WebGT 3.0 - Graveansøgning Brugervejledning 25. september 2012 Udgave 1.0
Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 3 1.1 OPRETTELSE SOM BRUGER... 3 1.2 NOTIFICERINGSMAILS... 4 2 OPBYGNING OG SAGSGANG... 5 2.1 OPBYGNING... 5 2.2 SAGSGANG FOR GRAVESAGER... 6 2.3 SAGER I VERSION 2 OG VERSION 3... 7 3 OPRET EN GRAVEANSØGNING... 8 3.1 INDTAST INTERESSENT... 10 3.2 TILFØJ VEDHÆFTET FIL... 12 3.3 GEM SOM KLADDE/KOPIER TIL KLADDE... 12 3.4 SEND ANSØGNING... 12 3.5 REDIGÉR OG GENSEND EN AFVIST ANSØGNING... 13 3.6 GEM SOM SKABELON /REDIGER SKABELON... 13 4 SE OG UDSKRIV TILLADELSEN... 14 4.1 ANSØG OM FORLÆNGELSE... 14 4.2 ANNULLÉR SAG... 15 5 FÆRDIGMELD ARBEJDET... 15 Side 2 af 16
1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af opbygningen af WebGT samt vejledning i brugen af systemet. I WebGT kan du søge både gravetilladelse (GT) og tilladelse til råden over vejareal (ROV) (hos Vejdirektoratet). Vejledningen beskriver den generelle funktionalitet i systemet og omhandler ansøgning om gravetilladelser. Der findes en særskilt vejledning i ansøgning om råden over vejareal. Du finder WebGT på adressen www.webgt.vd.dk. 1.1 Oprettelse som bruger For at kunne oprette ansøgninger i systemet skal du være oprettet som bruger. Dette gøres ved at klikke på linket i venstre menu: Oprettelse som ny bruger : Herefter fremkommer en side, som forklarer hvilke oplysninger du skal fremsende for at blive oprettet som bruger. De øvrige links på velkomstsiden er beskrevet her: Nyheder: Her kan du læse seneste nyt om systemet. Vejmyndigheder: Her kan du se hvilke vejmyndigheder der er tilmeldt WegGT. Systemkrav: Her kan du se hvilke krav systemet sætter til din pc. Kontakt: Her finder du information om hvem du skal kontakte, hvis du har brug for hjælp. Helt generelt skal du henvende dig til vejmyndigheden hvis du har spørgsmål til din ansøgning. Hvis du har spørgsmål vedrørende anvendelsen af systemet, skal du kontakte brugersupporten. Vejledning: Her finder du denne samt andre vejledninger som er relevante for brugen af WebGT. Links: Her finder du relevante links. Side 3 af 16
1.2 Notificeringsmails Når du er oprettet som bruger på WebGT, har du mulighed for at modtage mails fra systemet, når der er noget nyt om dine sager; en godkendelse, en afvisning osv. Som udgangspunkt sættes du op til at modtage disse mails på den mailadresse, du opgiver i forbindelse med oplysningerne om virksomheden ved tilmeldingen. Disse mails kan hjælpe dig med at finde dine sager undervejs i sagsforløbet. Side 4 af 16
2 Opbygning og sagsgang 2.1 Opbygning Når du er logget ind møder du følgende skærmbillede: I menuen til venstre har du mulighed for at oprette nye sager, finde eksisterende sager eller tilrette dine skabeloner. Herunder beskrives de forskellige mapper. Mapperne understøtter sagsgangen for de enkelte typer af sager (GT og ROV). Sagsgangen for gravetilladelser er beskrevet i næste afsnit. Manglende færdigmelding: Systemet starter altid op med at vise denne mappe. Her ligger godkendte gravesager, som har overskredet slutdatoen med 14 dage og derfor bør færdigmeldes. Kladder: Her ligger sager, som er under oprettelse, men ikke sendt til vejmyndigheden. Under behandling: Her ligger sager, som er sendt til vejmyndigheden. Afviste: Her ligger sager, som vejmyndigheden har afvist. Begrundelsen kan ses på fanen Historik. Godkendte: Her ligger sager, som er godkendte af vejmyndigheden. Det er her fra du printer din tilladelse. Midlertidig færdigmeldte: Her ligger sager, som du har færdigmeldt midlertidigt. Færdigmeldte: Her ligger sager, som er endeligt færdigmeldt. Reetableringsproblemer: Her ligger sager, hvor vejmyndigheden har afvist reetableringen. Begrundelsen kan læses på fanen Historik. Under garanti: Her ligger sager, hvor reetableringen er godkendt, men garantiperioden endnu ikke er afsluttet. Side 5 af 16
Arkiverede: Her ligger sager hvor garantieftersyet er godkendt og sagen derfor er afsluttet samt sager, der er annullerede. 2.2 Sagsgang for gravesager Ansøger Vejmyndighed 1 WebGT: Opret ansøgning og send. 2 3a WebGT: Ved afvisning. Kopiér til kladde, tilret og send igen. Modtager ansøgning og sagsbehandler. Godkender eller afviser. 3 WebGT: Modtager godkendelse eller afvisning. Tilladelsen printes og arbejdet udføres 4 WebGT: Færdigmeler sagen når den er afsluttet. 5 Modtager midlertidig eller endelig færdigmelding fra ansøger. 7 Modtager godkendt eller afvist reetablering. 6 Udfører tilsyn og godkender eller afviser reetableringen. 9 Modtager godkendt eller afvist garantieftersyn. 8 Godkender eller afviser garantieftersynet. Side 6 af 16
2.3 Sager i version 2 og version 3 I en overgangsperiode vil du opleve at have to versioner af ansøgninger i dine mapper. Du kan altid se, hvilken version din sag har ud for Sagsversion på fanen Generelt: For version 2 sager slutter den digitale kommunikation med vejmyndigheden i forbindelse med færdigmeldingen. Når din færdigmelding af en version 2 sag er modtaget hos vejmyndigheden, vil sagen ligge i mappen Arkiverede. For version 3 sager er sagsgang frem til garantieftersynets udløb digitalt understøttet. Du kan endvidere søge om forlængelse via WebGT, hvis arbejdet trækker ud. Det er de systemer, vejmyndighederne behandler gravesagerne i, der er bestemmende for sagens version. Benytter vejmyndigheden et ældre sagsbehandlingssystem, fx VEJMAN programmet, vil sagen være i version 2 formatet og dataudvekslingen stopper, når sagen er færdigmeldt. Benytter vejmyndigheden derimod et nyt sagsbehandlingssystem, fx vejman.dk, vil sagen derimod være i version 3 formatet. Side 7 af 16
3 Opret en graveansøgning Når du skal oprette en ny graveansøgning, trykker du på Opret gravesag. Herefter kommer følgende skærmbillede: Felter med stjerne skal som minimum udfyldes, inden du trykker på Opret. Du kan bladre mellem datoerne ved at bruge pil op og pil ned på dit tastatur. Du finder hjælp til at finde den rigtige vejmyndighed ved at klikke på Hvem ejer vejen?. Hvis du opretter en anmeldelse, kan du samtidig angive, om der er tale om en midlertidig eller endelig færdigmelding. Herefter fremkommer følgende skærmbillede, som består af fem faner: Side 8 af 16
Du udfylder de nødvendige oplysninger på de enkelte faner. Herunder beskrives hvad de enkelte faner indeholder: Generelt: På denne fane står nogle af de oplysninger, du indtastede under oprettelsen. Herudover skal du angive de specifikke detaljer om Arbejdets art, Ledningsnetdel og Ledningstype. Stedfanen: Fanens overskrift vil altid være det ansøgte vejnavn. På denne fane skal du indtaste uddybende oplysninger om stedet, udførelsesmetode og afmærkningen. Afmærkningsplanen vælges ved at klikke på knappen Vælg afmærkningsplan. Du kan tilføje flere steder til din ansøgning ved at klikke på Tilføj sted. Hvert sted vil få sin egen fane. Interessenter: Som udgangspunkt står der ikke noget på denne fane. Sagen kan dog ikke sendes uden der er tilføjet mindst én interessent (minimum ansøger). Se i afsnit 3.1 hvordan du tilføjer en interessent. Hvis du gemmer dine indtastede oplysninger som en skabelon, der hedder Standard, vil denne automatisk blive påført alle ny ansøgninger. Se afsnit 3.5. Bilag: På denne fane har du mulighed for at vedhæfte filer til din ansøgning. Det vil også være på denne fane, din tilladelse vil ligge, når sagen er godkendt af vejmyndigheden. Side 9 af 16
Historik: På denne fane kan du se, hvornår de forskellige handlinger er udført samt af hvem (ansøger/vejmyndighed). Du kan endvidere læse eventuelle bemærkninger, der er lavet i forbindelse med handlingerne. 3.1 Indtast interessent Du opretter en ny interessent ved at klikke på Tilføj interessent : Herefter kommer følgende boks, hvor du enten vælger en interessent fra en skabelon, eller du opretter en ny: Første gang du bruger systemet, skal du trykke på opret ny interessent. Herefter fremkommer nedenstående skærmbillede. Felter med stjerne er obligatoriske, og du skal som minimum altid oprette dit firma som ansøger. Når du har udfyldt felterne klikker du på Gem som skabelon. Hvis du kalder skabelonen Standard, vil du fremover få tilføjet disse oplysninger på interessentfanen, når du opretter en ny ansøgning. Side 10 af 16
Side 11 af 16
3.2 Tilføj vedhæftet fil På fanen bilag har du mulighed for at vedhæfte en fil til din ansøgning. Dette gør du ved at klikke på knappen Tilføj fil : Herefter fremkommer følgende boks, hvor du finder din fil og klikker på Vedhæft fil : 3.3 Gem som kladde/kopier til kladde Hvis du under oprettelsen af en sag ønsker at gemme den til senere uden at sende den til vejmyndigheden, trykker du på Gem.Din sag vil nu ligge i den mappe der hedder Kladder, indtil du vælger at gøre noget mere ved den. Der findes i WebGT også en funktionalitet som hedder Kopiér til kladde. Denne knap findes i alle mapper, og du kan med denne funktionalitet kopiere en eksisterende sag til mappen Kladder, hvor du kan åbne den og tilrette den og sende den på ny. 3.4 Send ansøgning Når du har udfyldt alle faner på din ansøgning, klikker du på knappen Send. Side 12 af 16
Herefter sendes din ansøgning til vejmyndigheden, og sagen ligger nu i mappen Under behandling. Her kan du se i kolonnen Status, om sagen blot er sendt til vejmyndigheden, eller om sagen er hentet af vejmyndigheden. Når sagen er godkendt eller afvist, kommer den retur til WebGT og ligger sig enten i mappen Godkendt eller i mappen Afvist. I afsnit 4 er det beskrevet, hvordan du ser og udskriver din tilladelse. 3.5 Redigér og gensend en afvist ansøgning Hvis din ansøgning afvises, kan du finde den i mappen Afvist. Du åbner sagen ved at dobbeltklikke på den. Herefter klikker du på Kopier til kladde : Sagen åbnes nu som en ny kladde og kan tilrettes og sendes igen, som beskrevet i afsnit 3.3 til 3.4. 3.6 Gem som skabelon /Rediger skabelon Du kan på fanerne Generelt og Sted vælge at gemme de indtastede oplysninger som en skabelon. Du skal være opmærksom på, at skabeloner knytter sig til den enkelte fane. Dette fremgår også under menupunktet Håndter skabeloner i venstremenuen, hvor du også kan se de skabeloner, du har gemt i forbindelse med oprettelse af interessenter. Opretter du en Interessentskabelon, som hedder Standard, vil disse oplysninger automatisk blive tilføjet interessentfanen, når du opretter nye ansøgninger. Under menupunktet Håndter skabeloner kan du se og redigere de skabeloner, som du bruger under oprettelsen af en sag. Du redigerer en skabelon ved at dobbeltklikke på den, redigere de Side 13 af 16
oplysninger du ønsker og klikke Gem. Du har også mulighed for at slette en skabelon ved at dobbeltklikke på den og trykke Slet. 4 Se og udskriv tilladelsen Når din graveansøgning er godkendt, ligger den i mappen Godkendt. Herfra kan du åbne den ved at dobbeltklikke på den. Selve tilladelsen ligger på fanen Bilag : Din tilladelse ligger som en pdf-fil, som du åbner ved at dobbeltklikke på den. Herefter kan du udskrive filen ved at klikke på printerikonet. 4.1 Ansøg om forlængelse Når en sag er godkendt, kan du ansøge om at få forlænget graveperioden. Det gør du ved at finde sagen i mappen godkendt og åbne den ved at dobbeltklikke på den. Herefter kan du klikke på Ansøg om forlængelse : I den boks, der åbner, udfylder du den nye dato og klikker på Forlæng : Side 14 af 16
Sagen vil fortsat ligge i mappen Godkendt, men med en status om, at den er ansøgt forlænget. Hvis vejmyndigheden godkender forlængelsen, vil der blive udsendt en notificeringsmail og sagen bliver i WebGT opdateret med en ny tilladelse, hvorpå det fremgår, hvornår sagen er forlænget til. Den nye tilladelse vil altid ligge øverst i listen på fanen Bilag. 4.2 Annullér sag Skal du af en eller anden grund ikke udføre det ansøgte gravearbejde alligevel, skal du huske at annullere sagen, så den forsvinder fra din og vejmyndighedens oversigter. Du annullerer en sag ved at finde den i mapperne Under behandling eller Godkendt, dobbeltklikke på den og klikke på Annullér : Herefter vil følgende boks komme frem. Begrund din annullering og klik på Annullér sag : 5 Færdigmeld arbejdet Når gravearbejdet er færdigt, skal sagen færdigmeldes. Dette gør du ved at finde din sag i mappen Godkendt. Er slutdatoen overskredet med mere end 14 dage, vil du også kunne finde din sag i mappen Manglende færdigmelding. Du åbner en sag ved at dobbeltklikke på den i listen. Side 15 af 16
Herefter kan du færdigmelde sagen ved at klikke på Færdigmeld midlertidigt eller Færdigmeld endeligt : Når du fx klikker på Færdigmeld endeligt fremkommer følgende boks, hvor du indtaster oplysninger om færdigmeldingen og klikker på Færdigmeld : Færdigmeldingen sendes nu til vejmyndigheden, som enten godkender eller afviser reetableringen. Bliver reetableringen godkendt, vil din sag ligge i mappen Under garanti frem til garantiperioden er udløbet. Herefter vil sagen automatisk blive flyttet til mappen Arkiv. Bliver reetableringen ikke godkendt af vejmyndigheden, vil sagen ligge i mappen Reetableringsproblemer med en begrundelse for afvisningen. Er dette tilfældet, vil du skulle udbedre arbejdet og færdigmelde sagen igen. Side 16 af 16