Distriktshåndbog. Lyngens Distrikt. 4. udgave (2014)



Relaterede dokumenter
Lovring Distrikt REFERAT. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Valg af dirigent. 3. Kandidatliste

Vedtægter for KFUM-Spejderne i Brørup, Harald Blåtand Trop

Velkommen til. En guide til dig som forældre. Dit barn er pusling, tumling, pilt, væbner, seniorvæbner, senior. Dit barns ledere er

Beredskab og Krisehåndtering. - Førstehjælp - Forsikring - Psykologbistand

Vedtægter for fotorammenviborg.dk

Ho Bugt Distrikt. Sendt til: DT-staben Gruppeledere i Ho Bugt Distrikt Udviklingskonsulenterne Lars Kjeld Jensen Ejendomsfonden M.fl.

vedtægter for GRUNDEJERFORENINGEN Præstelodden

Vedtægt for Den Private Børnehave Troldehulen Bistrup

HLIF Gymnastik. Info-folder til trænere, hjælpetrænere og holdledere

Standardvedtægter. 1 Navn og hjemsted

1. Navn og formål: Stk. 1 Foreningens navn er Netværkstedet Thorvaldsen med hjemsted Thorvaldsensvej 60, st. tv Frederiksberg C.

- Nye spændende aktiviteter, som styrker sammenholdet.

VEDTÆGTER. 1 Navn: Logens navn er DKH-logen anno 1999.

Gladsaxe Film- & Videoklub Vedtægter April Vedtægter for. Stiftet d, 7. februar Bestyrelsen Side 1/6

Vedtægter for Landsforeningen Lænken

Afdelingens navn er Herlev Basketball og har hjemsted i Herlev.

Guide til spejderarbejdet i Bække gruppe. Revideret Prøveudgave

Godkendelse af referat fra sidste rådsmøde samt nye punkter til dagsordenen

Mit Sygefravær. Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning. Marts Version 1.3

Alkohol og rusmidler.. side 7 Godtgørelse til udvalgene. side 7 Gavebeløb til trænerne og hjælpertrænerne side 7

Vejledning om indhentelse og brug af børneattester i DDS

Børnehaven Farveladen

Vedtægter for Danmarks Frie AutoCampere

Forventninger til divisionsledelserne

FUNKTIONSBESKRIVELSER

1 Gennemgang og drøftelse af tidligere planlagte vedligeholdelsesopgaver og

Jura for spejdere. Skrevet af Annemette Hommel og Dorthe Sølling, De grønne pigespejdere, Præstø Gruppe

Trænerhæfte. Velkommen i Hundslund Idrætsforening

Vedtægter for Skanderborg Junior Sejlklub

Deltagerbrev til påskekursus. Toggerbo Spejdercenter 2016

Vedtægter for Kano- og Kajakklubben Nord. Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling d. 29. januar 2014

Vedtægter for Vejle BridgeCenter

Forretningsorden for bestyrelse og udvalg i U-landsforeningen Svalerne

Vedtægter for Klatreklub Nordsjælland

FORENINGSGUIDEN Center for Socialt Ansvar

Enhedslistens guide til kasserere og interne revisorer i afdelinger og regioner

VEDTÆGTER FOR LYNGE-UGGELØSE IDRÆTSFORENING

Vedtægter for Børnenes Gokart Klub (BGK) pr. 29. februar 2016

J.nr.: Cirkulæreskrivelse om meddelelse Emne:

INTRODUKTION og AFTALESKRIFT

Vedtægter for ADHD-foreningen

Vedtægter for Landsforeningen Dansk Fåreavl

VEJLEDNING TIL ANSØGNING

H Å N D B O G BESTYRELSEN FOR AMPS FNE

VEDTÆGTER FOR KØBENHAVNS VANDSKIKLUB

Bestyrelsesmøde DAASCD Den afholdt i Kolding.

Vedtægter for den selvejende institution NØVLINGSKOV EFTERSKOLE.

SPILLEREGLER FOR DET GODE SAMARBEJDE FOR ANSATTE OG FRIVILLIGE PÅ FLYGTNINGEOMRÅDET

LOVE FOR ODONTOLOGISK FORENING, ÅRHUS

Referat af. grupperådsmøde i Orion

Vedtægter for Bornholms Kajakklub 19. februar 2014

Lederbrev omkring divisionsturneringen 2010

VEDTÆGT FOR SAMMENSLUTNINGEN AF DANSKE AMATØRARKÆOLOGER PR. APRIL

Vedtægter Gentofte Konservative Ungdom Vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling 22. januar 2013

Vedtægter for Lyngby Delebil

Vedtægter for Vejle Amts Holdskydning

Vedtægter for Dansk Selskab for Arabisk Hesteavl (DSAH) (Revideret oktober 2014)

VEDTÆGTER. for Ungdommens Røde Kors

Underretningsguide Hvis du bliver bekymret for et barn eller en ung

D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S. Det Der Sker. Nr

Vedtægter for Grundejerforeningen VESTBO

FHK Fyns Hundeklub. Retningsliner Regelsæt / Vedtægter

Vedtægter for Sejs-Svejbæk Idrætsforening

VÆRKTØJER TIL OPGAVEOVERSIGT

KVÆRKEBY FUGLERESERVATS VENNER

1. Søborg Gruppe Bestyrelsen

Vedtægter for den selvejende institution ANDEBØLLE UNGDOMSHØJSKOLE

Forretningsorden for forældrebestyrelsen i Sneglehuset

FORRETNINGSORDEN. for bestyrelsen i Ullerød Vandværk A.m.b.a. Forretningsordenens hjemmel

Vedtægter for Landsforeningen SIND. SIND-Syddanmarks Regionskreds. Version 08.02

Kære spillere og forældre til Øvede (niveau 3) Træningstider

Ølstykke Skytteforening

Bestyrelsesmøde. Dagsorden.

Vedtægter for. Brunt & Gult Foreningen for sidevognens udbredelse

Information om. Ledsageordningen

Vedtægt. for samarbejde mellem menighedsråd i medfør af menighedsrådslovens kapitel 8 (lovbekendtgørelse nr. 611 af 6. juni a og 43a) om

VEDTÆGTER FOR HOLBÆK CYKELSPORT

Alfabetisk liste. Man deltager som ung i de aktiviteter der sker i og udenfor huset.

Lo Specchio Roskilde Amatørscene

1 Formål og virke. 2 Medlemmer

Partnerskabsguide. Favrskov Kommune

Vedtægter for Vanløse Taekwondo Klub

Vedtægter for idrætsforeningen Lavia København

Vedtaget på ordinær generalforsamling den

Forslag til ændringer skal sendes til den siddende formand for Team Ø, som så vil tage det med på næstkommende møde.

TILSKUDSREGLER TIL AKTIVITETER I DE DANSKE SKYTTEFORENINGER

Gjern IdrætsForening Når sport er lidt mere end leg

Vedtægter for Andelsboligforeningen. Lilla Skolan i Skogsryd

SLS-kasserer. - En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

Ledsager kan anvises anden ledsagelse eller andet forefaldende arbejde.

Beboermappe. - til dig som bor på Næstvedvej

Vedtægter. VIA- DSR, VIA University College 1. - for De Studerendes Råd ved Professionshøjskolen VIA University College

Vedtægter for foreningen Nees Kirsebærlaug

1 Navn. 2 Formål. 3 Medlemsforhold

Vedtægter for Støtteforeningen for Sorø Skovbørnehave

Nye medlemmer betaler kontingent, der fastsættes på den årlige ordinære generalforsamling.

Grupperådsmøde. Kære spejdere og forældre i Ballerup Gruppe

for implementering af den nye borgerinddragelsespolitik. i Assens Kommune

Love for DANSK FOLKEHJÆLP

FORENINGEN AF KOMMUNALE BEREDSKABSCHEFER

Transkript:

Distriktshåndbog 4. udgave (2014)

Forord Distriktshåndbogen er et opslagsværk, som har til formål at lette distriktsstabens daglige arbejde. Distriktshåndbogen er skrevet, fordi der i distriktet er mange uskrevne regler, som det kan være at svære huske eller finde rundt i. Distriktshåndbogen er ment som et supplement til Distriktssløjfen. Distriktshåndbogen udleveres til alle i staben inkl. kasserer. Nye stabsmedlemmer får håndbogen udleveret (og gennemgået) på det første stabsmøde efter de er valgt ind. Kun en ny revision udleveres til hele staben. Distriktschefen medbringer altid Distriktshåndbogen til stabs- og rådsmøder. Distriktshåndbogen revideres efter behov, dog højst én gang om året. Staben beslutter i det enkelte tilfælde, hvem der reviderer håndbogen. Håndbogen er først gældende, når den har været godkendt på et stabsmøde. Distriktshåndbogen er kun henvendt til distriktsstaben, men distriktsrådet må gerne kende til den. I 4. udgave (2014) er opdateret mht. visioner, børneattester, rygepolitik og alkoholpolitik. Afsnit vedr. god referat-skik og gruppernes størrelse/kommune-tilknytning er tilføjet. Afsnit vedr. Midtsamarbejdet, Kvartalsledermøder og bogpakke er fjernet. Dertil småkorrektioner hist og her. 2

Distriktshåndbog Indhold Distriktets formål og opgaver...4 Distriktets vision...5 Distriktets organisering...6 Distriktsråd...8 Distriktsstab...8 Ansvarsområder...10 Kommunikation...12 Intern kommunikation ( i staben)...12 Ekstern kommunikation (grupper, korps)...12 Økonomi...14 I forhold til grupperne...14 Internt...15 Kørsel...15 Materialer...16 Distriktsarrangementer generelt...17 Det praktiske...17 Generelle regler på distriktsarrangementer...19 Konkrete arrangementer...21 Rådsmøder...21 Stabsmøder...22 PL/PA-kursus...23 Kurser som staben deltager i...23 Årskalender...24 Hvis ulykken er ude...25 3

Distriktets formål og opgaver Formål: Distrikterne er det nærmeste serviceorgan for grupperne. Distrikterne skal hjælpe grupperne med at lave det bedst mulige spejderarbejde for børn og unge, hvilket de gør i samarbejde med korpsets fire udviklingskonsulenter. Opgaver: Distriktsstaben opgave består i under ansvar overfor distriktsrådet (Grøn Guide 32, stk. 5): At tilbyde aktiviteter, hvor samværet med andre gruppers spejdere og ledere prioriteres højt. At inddrage distriktets ledere og rovere i idéudvikling, planlægning og gennemførelse af arrangementer i distriktet. At medvirke til ekspansionsindsatsen overfor distriktets lokale grupper, herunder lederhvervning. At afvikle dele af korpsets lederuddannelse i samarbejde med korpsets uddannelsesråd. At motivere distriktets ledere til at deltage i lederkurser. At inspirere grupperne til at danne lokale netværk om f.eks. idécentre, senior- og roverarbejde og familiespejder. At afvikle internationale aktiviteter i samarbejde med de grønne centre. At sikre, at der i landsmødeår afholdes valg af én deltager til landsmødet valgt af og blandt de over 15-årige medlemmer i distriktet, der ikke er ledere. Det er Distriktsmødet eller distriktsrådet, der afgør, hvilke aktiviteter distriktet i øvrigt bør gennemføre. 4

Distriktshåndbog Distriktets vision Ikke afklaret pt. 5

Distriktets organisering består pt. af 15 grupper med Vildbjerg mod nordvest, Engesvang mod nordøst, Sdr. Felding mod sydvest og Givskud mod sydøst. Distriktet er geografisk et af de større i landet og mht. antal grupper og medlemstal meget gennemsnitligt. Gruppernes oprettelsesdato, postadresse og kort over mødelokalets placering, en kort beskrivelse af den enkelte gruppe samt gruppelederens navn kan findes i dokumentet "grupperne", der bla. ligger på den interne del på distriktets hjemmeside. Dokumentet opdateres efter hvert besøg hos en gruppe. Gruppe Omtrentlig størrelse Kommune Fasterholt Herning Gjellerup Herning Sct. Johannes Herning Sdr. Felding Herning Skibbild-Nøvling Herning Snejbjerg Herning Tjørring Herning Vildbjerg Herning Ejstrupholm Ikast-Brande Engesvang Ikast-Brande Ikast Ikast-Brande Givskud Vejle Thyregod-Vester Vejle Vonge-Kollemorten Vejle Langelund-Karlskov Billund 6

Distriktshåndbog Distriktet blev oprettet d. 7. januar 2003 ved en sammenslutning af hele Uldjyde division og hovedparten af Kong Ran division. Da hele distriktets område er gammelt hedeland, fandt størstedelen af lederne det nærliggende at opkalde distriktet efter lyngen, som jo er meget karakteristisk for hedelandskabet. Distriktsskjoldet forestiller en lærke, der letter over den blomstrende lyng. Mærkets form og farver følger det regelsæt, der blev udgivet i forbindelse med dannelsen af den nye struktur. Yderligere historie kan læses på distriktets hjemmeside. 7

Distriktsråd Distriktsrådet består af: Staben Kasserer En repræsentant fra hver gruppe i distriktet (typisk gruppelederen) Distriktsstab Distriktsstaben består af: Distriktschef (DTC) Stedfortrædende Distriktschef Distriktets uddannelsesansvarlige (DTU) Kasserer Sekretær Et antal distriktsassistente r efter behov (2-5) Staben vælges på Distriktsmødet for en periode på 2 år. Distriktsmødet afholdes i lige år. Kassereren er ikke på valg men udpeges af distriktsrådet. Distriktsarrangementer uddelegeres i videst muligt omfang til grupperne, så staben kan koncentrere sig om at understøtte grupperne og sørge for, at distriktsarrangementer kører efter planen. Adresseliste på medlemmerne i distriktsstaben kan ses på på distriktets hjemmeside. 8

Distriktshåndbog Ansvarsområder Distriktschefen (DTC) Indkalde til og lede stabs- og rådsmøder. Kollektive tilmeldinger til disse. Udsende referater fra råds- og distriktsmøder pr. e-mail eller post til hele distriktsrådet + udviklingskonsulenten senest 14 dage efter mødet. Informere resten af staben om nyt fra korps, grupper, andre distrikter og myndigheder Kontaktperson udadtil (f.eks. til korps og foreninger vi samarbejder med) Landsmøde: koordinere deltagelse fra distriktet og indsamle stemmer fra grupper der ikke deltager Overordnet ansvarlig for alle distriktets arrangementer I størst muligt omfang følge udviklingen i grupperne og sammen med udviklingskonsulenten sætte ind, hvis det er nødvendigt. Sørge for, at der lægges et budget for de kommende år Stedfortrædende distriktschef Fungere som distriktschef, hvis chefen selv er forhindret i at deltage I det daglige arbejde fungere som en sparringspartner, hvis der skal træffes hurtige beslutninger, der ikke nødvendigvis vedrører hele staben og som ikke tilhører et af udvalgene. Den naturlige med-deltager sammen med DTC, hvis distriktet bliver bedt om at møde op med to personer til et arrangement 9

Distriktets uddannelsesansvarlige (DTU) Sørge for, at der bliver afholdt årlige PL/PA-kurser Sørge for, at der afholdes introkurser i det omfang, der er behov Afstemme kursustilbudene i det hele taget til gruppernes ønsker og behov Inspirere gruppernes ledere til at tage på kursus Kasserer Sammen med staben eller distriktschefen lægge et budget for de kommende år. Rykke for regnskaber for arrangementer, hvis regskaberne overskrider grænsen på 14 dage Bevare overblikket over distriktets økonomiske situation Inden distriktsmødet (eller d. 1/3 i ulige år, hvor der ikke er distriktsmøde) at have afsluttet regnskabet fra det foregående år og fået 2 uafhængige revisorer til at godkende. Udsende kontingentopkrævninger til grupperne og om nødvendigt rykke grupperne for manglende betaling. Opbevare regnskaber, kassebog, bilag, bankbøger, checkhæfter samt kontoudtog i mindst 5 år. Sekretær Skrive referat fra stabsmøder, rådsmøder og distriktsmødet Udsende referater fra stabsmøder pr. e-mail eller med posten til hele staben senest 14 dage efter mødet. Alle 10 Sende færdigt regnskab til kasserer senest 14 dage efter afslutningen af et arrangement.

Distriktshåndbog Kommunikation Intern kommunikation ( i staben) Intern kommunikation mellem møderne bør afholdes på e-mail, da alle nemt kan følge med og korrespondancen kan gemmes. Stabsmedlemmerne skal som minimum læse/besvare e-mails én gang om ugen: Torsdag. For at fremme kommunikation bør alle e-mails med et forslag eller en forespørgsel besvares, da det eller er svært for afsenderen at vurdere, om der er enighed. Informations-emails behøver ikke blive besvaret. SMS er, almindelige telefonsamtaler og telefonmøder er naturligvis også brugbare kommunikationsformer men bruges pt. mest, når få skal afklare et spørgsmål. Ekstern kommunikation (grupper, korps) Vægavis??????? Hjemmeside Hjemmesiden findes på adressen www.spejdernet.dk/lyngens og har primært til formål at sikre en daglig kontakt til grupperne i forhold til hvad vægavisen kan præstere. Distriktshjemmesiden består af en åben del for alle og en lukket del for staben. Den åbne del indeholder primært information om fremtidige arrangementer, en aktivitetskalender og fotos fra afholdte arrangementer. Derudover findes kontaktoplysninger på staben, en oversigt over udlånsmaterialer, et diskussionsforum og en ressourcedatabank. Tanken er, at den åbne del udbygges i et roligt tempo efterhånden som behovene opstår. 11

Den lukkede del af hjemmesiden indeholder referater fra stabsog rådsmøder samt forskellige arbejdsværktøjer i elektronisk form. Sociale medier Distriktet har en gruppe på Facebook. Formålet med gruppen er at sikre en daglig kontakt med både unge og voksne i distriktet samt at alle brugere føler medejerskab for distriktet. Der er pt. ikke udnævnt nogen ansvarlig for Facebook-gruppen. Andre kommunikationsformer På nuværende tidspunkt bruges telefon, hvis en enkelt gruppe skal kontaktes samt e-mail hvis en eller flere grupper skal kontaktes, men på nuværende tidpunkt er der ikke nogen beslutning om dette. Referat-skik Referater skal være beslutningsreferater. Kun undtagelsesvist skal divergerende holdninger fremgå af referater. Formen skal være præcis og kort. Navne på enkeltpersoner og grupper skal altid fremgå i en sammenhæng, så det kan tåle at blive læst af tredjepart eller den omtalte selv. 12

Distriktshåndbog Økonomi I forhold til grupperne Grupperne betaler et kontingent på 30 kr. pr. medlem i perioden 2014-2016. Kontingentets størrelse fastlægges på baggrund af medlemstallet i grupperne d. 31/12 det foregående år. Distriktskasserer udsender opkrævninger d. 30/9 og rykkere d. 15/11. Kasserer er i besiddelse af distriktsmærkerne, der sælges til 10 kr/stk. Mindstesalget er 20 stk. Gruppekassererne har pligt til at sende gruppernes årsregnskab til DTC, så staben har en mulighed for at følge gruppernes økonomiske situation. DTC minder i løbet af foråret grupperne om deres pligt. Årsregnskab skal være indsendt senest 1/4. Rejsetilskud Enkeltpersoner eller grupper, der ønsker at rejse udenlands i spejdermæssig sammenhæng, kan søge distriktet om tilskud til rejsen. Ansøgningen skal som minimum indeholde navn, formål, periode og sted. Ansøgningen tages op på et stabsmødet, og hvis staben vurderer, at rejsen falder indenfor kriterierne vedr. relevans osv., gives et standardbeløb på 500 kr til enkeltpersoner og 1500 kr til grupper. Beløbsmodtageren skal som modydelse skrive en artikel, der kan komme på vægavisen og/eller på hjemmesiden. 13

Tilskud til anskaffelser Staben har fuldmagt til at uddele penge til grupper, der er værdigt trængende og som søger tilskud til konkrete materialer, der kan lette det daglige spejderarbejde, dvs. bøger, papir, tovværk osv. fremfor klatrevæg, shelter osv. Der skal foreligge en ansøgning, der kan behandles på et stabsmøde. Endvidere skal gruppen have indsendt et årsregnskab. Internt Stabsmedlemmerne bør indsende samlebilag for udgifter i forbindelse med kørsel månedsvis. Kassereren skal modtage bilaget med kørselsudgifter for december måned senest d. 15/1, så det kan komme med i årsregnskabet. Følgende stabsmedlemmerne er indkøbsberettigede hos 55 Nord: DTC og kasserer. Kørsel Generelt henstilles til, at kørselsudgifter holdes på et minimum. Der bør anvendes billigst mulige transportform, men det skal naturligvis også kunne hænge sammen rent transport- og tidsmæssigt. Ved kørsel i egen bil udfyldes et samlebilag med en opgørelse over antal kørte km. Stabsmedlemmet kan ikke få kørselstilskud, hvis ikke er der udfyldt et samlebilag. Der ydes efter følgende takster: Ved 1 person i bilen: Ved 2 personer eller flere i bilen: 1,25 kr. pr. km. 2,00 kr. pr. km. Hvis en leder kører en mindre omvej for at samle et par andre ledere op, gælder det høje tilskud hele vejen (for at lette det administrative arbejde). Der ydes normalt kørselsrefusion til én bil pr. arrangement. I konkrete tilfælde kan DTC godkende en undtagelse, hvis det skønnes hensigtsmæssigt i den enkelte situation. 14

Distriktshåndbog Færgebilletter, brotakst, togbillet og flybillet refunderes fuldt ud, hvis DTC har forhåndsgodkendt udgiften. DTC og DTU skal ofte som eneste repræsentant fra distriktet deltage i koordinerings- og planlægningsmøder. I disse tilfælde kan DTC eller DTU opnå en takst gældende for 2 personer, selv om vedkommende er alene i bilen. Bemærk, at ovenstående tilskudsregler også omfatter ledere, der ikke sidder i distriktsstaben men har ansvaret for et distriktsarrangement, f.eks. en distriktsturnering. Tilskuddet omfatter kørsel for at besigtige området samt anden nødvendig kørsel i forbindelse med arrangementets afholdelse. Materialer Distriktet har ikke et hjemsted og har derfor heller ikke et naturligt arkiv eller depot. Placeringen af materialer aftales derfor i staben, men det skal fremgå, hvor de enkelte materialer opbevares. Bort set fra bøgerne må grupperne låne distriktets materiel. Når materialet lånes, skriver gruppen under på et lånebevis, så distriktet har mulighed for at vide, hvor de enkelte materialer befinder sig. Grupperne vil jævnligt blive mindet om distriktets materialer til udlån. Staben beslutter selv mindre anskaffelser og køb af driftsmæssig karakter. Større nyanskaffelser typisk over 2000 kr bør tages op i distriktsrådet. 15

Distriktsarrangementer generelt Det praktiske Den/de ansvarlige for et distriktsarrangement udsender en indbydelse senest fire uger plus eventuelle helligdage før ønsket tilbagemelding, så indbydelsen kan nå at blive mangfoldiggjort og uddelt til enhedens medlemmer: Uge Uge Uge Uge Uge 0: 1: 2: 3: 4: Udsendelser fra distriktet til lederne Udlevering af indbydelser til spejderne Udlevering af indbydelser til dem der ikke var der 1. gang Returnering af tilmeldingerne fra spejderne Gruppernes endelige tilmelding til distriktet Indbydelsen bør sendes til den enkelte enhedsleder, idet erfaringen siger, at der kan gå lang tid, inden gruppelederen får givet et udsendt materiale videre til den enkelte leder. E-mail må gerne bruges til udsendelse men skal suppleres af et brev, da der jævnligt skiftes ud i e-mailadresser. Indbydelsen skal som minimum indeholde: 16 Start- og sluttidspunkt og sted Pris og hvornår pengene skal betales Lejradresse, evt. telefonnr. ( til nødstilfælde) Angivelse af nødvendig udrustning (pakkeliste) Lederens tlf. nr. Sidste frist for tilmelding og betaling Tilmeldingsblanket, der er ment som en hjælp til enhedslederen, når han/hun modtager tilmeldinger fra den enkelte spejder: Medlemmets navn evt. tilbud om kørsel og/eller kage bemærkninger forældreunderskrift

Distriktshåndbog Distriktschefen skal have et eksemplar af sedlen til orientering. Det er erfaringsmæssigt en stor fordel at følge op på indbydelsen ved at kontakte lederen pr. e-mail eller endnu bedre pr. telefon og på den måde motivere lederen til at bakke op om arrangementet, Der skal altid som minimum en leder af hvert køn med på et distriktsarrangement. Mindst den ene leder skal være over 18 år. Prisen skal lægges sådan, at arrangement lige netop kan løbe rundt, med mindre andet aftales af rådet/staben. Kørselsafregning: se regler under kurser som staben selv deltager i. Da mange distriktsarrangementer indebærer mange deltagere, der typisk først betaler ved arrangementets start, kan de/den arrangementsansvarlige få et forskud hos kassereren. Tal med kasserer i de enkelte tilfælde, hvor forskuddet kan udbetales. Den arrangementsansvarlige skal senest 14 dage efter endt arrangement aflevere regnskab til kasserer. Til regnskabet skal bruges det bilag, kassereren har udleveret/udsendt. Den nemmeste afregningsform er, hvis den arrangementsansvarlige samler samtlige kvitteringer sammen og udfylder udgifter ved enkeltarrangementer, som underskrives og afleveres til kasserer. Det er herefter ledernes opgave selv at afregne indbyrdes. Hvis det drejer sig om større udlæg (større arrangementer), udfylder hvert enkelt leder med udlæg et udgiftsbilag, hvorefter alle udgiftsbilag samles sammen på udgifter ved enkeltarrangementer. 17

Generelle regler på distriktsarrangementer Overnatning: Det tilstræbes, at børnene sover kønsopdelt på turene. På turene vurderer lederne selv i hvert enkelt tilfælde, om de skal sove sammen med børnene eller for sig selv. Lederne sover med eget køn. Rygning: Der må ikke ryges i børns nærvær. Rygende ledere henvises i det hele taget til at vise hensyn over for ikke-rygere. Børns rygning tolereres ikke. På udendørs lejre skal der tages hensyn til den generelle brandrisiko. Rygere skal udendørs vise hensyn og foregå med et godt eksempel. Alkohol: På arrangementer, hvor der deltager børn under 17 år, må der ikke drikkes alkohol. Der henvises i øvrigt til korpsets bestemmelser nr. 9 stk. 5, der siger: Børn og unge må ikke indtage alkohol i forbindelse med spejderarrangementer. Ingen deltagere - med eller uden uniform - i spejderarrangementer må være beruset. Vær opmærksom på og tag hensyn til de signaler, du udsender vedrørende alkohol, når du opfattes som repræsentant for korpset.. Alkohol blandt ikke-voksne tolereres ikke og medfører øjeblikkelig hjemsendelse. Kørsel: Ledere har selv ansvaret for passagererne under kørslen uanset om der er tale om voksne eller børn. Lederne overholder færdselsreglerne. 18

Distriktshåndbog Børneattest: Uddrag af Bestemmelse nr. 9 stk. 8: Jf. lov om indhentelse af børneattester for frivillige ledere, må ingen rovere eller ledere over det fyldte 15. år hos KFUM-Spejderne have registreret en afgørelse i Det Centrale Kriminalregister for overtrædelse af straffelovens 210, 222, 222 jf. 224 og 225, 232 eller 235, hvis forholdet er begået mod et barn under 15 år. Det respektive råd, dvs. grupperådet, distriktsrådet eller Hovedbestyrelsen, er ansvarlig for, at alle personer, der er omfattet af loven, udfylder en samtykkeerklæring til brug for indhentning af oplysninger i Det Centrale Kriminalregister. Som det fremgår af Kulturministeriets bekendtgørelse, skal der indhentes samtykkeerklæring for alle medhjælpere og nye ledere senest 3 uger efter, at disse har fungeret og fortsat skal fungere i en sammenhængende periode på mere end 1 uge eller i løbet af 3 måneder har hjulpet til i spejderarbejdet 3 eller flere gange. Eftersom den enkelte leder normalt er medlem af en gruppe, vil gruppen forventes at tage sig af dette arbejde, men hvis det ikke er tilfældet, udleverer distriktschefen en attest til underskrivelse på et af de første stabsmøder efter valget. Lederhvervet: Som leder skal man huske på, at børnene bliver påvirket af, hvad man siger og gør. Man skal derfor i ord og handling forsøge at være et godt eksempel, når man er sammen med børnene. Forældrene skal føle sig trygge ved at sende deres børn til spejderarrangementer. 19

Konkrete arrangementer Rådsmøder Rådsmøderne skal i videst muligt omfang komme rundt i distriktet, dels for at det ikke altid er de samme, der skal køre langt og dels for at give mulighed for at se andre spejderhytter. Forslag til dagsorden til rådsmøder: Indledning Godkendelse af referat fra sidste møde Nyt fra grupperne, evt. med fremhævelse af et enkelt emne Evaluering af arrangementer siden sidst Information om fremtidige arrangementer Økonomi Uddannelse Nyt fra diverse udvalg Nyt fra korpset Evt. Rådsmøder bør slutte senest kl. 22.00. 20

Distriktshåndbog Stabsmøder Stabsmøderne skal i videst muligt omfang komme rundt i distriktet, primært for at det ikke altid er de samme, der skal køre langt. Forslag til dagsorden til stabsmøder: Spejdersangen Godkendelse af referat fra sidste møde Evaluering af arrangementer siden sidst Planlægning af fremtidige arrangementer (evt. nedsættelse af udvalg) Nyt fra grupperne Behandling af ansøgninger En brækker Igangværende projekter Økonomi Uddannelse Nyt fra korpset Næste møde(r) Evt. Stabsmøder bør afsluttes senest kl. 22.00. Det første stabsmøde efter et valg er et konstituerende stabsmøde. Derudover bør mødet primært beskæftige sig med personlige og gensidige forventninger, ønsker og ideer til den kommende periodes arbejde. Det er vigtigt, at stabsmedlemmerne får en mulighed for at afstemme ønsker og behov inden selve arbejdet går i gang. De praktiske opgaver bør derfor i videst muligt omfang vente til et efterfølgende stabsmøde. 21

PL/PA-kursus PL/PA-kurset afholdes for patruljeledere og patruljeassistenter samt de ældste spejdere fra grupper i. Derudover kan der, afhængig af det skønnede behov, være senior-pl for seniorspejderne. Førstegangsdeltagere deltager i PA, andengangsdeltagere kommer på PL, mens de deltagere der deltager tredje gang kommer på senior PL. DTU har ansvaret for planlægningen og gennemførelsen af PL/PAkurset i, men resten af staben kan passende inddrages i arbejdet. PL/PA-kurset foregår i den 2. hele weekend i november og søges afholdt et nyt, egnet sted hver gang, dels for at det ikke er de samme, der skal køre langt hver gang og dels for at komme rundt i distriktet. Kurser som staben deltager i Distriktsrelateret uddannelse er normalt gratis for det enkelte stabsmedlem, idet distriktet betaler. Der henstilles til, at man anvender billigst mulige transportform, men det skal naturligvis også kunne hænge sammen rent transport- og tidsmæssigt. 22

Distriktshåndbog Årskalender Kalenderen udfyldes af staben hvert forår, så mindst ét års datoer til stadighed er kendt, dvs. i foråret 2014 sættes datoer på arrangementer fra foråret 2015 til foråret 2016. Kalenderen skal betragtes som vejledende. Måned Marts ca. tid Primo Aktivitet Ansvar Distriktsmøde (lige år) Distriktsrådet Distriktsrådsmøde (ulige år) April Medio Distriktsturnering Udvalg Maj Medio Landsmøde (lige år) Gruppeleder/assistent September Forskelligt Rover-/lederturnering DTC/udvalg Oktober Primo Distriktsrådsmøde DTC November 3. weekend JOTI/JOTA Forskelligt 2. hele weekend DTU PL/PA 23

Hvis ulykken er ude Stands ulykken, undgå at flere kommer i fare Livreddende førstehjælp: Åndedræt, blodcirkulation, chok, frie luftveje, aflåst sideleje, stands blødningen, hjertemassage, læg den tilskadekomne ned og pak varmt ind Alarmering 112 samt lejrchef/arrangementansvarlig Almindelig førstehjælp Ved overgreb eller alvorlige ulykker skal krisestaben eller DTC orienteres hurtigst muligt. Når ambulancen er kørt, kan børn og voksne stå tilbage med voldsomme oplevelser, der kan give stærke efterreaktioner. Derfor er det vigtigt at holde kontakt og have nogen at tale med: Vær nærværende Lyt aktivt Vis, at du accepterer følelserne også de stærke Yd almindelig omsorg og praktisk hjælp I nogen tilfælde kan man ikke selv bearbejde oplevelserne. Professionel krisehjælp rekvireres gennem krisestaben. Kristestaben består af: Generalsekretær Thomas Kirkeskov, 22 22 94 20 Administrationschef Jan Tolstrup, 22 22 94 31 Kommunikationskonsulent Julie Bauer Larsen, 22 22 94 19 Korpsets abonnementsnummer hos Falck: 10 30 06 45 Telefonnummer til Falcks vagtcentral: 70 10 20 30, tast 1 24