Referat fra bestyrelsesmøde d.25 august 2015 Tilstede: Per, Christian, Jens, Heidi, Britta, Anders, Judith (supp. for Henrik), Jenny, Anja ref. Afbud. Henrik Britta forlod mødet under Pkt. 6 1. Referat fra sidste møde - godkendt 2. Nye punkter til dagsordenen - Aqua Camp uge 32 og generelt Uge 27 er en succes, men der er underskud i forbindelse med uge 32. Heidi har forhørt sig omkring efterårsferie og vinterferien - men udfordringen er, at der er træningslejre mv. Bestyrelsen vælger at drøfte dette senere på året. Der kan være mulighed for, at vi kan benytte udendørsarealerne mere, så vi kan opnormere med antal tilmeldinger i uge 27. Heidi kommer med et oplæg hertil. Rema er sponsor for AC, men da vi ikke må servere dette i hallen, kan dette benyttes ved træningslejre eller andre arrangementer. Man kan rette henvendelse til Heidi herom i god tid. - Ønsker fra K Der er indkommet fire ønsker fra K i forhold til træningstider mv. - Ønske om styrketræning fra K trænerne K-trænerne vil gerne, at der er obligatorisk fremmøde til styrketræning. Trænerne ønsker, at stå for dette og ikke på frivillig basis. Der er lavet et udkast til ønske herom, som ønskes drøftet i bestyrelsen. Bestyrelsen synes, at det er et rigtig godt initiativ. Der er enighed om, at der kan tilbydes en gang til K og en gang til talent - dvs. 95 minutter yderligere. Det vil være muligt med frivillig basis om fredagen efter ønske. - Sommersvømning Der er behov og efterspørgsel for det. Heidi og Christian prøver at lave et oplæg herpå - Ambu Der er en stor udfordring for K/S i at finde flere vagter, men Henrik har gjort et stort arbejde, og har fundet de vagter som skal bruges. Det er ofte de samme, som tilbyder deres hjælp samt bestyrelsesmedlemmernes store hjælp som gør, at det går. Det kræver, at der er større involvering fra forældrene - så næste år skal det lægges ud som en skalopgave i udvalgene.
3. Nyt fra formanden, næstformanden, kassereren og sekretæren - Status er, at Christian er oplært i Conventus og afventer at få overdraget økonomidelen. Christian har selv rettet henvendelse til banken - og der skal nye data ind på medlemmerne af bestyrelsen, da det fortsat er en for længst afgået kasserer der står som ansvarlig i banken. - Der er kommet rigtig mange tilmeldinger til de forskellige hold og flere er udsolgte - der var meget hurtigt udsolgt på pladserne i den lave ende også på lørdagsholdet. Det har krævet noget logistik at få det hele til at gå op. - Christian har ligeledes haft møde med haldirektøren i forhold til, at vi gerne vil have mere tid - men har ikke tidligere kunnet få det grundet offentlig åbning af svømmehallen. Dette er der nu åbnet for om torsdagen fra 16.10 - tre hold ekstra - i den lave ende er dette hold tildelt syriske børn i alderen 6-14. I det lille bassin starter også op kl.16.10. Der er sendt pressemeddelelse ud herom. Efter jul er der mulighed for at vi kan få det fra 15.30. - Der er søgt puljemidler til udvikling fra Kommunens talent og udviklingspulje - vi har modtaget 50.000kr i dette år - det eneste der ønskes er, at vi skal undersøge mulighederne for samarbejde med de to andre svømmeklubber i kommunen. Christian vil lave et udkast til dette. - Christian har lavet oplægget til modernisering af hallen og sendt det videre. Der skal være møde i starten af september, hvor kultur og fritidsudvalget skal vurdere, hvorvidt man vil støtte en renovering eller ej. 4. Nyt fra udvalgene Synkro - Er lige nu i gang med at planlægge en træningslejr i Hadsund den første weekend i september. Desuden er der nogle som tager til Sverige i november til Swedish Open, hvor der er et meget højt niveau. Det var en stor succes sidste år både fagligt og engagementet til træningen. Senere på året afvikles der træningslejr med de andre klubber fra DK som vanligt. Undervisning - Der har været to gange AquaCamp i uge 27 og i uge 32. Udfordringen ved uge 32 var, at der var andre tilbud i kommunen, som gjorde at tilslutningen var mindre end i uge 27. Det gik rigtig godt med de små - og alle trænere var meget engageret og gjorde det godt. - Der har været afviklet trænermøde - og kabalen er næsten gået op, men da en er hoppet fra - mangler vi enkelte hold bl.a. Vandaerobic.
- Der er ligeledes med babytrænerne lavet liste til indkøb af nye legeredskaber til de mindste svømmere. Spar Nord har sponseret 10.000kr til køb af disse artikler - og har ligeledes lavet en pressemeddelelse herom. - I morgen onsdag skal der være endnu et trænermøde. Konkurrence - Der har været informationsmøde i samarbejde med nye og gamle svømmere og deres forældre. Der blev informeret om, hvad det er man i K laver, og at man fremadrettet vil prøve at sætte mere fokus på det sociale samvær. Det første tiltag er, at forældrene den sidste fredag i mdr. kan komme ind til kaffe og hygge. D.12/9 er der arrangeret kanotur for svømmere og deres forældre og søskende. - Der kommer I løbet af efteråret tre turneringer. Handicap - Der er pt. kommet seks tilmeldinger. Jenny håber, at der kommer flere tilmeldinger Heidi orienterer om muligheden for at bruge hendes arbejdsplads til rappelling - klatrevæg - forhindringsbaner mv., hvis der er interesse for dette i lignende sammenhænge. 5. Status på ny sæson - Vi mangler akut en aerobic instruktør til lørdagsholdet. Alle går tilbage igen for at se hvilke muligheder der er. Der er ligeledes lavet et opslag på Facebook herom. - Det sene torsdagshold for voksne er slettet grundet nul tilmeldinger, og der er desværre få voksne svømmere tilmeldt. Christian møder ind i hallen mandag eftermiddag for at se, om der kommer nogle på det motionsholdet - kommer der ingen, så slettes dette hold ligeledes. Der er fin tilmelding på det tidlige voksenhold torsdag. - Der er potentiale til et frihold eller haletudsehold, da der er afvist godt 20 børn, hvilket er ærgerligt. Dette tages op inden jul, om der er mulighed for dette. Umiddelbart kunne Synkro måske rykkes onsdag for at frigive tiden fra 16.10 16.50. 6. Retningslinjer - Formand og næstformand samt resterende medlemmer fastslår, at der ikke er et fastlagt budget for de enkelte afdelinger. Der laves hvert år et estimeret forbrug, men er forbruget under, så er det ikke en mulighed, at bruge de resterende beløb. Der henvises til referatet ved det ekstraordinære møde, hvor det igen blev præciseret for synkroafdelingen.
Bestyrelsen er fraset synkroudvalgets formand enige om, at retningslinjerne skal og kan være de samme, uanset om man er S eller K svømmer. Synkrorepræsentanten giver udtryk for, at hvis ikke der er lydhørhed over for de indkomne retningslinjer, ønsker hun at trække sig - og da resten af bestyrelsen ikke er enige i, at diskussionerne om retningslinjerne skal startes forfra eller at der skal være forskellige vilkår for S og K svømmere, vælger Synkro at forlade mødet. Efterfølgende er der dialog om, at de resterende bestyrelsesmedlemmer ønsker, at der er fælles retningslinjer for Synkro og K, således at medlemmerne får samme muligheder og service. Ingen har tidligere vidst hvad pengene blev brugt til, derfor blev der allerede i 2014 besluttet i bestyrelsen, at der skulle være retningslinjer, således at der er noget at styre efter. Synkro har under hele arbejdet med retningslinjerne været repræsenteret i bestyrelsen, og der er derfor i bestyrelsen underen over, at man igen ønsker at diskutere ændringer der tidligere er blevet drøftet. Formanden for synkroudvalget har til mødet forslag fra en af klubbens trænere til særskilte retningslinjer for Synkroafdelingen. Forslaget fra træneren er lavet d.23/7-15 og bestyrelsen undrer sig over ikke at have modtaget ændringer/forslag inden mødet, så man kunne være forberedt til dette. Ønsket fra resten af bestyrelsen er, at alle børn har mulighed for at modtage det samme tilskud til mesterskaber, stævner og udvikling. Pengene til udvalgene skal ikke bruges på enkelte svømmere. Retningslinjerne gennemgås igen sammenholdt med oplægget fra S: Punkt 1 S repræsenterer HS jvf. vedtægterne. HS acceptere og betaler ikke andre logoer. Punkt 2 - Der fjernes i retningslinjerne, hvad et stævne koster mv Punkt 3 Det præciseres at det er op til henholdsvis 20 eller 10 deltagere. De 3 år fastholdes. Punkt 4 Punktet ændres ikke ønsker til træningslejre godkendes af HS bestyrelse efter oplæg fra K/S senest 14 dage efter sæsonstart (2 gange årligt) Punkt 5 Forældrenes egen konti er uafhængig af klubbens regnskab. Punkt 6 - uændret Punkt 7 - uændret Punkt 8 - uændret Punkt 9 - uændret Punkt 10 - uændret Punkt 11 Punktet slettes. HS betaler som hidtil afdelingernes faste driftsudgifter. Punkt 12 Uændret Punkt 13 - Uændret Ændringer tilrettes og punktet ønskes afsluttet af formanden, hvilket der er enighed om. Retningslinjerne evalueres medio 2016. 7. Klubdirektørens rolle og ny beskrivelse - Da Christian er ansat som direktør pr.1/9-15, fratræder han som formand. Næstformanden konstitueres som formand pr.1/9 frem til marts 2016 jvf. vedtægterne. Dette tilrettes på hjemmesiden.
- Der er et ønske om, at klubdirektøren deltager ved bestyrelsesmøderne. Samarbejdsaftalen er medsendt til bestyrelsen. Denne er godkendt af bestyrelsen. 8. Sponsoraftaler - SparNord har sponseret 10.000kr til babyudstyr Der sponseres 5000kr hver kvartal i det næste år. De har samtidig givet 5000kr for foråret 2015 med tilbagevirkende kraft. Der er lavet en halvårlig aftale, men den kører løbende. Direktøren vil meget gerne komme og fortælle om sponsorater og de gode tilbud som de kan tilbyde - en gang om året i bestyrelsen og en gang i S/K. Desuden at deres logo kommer på vores nyhedsbrev en gang årligt. - Der er rettet henvendelse til flere men de har alle valgt at støtte HIK, men vi er velkommen til at rette henvendelse i starten af 2016. Desuden skal Christian mødes ned Intersport i næste uge. Desuden er der dialog med LabTech. - KlubLiv Danmark - Christian har været mødtes med badmintonklubben som også arbejder meget målrettet med KlubLiv Danmark. Den udfordring vi står i nu er, at vi skal have nogle butikker med. Man vil sammen med badmintonklubben kunne intensivere denne indsats. KlubLivDanmark tager de overordnede forretningskæder, og det så er meningen, at foreningerne skal satse på at indgå lokale aftaler. - Sparekasse Fond - er med i moderniseringsplanen af svømmehallen, men vi er ligeledes blevet opfordret til at søge ting til hallen. Christian vil derfor gerne have bud på, hvad vi kan søge. Der forslag om et el-tidsanlæg men det er meget dyrt. Men klubben mangler også hardware til at kunne forbedre undervisningen og stævneafvikling samt interiør til en arbejdsplads til den nye klubdirektør. En ansøgning kunne derfor være til en IT og Kontor pakke, med bl.a. en kraftig projektor, pc, printer, skrivebord m.m. Der er ligeledes ønske om en stor tv-skærm samt video og undervandskamera. Dette både til træning samt stævner. Per sender en liste herom til Christian. 9. Økonomi og budget - Der foreligger ikke en overdragelse endnu. Denne forventes at komme i næste uge. Vi ved endnu ikke noget omkring tilskud fra kommunen. Lisbeth forventer at vi skal af med ekstra penge til halleje. 10. Evt. - Kamera der er stadig ønske om køb af et kamera. Når Christian får overdraget økonomien vil dette blive en mulighed. - Bilag til bestyrelsen forefindes nedenstående link
http://site.hobro-svom.dk/om-klubben/bilag-for-udlaeg-og-bestyrelse/ - Vedhæftet er ny revideret liste over bestyrelsesmedlemmerne Næste møde er d.23 september - dagsordenen den dag er som følgende: Her er alle i udvalgene, Cheftrænere/Voksne trænere samt bestyrelsen inviteret. Kl.17.00-17.45 besøg af Andelskassen (ny hovedsponsor) Kl.17.45-18.30 besøg af Konsulent fra DGI Kl.18.30-20.30 Informations- og dialogmøde med udvalg og trænere. Dagsorden kommer.