Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 25. november 2010 kl. 17.00, Copenhagen Marriott Hotel, Kalvebod Brygge 5, København V. Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Hans Peter Nielsen, Martin Baden, Anette Hertz Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 14. oktober 2010 indstilles til godkendelse og underskrift. Referatet godkendt uden kommentarer. Referat af forretningsudvalgsmøde den 10. november er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vil blive forelagt på bestyrelsesmødet. 3. Udpegning til Lille Birkholm Varmeselskab Bestyrelsen udpegede på mødet den 24. juni 2010 Bjørn Rasmussen, Hjortegården, som 3B s repræsentant i bestyrelsen for Lille Birkholm Varmeselskab. Da Bjørn Rasmussen i forbindelse med det ordinære afdelingsmøde er udtrådt af afdelingsbestyrelsen i Hjortegården, indstiller afdelingsbestyrelsen i Hjortegården Susanne Andersen som nyt bestyrelsesmedlem i Lille Birkholm Varmeselskab. Som suppleant indstiller afdelingsbestyrelsen Daniel Majgren Joensen. Det indstilles, at Susanne Andersen udpeges som nyt bestyrelsesmedlem i Lille Birkholm Varmeselskab Daniel Majgren Joensen udpeges som suppleant 4. Styringsdialogmøder Direktionen vil på mødet orientere om de netop afholdte styringsdialogmøder med Københavns og Fredensborg kommune. Formanden vil orientere om indledende styringsdialogmøde i Hvidovre kommune. Referat af Forretningsudvalgsmødet blev taget il efterretning uden kommentarer. Revisionsprotokollen blev forelagt for bestyrelsen. Der var ikke indskrevet noget siden seneste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen godkendte indstillingen af Susanne Andersen som nyt bestyrelsesmedlem i Ll. Birkholm Varmeselskab samt Daniel M. Joensen som suppleant. 19-11-2010 / ral 1
Dokumentationspakken der ligger til grund for møderne vil blive behandlet på bestyrelsesmødet den 16. december. Da materialet er temmelig omfattende, vil bestyrelsen kun få tilsendt hovedrapporten for Boligforeningen. Alle skemaerne vedr. hver enkelt afdeling udsendes ikke til bestyrelsen, men lægges på X3B snarest, og der vil være en enkelt mappe med alt materialet til gennemsyn på decembermødet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabsmøde 25. november Kort drøftelse af det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen drøftede kort repræsentantskabsmødet. Byggesager 6. Godkendelse af Skema A sager (nybyggerier) Bestyrelsen har på møder tidligere i 2010 godkendt, at administrationen udarbejder skema A ansøgning på Birkedommervej, København NV Sundholm Syd, Amager Hørkær, Herlev Gl. Klausdalsbrovej, Herlev og indsender disse til Københavns og Herlev kommunes godkendelse. Udover ovennævnte sager er der også indsendt ansøgning om tagboliger i forbindelse med tagudskiftning i afdeling Toftegård, Herlev og 12 ældreboliger og 16 familieboliger i Høje Taastrup kommune. Tagboligerne er godkendt på afdelingsmøde i afdelingen og indstilles til bestyrelsens godkendelse. Skema A ansøgningen i Høje Taastrup på 12 plejeboliger og 16 almene boliger vedrører et projekt på Taastrup Torv ved S-togs stationen, under forudsætning af, at vi kan indgå en købsaftale med projektudvikleren Sophienberg inden den politiske behandling i kommunen. Sagen har været drøftet med Forretningsudvalget, som indstiller sagen til bestyrelsens godkendelse. 19-11-2010 / ral 2
En kort beskrivelse af skema A ansøgningerne er vedlagt som bilag. Det indstilles, at Skema A for Birkedommervej godkendes som beskrevet. Skema A for Sundholm Syd godkendes som beskrevet. Skema A for Gl. Klausdalsbrovej godkendes som beskrevet. Skema A for Hørkær godkendes som beskrevet. Skema A for Toftegård godkendes som beskrevet. Skema A for Taastrup Torv godkendes som beskrevet. og Forretningsudvalget bemyndiges til at godkende købsaftale med Sophienberg Ejendomsudvikling A/S vedr. Taastrup Torv Som bilag for skema A ansøgningerne er vedlagt fremsendelsesbrevene til kommunerne. 7. Indstilling om ekstraudlæg i forbindelse med kommende nybyggeri, Hørkær i Herlev Bestyrelsen har på møde d. 12. maj 2009. bevilget 100.000 kr. til volumenstudier i på grunden, og det blev på mødet d. 09. juni 2010. udvidet til samlet 1 mio. kr., det samme har bestyrelserne i DAB s og KAB s lokale boligorganisationer gjort. Vi er godt i gang med forureningsundersøgelserne på grunden, de er dog blevet dyrere end forudset pga. øgede krav til en tidligere industrigrund. Det betyder at vi samlet har disponeret de i alt 3 mio. kr., der er bevilget til sagen fra de tre boligorganisationer. Bestyrelsen godkendte samtlige indstillinger vedr. Skema A ansøgninger. Bestyrelsen godkendte at Forretningsudvalget bemyndiges til at godkende købsaftale vedr. Taastrup Torv. Derudover skal landinspektøren sættes i gang med forberedelser til udmatrikulering, og tegnestuen Vandkunsten skal viderebearbejde den samlede bebyggelsesplan, så den kan anvendes til det kommende udbud. For at komme videre med sagen, er det derfor nødvendigt, at vi har et råderum, og det er aftalt, at hver boligorganisation tager stilling til yderligere at bevilge 19-11-2010 / ral 3
kr. 1.000.000 til det videre arbejde, så vi kan fortsætte arbejdet med opgaven, uden hele tiden at gå i stå pga. manglende bevillinger. Der vil så samlet være 3 mio. kr. til sagens videre forløb med forarbejder, udbud og begyndende oprensning af jordforurening og organisering af opgaven. Der kan samlet være ca. 320 boliger og projektet vil have en samlet værdi på ca. 600 mio. kr. De samlede to millioner bevilget af Bestyrelsen vil indgå i omkostningerne til de projekter vi vil komme til at stå for på i alt 10.218 m2, og ca. 107 boliger. Bestyrelsen foreslog, at 3B fremadrettet vedr. de fysiske forhold generelt rådfører sig med f.eks. Bo Grønlund, hvis det ikke vurderes som uhensigtsmæssigt. Det indstilles, at bestyrelsen bevilger yderligere 1.000.000 kr., samlet op til kr. 2.000.000 til det videre arbejde med jordforurening, udbud og organisering af byggesagen. Beløbet dækkes af dispositionsfonden såfremt sagen ikke gennemføres. 8. Godkendelse Skema A, Egedalsvænge (renoveringssag med støtte fra Landsbyggefonden) 3B har igennem flere år forberedt en skema A ansøgning til Landsbyggefonden for renovering af Egedalsvænge, og der er derfor foretaget en del forundersøgelser af facader, tage og beton. Bestyrelsen godkendte bevillingen på yderligere 1 mio. kr. til det videre arbejde. I år har vi udbudt en EU konkurrence for at finde en totalrådgiver til at projektere den store sag, som renoveringen vil være. Det blev Rubow arkitekter A/S, der vandt konkurrencen og de har udført kalkulationer af det samlede renoveringsarbejde til det endelige skema A. Renoveringsprojektet omfatter nye tage og facader, dog bibeholdes de eksisterende inddækkede altaner, betonrenovering og udearealer. Derudover indeholder projektet en række miljøvenlige tiltag som genbrug af regnvand og solceller eller solfangere samt renovering af opgange. Den bærende idé i forslaget er at tilføre større variation mellem de enkelte blokke ved at bruge forskellige farver og materialer på facaderne samt evt. forskellige 19-11-2010 / ral 4
vinduestyper. Beboerne involveres ved at skabe mulighed for valg eller tilvalg på både lejligheds-, opgangs- og blokniveau. Skema A ansøgningen beløber sig til i alt 320 mio. kr. i samlede omkostninger, heraf er 275 mio. kr. støttede arbejder og 45 mio. kr. ustøttede arbejder. Til de ustøttede arbejder ydes der endvidere driftsstøtte på yderligere 40 mio. kr. De resterende 5 mio. kr. skal finansieres via huslejen, hvilket giver en huslejestigning fra de nuværende 626 kr. / m 2 / år til 646 kr. / m 2 / år. Beboerne har vedtaget renoveringen med huslejestigning på 20 kr. / m 2 / år med et overvejende flertal på beboermøde d. 27. oktober 2010. Følgebrev til skema A til Fredensborg kommune er vedlagt til orientering. Det indstilles, at det indsendte Skema A godkendes som beskrevet. 9. Ansøgning, egen trækningsret til afd. Højstensgård i forbindelse med køkkenudskiftning Afdeling Højstensgård skal i gang med en køkkenudskiftning, udført som kollektive individuelle køkkenmoderniseringer. Der er 75 forhåndstilmeldte. Direktionen informerede om, at fremover vil enhver ny forpligtelse for Boligforeningen 3B i forbindelse med byggesager, herunder også renoveringer, blive forelagt bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte Skema A Ansøgning til renovering af Egedalsvænge. Beskrivelse af projektet er vedlagt som bilag. Den samlede projektøkonomi udgør 6,1 mio. kr. og vil blive finansieret ved egen trækningsret og banklån. Derfor ansøges om trækningsret på 15.000 kr. pr. deltagende lejemål, i alt 1,2 mio. kr. Projektet er godkendt på afdelingsmøde. Det indstilles, at foreningen bevilger 15.000 kr. pr. deltagende lejemål, i alt 1,2 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret. 10. Ansøgning, egen trækningsret til afd. Toftegård i forbindelse med tagudskiftning. Bestyrelsen godkendte Ansøgning, egen trækningsret til køkkenudskiftning i Højstensgård og bevilger 1,2 mio. kr. 19-11-2010 / ral 5
Afdeling Toftegård har tidligere udskiftet tage i nogle af blokkene i afdelingen. Nu er turen kommet til den resterende del af bebyggelsen. I forbindelse hermed forsøges indarbejdet tagboliger i projektet, jf. dagsordenspunkt 6. Afdelingen har selv opsparet 13 mio. kr. til projektet, som i alt er estimeret til 28,9 mio. kr. Sagen finansieres i øvrigt af grundsalg til tagboligerne, 4,6 mio. kr., og tagboligernes andel af taget, 1,4 mio. kr. Da arbejderne ligger inden for foreningens regler for tilskud fra trækningsretten ansøges om 15.000 kr. pr. lejemål, i alt 1.905 t.kr. Det resterende beløb på ca. 8 mio. kr. finansieres ved huslejestigning, som er godkendt på afdelingsmøde. Administrationen undersøger, om der er hjemfald på denne ejendom. Projektbeskrivelse vedlagt som bilag. Det indstilles, at afdeling Toftegård bevilges 1.905.000 kr. fra foreningens egen trækningsret til tagudskiftning. Bestyrelsen godkendte Ansøgningen og bevilger kr. 1.905.000 til tagudskiftning. Orienteringspunkter 11. Budgetprognose pr. 30. september 2010 Prognosen for 2010 viser et forventet overskud på selskabets drift på ca. 595 t.kr. I overskuddet er korrigeret for afdelingernes andel af det forventede nettorenteafkast, der er indregnet under renteudgifter. Der er tale om en væsentlig reduktion af overskuddet i forhold til budgettet, hvilket især skyldes, at der i budgettet ikke er indregnet renteudlodning til afdelinger. Selskabets forventede nettorenteindtægt udgør ca. 2.097 t.kr. efter udlodning til afdelinger. Der er derfor et underskud på ca. 1.502 t.kr. på den ordinære drift mod ca. 931 t.kr. pr. 30. juni. Driften er generelt forsigtigt anslået og ligger tæt på årets forventning efter 2. kvartal bortset fra enkelte forhold. Der er ligesom tidligere prognoser potentielt yderligere indtægter fra gebyrer og byggesagshonorarer for 2010, i det disse indtægter også er forsigtigt vurderet. 19-11-2010 / ral 6
For en yderligere uddybning henvises til vedlagte bilag. Afkastet af porteføljerne fremgår af vedlagte bilag. Som det fremgår heraf har Nykredit klaret sig bedre end benchmark, mens Nordea og Danske ligger under. Begge har dog hentet noget af det tabte i 3. kvartal. Det indstilles, at bestyrelsen tager budgetprognose og investeringsopfølgning til efterretning. 12. Ledige boliger og lejetab pr. ultimo oktober Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 30. september, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 30. september 1.183.158,00 kr. Dette beløb kan blive reguleret. Bestyrelsen tog budgetprognose og investeringsopfølgning til efterretning. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Høje Gladsaxe, Dyvekevænget og Blækhuset I Egedalsvænge er der 15 ledige ungdomsboliger, og her er indgået et samarbejde mellem DTU og 3B for at leje disse ud til internationale studerende. Administrationen er i gang med at undersøge muligheden for lejlighedssammenlægninger m.v., men det må forventes, at en stor del af dem fortsat vil stå ledige de kommende år, hvis DTU ikke kan gøre brug af dem, da det vil kræve store omkostninger at ombygge alle. Derfor forsøges disse medtaget i helhedsplanen for Egedalsvænge, som pt. er til behandling i Landsbyggefonden. I Høje Gladsaxe er en bolig lejet ud fra den 15. september. I Dyvekevænget er 4 boliger ledige, heraf er 2 lejet ud fra den 1. oktober, 1 fra den 1. november og 1 er der sendt en lejekontrakt til underskrift hos kunden. Nogle boliger er forsøgt lejet ud via Nybolig. I Blækhuset er 1 medejerbolig lejet ud fra den 15. september. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19-11-2010 / ral 7
13. Evaluering af fælleskonferencen 2010 Til bestyrelsens orientering er vedlagt evaluering af den netop afholdte fælleskonference. Efter aftale med forretningsudvalget udskydes evalueringssnakken til decembermødet, hvor bestyrelsen også skal drøfte, hvorledes flere afdelinger kan gøres interesserede i at deltage. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Strategiplan 2015 Bestyrelsen har gennemført 3 workshops. Referat fra seneste workshop er vedlagt sammen med opsamlingsplancher fra Deloitte. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Direktionen har efterfølgende haft drøftelser med Phillipe Marcher fra Deloitte om den videre proces, herunder specielt administrationens opgave. På baggrund heraf er administrationen i gang med den videre planlægning af forløbet, som skal ende med en strategiplan, der rækker frem til 2015. Direktionen vil til mødet den 16. december have tidsog procesplan klar til bestyrelsens drøftelse. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 15. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktionen: Boligaftalen Fra BL bestyrelsesmøde den 10. november Andre: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Detaljerne i Boligaftalen blev gennemgået på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. BL bestyrelsesmøde blev kort gennemgået bl.a. at imagekampagnen fortsættes og at der i 2011 vil blive optaget 2 nye film. 16. Øvrigt Forslag om IPad, Notebook eller andet til møderne. Direktionen vil til et af de kommende møder undersøge mulighederne. Dato: Navn: 19-11-2010 / ral 8
19-11-2010 / ral 9