Oplæg til budgettering af løn i Langeland Kommune

Løn budgettering 2007 Notat fra arbejdsgruppen vedr. Ledelse og Budget. BILAG 3 Oplæg til budgettering af løn i Langeland Kommune INDLEDNING...2 PROCEDURE 2007...2 SÆRLIGE OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER i 2006 vedr. ny kommune...3 Omsorgsdage... 3 6de ferieuge... 3 Overført ferie... 3 Barselspulje... 3 Sygdomspulje... 3 Overenskomstpuljer... 3 Pensionspræmier kommunale tjenestemænd... 3 Folkevalgte politikere der stopper 1. januar 2007... 3 Amtet... 3 FORSLAG TIL PROCEDURE FOR 2. KVARTAL 2006...4 April... 4 Maj... 4 Juni... 4 FORUDSÆTNINGER FOR BUDGETLÆGNINGEN...4 HVORDAN BUDGETLÆGNING I NUVÆRENDE KOMMUNER?...4 Bilag 1 Tranekær... 5 Bilag 2 Rudkøbing... 7 Bilag 3 Sydlangeland... 8

INDLEDNING Arbejdsgruppen har på et møde den 31. marts 2006 afholdt møde for at udarbejde forslag til lønbudget 2007. Efterfølgende bemærkninger via mail-korrespondance er søgt indarbejdet. I mødet deltog Bente Lykke (økonomisk forvaltning Rudkøbing), Hanne Engstrøm (løn- og personale Rudkøbing), Lone Fallentin (løn- og personale Tranekær) og koordinator Torben Bøilerehauge (løn- og personale Sydlangeland). Forud for mødet har KMD Lønstyring afholdt harmoniseringsmøde den 22. marts 2006. KMD overfører ingen data fra 2006 gamle kommuner til 2007 ny kommune. PROCEDURE 2007 Det vil være muligt 1. februar 2007 at gennemføre den første budgetberegning i ny kommune på baggrund af lønudbetalingen for januar. Budgetberegninger inden 2007 skal gennemføres i de gamle kommuner på nugældende driftskontonumre og redigeres sammen i en ny skabelon. Langeland Kommuner benytter lønsumsbudgettering og det er nødvendigt at udarbejde et fuldt opdateret lønbudget for 2007 med det personale der i dag er ansat i forvaltninger og institutioner. Der er af ny kommunes ledelse truffet beslutning om, at lønbudgettet skal beregnes ved hjælp at KMDs styreværktøj LBN Budget til brug for den centrale administration og der er truffet beslutning om, at driftsopfølgning i forvaltninger og institutioner skal styres ved hjælp af KMDs styreværktøj Decentral Lønstyring. Lønsumsstyring 2007: Fremskrivningsgrundlaget for 2007 indberettes pr. institutionstype funktion 3. niveau på 3 kontonumre oprettet til formålet, med udgangspunkt i Budget 2006 pr. 15.02.06: Lønninger Øvrige udgifter Indtægter Det er herefter de faglige afdelinger/arbejdsgrupper der udarbejder forslag til principper for lønsumsstyring i samarbejde med arbejdsgruppen vedr. ledelse og budget og økonomigruppen. Lønsumsmodellen skal overholde den økonomiske ramme (fremskrivningsgrundlaget) Kravene til lønsumsstyringsmodellen er: Lønsummen skal afspejle mængder antal børn, elever, ældre med plejebehov m.m. på de områder hvor det kan lade sig gøre. Personalenormeringen afhænger af mængder, og lønsummen fastsættes som en gennemsnitsløn pr. person. Gennemskuelig og enkel Let at administrere 2

SÆRLIGE OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER i 2006 vedr. ny kommune Principper budgetlægning Omsorgsdage 6de ferieuge Overført ferie Barselspulje Sygdomspulje Efter aftale med ny leder af økonomigruppen i Intern Service fremsættes forslag om principperne i et særskilt notat. Omsorgsdage i henhold til overenskomster finansieres af institutionernes vikarbudgetter og i den centrale administration er der ingen finansiering (effektiviseringsgevinst). Det foreslås at ledelsen i institutioner og i den centrale administration planlægger 6de ferieuge sammen med afholdelsen af de øvrige 5 ugers ferie. I det omfang ledelsen har udbetalt i hidtil, foreslås et passende beløb indregnet i budget 2007 i driftsbudgetterne. Det er i henhold til aftale om ferie muligt at indgå aftaler om overførsel af ferie til senere afholdelse. Medarbejderen kan fratræde jobbet tidligere og har krav på udbetaling. I henhold til overenskomster skal der i 2007 aftales retningslinier for en barselspulje, der kan finansiere barselsudgifter som opstår i den centrale administration og i institutioner. Retningslinierne skal bl.a. drøftes i MED struktur. Den hidtidige finansiering af langtidssygdom har været forskellig i de 3 nuværende kommuner og en fælles løsning skal etableres i ny kommune. Overenskomstpuljer Puljer i de nuværende kommuner forventes ikke overført til ny kommune. Puljer udmøntningsgarantien og centrale udmøntninger. Der foreslås budgetteret med den lokale udmøntningsgaranti for 2007 i ny kommune. I det omfang at hele puljen ikke udbetales i 2. kvartal 2006 foreslås det at restpuljen overføres til budgetår 2007. Pensionspræmier kommunale tjenestemænd Det foreslås, at ny kommune også bliver genforsikret i Sam-pension (KP) og at pensionsalderen harmoniseres. Sydlangeland har udløb ved 65 år og de øvrige kommuner har udløb ved 67 år. Folkevalgte politikere der stopper 1. januar 2007 Amtet I henhold til gældende regler vil der være nogle politikere som har krav på efterindtægt i 2007, fordi de ophører med en formandspost / borgmesterhverv til årsskiftet. Disse beløb foreslås indregnet i nyt budget. Medarbejdere der overføres fra amtet til ny kommune, kan have særlige aftaler udover løn- og pension, her tænkes f.eks. på gratialeregler m.v. der bør budgetlægges. 3

FORSLAG TIL PROCEDURE FOR 2. KVARTAL 2006 April Det foreslås at der udarbejdes en procesplan for udarbejdelse af lønbudget 2007 til brug for den centrale budgetlægning og under hensyntagen til den overordnede plan. I en grovskitse tænkes her umiddelbart foreslået: Vi forestiller os den centrale udmelding om frister. Vi forestiller os at nærværende forslag fra ad hoc udvalget behandles af ledelsen i april og en udmelding foretages ultimo måneden. Maj I starten af maj måned foretages udtræk af lønproduktionen til LBN Budget i nuværende kommuner. Løn- og personalekontorerne udfører opgaven i tæt samarbejde med de økonomiske forvaltninger. Budgettering sker på niveau personbudgettering. Alle vakante stillinger skal tilføjes og ekstraordinære stillinger fratrækkes. I nødvendigt omfang inddrages decentrale ledere og budgetansvarlige. Juni Primo juni køres 1. budgetberegning i LBN Budget for hver kommune. Beregningerne overføres i en skabelon for ny kommune og tilgår ledelsen i Langeland Kommune. FORUDSÆTNINGER FOR BUDGETLÆGNINGEN Der henvises til Budgetvejledning 2007 fra KL vedr. de generelle forudsætninger for budgetlægningen 2005-2010. Skrivelse G. 1-1. Endvidere henvises til Start på LBN-budgettet 2007 af 31. januar 2006 og Budgetfremskrivningstal for budgetår 2007 af 2. marts 2006 fra KMD. HVORDAN BUDGETLÆGNING I NUVÆRENDE KOMMUNER? Se vedlagte 3 bilag. 4

Bilag 1 Tranekær Lønbudgettering i Tranekær Kommune. Før: Efter for år tilbage, at have benyttet LBN-systemet, valgte Tranekær Kommune at opsige systemet og i stedet udarbejde lønbudget i excel regneark. Denne løsning kræver mindre personalemæssig normering i det daglige i forbindelse med lønbudgettering og budgetkontrol. LBN-systemet er noget tungt og kræver en vis vedligeholdelse, og koster desuden en del at benytte. I så lille en kommune som Tranekær, var det ikke hensigtsmæssigt at fortsætte med LBN-systemet. Nu: I første omgang fremskrives ud fra budgettet fra året før. Herefter udarbejder løn-og pers. afd. et så nøjagtigt budget som muligt ud fra fastansatte på budgetlægningstidspunket. Alle kendte og skønnede fremtidige lønudgifter i budgetåret opdateres i et regneark, som er opbygget. Der er en tæt kontakt fra løn-og pers.afd. til institutionsledere/afdelingsledere m.v. i lønbudgetlægningsfasen, hvor de bidrager med relevante oplysninger. Der udskrives økonomirapporter hver måned fra økonomisystemet til lederne, hvor de kan følge forbruget. Hvis forbruget afviger, så kan løn- og pers. afd. øjeblikkeligt udskrive en detaljeret rapport fra lønsystemet til lederne, hvor man kan se, hvad afvigelsen skyldes ved at sammenligne med det detaljerede lønbudget. Udgifter og indtægter vedr. sygdom og barsel er hidtil budgetteret/bogført på de enkelte afdelingers lønkonti. Skoleområdet har dog en fælleskonto til barselsudgifter og en fælleskonto til sygdom, budgetlagt ud fra, hvad vi ved, og hvad der skønnes. Nogle institutioner har en vikarkonto, mens andre kun har `en enkelt lønkonto, hvor alt budgetlægges på. Refusioner f.eks. dagpengerefusion under barsel og sygdom tastes ikke ind i lønsystemet, men direkte i økonomisystemet. Kun når det drejer sig om dagpengerefusion vedr. jobtræningspersoner registreres refusionsbeløb også i lønsystem. Således at løntilskudslisterne, som KMD skriver ud bliver korrekte og ikke efterfølgende kræver manuel behandling. (Det er ikke lovligt både at modtage refusion under sygdom fra dagpengekontoret og tilskud i jobtræning for de samme timer. ) Det kan oplyses, at der i gennemsnit er modtaget årlig refusion for 16.638 timer (dagpengesats) under sygdom/barsel i perioden 2002-2005. I regnskabsår 2005 er bogført 16.295 timer med refusion (dagpengesats), heraf udgør barselsrefusion 5.935 timer. Fremover: For 2007 skal der i kommunerne oprettes en udligningsordning, så de enkelte arbejdspladser i kommunen, som minimum får dækket de udgifter i forbindelse med barsel som fremgår af 3 stk 2 i Aftale om udligning af udgifter til barsel-og adoptionsorlov (05.14). Lønsumstyring er så vidt vides valgt fremover. For en større institution vil det nok ikke være særligt problematisk, mens de meget små institutioner sikkert ikke altid vil få råd til at ansætte bedst kvalificerede, (hvis lønniveau er lig kvalifikationsniveau, det behøver det selvfølgelig ikke at være). Fordele ved Tranekær Kommunes lønbudgetlægning er, at det ikke er særligt ressourcekrævende. Primært på grund af kommunestørrelse og erfarent personale, har det været muligt at gøre tingene på en lettere og billigere måde, end i flere andre kommuner. Institutionerne kan normalt ansætte bedst kvalificerede ved stillingsledighed, da lønbudgettet næsten afspejler den aktuelle situation, på grund af præcis årlig tilretning. Nogle institutionsledere er glade for ikke at skulle bruge alt for meget tid på administration i forbindelse med lønbudgettering, så de i stedet kan bruge tiden på deres egentlige fagområde. 5

Ulemper ved Tranekær Kommunes lønbudgetlægning er at det nok kun er egnet til en lille kommune. Desuden skal der være en person med indgående kendskab til lønområdet/ hele overenskomstområdet og samtidig være en god bruger af systemer, for at kunne udarbejde lønbudgettet, da det ellers vil blive for tidskrævende. Nogle institutionsledere kunne måske også godt tænke sig at kunne se deres personale poppe op i et windowsbaseret program, som decentral lønstyring, hvor der også kan simuleres i. Teknikken. Hvis der er interesse for det, kan der nedenstående læses lidt om regnearket, som der er brugt til lønbudgettering i Tranekær Kommune:. Rent teknisk er der fra start, for år tilbage, opbygget et regneark, som så en gang årligt rettes til. Ark 1 indeholder fælles satser. Dvs. når disse rettes, rettes automatisk i alle ark som er linket op. Ark 1 er bygget meget logisk op. F.eks. ligger satsen på løntrin 15 i felt A15 osv. Antal måneder 1 til 12 ligger fra felt B1 til felt B12. Dette gør, at man hurtigt i forbindelse med udarbejdelse af lønbudgettet kan rette de kendte fremtidige trinindplaceringer på de ansatte til, uden at hoppe tilbage for at se, hvorfra der er linket op. Andre fælles satser som f.eks. undervisningstillæg, atp-satser og mange andre ligger også på ark 1. Desuden ligger reguleringskoden til niveau 31/3-00 på ark 1, således at alle løntillæg i niveau 31/3-00 i samtlige ark rettes automatisk ved at rette reguleringskoden blot rettes på ark 1 til det niveau, der budgetlægges i. Ark 2 er en samlet oversigt over lønkonti i afdelingsorden (svarer normalt til registreringskontoorden) Her er de følgende ark linket op til, så totalbeløb på de enkelte ark går om til feltet ud for afd. /konto på Ark 2. Der fremskrives på Ark 2 med KL s udmeldte fremskrivningsprocent beregnet ud fra det niveau, vi har valgt at budgetlægge i. Hvis der i overenskomståret skal afsættes midler til lokalløndannelse sker det på Ark 2. Puljen lægges i Økonomisystemet som en fælles pulje, som efter overståede lønforhandlinger budgetomplaceres til de relevante lønkonti. De følgende Ark er bygget op med en afdeling på hvert Ark. De på budgetlægningstidspunket kendte personer og deres kommende lønindplaceringer rettes til, med de ændringer der kendes. Pensionsudgifter beregnes også automatisk på hver enkelt person. Der budgetteres med afløsningspersonale under sygdom m.v., på de områder, hvor der typisk altid vil skulle være afløsere. Arbejdstidsbestemte tillæg og faste følgeydelser budgetteres ikke personvis, men afdelingsvis. Der er link til Ark 1 på alle løndele, hvor den kan hentes satser til. Den samlede sum i en afdeling kører via link om til Ark 2. Under hver afdeling sker også en automatisk beregning af normering ud fra de ansattes timetal. Der udtrækkes detaljeret rapport fra lønsystemet fra nærmeste regnskabsår op til budgetlægningen og for perioden i indeværende år frem til deadline for lønbudget for kommende år. Ud fra det budgetlægges f.eks. antal arbejdstidsbestemte ydelser. De områder, hvor satsen udgør en procent af timeløn, anslås en gennemsnitssats. Der budgetlægges med lidt ekstra udbetaling af feriepenge til fratrædelser og andre ydelser, hvor det er relevant. Med venlig hilsen Lone Fallentin Løn-og pers.afd. Tranekær Kommune 6/4-2006 6

Bilag 2 Rudkøbing Kort beskrivelse af Rudkøbing kommunes budgetlægning vedr. lønningerne. Forudsætninger: Normbudgettering som hovedprincip Lønsumsstyring på daginstitutioner Metode: 1. Fastlæggelse af fremskrivningsprocent incl. vurdering af reststigning m.m. 2. Vurdering af om enkelte lønudgifter er hensigtsmæssig af afsætte på central pulje bl.a. ny løn, 6. ferieuge, ny overenskomst. 3. Tilretning af regneark med hensyn til Løntabeller, aktuelle ansatte, kvote, arbejdsbetingede tillæg, trin m.m. Regnearket har været oprettet således. Et ark pr. hovedkonto (total pr. institution, total pr. kontonummer, pr. person) og ark pr. faggruppe. Regnearket vedrørende de enkelte institutioner m.m., har været udsendt til disse, til godkendelse af normering og personale På daginstitutionsområdet blev der indført lønsumsstyring fra 2002 på konto for pædagog og medhjælper excl. leder. Lønsummen er fastsat efter en fordeling på 38% pædagogmedhjælper, 62% pædagoger, incl. 3,5% vikardækning og 1,85% vedr. 6. ferieuge. Centrale puljer i 2006: Ny løn 6. Ferieuge Vikar i forbindelse med længerevarende sygdom og barsel Vikarbudget: Der er meget forskel på vikarbudgettet på de enkelte institutioner excl. lønsumsinstitutioner. Vikarbudgettet har været brugt i forbindelse med besparelseskrav, derfor er der opstået disse forskellige størrelser på vikarbudgettet. Vikar i forbindelse med længerevarende sygdom og barsel Længerevarende sygdom er defineret som sygdom over 4 uger dog 3 uger for lærer. Vikar ved barsel og graviditetsgener er fra dag 1. Rudkøbing har en solidarisk dækning af udgifter til vikar på følgende måde. Indtægter fra dagpengefonden kan ikke benyttes af den enkelte institution med tilgår fælles pulje, og denne pulje finansierer således vikarudgifterne. Rudkøbing kommune har et nettobudget på kr. 190.000 i 2006 til vikarudgifter i forbindelse med længerevarende sygdom og barsel. 7

Bilag 3 Sydlangeland I Sydlangeland Kommune er budgetlægningen lønsum. På skoleområdet er der reguleret i forhold til planlægningsmateriale for skoleåret og på børneområdet er der reguleret med vippenormering. Lønsummen er udgangspunktet normering 1. januar 2000 og tillagt løn- og prisfremskrivning udmeldt fra KL i efterfølgende år. Der er en central barselspulje til dækning af forskellen mellem dagpengerefusion og vikarudgift. Der er en central overenskomstpulje til dækning af lokal udmøntningsgaranti i 2006 og 2007, samt til centrale aftalte ændringer. Genforsikringen af kommunale tjenestemænd i Sam-pension er med pensionsalder 65 år. Udgifter til 6de ferieuge afholdes indenfor lønsum. Decentral lønstyring anvendes som lønstyringsredskab for budgetansvarlige og institutionsledere. 8