Sydvestjysk Sygehus Trivsels- og arbejdsfastholdelsespolitikken: Sydvestjysk Sygehus skal være en rummelig arbejdsplads, hvor der også er plads til ansatte med nedsat arbejdsevne. Fastholdelsesindsatsen skal iværksættes tidligt og om muligt før fravær. Ansættelse på almindelige løn- og ansættelsesvilkår skal altid tilstræbes. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, skal mulighederne for tilskud og hjælp i henhold til den sociale lovgivning benyttes, når medarbejderen og dennes leder er enige heri. Sydvestjysk Sygehus tilstræber, at ansættelse på særlige vilkår først og fremmest etableres for egne medarbejdere. Eksterne ansættes alene på sådanne vilkår, hvor opgaven ikke vil kunne løftes af en intern medarbejder. Er der behov for at træffe aftale om ansættelse på særlige vilkår for en medarbejder, skal HR-Afdelingen kontaktes v. HR-konsulent Helga Stürup så tidligt som muligt i sagsforløbet samt den relevante tillidsrepræsentant i afdelingen involveres, så der sikres åbenhed og en god koordination af sådanne sager. Det er vigtigt, at man som medarbejder føler sig trygt i et sådant forløb, og dette sikres ved at inddrage de rette aktører fra starten. Politikken på Sydvestjysk Sygehus lægger op til en tidlig og aktiv indsats ikke alene baseret på fravær, men også ved tegn på mistrivsel. Et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø er bl.a. afhængig af de ansattes trivsel. Ved tegn på mistrivsel eller fravær er det derfor vigtigt, at der sker en hurtig opfølgning ved samtale mellem den ansatte og dennes leder. Helga Stürup, HR-konsulent Sydvestjysk Sygehus, tlf. 79 18 22 89 Samtalekoncept Maj 2010
2 God ledelse og bærende værdier Formålet med trivsels-, fraværs- og fastholdelsessamtalerne er at:. afdække årsager til mistrivsel og/eller fravær. søge medarbejderen fastholdt som ansat på Sydvestjysk Sygehus. medvirke til, at mistrivsel og sygefravær minimeres Sygemelding En sygemelding sker som oftest ved en telefonopringning til arbejdspladsen. Allerede på dette tidspunkt vil de fleste kunne informere om varigheden af sygdomsforløbet. Den, der modtager sygemeldingen, noterer dato og den sygemeldtes navn på skemaet (skriftlig procedure i forbindelse med fravær), spørger om fraværet forventes kortere- eller længerevarende samt noterer andet relevant i forbindelse med fraværet. Kontaktsamtale Er den ansatte stadig fraværende efter en uge regnet fra første sygefraværsdag, og har arbejdspladsen ikke allerede en aftale med den ansatte om tilbagevenden til arbejdet, er det, såfremt andet ikke er aftalt, den nærmeste leders pligt at tage initiativ til, at den sygemeldte kontaktes. Ved influenza og andre kortvarige sygdomsforløb kan en tilbagevenden til arbejdet ofte aftales pr. tlf. Ved andre mere langvarige sygdomsforløb aftales tid til en afklarende samtale (statussamtale) mellem den syge, dennes nærmeste leder og - efter aftale med den syge - og dennes TR eller anden bisidder.
3 Statussamtale Statussamtalen skal være afholdt inden udgangen af 3. fraværsuge. Under samtalen laves et skriftligtnotat (status I opfølgningsaftaler), der kort beskriver de forhold omkring fraværet, der er kommet frem under samtalen, samt de indgåede aftaler om det videre forløb. Opfølgningssamtale Inden udgangen af 6. fraværsuge aftales tid til en opfølgningssamtale. Formålet med samtalen er som ovenfor nævnt, men der lægges større vægt på afklaring af sygdommens evt. arbejdsmæssige konsekvenser. Ved nedsat erhvervsevne skal den ansattes fremtidige arbejdsmuligheder drøftes, og arbejdspladsens muligheder for arbejdsfastholdelse skitseres. Der skal som nævnt under statussamtaler laves et skriftligt notat (status I opfølgningssamtaler). Videre opfølgning sker derefter med 4 ugers intervaller. Raskmelding Den sygemeldte kontakter arbejdspladsen senest dagen før, arbejdet påtænkes genoptaget. Hyppig, kortvarig sygdom Efter tre fraværsperioder inden for 6 måneder skal lederen tage initiativ til en fraværssamtale med medarbejderen. Har fraværet et særligt mønster, afholdes fraværssamtale(r), når situationen tilsiger det. Når behovet for opfølgning er konstateret, gennemføres samtalen hurtigst muligt, således at den ansatte sikres optimal støtte, og at fraværsproblemet så vidt muligt løses, før det bliver for stort. Mødereferater fra samtalerne lægges efter aftale med den ansatte i personalesagen. Oversigt over opfølgningsforløb ved fravær Handling Sygemelding Telefonisk Statussamtale Opfølgnings- Opfølgning kontakt til den tilbydes og samtale sker herefter sygemeldte gennemføres tilbydes og gennemføres Tid 1. dag Inden udg. af Inden udg. af Inden udg. af 4 ugers 1. uge 3. uge 6. uge Initiativ Den syge Lederen Lederen Lederen Lederen medarbejder
4 Skriftlig procedure i forbindelse med sygefravær (Udfyldes af den kollega, der modtager sygemeldingen og afleveres den til afdelingslederen). Navn: Sygemeldt dato: Ringer igen dato: Modtaget af: Fortsat sygemeldt: Ringer igen dato: Modtages af: Kontaktet dato: Af: Kontaktet dato: Af: Raskmeldt dato: Starter arbejde dato: Modtaget af:
Status- og opfølgningssantaler Dato: Medarbejder CPR-nr. Navn Adr. Tlf. Mødedeltagere: Hvad mener du er årsagen til fraværet? Status over fraværet indenfor det sidste halve år. Hvad kan du gøre for nedbringe dit fravær? Hvad kan vi gøre for at få dig hurtigere tilbage til dit job? Hvad gør du for at blive rask igen? Handlingsplan Konklusion/aftaler Medarbejder Leder Bisidder
Finsensgade 35 6700 Esbjerg Tlf. 79 18 20 00 Engparken 1 7200 Grindsted Tlf. 76 72 20 00