22.383,75 10
Dagsorden pkt. 3 Ekstraopgaver udført af Flemming Nørgaard Anlæg i 2012: Beplantning af inderside af støjvolden ved Rødtjørnvej Der blev plantet ca.4.000 Malus Saragentii og Ribes buske med 50cm mellemrum mellem planterne og mellem rækkerne 11
Dagsorden pkt. 3 12
Dagsorden pkt. 3 13
Dagsorden pkt. 3 14
Dagsorden pkt. 3 Ekstraopgaver i 2012 (forts.): Træflis på indersiden af volden blev fjernet og lagt ud på ydersiden af volden af unge fra Sabro Idræts Forening Udskiftning af syrener og udlægning af muld i bedene langs stien ved Rødtjørnvej og Grønagerparken 15
16
Dagsorden pkt. 3 Ekstraopgaver i 2012 (forts.): Udtynding af buske og træer i område A ved skellet mellem grundejerforeningens område og boligerne ved Boligkontoret afd. 46 Udtynding af buske og træer i område B er medtaget i budgetforslaget for 2013 17
Dagsorden pkt. 3 Område A 18
19
20
21
22
Dagsorden pkt. 3 Ekstraopgaver i 2012 (forts.): Genplantning af ca. 50 buske på indersiden af volden ved Højagerparken Udskiftningen var nødvendig på grund af de dårlige groforhold på den stejle skråning, hvor regnvandet løber væk fra planterne 23
Dagsorden pkt. 3 Der blev i 2012 renset og spulet i alt 76 vejbrønde Grundejerforeningens veje: 30 Rødtjørnvejs Parcelforening: 25 Højagerparkens Parcelforening: 10 Andelsboligforening: 11 24
25
26
Dagsorden pkt. 3 Reparation af asfaltbelægningen på veje og stier: Arbejdet blev udført af NCC Roads og Nørgaard Revneforsegling Flere huller i asfaltbelægningen på Ranunkelvej og stisystemet blev repareret Hajtænder blev udskiftet 27
28
29
30
Støjvold Forslaget ikke godkendt Højagerparken Andelsboliger 32
Støjvold Forslaget accepteret Støjvold 33
Dagsorden pkt. 3 Forslaget vil blive forelagt byrådet Såfremt det bliver godkendt vil der blive afholdt en offentlig høring Tidspunktet for høringen vil blive offentliggjort på Århus Kommunes hjemmeside Det forventes at rundkørslen vil blive lavet til efteråret 34
Dagsorden pkt. 3 Hærværk i området! Affaldsstativ smadret i påsken Pris for udskiftning: kr. 2.400 Brosten i indkørsler til boligområder bliver stadig fjernet, hvilket i høj grad udgør en potentiel sikkerhedsrisiko for ældre Pris for udskiftning af brosten, kr. 800 35
36
37
Dagsorden pkt. 3 Reparation af bomme ved stierne: Der i alt 11 bomme på stierne i foreningens område Indtil nu har vi selv vedligeholdt dem ved at smøre låsene hvert forår Et mere grundigt eftersyn af alle bomme er nu blevet nødvendigt, og er derfor medtaget som en af ekstraopgaverne i budgettet for 2013 38
39
Dagsorden pkt. 3 Vintervedligehold af Rødtjørnvejs stamvej: Aftalen med Rødtjørnvejs Parcelforening om, at de selv sørger for vintervedligehold af stamvejen blev ændret i januar måned Grundejerforeningen overtog snerydning og saltning af fortovet 40
41
Dagsorden pkt. 3 Rotter ved søen: I oktober måned blev grundejerforeningen gjort opmærksom på, at der var set rotter ved søen i den sydlige ende af området Vi kontaktede derfor kommunens afdeling for rottebekæmpelse, og arrangerede en tur rundt om søen med en repræsentant fra afdelingen 42
Dagsorden pkt. 3 Rotter ved søen (forts.) Turen viste ingen synlige tegn på rotter, da levevilkårene for rotter omkring søen er meget ringe Dog er der mulighed for at rotter søger til området i august oktober, hvor de lever af frø fra planter, hvorefter de igen søger tilbage til boligområderne 43
44
Dagsorden pkt. 3 Boligselskabernes afdelinger: AlmenBo Århus: 4 afdelinger med til sammen 181 lejere Boligkontoret Århus: 3 afdelinger med til sammen 124 lejere I alt 305 lejere, hvilket svarer til Ca. 65% af foreningens medlemmer 45
Dagsorden pkt. 3 Boligselskabernes afdelinger (forts.) Afdelingsformændene informerer lejerne om afholdelse af foreningens generalforsamling Lejerne er meget velkommen på generalforsamlingen, hvor de har taleret Stemmeretten udøves af afdelingsformændene eller deres stedfortrædere 46
Dagsorden pkt. 3 Besøg foreningens hjemmeside! www.vistoftgaardens.dk Og bliv orienteret om foreningens arbejde Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde i det forløbne år - - - : - - - 47
Dagsorden pkt. 3 Spørgsmål vedrørende beretningen? 48
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 4 Godkendelse af regnskab 2012 49
Dagsorden pkt. 4 Indtægter Bidrag 2012 fra medlemmer: 736.700 Renteindtægt: 969 I alt: 737.669 50
Dagsorden pkt. 4 Udgifter Vedligehold af området: Grønne fællesarealer Støjvolde, Højagerparken og Rødtjørnvej Fejning af parkeringsplads, m.m. Vintervedligehold af stier (Okt. - Dec. 2011, Jan. - Mar. 2012) I alt: 404.406 51
Dagsorden pkt. 4 Driftsudgifter: Udgifter (forts.): Kontorhold og IT-udstyr Reparation af bomme og affaldsstativer Diverse, (inkl. et rådighedsbeløb for bestyrelsen på kr. 5.000) I alt: 50.642 52
Dagsorden pkt. 4 Udgifter (forts.) Vedligehold af veje: (betalt af brugerne i henhold til fordelingsnøgle) Græsklip af vejrabatter Vedligehold af 36 kloaker Vintervedligehold veje (Okt. Dec. 2011. Jan. Mar. 2012) Rep. af veje, rabatter og fortove I alt: 74.677 53
Dagsorden pkt. 4 Ekstraopgaver: Udgifter (forts.) Beskæring / Udtynding af beplantning Udskiftning af syrener og udlægning af muld Genplantning af støjvolden ved Højagerparken 54
Dagsorden pkt. 4 Udgifter (forts.) Ekstraopgaver (forts.) Fjernelse af træflis fra volden ved Rødtjørnvej Beplantning af indersiden af støjvolden ved Rødtjørnvej Uforudsete reparationsopgaver m.m. I alt: 201.046 55
Dagsorden pkt. 4 Udgifter: Indtægter: 730.771 737.669 Afskrivning af IT udstyr: -1.581 Overskud / Underskud per 31. december 2012 Overskud: 5.317 56
Dagsorden pkt. 4 Balance per 31. december 2012 Passiver: Driftskonto, saldo per 31. december 2011: 89.067 Vejfondkonto, Saldo per 31. december 2011: 160.452 IT-udstyr, Primo saldo 2012: 3.781 Overskud / Underskud: 5.316 Passiver i alt: 258.618 57
Dagsorden pkt. 4 Balance per 31. december 2012 (forts.) Aktiver: IT-udstyr, anskaffelsespris: 15.022 Akkumuleret afskrivning: -12.822 Indestående Danske Bank Hinnerup: Driftskonto: 66.075 Vejfondkonto: (for udlægning af asfaltslidlag) 190.342 Aktiver i alt: 258.618 58
Dagsorden pkt. 4 Regnskabet revideret og godkendt af foreningens revisor Hanne Bech Hansen den 12. marts 2013, med følgende anmærkninger vedrørende bogføring: Manglende kvittering for telefon og IT godtgørelse (rettet samme dag) Utilstrækkelig dokumentation for overførsel af beløb for fjernelse af træflis på Rødtjørnvejs støjvold 59
Dagsorden pkt. 4 Vejvedligeholdkonti, Saldo per 31. December 2012 AlmenBo afd. 39, Ranunkelvej AlmenBo afd. 42, Højagerparken AlmenBo afd. 44, Ranunkelvej Boligkontorret Århus afd. 58, Ranunkelvej Boligkontoret Århus afd. 70, Ranunkelvej Højagerparkens Parcelforening Rødtjørnvejs Parcelforening I/S Århus II (Grønagerparken) Andelsboligfor. Ranunkelparken Beløb der skal overføres - I alt: 823,89 1.703,46-53,14 725,03 494,34 1.411,44 1.408,27 922,76 263,65 7.699,70 60
Bilag nr. Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftdato: 19. april 2013 Start Kontooversigt Vedligehold af Veje 2013 AlmenBo Afdeling 39 Ind/-udbetalinger, faste vedligehold aftaler 2013 Vedligehold af veje: Andel 9% Vejfond: Andel 9% Saldo per 31 december 2012: 823,89 31 Dec. 2012 16.229,00 Dato Tekst Indbetaling Udbetaling Saldo Indbetaling Saldo 10. Jan. 4 Vintervedligehold af veje, Oktober - December 2012 3.015,87-2.191,98 Vintervedligehold af veje, Januar - Marts 2013 Saldo: -2.191,98 Saldo: 16.229,00 Kreditnotaer og udgifter for reparationer af veje, rabatter og fortove Overført Saldo: -2.191,98-2.191,98 Samlede bevægelser: kr. 3.015,87 kr. -2.191,98 kr. 16.229,00 1. Januar - 31. December 2013 61
Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftsdato: 19 april 2013 Start IT-Udstyr 2008-2012 Køb og afskrivning Køb af udstyr Pris Overført Afskrivning Akkumuleret Saldo Udstyr År Dato/Måned fra ny Afskrivning % 2012 Afskrivning 2012 2008 30 april Printer/Scanner, Canon Multifunktion 2.799 2.799 0% 0 2.799 0 2008 30 april Computer, Pakard Bell (Kasserer) 4.999 4.999 0% 0 4.999 0 2008 06 oktober Printer, Brother (Kassereren) 899 900 0% 0 900 0 2009 03 marts Digitalkamera 1.927 1.446 25% 482 1.928 0 2011 20. juni Printer Brother (Kasserer) 899 223 25% 225 448 451 2011 20. juni Computer, Pakard Bell (Formanden) 3.499 874 25% 875 1.749 1.750 Total: 15.022 Total Overført Afskrivning: 11.241 Total Afskrivning: 2012 1.581 Total Akkumulerede Afskrivninger: 2012 12.822 Saldo ultimo: 2012 2.202 62
63
Dagsorden pkt. 4 GVJ Regnskabsprogram: Microsoft Excel 2010 program Brugervejledning med makroer Grøn farve for sider der skal opdateres løbende Rød farve for sider der skal opdateres ved årsskifte Grå farve for sider hvor opdatering sker automatisk 64
Bogføring Løbende opdateringer Bogføring Vej kt. Betalingsoversigt Vejfondkonto Opgørelse Bilag Kørselsbilag Primo Saldi Samlet budget Årlige opdateringer Asfaltslidlag IT Udstyr 5 års plan Data FNA Kontrakt Automatisk opdateringer Resultatopgørelse Kontoudtog Kontoplan Budget Budgetoversigt Driftsbudget Vejbudget Budgetdifferencer Vejbrønde Vejkonti Fordeling Omk. Fordelingsnøgle Test Budget Snerydning Boligenheder Kontrol af beregning 65
Dagsorden pkt. 4 Spørgsmål til regnskabet? 66
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 5 Indkomne forslag Bestyrelsen har ikke modtaget forslag 67
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 6 Vedtagelse af budget for 2013, herunder fastsættelse af det årlige bidrag fra medlemmerne, og størrelsen på bestyrelsens rådighedsbeløb i 2013 68
B U D G E T F O R S L A G Regnskabsåret 2013 Årlig bidrag, Fællesudgifter: kr. 1.125 BUDGET BUDGET REGNSKAB INDTÆGTER 2013 2012 2012 AlmenBo Aarhus, Afdeling 33, 39, 42, 44 181 Boligenheder 246.864 282.800 282.800 Boligkontoret Århus Afdeling 46, 58 og 70 124 Boligenheder 157.119 183.065 183.065 Private grundejere, Højagerparken 29 Boligenheder 53.953 58.628 58.638 Private grundejere, Rødtjørnvej 40 Boligenheder 54.652 66.286 66.280 BoligView (Grønagerparken) 56 Boligenheder 76.348 87.606 87.606 Andelsboligforeningen Ranunkelparken 16 Boligenheder 22.791 26.007 26.007 Tryllefløjten og Galaksen 12 Enheder 13.495 16.152 16.152 Sabro Legeplads 12 Enheder 13.495 16.152 16.152 Renteindtægter, Danske Bank Hinnerup Afdeling 2.000 2.000 969 Total: 640.717 738.696 737.669 69
Budgetforslag 2013 (forts.): BUDGET BUDGET REGNSKAB UDGIFTER, Driftsbudget (Fællesudgifter) 2013 2012 2012 Vedligeholdelse af grønne fællesarealer 248.969 248.969 265.202 Vedligeholdelse af støjvold, Højagerparken 25.806 35.190 35.190 Vedligeholdelse af støjvold, Rødtjørnvej 35.750 48.750 48.750 Fejning af P-plads, opsamling af affald 22.368 22.368 22.368 Vintervedligehold Stier 47.730 33.382 32.896 Kontorhold, IT (Hjemmeside, Telefon og Internet m.m.) 9.600 9.600 15.301 Rep. af bomme, affaldsstativer og asfaltbelægning på stier 2.000 10.000 26.895 Diverse 10.000 10.000 8.446 Udgifter, Ekstra opgaver: Kontonummer 4000 (se side 2) 100.641 187.750 201.047 I alt: 502.863 606.009 656.095 70
Budgetforslag 2013 (forts.) UDGIFTER, Vejbudget (Fordeles i henhold til Fordelingsnøgle) Budget 2013 Budget 2012 Regnskab 2012 Græsklip af vejrabatter 35.000 35.000 35.000 Vedligehold af kloaker 6.750 6.750 6.750 Vintervedligehold Veje 44.924 26.760 26.008 Rep. af rabatter, fortove og asfaltbelægning på veje 2.000 15.000 6.919 Indskud Vejfond (Asfaltslidlag) 29.179 29.179 29.179 I alt: 117.854 112.689 103.856 Total: 620.717 718.698 759.951 Bugetteret Overskud: 20.000 71
Budgetforslag 2013 (forts.) BUDGET REGNSKAB Udførte ekstraopgaver i 2012 2012 2012 Beskæring / Udtyndning af beplantning, Område A 45.800 37.213 Udskiftning af syrener og udlægning af muld 11.625 11.625 Genplantning af støjvolden ved Højagerparken 5.325 5.325 Fjernelse af træflis fra volden ved Rødtjørnvej 5.000 5.000 Beplantning af indersiden af støjvolden ved Rødtjørnvej 115.000 115.000 Uforudsete reparationsopgaver m.m. 5000 26.884 I alt: 187.750 201.047 72
Budgetforslag 2013 (forts.) Budget Budgetterede ekstraopgaver i 2013 2013 Opgave 6: Beskæring / Udtydning af beplantningen: Område B Opgave 7: Genplantning af 3 Allé træer på Rødtjørnvej Opgave 8: Reparation af bomme ved stisystemet Opgave 9: Genplantning af 1 Allé træ langs sti Opgave 10: Uforudsete reparationsopgaver m.m. 57.250 10.000 25.000 3.391 5.000 I alt: 100.641 73
Dagsorden pkt. 6 Rådighedsbeløb for bestyrelsen Forslag til godkendelse af størrelsen på rådighedsbeløbet beløbet i 2013 i henhold til foreningens vedtægt 14, Stk. 6: 5.000 kr. 74
Dagsorden pkt. 6 Bestyrelsens budgetforslag for 2013 Indtægter: Udgifter: 640.717 620.717 Budgetteret Overskud: 20.000 75
Dagsorden pkt. 6 Årligt bidrag fra alle i 2012 til vedligehold af fællesarealer: 1.346 Kr. per boligenhed Årligt bidrag fra alle i 2013 i henhold til det fremsendte forslag: 1.125 Kr. per boligenhed Difference: 221 kr. 76
Dagsorden pkt. 6 Budgetforslaget for brugere af veje i 2013: 117.854 Kr. Som vil blive fordelt i henhold til fordelingsnøglen 77
78
Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471, Sabro Opgørelse Budgetdifferencer 2012-2013 Udskriftdato: 27. april 2013 2012 2013 Difference Procent Andelsboliger: Vedligehold af fælles arealer 1.346 1.209-137 -10% (Udgift per bolig) Vedligehold af veje 227 325 98 43% Vejfond (asfaltslidlag) 52 52 0 0,8% I alt: 1.625 1.586-39 -2% 2012 2013 Difference Procent Højagerparken: Vedligehold af fælles arealer 1.346 1.209-137 -10% (Udgift per grundejer) Vedligehold af veje 521 811 290 56% Vejfond (asfaltslidlag) 155 155-0 0% I alt: 2.022 2.174 152 8% 2012 2013 Difference Procent Rødtjørnvej: Vedligehold af fælles arealer 1.346 1.209-137 -10% (Udgift per grundejer) Vedligehold af veje 120 51-69 -58% Vejfond (asfaltslidlag) 191 191-0 0% I alt: 1.657 1.451-206 -12% 2012 2013 Difference Procent AlmenBo: Vedligehold af fælles arealer 243.627 218.809-24.818-10% Total udgift for de Vedligehold af veje 29.771 47.859 18.088 61% i alt 181 lejemål Vejfond (asfaltslidlag) 9.402 9.402 0 0% I alt: 282.800 276.070-6.730 79-2%
2012 2013 Difference Procent Boligkontoret Århus Vedligehold af fælles arealer 166.905 149.902-17.003-10% Total udgift for de Vedligehold af veje 12.281 19.545 7.264 59% i alt 124 lejemål Vejfond (asfaltslidlag) 3.879 3.879-0 0% I alt: 183.065 173.326-9.739-5% 2012 2013 Difference Procent I/S Århus II Vedligehold af fælles arealer 75.376 67.698-7.678-10% Total udgift for de Vedligehold af veje 9.294 14.791 5.497 59% i alt 56 lejemål Vejfond (asfaltslidlag) 2.935 2.935 0 0% I alt: 87.605 85.424-2.181-2% 2012 2013 Difference Procent Børneinstitutionerne Vedligehold af fælles arealer 16.152 14.507-1.645-10% Total udgift for de Vedligehold af veje 12 enheder Vejfond (asfaltslidlag) I alt: 16.152 14.507-1.645-10% 2012 2013 Difference Procent Sabro Legeplads Vedligehold af fælles arealer 16.152 14.507-1.645-10% Total udgift for de Vedligehold af veje 12 enheder Vejfond (asfaltslidlag) I alt: 16.152 14.507-1.645-10% 80
Dagsorden pkt. 6 Spørgsmål til budgetforslaget? 81
Generalforsamlingen 24. april 2013 Dagsorden pkt. 11 Eventuelt 82
Dagsorden pkt. 11 Ingen uddeling af GVJ Miljøpris for 2012 83
84
Dagsorden pkt. 11 Flere emner fra de fremmødte? 85
Dagsorden pkt. 11 Så er der smørrebrød til alle der har bestilt!! Velbekomme 86