Udbud af et plejehjem samt fritvalgsydelser på ældreområdet, inkl. hjemmesygepleje. Projektplan, oktober 2014

Transkript

1 Udbud af et plejehjem samt fritvalgsydelser på ældreområdet, inkl. hjemmesygepleje Projektplan, oktober 2014

2 Udgangspunkt for udbuddet Formål: Formålet med at udlicitere et plejehjem samt fritvalgsydelser, inkl. hjemmesygepleje, til borgere i eget hjem er: At udvikle kvaliteten på området gennem innovation og læring At give borgerne mest muligt velfærd for pengene både på kort og lang sigt Ledestjerne: Skabe et udviklende partnerskab på tværs af kommunale og private leverandører, der sikrer fokus på kvalitet og nærvær for borgerne samt løbende fokus på, hvordan opgaverne løses bedst muligt Grundlag: Byrådsbeslutning 26. maj 2014: Der skal gennemføres udbud af personlig og praktisk hjælp og hjemmesygepleje samt et plejehjem Udbudsportalen under KL har udarbejdet en potentialeafklaring for Helsingør Kommune omkring udbud på ældreområdet. Det vurderes, at effektiviseringsgevinsten ved at udbyde praktisk hjælp og personlig pleje samt et plejehjem er omkring 2,1 mio. kr.

3 Projektorganisation Eksterne rådgivere - Faglig konsulentbistand - Juridisk konsulentbistand Driftslederforum i Sundhed og Omsorg C-MED i Sundhed og Omsorg Relevante A-MED Politikere - Byråd - Økonomiudvalg - Socialudvalg Styregruppe Stine Johansen (projektejer), Helene Rasmussen, Anne Marie Folmann, Maria Mose Hansen Projektgruppe Inge Birch (faglig projektleder), Peter Høeg-Larsen (udbudsprojektleder), Katrine Rosholt Bremholm (procesprojektleder), Hanne Hoff-Jessen, Thomas Ljungberg Jørgensen Referencegruppe Formand: Helene Rasmussen - 1 plads til hver af de faglige organisationer: FOA, Sundhedskartellet - 2 pladser til Ældrerådet - 2 pladser til Handicaprådet Andre interessenter - Borgere der modtager hjemmepleje-ydelser og pårørende - Berørte plejehjemsbeboere og pårørende - Berørt ejendomsselskab - Praksiskonsulent Arbejdsgruppe om hjemmepleje-del (udarbejdelse af faglige oplæg) Arbejdsgruppe om plejehjemsdel (udarbejdelse af faglige oplæg) HR Dorthe Jørgensen (Medarbejderoverdragelse mv.) Kommunikation (Kommunikationsplan og pressehåndtering) IT/Ejendomme (Materiel, bygninger, systemer, vedligeholdelse mv.)

4 Projektfaser og leverancer 1 Opstart Sept. nov Annoncering efter 3 konsulentbistand Okt. nov Rammesætning Nov feb fase 1 fase 2 fase 3 Udarbejdelse af projekt- og tidsplan Etablering af projektorganisation Udarbejdelse af materiale til annoncering efter eksterne rådgivere Indsamling af erfaringer fra lignende udbud i andre kommuner projektorganisation, tidsplan og økonomi for projektet Udsendelse af prækvalifikationsmateriale efter eksterne rådgivere Modtagelse og evaluering af prækvalifikationsanmodninger fra eksterne rådgivere Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede rådgivere Modtagelse og evaluering af tilbud fra eksterne rådgivere Kontraktindgåelse med eksterne rådgivere Planlægning af proces for arbejdet med udbudsmaterialet, herunder kravopsætning for hhv. plejehjem og hjemmepleje Planlægning af proces for interessentinddragelse i udbuddet Fastlæggelse af proces for medarbejderoverdragelse Planlægning af proces for markedsdialog princippapir, bl.a. om udbudsramme og afgrænsning af ydelser der udbydes hvilket plejehjem, der skal udliciteres

5 Projektfaser og leverancer 4 Udbudsmaterialkation 5 Prækvalifi- 6 Udbudsproces 7 Mar. nov fase 4 Dialog med interessenter, marked og politikere Udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder kravspecifikationer samt model for scoring/evaluering Udvikling af økonomimodel samt incitamentsmodeller Udvikling af model for samarbejde og udvikling, herunder model for opfølgning/kontrol Udvikling af model for håndtering af materiel, systemer, driftssupport Planlægning af omstilling/overdragelse inden driftsstart udbudsmateriale Dec feb fase 5 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse Modtagelse og vurdering af prækvalifikationsanmodninger Tildeling og afslag på prækvalifikation Feb. jun fase 6 Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede leverandører Modtagelse og vurdering af tilbud vinder-tilbud Tildeling og afslag, inkl. standstill-periode Kontraktindgåelse Jun. okt fase 7 Kontraktindgåelse i juni 2016 Tilrettelæggelse af driftsstart omstilling og overdragelse Driftsstart 1. november 2016

6 Risikoanalyse (1 af 2) Risiko Kompenserende handlinger Udgifter forbundet med udbuddet overstiger budgettet fx fordi det er vanskeligt at estimere udgifter til rådgivere, i og med at den endelige planlægning af udbudsprocessen netop skal ske i samråd med rådgiverne KL s vurdering af gevinstpotentialet på 2,1 mio. kr. holder ikke Overskridelse af tidsplan for udbuddet Udbudsmaterialet indeholder ikke den nødvendige kvalitet og fleksible rammer nok til at skabe et udviklende partnerskab Markedet byder ikke på udbudsmaterialet Indhentning af erfaringer fra andre kommuner Fastlæggelse af et rammebeløb, der følges tæt Løbende igennem udbudsopgaven vil der være fokus på at fremlægge forhold til afklaring, der kan have indflydelse på gevinstpotentialet Tæt dialog med markedet undervejs for at undgå tidsforlængende klagesager Løbende politiske orienteringer omkring udbuddet for at sikre et beslutningsgrundlag for den videre fremdrift Der indgås aftale med eksterne rådgivere, der har erfaring på området Indhentning af erfaringer fra andre kommuner Der indgås aftale med eksterne rådgivere, der har erfaring på området Inddragelse af medarbejdere og andre interessenter undervejs Der udvikles en samarbejdsmodel for et udviklende partnerskab Det etableres en markedsdialog sideløbende med udarbejdelse af udbudsmaterialet Der indgås aftale med eksterne rådgivere, der har erfaring på området

7 Risikoanalyse (2 af 2) Risiko Kompenserende handlinger Politiske forskelle i kommunen giver utryghed i markedet Utryghed hos berørte borgere, herunder mulighed for at borgere i eget hjem vælger den kommunale leverandør og dermed fjerner grundlaget for udbuddet af fritvalgsydelser og sygepleje Utryghed hos berørte medarbejdere Politiske beslutninger omkring udbuddet behandles både i Socialudvalg, Økonomiudvalg og Byråd Inddragelse af politikere undervejs via en workshop Der udarbejdes en plan for interessentinddragelse, hvor der er fokus på at skabe involvering og tryghed Der udarbejdes en plan for interessentinddragelse, hvor der er fokus på at skabe involvering og tryghed Leverandør lever ikke op til kvalitetskrav efter driftsstart Leverandør går konkurs efter driftsstart Der indlægges krav til kvalitet i udbudsmaterialet Der udarbejdes model for løbende kvalitetsopfølgning med indbyggede sanktionsmuligheder I udbudsprocessen er der fokus på leverandørens økonomi Der bibeholdes kommunal leverandør i kommunen og dermed forsyningssikkerhed