TDC Scale Mobil Administratorvejledning til opsætning af TDC Scale Mobil 1
Indhold Side Indledning 3 1. Tilpasning af din Scaleløsning generelt 3 2. Lokalnummerlængde 3 3. Hovednummervisning 6 Opsætning af hovednummer: 6 4. Afdeling 8 5. Oprettelse af bruger (telefonprofil) 9 6. Køb nye brugerprofiler 9 7. Opret en mobile only-bruger 11 8. Tilføj en mobiltelefon til en eksisterede ip-telefonbruger 17 9. Opsætning af BeskedSvar 20 10. Skift mellem telefoner under samtale (seamless handover) 24 11. Samtidig ringning (parallel ringning) 25 2
Indledning Denne vejledning er en hjælp til dig, der skal have mobiltelefoner ind i din Scaleløsning. Hvis du er helt ny Scalekunde, kan du med fordel starte med at benytte kvikguiden Kom godt i gang. Vejledningen indeholder først et afsnit om, hvilke ændringer der skal foretages i opsætningen af Scaleløsningen generelt. Derefter er der hjælp til, hvordan du får opsat de enkelte brugere med mobilnummer og tilknytter BeskedSvar mv. 1. Tilpasning af din Scaleløsning generelt Overvejelser, før du knytter mobiltelefoner til din Scaleløsning: 2. Lokalnummerlængde Hvis din virksomhed i dag anvender tocifrede lokalnumre, er det nødvendigt at ændre lokalnummerlængden til minimum tre cifre. Hvis I allerede benytter tre cifre eller flere i lokalnummerlængde i jeres Scaleløsning, behøver du ikke læse mere. Gå da videre til punkt 4. Bemærk: Når du ændrer lokalnummerlængden, vil det få betydning for samtlige brugere i Scaleløsningen, som vil få ændret deres lokalnummer. Lokalnummeret kan bestå af tre til seks cifre. De nye lokalnumre bliver dannet af de sidste cifre i brugerens ottecifrede telefonnummer. Hvis brugeren ikke har et ottecifret telefonnummer, vil der automatisk blive sat et 0 foran lokalnummeret. Hvis du ikke ønsker dette, er det en god ide at lave et udtræk af de eksisterende lokalnumre og tilhørende brugere, før du ændrer lokalnummerlængden. Dette kan du gøre i Selvbetjening Erhverv ved at lave et udtræk af alle eksisterende profiler under Ret telefonprofil. 3
For at ændre i lokalnummerlængden: Gå ind i Selvbetjening Erhverv, http://kundeservice.tdc.dk/erhverv/login/ med din administratoradgang, og vælg derefter Scale SystemWeb (1): 1 Vælg derefter Funktioner (2) og Opkald til lokalnummer (3) under Avanceret. 2 3 4
Vælg den lokalnummerlængde (4), du ønsker dog mindst tre cifre ved at klikke i feltet ud for den ønskede længde, og klik derefter på OK. 4 3. Hovednummervisning Hvis din virksomhed ønsker mulighed for at præsentere et hovednummer, som jeres kunder skal kontakte virksomheden på, kan dette nemt sættes op i Scale i Scale SystemWeb med administrator-log-in. Det betyder ikke, at det nødvendigvis skal gælde alle brugere. Ved opsætning af de enkelte brugere vil der være mulighed for at lave individuelle indstillinger for brugerne, f.eks. præsentation af brugerens mobilnummer ved udringning til eksterne numre. Dette beskrives i afsnittet om oprettelse af bruger. Opsætning af hovednummer: Vælg Profil (1) i venstre side, og vælg derefter igen Profil (2) i menuvalget under Grundlæggende. 1 2 5
Vælg Gruppenummer for opkaldslinje-id (3). Klik her på drop-down-knappen (4) for at vælge det nummer, du ønsker at præsentere jer med, når I ringer ud. Bemærk: Feltet ingen er ikke identisk med skjult nummer og må derfor ikke vælges. 3 4 Hvis du vil bruge hovednummeret til andre Scaletjenester, som f.eks. søgegruppe eller menuvalg, må du ikke vælge et mobilnummer som hovednummer. Er du i tvivl, om et nummer er et mobilnummer eller et hovednummer, bedes du kontakte TDC på 80 80 80 90. 6
4. Afdeling Hvis din virksomhed vil anvende Afdeling -begrebet, skal det sættes op på følgende måde: Du skal være logget ind som Administrator, vælge Profil (1) og Afdelinger (2). 1 2 3 Vælg Tilføj (3), og du får mulighed for at tilføje en ny afdeling på følgende skærmbillede: 4 5 Tast det ønskede afdelingsnavn (4), og vælg evt. overordnet afdeling (5). 7
5. Oprettelse af bruger (telefonprofil) Du er nu færdig med at gøre din Scaleløsning klar til at omfatte mobiltelefoner og kan gå i gang med at oprette de enkelte brugere. Der er mulighed for, at en bruger både kan have en ip-telefon og en mobiltelefon eller enten en ip-telefon eller en mobiltelefon (mobile only-bruger). 6. Køb nye brugerprofiler Du skal have én brugerprofil til hver bruger, uanset om brugeren har: Mobiltelefon Ip-telefon En kombination af ip-telefon og mobiltelefon Hvis din bruger ikke har en brugerlicens i forvejen, kan du købe ekstra brugerlicenser på Selvbetjening Erhverv (1). 1 Vælg Bestilling (2) og dernæst Køb licenser (3). 2 3 8
Vælg det antal brugerlicenser (4), jeres virksomhed mangler. 7. Opret en mobile only-bruger Gå tilbage til Selvbetjening Erhverv ved at klikke på Tilbage til Selvbetjening Erhverv (1) i højre hjørne. 1 9
Vælg Telefonopsætning (2). 2 Vælg derefter Profilopsætning (3) og Opret telefonprofil (4) for at oprette en helt ny bruger. 3 4 10
Du skal nu udfylde en profil for hver bruger. Hvis du er i tvivl om, hvad det enkelte felt betyder, og hvordan det skal udfyldes, kan du klikke på feltets titel og her få en forklaring. Når du har udfyldt personlige data om brugeren, skal du give brugeren en adgangskode til Scale SystemWeb. Brugernavnet er sammensat af det navn, du har anført under Profilnavn samt det Domæne, din Scaleløsning har. Brugernavnet består derfor af: Profilnavnet @ Domæne. 11
Adgangskode (5) Brugerens adgangskode til Scale SystemWeb via https://scalelogin.tdc.dk/login/. Adgangskoden skal være på minimum seks karakterer, må kun indeholde samme karakter to gange og skal indeholde mindst ét tal og ét bogstav. Brugeren vil af sikkerhedshensyn automatisk blive bedt om at ændre adgangskoden ved første log-in, så det er lettest for dig, hvis du giver alle brugere den samme adgangskode. NB Du kan af sikkerhedsgrunde ikke se den enkelte brugers adgangskode, men du kan nemt lave en ny ved at finde brugeren under Ret profil i Selvbetjening Erhverv og skrive en ny adgangskode i feltet. 5 Du skal nu vælge, hvilket mobilnummer den pågældende bruger skal have, ved hjælp af drop-down-listen (6). Der er udelukkende ledige mobilnumre på denne liste. I det øjeblik, du har givet et nummer til en bruger, vil det ikke længere forekomme på listen. NB Du skal ikke vælge Telefonnummer, da du er i færd med at oprette en mobile only-bruger. Visning af nummer Du skal ligeledes vælge, hvilket nummer denne bruger skal præsentere sig med ved udringning fra Scale. Det vil også være det nummer, dine kunder kan kontakte dig eller din virksomhed på, hvis de ringer tilbage til jer. Du skal vælge Vis Nummer (7) ved at flytte fluebenet til den visning, du ønsker. NB Ved interne kald vises lokalnummer. Der er følgende valgmuligheder for visning af nummer: Brug Mobilnummer: Mobiltelefonen viser det valgte mobilnummer ved udringning fra Scale. Hvis du vælger at vise mobilnummer, får du også automatisk mobilnummeret med i virksomhedens telefonbog. 12
Brug Hovednummer: Mobiltelefonen viser det hovednummer, som du tidligere har opsat for din Scaleløsning som Vis nummer. Valgfrit A-nummer (denne mulighed har du kun, hvis du har tilkøbt tjenesten): Med Valgfrit A-nummer er der mulighed for at præsentere andre fastnet-, mobilog personlige nummer, som ikke er med i Scaleløsningen, når blot nummeret ejes af jeres virksomhed og er registreret hos TDC. Du kan bestille tjenesten Valgfrit A-nummer på Selvbetjening Erhverv under Bestilling. Du skal udfylde det valgte telefonnummer/mobilnummer i feltet Valgfrit A-nummer. Du kan ligeledes definere et lokalnummer (8) til brugeren. Lokalnummeret er til intern brug inden for Scaleløsningen. Det antal cifre, I har valgt som lokalnummerlængde, fremgår her i parentesen (8). 6 7 8 Du kan vise dit navn i displayet på dine kollegers ip-telefoner, hvis du udfylder Displayfornavn (9) og Displayefternavn (9). Man kan desværre ikke overføre navn til mobiltelefoner her vil kun lokalnummer fremgå. Alarm112-kommune (10) skal være Mobil. Ved eventuelle opkald til 112 fortæller mobiltelefonnettet automatisk, hvor i landet mobiltelefonen befinder sig. 13
Du kan også vælge Afdeling (11), hvis din virksomhed anvender afdelingsbegrebet. 9 10 11 Vælg Andre apparater i drop-down-listen ud for Ip-apparat.(12) 12 For at få mobiltelefonnummeret med i kolonnen Mobilnummer i Virksomhedskataloget skal du indtaste brugerens mobilnummer (dvs. det mobilnummer, du har tildelt brugeren) under Øvrige oplysninger (13) i feltet Andet Mobilnummer (14). 13 14 14
Klik herefter på Opret nederst til højre på siden for at oprette brugeren. Du får en kvittering med de oprettede data. Hvis din bruger skal have BeskedSvar, skal dette ligeledes oprettes. Det kan du finde en beskrivelse af i afsnit 10. Du kan nu fortsætte med at oprette den næste bruger. 8. Tilføj en mobiltelefon til en eksisterede ip-telefonbruger Gå ind i Selvbetjening Erhverv som Administrator, vælg Profilopsætning (1) og Ret profil (2). Marker den bruger (profil) (3), som skal have en Scale Mobil tilknyttet, og klik derefter på Vælg (4). 2 1 3 4 15
Vælg et mobilnummer (5) i drop-down-listen (6). 7 5 6 8 Visning af nummer Du skal ligeledes vælge, hvilket nummer denne bruger skal præsentere sig med ved udringning fra Scale. Det vil også være det nummer, dine kunder kan kontakte dig eller din virksomhed på, hvis de ringer tilbage til jer. Du skal vælge Vis Nummer (7) ved at flytte fluebenet til den visning, du ønsker. NB Ved interne kald vises lokalnummer. Der er følgende valgmuligheder for visning af nummer: Brug Telefonnummer: Telefonnummer vises, uanset om brugeren vælger at ringe ud fra sin mobiltelefon eller sin ip-telefon. Brug Mobilnummer: Mobiltelefonen viser det valgte mobilnummer ved udringning fra Scale. Hvis du vælger at vise mobilnummer, får du også automatisk mobilnummeret med i virksomhedens telefonbog. Brug Hovednummer: Mobiltelefonen viser det hovednummer, du tidligere har opsat for din Scaleløsning som Vis nummer. 16
Valgfrit A-nummer (denne mulighed har du kun, hvis du har tilkøbt tjenesten): Med Valgfrit A-nummer er der mulighed for at præsentere andre fastnet-, mobilog personlige numre, som ikke er med i Scaleløsningen, når blot nummeret ejes af jeres virksomhed og er registreret hos TDC. Du kan bestille tjenesten Valgfrit A-nummer på Selvbetjening Erhverv under Bestilling. Du skal udfylde det valgte telefonnummer/mobilnummer i feltet Valgfrit A-nummer. Du kan ligeledes definere et lokalnummer (8) til brugeren. Lokalnummeret er til intern brug inden for Scaleløsningen. Det antal cifre, I har valgt som lokalnummerlængde, fremgår her i parentesen (8). For at få mobilnummer med i kolonnen Mobilnummer i Virksomhedskataloget skal du indtaste brugerens mobilnummer (dvs. det mobilnummer, du har tildelt brugeren) under Øvrige oplysninger (9) i feltet Andet Mobilnummer (10). 9 10 11 Klik herefter på Ret (11). Du modtager en kvittering med de nye data. Hvis din bruger skal have mulighed for at benytte BeskedSvar, skal dette ligeledes sættes op. Se beskrivelse i afsnit 10. Du kan nu fortsætte med at oprette den næste bruger. 17
9. Opsætning af BeskedSvar Hvis dine brugere skal have en personlig BeskedSvar (telefonsvarer), skal du købe licensen BESKEDVAR, E-MAIL, hvis du ikke har nogen licenser til rådighed. Dette du kan tjekke under ledige. Bestil det antal BeskedSvar licenser (1), der er behov for. 1 Når du har købt det antal licenser, du har brug for, skal du tildele BeskedSvar licensen til den enkelte bruger. 18
Du går først til Rettigheder (2) og vælger Tildel licens til telefonprofil under menupunktet Telefonopsætning. Vælg den bruger (3), som skal have tildelt BeskedSvar, og afslut med Videre (4). 2 3 4 Sæt derefter flueben i BeskedSvar e-mail -licensen (5), og afslut med Videre (6). Så er profilen tildelt BeskedSvar. 5 6 19
Tildel licensen til alle de brugere, som skal have BeskedSvar. Selve opsætningen af den enkelte bruger til BeskedSvar skal foretages i Scale SystemWeb. Klik på Scale SystemWeb (7), og åbn Scale SystemWeb med din administratorprofil. 7 Vælg Profil (8) som Administrator, og vælg derefter Brugere (9). Vælg den enkelte bruger ved at klikke på navnet eller på Rediger. 8 9 20
Når du tildeler BeskedSvar til en bruger, er BeskedSvar automatisk sat Til. (NB Hvis du ikke ønsker, at BeskedSvar er slået til, kan du også slå det fra her). For at indstille, hvornår BeskedSvar skal aktiveres, skal du gå ind under menupunktet Meddelelser (10) og vælge BeskedSvarstyring Til (11). 10 11 21
Indstilling af BeskedSvar Du kan vælge at deaktivere din BeskedSvar ved at sætte flueben i Fra (12). Du skal her vælge, i hvilke situationer der som udgangspunkt ønskes viderestilling til BeskedSvar (13) ved at sætte flueben ud for de ønskede situationer. Hvis beskeden skal sendes til en e-mail-adresse i stedet, kan dette anføres ved at skrive den e-mail-adresse, som skal modtage beskeden (14). Beskederne vil da blive sendt som Wav-filer. Hvis du vil have beskederne både på din telefon og på e-mail skal du sætte flueben i Send en kopi af meddelsen via e-mail til (15) og anfører en e-mailadresse, hvor du vi have besked hen. 13 12 14 15 22
Hvis brugeren skal kunne aflytte BeskedSvar uden brug af adgangskode, skal dette slås fra. Det gøres ved at gå ind i Brugerstyringsportal og sætte flueben i Autolog ind til brugerstyringsportal ved opkald fra min telefon (15). 15 Brugeren vil automatisk få beskednotifikation (et lille ikon i mobiltelefonen), når der er indtalt meddelelser i BeskedSvar. Ikonet forsvinder, når alle beskeder er aflyttet og slettet. 23
Ønskes beskednotifikation slået fra, skal du gå ind i Meddelelser under Avanceret og dobbeltklikke på tjenesten og derefter vælge Fra (16). 16 10. Skift mellem telefoner under samtale (seamless handover) Hvis brugeren skal have mulighed for at skifte mellem sin mobiltelefon og sin ip-telefon under en samtale, skal det sættes op. Det gøres ved at vælge Opkaldskontrol (1) og Visning af fælles opkald (2) og sætte flueben i Tillad hent opkald fra anden lokation (3) for at tillade skift under samtale. 1 2 3 24
11. Samtidig ringning (parallel ringning) Scale er automatisk sat op til, at begge en brugers telefoner ringer samtidig. Det vil sige, at ip-telefonen og mobiltelefonen ringer samtidig, hvis du har begge telefoner tilknyttet din brugerprofil i Scaleløsningen. Når den ene telefon har besvaret kaldet, holder den anden op med at ringe. Ønsker du ikke parallel ringning, kan det deaktiveres ved at flytte radioknappen til Fra (1). 1 25
26
27
Kontakt os TDC A/S, CVR XXXXXXX, København, XXXX 0944 Har du yderligere spørgsmål, eller ønsker du at foretage en bestilling, klik ind på tdc.dk, eller ring gratis til kundeservice eller besøg din nærmeste TDC Butik. Kundeservice 80 80 80 10 Mandag-fredag 8-20 Lørdag 10-16 28