Orienteringsmøde om udbud af Kontrakter om: Udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af STAR s forretningssystemer 2015-11-27 1
Dagsorden Velkomst og præsentation af deltagere fra STAR Sammenhæng mellem de to udbud: Systemforvaltning af STAR s forretningssystemer (tilbudsfasen er i gang) Udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af STAR s forretningssystemer Præsentation af udbud: Udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse af STAR s forretningssystemer Spørgsmål 2
Hvad vil vi gerne opnå på mødet Øge forståelsen af det, der står i udbudsbekendtgørelse vedrørende Udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse Skabe forståelse for sammenhængen mellem Systemforvaltning og Udvikling, videreudvikling og vedligeholdelse Få nogle gode ansøgninger om prækvalifikation Fremhæve de specielle forhold ved udbuddet få mindst muligt frafald efter prækvalifikation 3
Praktik Spørgsmål: Besvares i muligt omfang på mødet og dokumenteres i spørgsmål og svar på star.dk eller Henvises til at blive stillet skriftligt Denne præsentation lægges op på star.dk 4
STAR S FORRETNINGSSYSTEMER Understøtter beskæftigelsesindsatsen i Danmark 6
Booking Private Private Jobdatabaser A-kasse A-kasse løsninger (KMD Winnie, Modulus, Facilia,..) Overflytning Økonomi Anden Aktør Systemer ESDH Job-ind Job-ud C) Jobnet.dk (CV, Jobannoncer, tilbud) Til-/afmelding Plan, Ferie, Sygdom Sagsbehandlerrettede løsninger CV G) Jobnet for jobkonsulenter N) Planner (Bookingsyst.) M) AKA Medlems-til/afgang (A-ks kursus admin) UPH, status, sygdom CV samtaler Rådighed/Sanktion NemRefusion Sygemelding Ydelsescenter Ydelse Kommunernes ydelsessystem (KY) (KMD Aktiv) Indkomstregister (KMD Ydelse) Dagpenge (syge) Kommunernes sygedagpengesystem (KSP) (KMD Dagpenge, edagpenge, sygdom) D) Jobnet Mobil A) STAR, staten Borger og virksomhedsrettede løsninger P) Jobbing.dk Til-/afmelding Kontaktgruppe Henvisning til YC Bevilling Raskmeldingsstatus Stop sygedagpenge Raskmelding B) Det fælles datagrundlag (DFDG) Kommune Fravær Negative hændelser Henvisningsdato til YC Aktivering Rådighed/Sanktion Bevilling Opret sag Stop sag ved raskmelding Ændring af sag Ferie Varighedsadvis Work in Denmark Til-/afmeldinger Plan, Ferie, Sygdom, Aktiveringer, Samtaler, CV, mm Studieadmin. Ludus Web O) VITAS (Virksomhedstilbud) K) AmpAdmin2 (Bruger admin) DVH Jobcenter Tilbud (Udbudsportalen) Læge attester (Netforvaltning sundhed) Administration og ledelse Ret og pligt Jobcenter løsninger FASIT, Momentum, Opera, Workbase Mit job kompas ijob E) CV-Admin F) Job- GodkendelsesModul K) Arbejdsmarkedsportalen I) BI.STAR.DK (Sharepoint) L) AKS (A-ks Kursus Sager) H) BI H) Kampagnemotor Jobindsats.dk Aktiviteter A-Refusion KMD, WBA, SKS-AS Speciallæge (Mediconnect) Andre Offentlige CPR CVR NemId Digital post Borger.dk Virk.dk Ungedatabasen J) Landssupportsystemet Uddannelsesinstitutioner Rigsarkivet Danmarks Statistik e-indkomst Udbetaling Danmark Økonomi Sager og styring Anden kommunal IT Udbetaling (KMD Udbetaling) Opus Debitor Sagsoverblik (SAPA) EDH KMD I/O Manager Doc2Mail Doc2Archive NemRefusion KMD ØS Opus Økonomi KMD Opus KMD Arkivering VAS 7
A) STAR, staten Borger og virksomhedsrettede løsninger C) Jobnet.dk (CV, Jobannoncer, tilbud) D) Jobnet Mobil P) Jobbing.dk Work in Denmark O) VITAS (Virksomhedstilbud) Mit job kompas ijob Til-/afmelding Plan, Ferie, Sygdom Sagsbehandlerrettede løsninger CV Administration og ledelse E) CV-Admin F) Job- GodkendelsesModul G) Jobnet for jobkonsulenter N) Planner (Bookingsyst.) K) Arbejdsmarkedsportalen I) BI.STAR.DK (Sharepoint) B) Det fælles datagrundlag (DFDG) K) AmpAdmin2 (Bruger admin) H) BI J) Landssupportsystemet H) Kampagnemotor M) AKA (A-ks kursus admin) L) AKS (A-ks Kursus Sager) DVH Jobindsats.dk 8
LEVERANCEMODELLEN 9
STAR s forberedelse Juridisk afklaring med Kammeradvokaten Dialog med markedet Erfaringsindsamling fra BaneDanmark og Erhvervsstyrelsen Forsøg med egne leverandører fælles lokaler, fælles miljøer og samarbejde Interne workshops om model Vision for forretningssystemer Fastlæggelse af scope potentielt alle STAR s Forretningssystemer 10
Hvad vil vi opnå? Effektivitet Fortsætte den agile linje Kompetencer Leverancesikkerhed Leverandøransvar (Delsystem, opgave, ) 11
Effektivitet Ønske: Øget effektivitet, lavere omkostninger, kortere time-to-market, genudbud uden tab af produktion Drivere - hvad skaber effektivitet: Fælles lokaler Nedbryde grænser mellem delsystemerne fx DFDG og Jobnet Fælles metoder og processer Fælles miljøer, værktøjer, kodebase Kontinuitet ved genudbud Vi vælger: Stærk systemforvalter med ansvar for alt det fælles, herunder også lokaler Bemanding af teams på tværs af leverandører Krav om fælles metoder, processer, værktøjer mv. Tidsforskudt genudbud (genudbud af én ad gangen) Længere løbetid (end 4 år) 12
Fortsætte den agile linje Ønske: Fortsat Scrum Model for skallering til flere leverandører og mange teams Sammenhæng med DOS governance og projektmodel Udfordring: Modenhed Kapacitet Intern organisering, roller og processer Præcise rammer contra konkret indhold og frihed til at optimere Vi vælger/er i proces med: Krav om fælles agil metode Forpligtelse til en fælles model for flere Scrum teams. Krav om ensartet rapportering og styring med udgangspunkt i STAR s behov og valgte fælles værktøjer 13
Målsætningerne er konfliktende. Der er mange dilemmaer. Der er mange udfordringer. Balancen skal findes. Hvordan har vi så tænkt os at skrue modellen sammen? 17
Kontrakter (Videre)udvikling og vedligeholdelse (Videre)udvikling og vedligeholdelse (Videre)udvikling og vedligeholdelse (Videre)udvikling og vedligeholdelse STAR: Governance/projektmodel/rapportering Leverandørstyring (fx én-til-én styregrupper) Portefølje management Product Ownership Program/Release management/slut test Budget Entreprise arkitektur og UX On-boarding af ressourcer (til leveranceorganisationen) Brugersupport (borgere, virksomheder) Leverandørmodel Ansvarsfordeling Eksterne (Direktion, Departement, mv. Samarbejdsfora (STAR for bordenden, Udvikling): Rammer for samarbejde og opgaveløsning Metoder, Principper, Retningslinjer Procesforbedring/procesimplementering på tværs Systemforvalter: Udviklings- og testmiljøer Fælles værktøjer Fælles code repository Fælles processer Support (til udvikling) Måling og rapportering (KPI) Lokaler, faciliteter, infrastruktur Et forvalterteam Kompetencer/ressourcer STAR (DOS) Samarbejdsfora (Forpligtende samarbejde) Systemforvalter 4 Udviklingsleverandør hver leverandør: Vedligeholdelse af et eller flere Delsystem (fx Jobnet) Ledelse af sammensatte teams, der understøtter et eller flere forretningsområder på tværs af systemkomponenter Ledelse af teams der gennemfører (videre)udviklingsopgaver på tværs af systemkomponenter (fx Min Plan, CV, ) Tilvejebringe ressourcer til egne og andres teams Kompetencer/ressourcer 18
Systemforvalters område Fælles Udviklings- og testmiljøer Hardware Basissoftware Udviklingsværktøj Fælles Værktøjer Dokumentationsarkiv Fejlrapportering Repository Fælles Processer Test Release ITIL KPI-måling på tværs af leverandører Kodekvalitet Byggeproces Dokumentation Fælles Lokaler og faciliteter Lokaler Indretning Netværk Kantine Fællesfaciliteter Facilitering af internt og eksternt samarbejde Support af udviklingsleverandørerne (vedrørende Det Fælles Setup) Webserviceaftagere Abonnering på eksterne services (fx SMS) Licenser Aflevering til Statens Arkiver 19
UDVIKLINGSKONTRAKTERNE 4 delkontrakter 20
Et fast konsulenthold fra hver af de 4 Udviklingskontrakten: Væsentlige opgaver i forbindelse med udvikling vil f.eks. være: Forretningsanalyse og specifikation af nye delsystemer Udvikling af nye delsystemer Væsentlige opgaver i forbindelse med videreudvikling vil f.eks. være: Forretningsanalyse og specifikation i forbindelse med ændringer Ændringer og tilpasninger af delsystemer i forbindelse med nye initiativer Væsentlige opgaver i forbindelse med vedligeholdelse vil f.eks. være: Diagnosticering, fejlrettelse og forebyggende vedligeholdelse Sikring af konsistens ift. arkitektur, information, data, brugergrænseflade mv. Opretholdelse af kompatibilitet til ny teknologi og afvikling af teknisk gæld Tilpasning i forbindelse med lovændringer og ændringer i eksterne grænseflader Derudover: Derudover skal udviklingsleverandørerne være indstillet på at stille ressourcer og kompetencer til rådighed til rådgivning mv. 21
Team 3 Team 1: Min Plan, CV Team 2: Mødebooking Team 3: Mødebooking Udviklingskontrakter opgaver og ansvar Konsulenthold, ressourcer og kompetencer: Ressourcer og kompetencer til egen systemkomponent Ressourcer og kompetencer til hele teknologistakken til bemanding af sammensatte teams Ressourcer og kompetencer til samarbejdsorganisationen i øvrigt Faglig udvikling, vedligeholdelse af kompetenceniveauet Ansvar for et eller flere delsystemer: Vedligeholde (fejlrettelse) Udvikle og sikre arkitektur Teknologifornyelser Optimeringer Afvikling/begrænsning af teknisk gæld Overholde kodestandarder og principper Rådgivning og support til andre leverandører Ansvar for udviklingsopgaver og forretningsområder i egne eller blandede teams: Vedligeholde (fejlrettelse) Forretningsafklaring Fastlæggelse af løsning Projektledelse Teamledelse Lev A Delsystem Lev B Delsystem Lev C Delsystem Lev D Delsystem Lev D Delsystem Lev C Delsystem Lev A Forretnings område Lev B Udviklingsopgave Jobnet Jobkon Planner DFDG LSS BI Jobbing.dk Lev C Udviklings opgave 23
Grundlæggende elementer Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Med grundlæggende elementer forstår. 24
Nogle elementer, som I må regne med er grundlæggende Leverandørmodel og Systemforvalters rolle Fælles setup: Lokaler, værktøjer, processer Fælles principper: Arkitektur, kodestandard, UI, osv. Samarbejde på tværs indgå og bidrage Stille et fast konsulenthold Indgå i blandede teams Tage ansvar for en opgave i et blandede teams Fælles agil metode baseret på Scrum Fælles metode til at binde agile teams sammen 25
Specielt Kontrakt med en udviklingsleverandør indgås for en periode på mellem 2 og 6 år med løbende genudbud af 1 udviklingskontrakt ad gangen Tilstræbe (men ikke garantere) en jævn fordeling mellem de 4 delkontrakter; men ujævn tildeling af ansvar kan medføre at det ikke bliver jævnt Fokus på at fastholde kompetencer i konsulentholdet Måling af KPI er på tværs (fx kodekvalitet) Kan udvides til flere leverandører, hvis porteføljen/omfanget øges Tildeling i to trin. 1) Tildelingen af delkontrakterne til 4 leverandører 2) Tildeling af ansvaret for delsystemer /opgaver Løbende fordeling af ansvar/opgave 26
PRÆKVALIFIKATION AF 10 TILBUDSGIVERE der efter tilbudsrunden bliver til 4 delkontrakter 27
Udvælgelse/prækvalifikation Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.5), i løbet af de seneste 3 år. 28
Ansøgerens referencer Ordregiveren ser gerne, at oversigten indeholder følgende oplysninger: En klar beskrivelse af leverancen, herunder hvilket af de under punkt II.1.5) anførte ydelser, leverancen har bestået af, Ansøgerens rolle(r) i forbindelse med leverancens udførelse, Tidspunktet for udførelsen, Størrelsen af leverancen, samt Modtager af leverancen. Der kan maksimalt angives 5 leverancer (referencer) 29
Kunden ser gerne, at de enkelte leverancer beskrives med ord og begreber, der kan henføres til beskrivelsen af de udbudte opgaver i afsnit II.1.5). Leverancer, der beskrives på en måde, der ikke er henførbar til de i afsnit II.1.5) beskrevne opgaver m.v., vil således ikke have samme vægt i prækvalifikationen. 30
Tidsplan - leverance 31
Tidsplan for udbud Modtagelse af anmodninger onsdag 23. december 2015 Udsendelse af udbudsmateriale torsdag 11. februar 2016 Modtagelse af tilbud onsdag 23. marts 2016 Tildeling tirsdag 7. juni 2016 Underskrift tirsdag 21. juni 2016 32
Evne og vilje til samarbejde 33
Spørgsmål 34