Kravspecifikation for Udbud af skolemad på Frederiksberg

Kravspecifikation for Udbud af skolemad på Frederiksberg

Indhold 1. Indledning... 3 2. Statistik... 3 3. Ernæring og sundhed... 3 4. Emballage... 5 5. Levering... 5 6. Pris... 6 7. Bestilling og betaling... 6 8. Tidsplan... 7 9. Egenkontrol... 7

1. Indledning Den 1. november 2005 indførtes madordning på Frederiksberg Kommunes kommunale skoler som følge af udbud. Denne ordning ønskes videreført i kommunen, hvorfor Frederiksberg Kommune genudbyder levering af skolemad til 8 af kommunens folkeskoler. Den vedlagte institutionsliste i bilag 2 viser en oversigt over de omfattede skoler, samt disses elevtal. Frederiksberg Kommune har ligeledes andre skoler, som senere kan inddrages under ordningen efter gensidig aftale mellem leverandøren og kommunen. Såfremt en opstart af ordningen på disse skoler måtte vise, at omsætning her ligger under et acceptabelt niveau, er det muligt at lade disse udgå igen, efter gensidig aftale mellem kommunen og leverandøren. Også disse mulige skoler fremgår af bilag 2. 2. Statistik Frederiksberg Kommune har på nuværende tidspunkt en madordning på folkeskolerne. Omsætningen under denne ordning ligger p.t. dagligt på ca. 10 % af det samlede elevtal. Det er i Frederiksberg Kommunes interesse, at øge denne dækning, således at flere elever på sigt kommer til at benytte ordningen. Derfor er kommunen interesseret i, at der løbende i kontraktperioden følges op på ordningen, og at der kan iværksættes tiltag som kan øge omsætningen. 3. Ernæring og sundhed Det er vigtigt for Frederiksberg Kommune, at børnene tilbydes et sundt frokostmåltid i skolen. Derfor skal indholdet af madordningen leve op til anbefalinger og vejledninger på området. Generelt gælder for ordningen, at maden skal være sund, indbydende og mættende; Sund mad Ifølge Nordiske Næringsstofsanbefalinger må højst 30 % af børns energiindtag komme fra fedt og højst 10 % komme fra sukker. Det er vigtigt at bemærke, at det er det animalske fedt (mættet fedt), der først og fremmest skal begrænses og erstattes af det vegetabilske fedt (umættet fedt), da det er det mættede fedt, som er med til at forårsage hjertekarsygdomme mv. Fødevarestyrelsens officielle anbefalinger, de 8 kostråd, skal lægges til grund ved udformningen af menuen. Rådene er som følger: 1) Spis frugt og grønt Der skal tilbydes frugt og/eller grønt ved alle måltider. Det betyder, at alle de køb der udgør et måltid (stort eller lille, jf. nedenfor samt tilbudslisten i bilag 1), skal indeholde frugt og grønt svarende til de officielle anbefalinger. Tilbydes mad som ikke indeholder frugt eller grønt, skal denne ikke i sig selv kunne udgøre det for et helt måltid, og der skal tydeligt gøres opmærksom på dette i bestillingssystemet. Frugt og grønt skal altid kunne bestilles særskilt, enten enkeltvis eller som samlepakker.

2) Spis fisk og fiskepålæg Der skal indgå fisk eller fiskepålæg i mindst hvert 5. måltid der tilbydes. 3) Spis kartofler, ris og pasta eller groft brød Der skal primært tilbydes rugbrød eller andet groft brød til måltiderne. Helt hvidt brød, kun lavet med hvedemel skal ikke tilbydes børnene. 4) Spar på sukkeret især fra sodavand, slik og kager Højst 10 % af det samlede energiindhold i et måltid må komme fra sukker. Der må ikke serveres slik, kage, kiks, nutella eller lignende. 5) Spar på fedtet især fra mejeriprodukter og kød Højst 30 % af det samlede energiindhold i et måltid må komme fra fedt. Anbefalet indhold af fedt pr. 100 g. af varen: Mælkeprodukter: Max 1,5 g Ost: Max 17 g Kød og pålæg: Max 10 g 6) Spis varieret og bevar normalvægten Variation er vigtigt fordi alle vitaminer, mineraler og andre stoffer, som kroppen har brug for, findes i maden, men i meget varierende mængder fra den ene fødevarer til den anden. Desuden får børnene mulighed for at smage forskellige ting, og får derved en sensorisk oplevelse. Kosten må gerne afhænge af årstiderne mv. Det er vigtigt, at børnene løbende bliver tilbudt og præsenteret for nye ting, samtidig med tilbud som de er bekendt med. Leverandøren skal i sit tilbud dokumentere variationsmulighederne i måltiderne, hvorfor et forslag til menuplan over fire uger skal vedlægges. Desuden skal tilbudsgiver gøre rede for, hvilke tiltag der gøres, for også på længere sigt at sørge for nye tilbud, og udskiftninger samt tilføjelser til sortimentet. Som det også fremgår af tilbudslisten i bilag 1, ønsker kommunen, at der ud over sandwichs, tilbydes andre måltider, eksempelvis pastasalater, råkostsalat og lignende. Det er ikke muligt at levere varm mad ligesom der ikke er mulighed for opvarmning af maden på skolen. Uagtet er der efterspørgsel efter varme retter der serveres koldt, hvorfor kommunen gerne ser dette som en del af en kommende menuplan. 7) Sluk tørsten i vand 8) Vær fysisk aktiv Der henvises endvidere til følgende hjemmesider under fødevarestyrelsen: www.fvst.dk og www.altomkost.dk Indbydende mad Det er vigtigt, at børnene oplever, at den mad der tilbydes er indbydende, idet den kan appellere til alle børnenes sanser. Mad skal tale til smags-, lugte- og synssansen. Der skal arbejdes med måltidets farver, der

stimulerer både øjet og appetitten. Der kan desuden tilgodeses forskellige former, konsistenser og smagsindtryk i maden. Al mad skal være frisklavet, således at den er fremstillet max 24 timer før fortæring. Mættende mad For at børnene kan blive mætte af den tilbudte mad, skal der være to typer af måltider; - Lille måltid (7-10 årige): 1800 2100 KJ - Stort måltid (11-15 årige): 2200 2500 KJ Det er vigtigt, at leverandøren i bestillingssystemet oplyser, om der er tale om et stort eller et lille måltid. Såfremt der tilbydes produkter der ikke i sig selv gør det ud for et måltid, skal dette klart fremgå, når forældre / elever bestiller. Leverandøren kan altid sammensætte pakker af produkter, hvor frugt eller grønt tilføjes for at opfylde kravene til et måltid samt ernæringskravene. I det tilfælde hvor pakken samlet set udgør et måltid (stort eller lille, jf. ovenstående), skal prisen for et sådant måltid til enhver tid efterleves. For yderligere vejledning herom kan der henvises til Fødevarestyrelsens materiale vedrørende skolemad på: http://www.altomkost.dk/kommune_skole_og_borneinstitution/skole_og_boerneinstitution/anbefalinger _til_sund_skolemad/forside.htm Ad hensyn til børn der ikke spiser svinekød, skal det ligeledes tydeligt fremgå i leverandørens bestillingssystem, hvilke produkter der indeholder svinekød. 4. Emballage Al maden skal være pakket, således at emballagen overholder alle sundhedsmæssige krav. Herunder gælder blandt andet krav om at kølekæden ikke må brydes mv. Maden leveres til skolen, og for al mad gælder, at der skal være en tydelig mærkning med barnets navn og klasse på den enkelte indpakning. Levering sker i køletasker til hver klasse, således at maden er fordelt klassevis. Køletaskerne afleveres på skolen, og afhentes den følgende dag samtidig med levering af mad til den pågældende dag. Skolen sørger for at samle gårdsdagens køletasker, og gøre dem klar til afhentning på et nærmere aftalt sted på skolen. 5. Levering Levering foregår hver dag, og skal som udgangspunkt ske i tidsrummet 08-10.30, med mindre andet aftales med den enkelte skole. Leverandøren tilpasser selv det konkrete leveringstidspunkt med den enkelte skole, ligesom der tages kontakt for indbyrdes at beslutte, hvor leveringsstedet på den enkelte skole er angivet.

Frederiksberg Kommunes kommunalbestyrelse vedtog i 2007 at oprette en miljøzone på Frederiksberg. Dette betyder, at for alle køretøjer over 3.500 kg. totalvægt, skal motoren som min. kunne klare EU2-krav. Siden den 1. september 2008 skal køretøjer på over 3.500 kg. totalvægt være påmonteret synsgodkendt partikelfilter eller som minimum kunne klare EU4-krav. 6. Pris Leverandøren skal i sit tilbud oplyse priser på nærmere givne enheder, jf. tilbudslisten vedlagt som bilag 1. Priserne skal dække alle til opgaven knyttede omkostninger, herunder blandt andet følgende: Direkte lønomkostninger Indirekte lønomkostninger Forsikringer Råvarer Emballage Individuel pakning og mærkning af maden Bestillingssystem og betalingssystem Levering og distribution til de enkelte skoler samt afhentning og vask af brugte køletasker Ledelse Afløsning ved sygdom mv. Udøvelse af egenkontrol Kontakt til skolerne, Frederiksberg Rådhus og Frederiksberg Kommune i øvrigt Andre til opgaven naturligt knyttede opgaver Opgaven er fuldt ud brugerfinansieret, hvilket betyder, at forældrene betaler det fulde beløb for madordningen. Dette medfører, at de angivne priser skal indeholde moms, da ordningen er momspligtig for aftagerne. 7. Bestilling og betaling Leverandøren skal til madordningen udarbejde et bestillingssystem, der gør det muligt for forældre og elever at bestille hjemmefra. Hvert barn skal oprettes med en konto, hvortil der benyttes et log-in system. Forældre betaler løbende beløb ind på kontoen, der herefter reduceres med det enkelte købs pris. Såfremt der ikke står penge på kontoen, eller beløbet er mindre end værdien af det køb der ønskes foretaget, er leverandøren berettiget til at give forældrene besked om, at købet ikke kan gennemføres, da der ikke er dækning på kontoen. Leverandøren kan i kontraktperioden indføre rabatordninger, temauger, slagtilbud og lignende efter nærmere aftale med kommunen. Bestillingssystemet skal være udformet således, at det stemmer overens med nærværende kravspecifikation, samt leverandørens samlede tilbud i forbindelse med udbuddet. Således skal mad og måltider som normalt føres af leverandøren, men som ikke er acceptable i forhold til nærværende kravspecifikation, ikke være en del af leverandørens tilbud under denne ordning. Der skal således ikke være mulighed for at bestille eksempelvis kager, for børn på de af udbuddet omfattede skoler.

Skolen sørger for at aflevere informationer om leverandøren til de indskrevne elevers forældre. Senest 1 måned efter et barn er startet, skal barnet / forældrene have mulighed for at oprette en konto og log-in til dette barn. Den enkelte skole er ansvarlig for, at forældrene får information om leverandøren, samt hvordan kontoen oprettes. Dette kan eksempelvis ske ved udlevering af pjecer / brochure ved indskrivning i skolen. Når en elevs konto har været inaktiv i mere end 9 måneder, kan leverandøren rette henvendelse til forældrene for at undersøge, om barnet er blevet udskrevet af skolen. Meddeler forældrene at barnet er udmeldt af skolen, eller har leverandøren ikke modtaget svar fra forældrene inden for tre uger efter forespørgslen, er leverandøren berettiget til at nedlægge kontoen. Restbeløb på under 100,00 kr. tilfalder leverandøren. Er restbeløbet større end 100,00 kr. tilbagebetales hele beløbet til forældrene. Disse vilkår skal klart fremgår af såvel eventuelle pjecer / brochurer om ordningen, samt på leverandørens bestillingsside. Forældrene skal ved oprettelse af kontoen ligeledes gøres bekendt disse vilkår. Er et barn ikke udmeldt af skolen, hvor nedlægning af kontoen tidligere er foretaget, skal forældrene til dette barn til enhver tid kunne oprette en ny konto til barnet. Bestilling skal kunne foretages frem til kl. 08 samme morgen som maden bestilles til. Leverandøren er berettiget til at tage et gebyr på max. 5 % for mad bestilt mellem kl. 00.00 og kl. 08.00 til den pågældende dag. Gøres dette skal det klart fremgå af bestillingssystemet. Maden skal kunne bestilles i minimum op til en uge i forvejen. Således skal den kommende uges menu og udvalg være tilgængelig på elevernes log-in senest fredagen forinden, hvor der kan bestilles til hele den kommende uge. Afbestilling skal, ligesom almindelig bestilling, kunne foretages indtil kl. 08.00 til leverancer på den pågældende dag. Ved afbestilling kan ikke opkræves et gebyr, uanset hvornår denne foretages. 8. Tidsplan Frederiksberg Kommunes nuværende kontrakt med madordning udløber 31. oktober 2009. Derfor skal der indgås en kontrakt med opstart 1. november 2009. Kontraktens løbetid er til og med 31. juli 2012, med mulighed for yderligere et års option, således at kontrakten kan forlænges til 31. juli 2013. I forbindelse med opstart, skal leverandøren selv sørge for, at der tages kontakt til de enkelte skoler. Disse aftaler indbyrdes hvordan levering skal foregå på skolerne. Her skal der blandt andet lægges en strategi for, hvordan overgangen skal være, hvordan børnene oprettes i den nye leverandørs system, og hvordan kommunikationsstrategien skal være overfor børn og forældre, i forbindelse med at gøre opmærksom på leverandøren. 9. Egenkontrol Leverandøren er forpligtet til at overholde alle gældende regler for behandling af fødevarer. Herunder skal leverandøren sørge for at have et egenkontrolsystem, der lever op til de gældende regler på området, og som sikrer at leverandøren hver dag kan levere mad til Frederiksberg Kommunes skolebørn, som ikke udgør en sundhedsrisiko.

Derfor skal tilbudsgiver i sit tilbud redegøre for det egenkontrolprogram der påtænkes benyttet under ordningen, således at kommunen kan sikre sig, at en eventuel kommende leverandør har et passende egenkontrolprogram.