Kvalitetshåndbog For Akademiet ved Vejle Handelsskole Datamatiker Logistikøkonom Handelsøkonom Serviceøkonom Pba Økonomi og informationsteknologi Pba Softwareudvikling Pba Webudvikling Erhvervsakademiuddannelser Professionsbacheloruddannelser Erhvervsakademiet Lillebælt, 7100 Vejle December 2010 Side 1 December 2010
Indholdsfortegnelse 0 Indledning 3 0.1 Aktuel organisation 3 0.2 Formål og anvendelse 3 1 Ledelsens ansvar 5 1.1 Målsætning, politiker og verifikation 5 1.2 Organisation og styringsstruktur 8 1.3 Ledelsens evaluering, selvevaluering og opfølgningsplan 14 2 Kvalitetsstyring 16 2.1 Kvalitetsstyringssystemet 16 3 Personale og materiel 20 3.1 Personale 20 3.2 Akademiets faciliteter 21 3.3 IT-drift og vedligeholdelse 21 3.4 Indkøb af it-ydelser og anlæg 23 3.5 Indkøb og udlån af bøger mv. 24 3.6 Censorer 25 4 Markedsføring 26 4.1 Ekstern markedsføring 26 4.2 Behandling af ansøgninger 28 4.3 Intern markedsføring 31 4.4 Statistikker 32 4.5 Erhvervskontakt 33 4.6 Meritaftaler 34 5 Udvikling og undervisning 35 5.1 Arkivering af materiale på akademiet 35 5.2 Udvikling af studieordning 36 5.3 Semesterplanlægning 37 5.4 Gennemførelse af undervisning 41 5.5 Eksamen 42 Side 2 December 2010
0 Indledning 0.1 Aktuel organisation Akademichef, AC Uddannelsesledere, UL Uddannelseskoordinatorer Interne Studievejledere, ISTV Eksterne Studievejledere, ESTV Marketingkoordinator, MTK Lærere, LÆR Administration, ADM IT-chef, ITC Assistenter i IT-support, DC International, INT Business Unit, BUU Quality Controllers, QUA BL RAN, PAN FIJ KNT, KST KNT, SMH, RAN RAN JTM, KNT, ML, PAN, PL, PTH, AVI, LBU, FIJ, SMH, ELJ, OD, KST, OEM, HDM, RRO, LMA, FPK, KBR HSE, LHA, ELEV JA HRN, KAR, TDA, JSO BL, ESTV, JAM, LHA HSE, MTK, SMH, JTM KNT, ML 0.2 Formål og anvendelse 0.2.1 Formål med KVAS Formålet med KVAS, KVAlitetsstyringsSystemet ved akademiet, er: At beskrive uddannelsesinstitutionens kvalitetspolitik, kvalitetsmål, organisation og styringssystem, således at alle involverede medarbejdere er bekendt med indholdet og medvirker til at realisere målene. Side 3 December 2010
At vedligeholde beskrivelsen af procedurer og instruktioner, som anvendes på akademiet for herigennem at sikre en ensartet kvalitet i arbejdet og skabe mulighed for nye forbedringer af arbejdsfunktionerne. Sikre at de videregående uddannelser (VU) til enhver tid lever op til: - BEK NR 1146 af 01.10.2010 Bekendtgørelse om kvalitetssikring af erhvervsrettet videregående uddannelse - BEK NR 684 af 27.06.2008 Bekendtgørelse om akkreditering og godkendelse af erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser m.v - BEK NR 880 af 19.09.2005 Bekendtgørelse af lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v - Lov nr. 207 af 31.03.2008 om lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser - BEK NR. 1016 af 24.08.2010 om prøver og eksamen i erhvervsrettede uddannelser. - BEK NR 262 af 20.03.2007 om karakterskala og anden bedømmelse. - Lovbek. nr. 952 af 02.10.2009 om åben uddannelse mv. (erhvervsrettet voksenuddannelse) Lovene og bekendtgørelserne er tilgængelige på internetadressen www.uvm.dk. 0.2.2 Anvendelse af KVAS Alle arbejdsprocesser, som er en del af gennemførelsen af VU, bør være dækket af KVAS. Det betyder, at der vil være hjælp at hente, hvis man er i tvivl om, hvorledes en arbejdsproces skal udføres. Side 4 December 2010
1 Ledelsens ansvar 1.1 Målsætning, politiker og verifikation 1.1.1 Generelt Nedenfor er beskrevet lovgrundlag, overordnede målsætninger og mål samt politikker for VU under Erhvervsakademiet Lillebælt i Vejle. Afsluttende beskrives kravene til intern verifikation. 1.1.2 Det lovmæssige grundlag De love og bekendtgørelser, som er gældende for VU, fremgår af studieordningerne for datamatiker, handelsøkonom, serviceøkonom, logistikøkonom, Pba Softwareudvikling, Pba Webudvikling og Pba Økonomi og informationsteknologi. De nyeste versioner af studieordningerne findes på henholdsvis: DMU-, LØK-, SER-, BAC- og HAK-drevet under mappen studieordning og håndbog. Desuden er de nyeste versioner tilgængelige på www.eal.dk. 1.1.3 Målsætning for akademiet at tilbyde en VU af høj kvalitet på såvel Dansk som på Engelsk at akademiet skal være en attraktiv arbejdsplads, der er udviklingsorienteret uden nødvendigvis at være pioner. at akademiet er internationalt orienteret i relation til samarbejde med udenlandske institutioner med henblik på uddannelse af såvel lærere som studerende at give de studerende gode muligheder for videreuddannelse på universiteter, professionshøjskoler, handelshøjskoler såvel i Danmark som i udlandet. at være en attraktiv og erhvervsrelevant uddannelse der giver de studerende gode jobmuligheder at tilbyde gode og relevante praktikforløb for de studerende Følgende værdier, samlet i udtrykket FIKS ligger til grund for alle aktiviteter: Fleksibilitet Identitet Kvalitet Studiemiljø Side 5 December 2010
De enkelte værdier skal forstås således: Fleksibilitet: Identitet: Kvalitet: Studiemiljø: Det skal til stadighed tilstræbes at fastholde en fleksibel medarbejderstab. Det er væsentligt, at akademiet gennem sine aktiviteter kan profilere og differentiere sig. Det er vigtigt, at alle aktiviteter udføres med en høj grad af kvalitet. De studerende er hjørnestenen på akademiet, og studiemiljøet har stor betydning for indlæring og omdømme på akademiet. 1.1.4 Overordnede mål for akademiet Kvalitet Der lægges vægt på kvalitet: i undervisningen (undervisningsform, undervisningsmidler og undervisningsfaciliteter) hos underviseren (såvel fagligt som pædagogisk) hos den studerende (adgangskrav, studieaktivitet og engagement) omkring de fysiske rammer (studiemiljøet) Medarbejdere Følgende værdier, samlet i udtrykket STAMINA ligger til grund for medarbejdernes daglige funktion i afdelingen: Social empati Teamplayer Ansvarlig Mod Initiativ Nysgerrig Anerkende Der tilstræbes en stor jobsikkerhed i overensstemmelse med præstationen (både den faglige, den pædagogiske, den sociale og entreprenør -præstationen). Arbejdsbetingelserne i form af: gode fysiske rammer gode sociale rammer. Løn og arbejdsvilkår skal være attraktive. Arbejdsopgaverne vil i størst muligt omfang blive uddelegeret til medarbejderne. Side 6 December 2010
En uformel omgangsform og et velfungerende informationsniveau mellem alle ansatte prioriteres højt. De ansattes efteruddannelsesmuligheder prioriteres højt, ligesom der lægges vægt på medarbejderens muligheder for at øve indflydelse på egen arbejdssituation. Medarbejderne holder sig ajour om relevant praksis indenfor for vore uddannelsesområder. 1.1.5 Politikker Her henvises foruden nedennævnte del-politikker til de overordnede generelle politikker for ansatte på VHS (se Vejle Handelsskoles intranet). Der henvises desuden til strategi for akademiet, som findes på EAL s hjemmeside. Politik for kvalitetsstyring At etablere, implementere og vedligeholde et kvalitetsstyringssystem med det formål at leve op til kvalitetsbekendtgørelsens og akkrediteringsbekendtgørelsens krav samt at sikre og udbygge kvaliteten på akademiet. Politik for personale At ansætte og fastholde kvalificerede medarbejdere. Omkring det faglige miljø skal det tilstræbes, at der min. er 2 kvalificerede lærere pr. fagområde. Politik for materiel At skolen er i besiddelse af aktuelt erhvervsrelevant udstyr, så undervisning og planlægning heraf kan gennemføres optimalt. Dette betyder bl.a., at det er hensigten at udskifte IT-udstyr hvert 3. år. Politik for markedsføring At informere både eksternt og internt i overensstemmelse med Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede målsætning/mål. Der lægges vægt på at positionere akademiets uddannelser som uddannelser, hvor kvalitet på alle niveauer prioriteres højt. Politik for undervisning At der tilbydes og gennemføres aktuel og erhvervsrettet undervisning på akademiet gennem løbende udvikling inden for rammerne i de til enhver tid gældende bekendtgørelser. Politik for praktikforløb At der tilbydes gode og relevante praktikforløb til de studerende. Praktikforløbet sikrer kendskab til relevante erhvervsfunktioner. Side 7 December 2010
1.1.6 Krav til intern review af dokumenter Lokal studieordning Se afsnit 5.2. Semesterplaner Se afsnit 5.3.5 Eksamensopgaver og Eksamensbeviser Se afsnit 5.5.2 Evalueringer Se afsnit 5.3.7. 1.2 Organisation og styringsstruktur 1.2.1 Organisation Erhvervsakademiet Lillebælt har udlagt undervisning på VU til akademiet ved Vejle Handelsskole Vejle. Akademiets organisatoriske placering Akademiet med tilhørende aktiviteter er en afdeling af Vejle Handelsskole, VH. Akademiet har selvstændigt budget, og relationerne til VH findes på det økonomiske/ administrative område, hvor skolen har en central økonomiafdeling. Akademichefen, indgår i VH s ledergruppe, hvor de overordnede problemstillinger for skolen tages op. I øvrigt henvises til VH s Institutionsinstruks. Akademiets interne organisation Akademiets organisation er en flad organisation med en Akademichef, som har hovedansvaret for alle aktiviteter. AC refererer til VH s direktør. Den daglige ledelse af akademiet varetages af AC og UL. På akademiets lærermøder tages stilling til alle væsentlige problemstillinger angående tilrettelæggelse og gennemførelse af VU-uddannelserne se afsnit 1.2.3. Side 8 December 2010
1.2.2 Funktionsledere Indledningsvis henvises til den generelle arbejdstidsaftale for akademiet, som er placeret på VU-drevet. Nedenstående viser oversigter for arbejdsopgaver - relateret til de nævnte funktionsområder. Akademichef AC indgår i ledergruppen for Erhvervsakademiet Lillebælt. AC har det overordnede pædagogiske ansvar for akademiet samt det overordnede ansvar for akademiets kvalitetsstyringssystem, KVAS. Dette indebærer bl.a.: implementering af procedurer og instruktioner i KVAS review, vedligeholdelse og opdatering af kvalitetspolitikker og målsætninger årligt sikring af, at medarbejderne forstår kvalitetsbegrebet vurdering af KVAS for at sikre, at der er overensstemmelse mellem KVAS og aktiviteterne, som hører herunder fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter på personaleområdet ansvar for akademiets budget ansvar for uddannelseskontrakter til EAL Uddannelsesleder UL har ansvaret for koordinering af udvikling og undervisning på akademiets uddannelser, herunder: indsamling af justeringsforslag og kommunikation med undervisningsministeriet (UVM) vedligeholdelse af studieordningerne. forestå den overordnede semesterplanlægning og evaluering heraf følge op på de generelle semesterevalueringer planlægge og afholde akademiets møder fastlæggelse af kriterier for optag i samarbejde med ESTV justering og vedligeholdelse af procedurerne for udvikling og undervisning fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter. varetagelse af personalesager. Side 9 December 2010
Administration Administrationen udfører de administrative rutiner, der findes beskrevet i UVM s manualer om EASYA og NAVISION STAT. Generelle ansvarsområder: registrering af tilmeldinger og udmeldelser udsendelse af optagelsesbreve, skemaer mv. overordnede eksamensplanlægning vedligeholdelse af relevante administrationsdata på VU-, DMU-, BAC, HAK-, SER- og LØK-drev. indberetninger til undervisningsministeriet udlån af nøgler / security brik til de studerende vedligehold af Generel information på Fronter IT-chefen Lærere IT-supports opgaver/ansvar omfatter hovedsagligt følgende områder: indkøb og installation af udstyr, såvel hardware som software daglig drift og vedligeholdelse samt afhjælpning af fejl og mangler på såvel hardsom software netværksadministration brugeradministration. ressourceadministration sikkerhed licensadministration ved registrering af licenser information til brugerne udfærdige og vedligeholde driftshåndbog (på intranettet) elektronisk post og meddelelser fra driften Generelle ansvarsområder: deltagelse i udvikling af studieordning deltage i semesterplanlægning gennemføre fagevalueringer gennemføre rapportering til klassen vedr. fag- og semesterevaluering. planlægge og gennemføre eksamen deltage i akademiets lærermøder gennemføre undervisning Kontaktlærere Generelle ansvarsområder: tværgående koordinering af undervisningen i klassen. hovedansvarlig for den overordnede semesterplanlægning for klassen varetage klassens studiemiljø Side 10 December 2010
kommunikationsled mellem UL, ADM og ISTV planlægning af introforløb for nye hold ( se tjek-liste på VU-drev under KVASskemaer) Studievejleder Funktionen er beskrevet i BEK 641 af 14.06.2010 og BEK 876 af 07.07.2010. Desuden er retningslinjer for vejledningen tilgængelig på www.eal.dk Generelle ansvarsområder: fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter for studievejledningen, herunder optagelseskriterier, i samarbejde med UL vedligeholdelse af procedurer vedrørende markedsføring og studievejledning opfølgning på tiltag til reduktion af frafald International Tværgående koordinering af internationale aktiviteter på akademiet. Generelle ansvarsområder: kontakt til udlændingeservice (visa m.m.) ambassader fremmedpolitiet kommunen og lokale myndigheder sprogskolen modtagelse/ intro af nye internationale studerende varetagelse af ERASMUS og SPACE aktiviteter hjælp til boligsøgning/ indkvartering/fritidsjob nurse de nye studerende agent rekruttering Intern studievejledning Generelle ansvarsområder: Vejledning af såvel danske som internationale studerende Opfølgning på frafald herunder nødvendige forebyggende fraværssamtaler. Informationsaktiviteter eksempelvis via WEB, intranet, intro til vejledning Ad hoc aktiviteter eksempelvis statistikker, De studerendes Råd, projekter for UL. Ekstern studievejledning Generelle ansvarsområder: Markedsføring (WEB, studievalg, uddannelseskaravanen, brobygning, messer, informationsaftener) Networking med studievalg, jobcentre, sociale myndigheder m.m. Projekter for AC. Optag af studerende vinter samt sommer kvote 1 & 2 Side 11 December 2010
Quality Controllers Generelle ansvarsområder: I. Vedligeholdelse af Kvalitetsstyringssystemet for akademiet i samarbejde med AC og UL II. Udarbejdelse af relevant og krævet dokumentation for akademiets uddannelser (BEK 1146 og BEK 880) III. Drift og vedligeholdelse af akademiets: Web-opdatering Kvalitetshåndbog Selvevalueringer Opfølgningsplaner Studiehåndbøger Råd & Vink håndbog Benchmark-evalueringer (ENNOVA) Statistikker (karakter, beskæftigelse m.fl.) Uddannelseskoordinator Generelle ansvarsområder: Indgå i landsdækkende netværk inkl. Studieordningsarbejde Overordnet planlægning af semester Skemalægning Eksaminer og test Introduktion af uddannelserne Sparringspartner til UL Repræsenterer uddannelsen i erhvervsakademiregi Medvirke til at sikre en god ressourceudnyttelse Business Unit Generelle ansvarsområder: Administration, markedsføring og fremskaffelse af praktikpladser Kurser i praktiksøgning Hjælp til udarbejdelse af praktikpladsansøgninger og CV for de studerende Planlægning af praktikforløb herunder opdatering af info-folder. Evaluering af forløbet via spørgeskemaer til studerende og virksomheder. Marketingkoordinator Generelle ansvarsområder: Bistå akademiet i forbindelse med markedsføringstiltag, såvel nationalt som internationalt. Koordinere markedsføringsaktiviteter i henhold til Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede markedsføringsplan. Side 12 December 2010
1.2.3 Styringsstruktur VU-lærergruppe Møder: Formål: VU-lærermøde afholdes hvert kvartal samt efter behov - ADM indkalder. Desuden afholdes møder for de enkelte uddannelser efter behov typisk kvartalsvis. koordinering af undervisningsaktiviteter samt stillingtagen til væsentlige problemstillinger. Kompetence: beslutning om undervisningen indenfor rammerne af bekendtgørelserne for VU. Deltagere: alle lærere som aktuelt underviser ( 2/3 tid ) på VU, UL, samt ADM, desuden kan andre deltage afhængig af dagsordenen. Mødereferat: ADM mailer til deltagerne, direktøren for Vejle Handelsskole, AC, rektor for Erhvervsakademiet Lillebælt og IT-Chefen for Vejle Handelsskole. Arkiv: VU-drev. De Studerendes Råd (DSR) Møder: efter behov, dog mindst én gang pr. semester - DSR-formand indkalder Formål: at arbejde for et godt studiemiljø, herunder give input til selvevalueringer og opfølgningsplaner Deltagere: en repræsentant for hver klasse. Formand og næstformand skal være fra hver sin VU. Mødereferat: ved DSR-formanden, mailes til alle VU-klasser Arkiv: DSR-formanden VU-rådet Møder: Formål: Deltagere: Mødereferat: Arkiv: ved semestrets start samt yderligere med mindst et møde pr. semester ISTV indkalder i samråd med DSR-formanden, desuden efter behov. drøfte forhold omkring studierne. DSR s formand og næstformand, ISTV og UL samt eventuelt andre involverede. ved ISTV, mailes til deltagerne. VU-drev. Kvalitetsstyregruppemøde Møder: Efter behov QUA indkalder Formål: opfølgning på aktiviteter vedr. videreudvikling af KVAS Kompetence: opstille kvalitetsmål samt gennemføre ledelsens evaluering. Deltagere: AC, UL, ESTV, ISTV, QUA, ITC, desuden kan andre deltage afhængig af dagsordenen. Side 13 December 2010
Mødereferat: Arkiv: ved QUA mailes til alle deltagere, VU-lærerne og ADM VU-drev. 1.2.4 Uddannelsessamarbejde Vejle Handelsskole indgår i Erhvervsakademiet Lillebælt og deltager ved AC i uddannelsesudvalg indenfor IKT og Medier. Erhvervsakademiet Lillebælt deltager i landsdækkende uddannelsesnetværk under Danske Erhvervsskoler Erhvervsakademiet Lillebælt deltager aktivt i relevante fora eksempelvis TUR (www.tur.dk) og IT-forum Trekantområdet (www.itft.dk). Hvor det er muligt, samarbejder skolen med andre uddannelsesinstitutioner i Danmark og internationalt (eksempelvis SPACE, CCID og ERASMUS). Dette samarbejde kan blandt andet omhandle fælles markedsføring og meritaftaler. 1.3 Ledelsens evaluering, selvevaluering og opfølgningsplan 1.3.1 Formål 1.3.2 Grundlag 1.3.3 Ansvar er at sikre, at KVAS er brugbart og fungerer effektivt. Endvidere danner evalueringsmøderne basis for de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner jf. kvalitetsbekendtgørelsen. Indholdet i KVAS. Evalueringen foretages af Kvalitetsstyregruppen. QUA 1.3.4 Fremgangsmåde QUA indkalder til møde efter behov. Evalueringen omfatter: opdateringer/ændringer/udvidelser af KVAS resultatet af KVAS- observationsbehandlingen de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner Side 14 December 2010
Selvevaluering og opfølgningsplan: På basis af primært ENNOVA s tilfredshedsundersøgelse pr. november og seneste opfølgningsplan, udarbejder QUA en foreløbig selvevalueringsrapport. Denne rapport tages herefter op til drøftelse i VU- og DSR-regi. Endelig inddrages dimittender og eksterne interessenter via Business unit. Endelig kan uddannelsernes videnscentre og eksterne netværk inddrages. Den endelige selvevaluering er også et centralt element i den årlige opfølgning på vore uddannelseskontrakter med EAL. Selvevalueringen danner også basis for de årlige opfølgningsplaner, der drøftes i de samme fora, og er offentligt tilgængelige på www.eal.dk senest den 1. oktober. 1.3.5 Registrering og rapportering. 1.3.6 Arkivering Møderne refereres af QUA, og referatet mailes til alle VU-lærerne og mødedeltagerne. De årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner er placeret på VU- drevet Opfølgningsplanerne er også tilgængelige på www.eal.dk. Referatet arkiveres på VU-drevet. Side 15 December 2010
2 Kvalitetsstyring 2.1 Kvalitetsstyringssystemet 2.1.1 Formål At sikre en entydig ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med brug af kvalitetssystemet. 2.1.2 Registrering og rapportering: Seneste udgave af KVAS-håndbogen findes på VU-drevet i undermappen Kvalitetshåndbog. Desuden er den gældende KVAS-håndbog placeret på www.eal.dk. Seneste udgave forefindes i papirversion hos AC og UL. 2.1.3 Opgaver i forbindelse med KVAS Ansvar AC er overordnet ansvarlig. Identifikation af kvalitetskrav og -opfølgningsaktiviteter QUA har ansvaret for, at kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter er definerede i de forskellige områder. De overordnede krav er dokumenteret i 1.1 Målsætning, politikker og verifikation. De specifikke krav beskrives i de respektive procedurer. Anvendelse af procedurer og instruktioner UL er ansvarlig for at gøre alle medarbejdere bekendt med procedurerne og instruktionerne i de respektive aktivitetsområder samt sørge for deres overholdelse. Informationen kan normalt gives på VU-lærermøder samt via mail. Vedligeholdelse af KVAS QUA er ansvarlige for vedligeholdelse af procedurerne. Opdatering af KVAS-håndbogen sker ved, at QUA indsamler de ændringer, som eventuelt skal foretages. Når væsentlige ændringer foreligger foretages versionsopdatering i samråd med AC og UL. Implementering af KVAS UL er ansvarlig for, at alle medarbejdere bliver orienteret om ændringerne. Side 16 December 2010
2.1.4 Kvalitetsregistrering Formål At sikre styring af alle registreringer vedrørende kvalitet. Fremgangsmåde Alle kvalitetsregistreringer skal være identificerede, således at man ikke er i tvivl om, hvilken aktivitet registreringen vedrører. For overskuelighedens skyld er her angivet en oversigt over kvalitetsregistreringer. Kvalitetsregistreringer vedrørende undervisning Registrering KVAS-procedure Studieordning 5.2 Fagfordeling 5.3.2 Skema 5.3.3 Semesterplan 5.3.5 Ugeplan 5.4.2 Evalueringsrapporter 5.3.7 Eksamensresultater 5.5 VU-mødereferater 1.2.3 Kvalitetsregistreringer vedrørende markedsføring/kundefokus Registrering KVAS-procedure Annonceringsmateriale 4.1.2 Åbent hus informations-materiale 4.1.4 Ansøgninger/optagelse 4.2 Statistikker 4.4 Branche/erhvervsevaluering 4.5 Kvalitetsregistreringer generelt Registreringer KVAS-procedure KVAS-observationer 2.1.5 KVAS-rapporter(Selvevaluering og Opfølgningsplan) 2.1.5 Kvalitetsstyregruppereferater, herunder ledelsens evaluering 1.2.3 og 1.3 Videreuddannelse af personale 3.1.3 VU-råd mødereferater 1.2.3 DSR-mødereferater 1.2.3 Arkivering Reglerne for arkivering fremgår af de enkelte procedurer. ADM anvender følgende 3 arkiveringsniveauer: servicecenteret registreringer, der benyttes ofte Side 17 December 2010
arkivet brandsikker boks eksamensbeviser, registreringer, der benyttes sjældnere. eksamensopgavesæt. Nøgle til servicecenteret og arkivet har alle med nøgle på A eller B-niveau. På akademiet har AC, UL, QUA, ISTV, ESTV, ADM, samt TAP nøgle på mindst B- niveau. Nøgle til den brandsikre boks har ADM. 2.1.5 KVAS-observationer Formål Formålet med denne procedure er at sikre, at afvigelser og eventuelle forslag til forbedringer behandles. Registrering og rapportering Alle KVAS-observationer registreres af AC, registreringerne opbevares efter behandling i 3 år. Definitioner En observation er en iagttagelse af enten en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse i forhold til de gældende procedurer. En korrigerende handling har til formål at forebygge, at uhensigtsmæssigheder ikke gentages. Ansvar Alle interessenter til akademiet, der observerer en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse, kan sende en KVAS-observation til AC. AC er ansvarlig for behandlingen af KVAS-observationer. Hvornår udarbejdes en KVAS-observation? En interessent kan sende en KVAS-observation, hvis vedkommende har en idé til noget, der kan gøres bedre får en klage eller lignende observerer eller foretager en afvigelse observerer en uhensigtsmæssighed i KVAS-håndbogen AC kan dispensere fra reglerne i KVAS- håndbogen, i sådanne tilfælde beskrives dispensationen via en KVAS-observation, som mailes til QUA. Udfyld en KVAS-observation Der udarbejdes en KVAS-observation ved, at man sender en e-mail til AC, bl@eal.dk med følgende indhold: beskrivelse af det observerede Side 18 December 2010
dato for observationen eventuelt med forslag til korrigerende handling. Behandling af KVAS-observationer AC modtager observationen og vurderer om denne eventuelt kræver en korrigerende handling. AC træffer derefter i samråd med QUA beslutning om eventuelle ændringer i kvalitetshåndbogens procedurer. Hvis observationen kan afsluttes med det samme, registreres resultatet og de involverede parter orienteres. Opfølgning på KVAS-observationer KVAS-observationer indgår som en del af ledelsens evaluering. Side 19 December 2010
3 Personale og materiel 3.1 Personale 3.1.1 Formål At sikre at rekruttering, undervisning og uddannelse samt afskedigelse af medarbejdere sker på en ensartet og hensigtsmæssig måde. Registrering og rapportering Medarbejdere og ledelse registrerer deres praktiske og uddannelsesmæssige baggrund samt eventuel efteruddannelse i en database, som vedligeholdes af UL og medarbejderne i fællesskab. 3.1.2 Rekruttering Behovet for en ny medarbejder vurderes løbende af UL. Kvalifikationskrav for nye lærere fremgår af bekendtgørelserne for VU. Stillingen vil herefter blive opslået på normal vis. Der nedsættes et ansættelsesudvalg pr. VU, der normalt inkluderer AC, UL og mindst 2 lærerrepræsentanter. I øvrigt henvises til ansættelsespolitikken for VHS. 3.1.3 Undervisning og uddannelse Introduktion I forbindelse med ansættelsen får nye medarbejdere tilknyttet en af de andre erfarne lærere som tutor, som i samarbejde med UL sørger for, at den nye medarbejder bliver introduceret på skolen og herunder informeret om KVAS. Videreuddannelse Akamemiet prioriterer efteruddannelse af lærere højt - afdækning af behov foregår løbende og dokumenteres i forbindelse med medarbejdersamtalerne. 3.1.4 Afskedigelse Ved afskedigelse følges de normale retningslinjer (se VH s personalepolitik). Side 20 December 2010
3.2 Akademiets faciliteter Ud over den driftsmæssige side der beskrives nedenfor under 3.3 og 3.4, råder akademiet over en række faciliteter, f.eks. lokaler, udstyr etc. Registrering og rapportering ADM er ansvarlig for, at en komplet oversigt over akademiets faciliteter opdateres på www.eal.dk. 3.3 IT-drift og vedligeholdelse 3.3.1 Formål 3.3.2 Hovedområder At sikre en effektiv udnyttelse af skolens IT-udstyr Fejlrapportering Ved konstatering af fejl eller mangler på udstyr (hard- eller software) rapporteres dette til IT-support på flg. måde: e-mail til it-support@vejlehs.dk telefonisk på lokal 666 Ved driftsstop/brandslukning kan personlig henvendelse forekomme Ved modtagelse af en fejlmelding sørger IT-support straks for fjernelse eller tydelig markering af det fejlbehæftede produkt. På grundlag af fejlmeldingen udbedres fejlen enten af IT-support eller tilkaldt eksperthjælp udefra. Hvis det drejer sig om hardware-problemer, og hardwaren sendes til reparation, udfærdiger reparatøren en servicerapport, som dokumenterer, hvilken hardware der er ude af huset. Når hardware modtages igen, afprøves den af IT-support og godkendes. Information fra IT-support IT-support opdaterer jævnligt oplysninger på intranettet. Her meddeles status på kendte fejl og nyheder. Udlån af materialer Ved udlån af udstyr, materialer og CD ere med software skal der udfyldes en udlånsformular med påført udlånsperiode og låntagerens kvittering, således at låntageren senere kan findes, hvis denne glemmer at aflevere det lånte. Side 21 December 2010
Udlån af programmel via materialer "MSDN Academic Alliance" Vejle Handelsskole har en samarbejdsaftale med Microsoft omkring brug af software på datamatikeruddannelsen. Aftalen hedder "MSDN Academic Alliance" og går ud på, at studerende og undervisere kan få stillet "udvalgt" Microsoft-software gratis til rådighed, når det har relation til undervisningen. Følgende software er omfattet af denne aftale: Visual Studio Project Visio Serverplatforme (Windows, SQL Server, Exchange, SharePoint mv) Det enkelte softwareprodukt må ifølge aftalen kun stilles til rådighed i direkte relation til et fag, hvor softwareproduktet indgår i undervisningen. Og kun så længe, faget/kurset varer og ikke gennem hele datamatikeruddannelsen. Proceduren omkring udlevering af den omtalte software: 1) Den enkelte underviser meddeler IT-support, i hvilke konkrete softwareprodukter der undervises i det enkelte fag (med angivelse af start- og sluttidspunkt for faget). 2) Den enkelte studerende kontakter selv IT-support omkring udlevering (hvilket softwareprodukt og hvilket fag). 3) IT-support meddeler den enkelte studerende, hvornår cd-sættet kan afhentes i ITsupport. 4) Ved udleveringen underskriver den studerende en "tro-og-love erklæring" og får selv en kopi heraf. 5) Når faget er afsluttet, afleverer den studerende atter cd-sættet til IT-support og underskriver en ny "tro-og-love erklæring" (om, at produktet er afinstalleret). Microsoft pålægger skolen det fulde ansvar for, at aftalen ikke misligholdes. Backup En gang om ugen tages der en total backup af alle studerendes data. De resterende 6 dage tages der en backup af nye/ændrede data. Data tilhørende ansatte tages der remote backup af (DMsave i Brøndby) via backupsystemet TSM og Incremental backup forever. Side 22 December 2010
3.4 Indkøb af it-ydelser og anlæg 3.4.1 Formål At koordinere anskaffelsen af nyt udstyr At sørge for overensstemmelse mellem udstyr og uddannelser 3.4.2 Anskaffelse af udstyr: Årlig anskaffelse ved nyt skoleår Der findes to former for anskaffelse af udstyr. En årlig anskaffelse, normalt ved skoleårets begyndelse og en uformel anskaffelse gennem løbende indkøb efter behov. IT-support foretager en vurdering af behovet for udstyr til det næste skoleår, og ud fra denne vurdering laves en anskaffelsesplan for skoleåret. Indkøbet foretages af ITsupport. Uformel anskaffelse Der kan løbende gennem året fremkomme ønsker om anskaffelse af nyt udstyr. Disse ønsker behandles mundtligt i IT-support og/eller i VU-lærergruppen. Hvis der kan opnås tilslutning til indkøbet, præsenteres IT-support for ønsket (i form af en rekvisition), enten af den aktuelle lærer/gruppe eller af IT-support. Støtter de ønsket, kan indkøbet foretages. Indkøb generelt Hvor skolen ikke har indkøbsaftaler, indhentes priser og leveringstider, hvorefter disse formidles til IT-support, som tager stilling til, om indkøbet må foretages ifølge budgetteringen. Efter godkendelse af indkøbet foretages bestilling. Godkendelse af det indkøbte Ved anskaffelser checker IT-support, om det modtagne antal produkter svarer til det bestilte. Der gennemføres en accepttest, som sikrer, at det modtagne udstyr fungerer efter hensigten. Hvis dette er tilfældet, godkendes leverancen. Ellers kontaktes leverandøren med henblik på rettelse af fejlen. Før udstyr frigives til brug, registreres det med serienummer i en database, ligesom alle typer software registreres. De fleste indkøb foretages under School Agreement. Normalt sørger IT-support også for installation af udstyret. Side 23 December 2010