1 of 7 Kommissorium: Udvikling og planlægning af pleje - og ældreboliger i Rønde Baggrund Sektorplanen for Ældreområdet i Syddjurs Kommune skaber grundlag for organisering, prioritering og udvikling af fremtidens ældre og sundhedsområde i Syddjurs kommune. Byrådet vedtog i 2011 et principprogram (bilag 1) for den samlede udvikling af området, herunder plan for udbygning af ældre og plejeboliger. Af principprogrammet fremgår det, at planen for udbygning af kommunes plejeboliger skal tage afsæt i nedenstående udviklingsmål: 1. Fremtidigt plejeboligbyggeri tager afsæt i kommunes overodnede værdigrundlag. 2. Plejeboligkapacitetne udvides, således at borgere med behov for plejebolig sikres tryghed om et kvalificeret tilbud inden for maximalt få måneders ventetid. 3. At plejeboligerne samles i større enheder med henblik på at optimere driftsøkonomien. 4. At borgere med svær demens og eventuelle medfølgende forstyrrelser i adfærd sikres et målrettet botilbud, både hvad angår permanente boliger, pladser til midlertidiget ophold samt dagtilbud. 5. At tilrettelæggelsen af tilbud til borgere med svære demenslidelser, samles i én enhed med henblik på at sikre borgeren en kvalificeret omsorg og pleje, der baserer sig på den nyeste viden inden for demensområdet. Udbygningsplanens plejeboliger er yderligere beskrevet i en Plejebolighandlingsplan (bilag 2), sidst opdateret og godkendt på udvalgsmøde i juni 2013. Planen definerer behov, rækkefølge samt anlægsbudgettering for gradvis udbygning af 5 større plejecentre i kommunen. I første fase er plejecentret i Søhusparken udvidet til 110 boliger med samtidige nedlæggelse af 16 plejeboliger på Vesterled i Tirstrup. Dette kommissorium omfatter udbygningsplanen for ældre og plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter i Rønde. Jf. Plejebolighandlingsplanen skal der opføres 10 ældreboliger og 110 plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter. Samtidig udtages 35 plejeboliger af drift. ( de 2 demensafsnit og Lindebo i Mørke) Ved godkendelse af kommisoriet godkendes sektorplanen, principprogrammet, og plejebolighandlingsplanen som grundlag for den videre initiering af projektet. Planer og visioner knyttet til projektet Vision for pleje og ældrebolig projektet som en integreret del af Rønde by Boligerne til de ældre og de tilhørende faciliteter ønskes at fremstå som en integreret del af det samlede bymiljø Rønde i overenstemmelse med det plan og udviklingsgrundlag som Kommuneplan 2013 beskriver. (Bilag 3) http://syddjurs.odeum.com/dk/kommuneplan/kommuneplan.htm Vision for plejeboligbyggeriet i henhold til kommunens værdigrundlag 1
2 of 7 Åbenhed: I forbindelse med planlægningen af plejeboliger har pårørendeorganisationer været inddraget i sektorplanens fase 1-2-3. Endvidere skal borgerinddragelse og medarbejderinddragelse sikres i forarbejdet til plejebolighandleplanen. Kvalitet: Plejeboliger skal bygges, således de udgør en hensigtsmæssig ramme for plejeindsatsen. Der reflekteres i planlægningsfasen og videndeles med andre kommuner, der har etableret nye plejeboligcentre. Udvikling: Nytænkning og innovation tænkes med i byggeriet. Nytænkning i form af nye teknologier, men også nytænkning i opgavevaretagelsen. Fokuspunkter fra projektet Trivsel Innovation Tilfredshed og Handling 1 bør indgå i det fremadrettede arbejde. Respekt: Plejeboliger skal etableres med respekt for det enkelte menneske. Plejeboligen er borgerens private hjem, hvilket boligerne skal bære præg af. Samtidigt er boligerne en arbejdsplads og rammerne skal etableres også med henblik på medarbejdernes trivsel. Projektformål At realisere plejebolighandlingsplanen At udvikle og integrere et fremtidssikret og velfungerende byggeri i Rønde by Projektets produkter Analyser Lokalplan Byggeprojekt Projektets faser Projektgrundlag (nærværende dokument incl bilag) Projektforberedelse Arkitektkonkurrence Lokalplan Projektering og udbud Byggefase I nedenstående afsnit uddybes indholdet i projektets faser. 2
3 of 7 Fase: Projektforberedelse 1. Projektets organisering Politisk beslutningsprocedure under hele projektet: Direktion, Udvalget for Sundhed og Ældre (SÆ), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR) Behandling af forslag til lokalplan: Styregruppe for projektet: Projektleder: Projektgruppe: Ekstern konsulent bistand: Udvalget for Plan, udvikling og kultur (PUK), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR) Chefen for Sundhed og Ældre er ansvarlig for projektets fremdrift og den politisk sagsbehandling i udvalget for Sundhed og Ældre. Chefen for Sundhed og Ældre er styregruppen formand. Chefen for Plan, Udvikling og Kultur er ansvarlig for lokalplanens fremdrift og den politiske sagsbehandling i udvalget for Plan, udvikling og kultur. Chefen for Veje og Ejendomme er ansvarlig for arkitektkonkurrence, efterfølgende byggeprojekt samt projektledelse. Projektlederen er ansvarlig for projektets fremdrift. Projektlederne er tilknyttet Team Ejendomme som intern eller ekstern ressource. Projektlederen refererer til styregruppen særligt styregruppeformanden og varetager via sin rolle i projektorganisationen opgaverne: kommunikation*, tidsplanstyring, ændringsstyring, risikostyring, økonomistyring. Til projektlederen knyttes diverse ressourcepersoner. Medarbejdere fra sundhed og ældre, ejendommeadministrationen, Team Ejendomme, økonomi, direktionssekretariat og planafdelingen. Projektgruppens medlemmer er individuelt ansvarlige for at konkrete opgaver løses i de respektive afdelinger. Projektlederen uddelegerer og koordinerer opgaver og er ansvarlig for projektets produkter leveres indenfor de fastsatte tidsfrister. Indhentes ad hoc *Der udarbejdes særskilt kommunikationsplan for den borgerrettede kommunikation, som har fokus på såvel information, som inddragelse i udviklingsprocessen omkring boligerne og områdets indretning. Ansvaret for kommunikationspianen ligger hos projektledelsen. 2. Vidensindsamling Der udarbejdes 3 analyser A1, A2 og A3 forud for planlægnings og byggeprojektet: 3
4 of 7 A1: En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges. Formålet med analysen er at danne grundlag for udarbejdelse af konkurrenceprogram og lokalplan. Analysen omfatter andre tilstedeværende kommunale institutioner inden for området bestående af matr.nr. 1o,1k og 1m (2el, 2ik)/ adresserne: Vestre Fasanvej 31, Vagtelvej 3, Vagtelvej 1a-f, Hovedgaden 73 og Hovedgaden 77 79. (Bilag 4) A1 omfatter også analyse af behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Denne del af analysen kan resultere i udarbrejdelse af særskilt sag til direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling** **flg. afdelingschefer og afdelingledere inddrages: Hanne Beyer, Jan Saabye, Kenneth Enrico Petersen, Christina K. Simonsen og (Brian Sloth). A2: En analyse af fremtidens behov i pleje- og ældreboliger. Formålet med analysen er validering af demografiske data. A3: En analyse af finasieringsmuligheder for byggeprojektet (OPP, boligforening, kommunen bygger selv). Analysen skal medtage eventuelle økonomiske bindinger på allerede eksisterende byggeri på arealet. Analysen skal beskrive tid og procedureni forhold til støttet byggeri. Formålet med analysen er valg af mest egnede finansieringsmodel. 3. Udarbejdelse af konkurrenceprogram: På baggrund af de 3 analyser udarbejdes et program til en arkitektkonkurrence. I forbindelse med udarbejdelse af konkurrenceprogrammet gennemføres en proces med offentlighedinddragelse. Omfang af offentlighedsinddragelse beluttes politisk. Fase: Arkitektkonkurrence: Grundet projektets og dermed også rådgiverhonorarets størrelse afvikles konkurrencen som et EU-udbud iht til udbudsdirektivet. Arkitektkonkurrencen har særligt fokus på den overordnede disponering af bebyggelsen, landskabsbearbejdning, p- arealer, bebyggelsesprocenter og indretning af de enkelte boliger. Detailindretning vil som en del af den efterfølgende projektering skulle indarbejdes i projektet med udgangspunkt i den nyeste forskning på ældre og plejebolig området. Dog vil der i konkurrenceprogrammet skulle opsættes overordnede mål for velfærdsteknologi, disponering ect. Ligeledes skal overordnede mål og visioner fra ovenstående planer og analyser indarbejdes. Fase: Lokalplan: Området udgør incl. alle matrikler incl. 12.169 m 2. Der skal udarbejdes ny lokalplan for området, der giver mulighed for opførelsen af bl.a. pleje- og ældreboliger. Områdets mulige bebyggelse: En del af den eksisterende bebyggelse er allerede i dag i to etager. Øvrige områder i Rønde Midtby er planlagt til bebyggelse i 5 etager. Ny bebyggelse vil mod nord, øst og vest være omgivet af privat boligbebyggelse i én etage. Det vil inden for lovgivningen være muligt at arbejde med en bebyggelsesprocent for området på mellem 100-120%* Nuværende gennemsnitlige bebyggelsesprocent på grunden er 70% jvf BBR. I henhold til lovgivningen vedr. kommuneplanlægning skal lokalplanforslaget fremlægges i 8 ugers høring. Det forventes, at der i forbindelse med høringen afholdes borgermøde, hvor lokalplanforslaget præsenteres for fremmødte borgere. *Vil kunne rumme plejebolighandlingsplanens karv om ældre og plejeboliger med tilhørende servicearealer + hjemmepleje, sygepleje, center for aktivitet og træning og eksisterende køkken. 4
5 of 7 Fase: Projektering og udbud: Det anbefales at det vindende arkitektfirma står for projektering og udbud af projektet, da erfaring viser at overdragelse af projekter mellem konkurrence/skitsefasen og projekteringsfasen medfører tab at fremdrift/tid og penge. Et firma der overtager et andet firmas projekt vil være tilbøjeligt til enten at ønske en række ændringer til projektet eller fraskrive sig ansvar for beslutninger taget af det tidligere firma. Fase: Byggeprojekt: I henhold til Syddjurs Kommunes anlægsprogram for og overslagsårene skal byggeriet opføres i 2016. Byggeprojektet følger derfor nedenstående overordnede tidsplan: Jan 2016 Permanent og midlertidig genhusning af nuværende beboere iværksættes. Jan - Feb 2016 Udbud Marts 2016 Rydning af grund 2016 Opførelse af byggeri Marts 2017 Indflytning Tidsplan Aktivitet Indhold Deadline Behandlet Ansvar Kommisorium Projektorganisation A1 A2 A3 Udarbejdelse og vedtagelse Dannelse af projektorganisation (PO) med minimum en styregruppeformand (SF)og en projektleder (PL) En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges (Interviews) * Samle data om behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Evt. forberede sag til Direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling* Analyse af fremtidens krav til ældre- /plejeboligbyggeri En analyse af finasieringsmuligheder for byggeprojektet februar marts Team ejendomme (TE) + Chef for Ældre og Sundhed april maj Chef for Ældre og Sundhed (SF) april maj PO april maj PO april maj PO 5
6 of 7 Konkurrence program Arkitektkonkurrence Lokalplan - igangsætning Lokalplanforslag Udarbejdelse af konkurrenceprogram incl offentlighedsfase Afholdelse af arkitektkonkurrence EU-Udbud På baggrund af valgt projekt udarbejdes igangsætningssag Udarbejde lokalplanforslag incl. sag maj august PO september februar TE** februar februar Plan** februar april Plan** Lokalplanforslag Høring maj juni Plan** offentlig høring Lokalplanforslag Bearbejde høringssvar august august Plan** Lokalplan, endelig Lokalplan til endelig september oktober Plan** vedtagelse Lokalplan Offentliggørelse oktober november Plan** Projektering Det vindende maj november TE** arkitektfirma projekterer byggeriet Byggetilladelse Byggesagsbehandling december december Byggeri** Projektering og Færdigprojektering og januar 2016 februar 2016 TE** Udbud udbud Genhusning Permanent og januar 2016 marts 2017 Sundhed & Ældre** midlertidig genhusning Nedbrydning Nedrivning og februar 2016 marts 2016 TE** klargøring af grund Byggeri Opførelse marts 2016 marts 2017 TE** *flg. afdelingschefer og afdelingledere inddrages: Hanne Beyer, Jan Saabye, Kenneth Enrico Petersen, Christine Kousholt og (Brian Sloth). **TE, Byggeri, Plan samt Sundhed & Ældre refererer under hele forløbet til PO der står for en overordnede koordinering og fremdrift af projektet. Tidsplan - Politisk behandling og høring Aktivitet Indhold Aflevering frist Dir, SÆ, ØK, BR Dir, SÆ, ØK, BR Behandling af kommissorium Evt. behandling af kortlagte behov, hvis de ikke er en del af det aktuelle budget. Beslutning om omfang af byggeriet. Dir: 12.03 / 18.03 SÆ: 24.03 / 02.04 ØK: 10.04 Byråd: 26.04 Dir: 21.05 / 27.05 SÆ: 26.05 / 04.06 ØK: 12.06 Behandlet Marts / april Maj /juni Ansvar Chef for Sundhed og Ældre PO 6
7 of 7 DI, SÆ, ØK, BR DI, SÆ, ØK, BR Godkende konkurrenceprogram og dommerkomite til arkitektkonkurrence Orientering om valg af vinderprojekt og igangsætning af EU-udbud Byråd: 25.06 Dir: 19.08 SÆ: 26.08 /03.09 ØK: 11.09 Byråd: 17.09 August/ september Februar PUK Igangsætning af lokalplan februar PO PUK, ØK & BR Forslag til lokalplan august PO PUK, ØU & BR Plan endelig behandling oktober PO SÆ, BR 1. spadestik Marts 2016 PO SÆ, BR Indvielse Marts 2017 PO PO PO Økonomi Rammebevilling for støttetbyggeri, kommunens anlægsbudget -2017 (kvalitetsfondsmidler), grundkapital i form af byggegrunde. Bilag Bilag 1: Principprogram for udvikling af ældreområdet Bilag 2: Plejebolighandlingsplan del 3 Bilag 3: Byskitse Rønde Bilag 4: Matrikelkort Ref: lerii 27.02. 7