INDKØBSPOLITIK for Ishøj Kommune Godkendt af Ishøj Byråd den 6. december 2005
2
1. Overordnede formål. Økonomiudvalget fastsætter ifølge 7 i kommunens styrelsesvedtægt regler om samordning af kommunens indkøbsfunktioner. Samordningen skal bl.a. medvirke til, de enkelte indkøbssteder kan udnytte fordelene ved, kommunen optræder som én kunde én koncern overfor leverandørerne. Samordningen sker i et koordineret, decentralt indkøbssystem. Dvs. indkøbene foretages af de enkelte institutioner/afdelinger indenfor et forpligtende samarbejde, der formidles og koordineres af Indkøbskontoret. Indkøbssystemets primære formål er være et redskab til bedre udnyttelse af kommunens ressourcer både hvad angår budgetmidlerne og medarbejdernes tid. 2. Indkøbspolitiske hovedprincipper. Indkøb til kommunen skal principielt foretages ud fra såvel forretningsmæssige som ressourcemæssige og miljømæssige kriterier. Kommunens indkøbsrepræsentanter skal på baggrund af en helhedsvurdering tilstræbe de bedst mulige indkøbsbetingelser. Udover pris, kvalitet, service, driftsomkostninger, lagerbinding, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser i øvrigt, skal miljøforhold således også inddrages i overvejelserne, når indkøbsaftaler indgås, herunder den miljøpåvirkning, som er knyttet til et givet produkts tilblivelse, anvendelse, mulighed for genbrug og bortskaffelse. Sammenftende ønsker Ishøj Kommune købe ind efter princippet bedst og billigst, dvs. købe den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris. Derfor skal: kommunen optræde samlet som een kunde der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele. gældende regler, herunder EU-direktiverne om det offentliges udbud af varer og tjenesteydelser, skal overholdes. Egentlig licition anvendes kun, hvor det er påbudt (bygge- og anlægsopgaver). indgåede EU udbud anvendes. 3. Supplerende indkøbspolitiske mål. Ishøj Kommune ønsker til stadighed effektivisere og rionalisere indkøbsprocessen, herunder prioritere samhandel med leverandører, der kan indgå i e-handel med muligheder for elektronisk fakturering. 3
Institutioner med adgang til E-handelssystemet, Rak, skal foretage bestilling via systemet. Manglende brug af Kommunens elektroniske indkøbssystem kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke forefindes som kalogvarer i systemet og som heller ikke kan ersttes af varer herfra. Der skal tilstræbes et fastere samarbejde med leverandører, som kan tilbyde de bedst mulige indkøbsbetingelser vurderet ud fra en langsigtet helhedsbetragtning, jf. de indkøbspolitiske hovedprincipper. Samarbejdsgrundlaget skal bære præg af loyalitet, hæderlighed og professionalisme. 4. Supplerende miljømæssige mål. Ishøj Kommune skal løbende arbejde for nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkningerne, herunder ved aktivt medvirke til fremme en udvikling, hvor stadig mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser anvendes til gavn for det ydre miljø. Leverandørerne skal således opleve, bevidsthed om energiforbrug og miljøbelastning giver en konkurrencemæssig fordel. Konkret skal dette ske ved, prioritere leverandører, som i praksis udviser positiv vilje til nedbringe deres miljøbelastning, herunder via erhvervelse af et miljøledelsescertific (ISO 14001/EMAS), vælge produkter, der er fremstillet under hensyntagen til ønsket om minimere miljøbelastningen, og som derfor har opnået et anerkendt miljømærke, f.eks. Svanen, "Blomsten", Der Blaue Engel eller Ø-mærket. Ishøj kommune ønsker endvidere medvirke til, skabe et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø såvel i kommunens egne afdelinger, institutioner m.fl. som hos kommunens leverandører af varer og tjenesteydelser. 5. Supplerende sociale mål. Ishøj Kommune fører en aktive social og integrionspolitik, med henblik på, der skal være arbejde til alle. Leverandørerne skal således opleve det er en kvalifikion, såfremt leverandøren har en etnisk ligestillingspolitik og uddanner elever. Det er en forudsætning leverandørens medarbejder er ans efter overenskomstmæssige forhold. 4
6. Generelle retningslinier. Ved indkøb forstås alt, der udløser en faktura, herunder såvel varer som tjenesteydelser. Budget- og indkøbsansvar følges ad, så derfor har medarbejderne den indkøbskompetence, der er uddelegeret fra den budgetansvarlige. Ved ønske om større indkøb udenfor fælles indkøbsaftaler/rammeaftaler skal Indkøbskontoret inddrages. Stens og Kommunernes indkøbsaftaler (SKI) anvendes, når de er fordelagtige. Engangskøb - Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter de samme principper som beskrevet ovenfor. Her indgås blot ingen rammeaftale. Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages med så jævne mellemrum, en rammeaftale giver mening. Endelig foretages der - typisk af daginstitutioner - engangskøb af så ubetydelige størrelser, der ikke laves rammeaftaler på området. Væsentlige aftaler med leverandører skal foreligge skriftligt dels for forebygge misforståelser og dels for, også andre kan drage nytte af dem. Ishøj Kommune ønsker købe hos lokale leverandører, når disse er konkurrencedygtige. Ligeledes bør det i den enkelte sag vurderes, om behovet kan tilfredsstilles af konkurrencedygtige danske varer og ydelser. Kommunens medarbejdere må ikke modtaget gaver fra leverandører og samarbejdsparter, undtagen ved specielle lejligheder ( f.eks. jubilæer, runde fødselsdage m.v.) man bør sikre sig, der ikke kan herske tvivl om modtagerens ubestikkelighed. Prive indkøb er kommunen uvedkommende. Leverandører skal bidrage til relevant ajourføring af kommunens viden om markedsforhold, herunder konkurrencesituion og produktudvikling. De bør som hovedregel kun opsøge medarbejdere efter aftale, og nye leverandører bør generelt henvises til Indkøbskontoret. De indkøbende enheder skal til enhver tid stille relevante oplysninger om forbrug, mængder, kvalitet mv. til rådighed for Indkøbskontoret, så afdelingen i forbindelse med overvejelser om udbud er i besiddelse af et så opderet beslutningsgrundlag som muligt. 5
De interne ressourcer skal nyttiggøres, herunder ved, medarbejderne støtter hinanden med den erfaring og ekspertice, som den enkelte råder over. Den indkøbsmæssige indss bør i alle tilfælde afpasses efter indkøbets relive betydning. 6. Fortrolighed. Normalt bør der herske åbenhed mellem kunde og (faste) leverandører, men overfor udenforstående parter skal fortrolighed iagttages for undgå konkurrenceforvridning. Rammeaftaler og andre kontrakter af indkøbsmæssig karakter er ikke offentligt tilgængelige, jf. bekendtgørelse nr. 32 af 20. januar 1999 om undtagelse fra aktindsigt af dokumenter om kommunale myndigheders indkøbsaftaler (Offentlighedsloven). Viden om rammeaftaler og kontrakter må ikke misbruges til presse andre leverandører. 7. Administrive forhold. Ved finansiering ud over bevillingsåret gælder for så vidt angår driftsmidler leasing og anden langtidsleje samt afbetalingskøb kræver forudgående godkendelse af Økonomiudvalget/Byråd. Drejer det sig om anskaffelse af anlægsaktiver, gælder helt særlige regler. Der må ikke opbygges lagre undtagen, hvor det er velbegrundet af sikkerhedsmæssige eller økonomiske årsager. Betaling til leverandører skal ske så betids, dette finder sted på sidste rettidige betalingsdag hverken før eller senere. Overskudsmerialer genbruges eller afhændes så fordelagtigt som muligt efter aftale med den budgetansvarlige herunder via kommunens elektroniske indkøbssystem til andre af kommunens afdelinger og institutioner samt samarbejdspartnere. 8. Indkøb. Viden, erfaring og informioner om indkøbssystemet formidles i det daglige af Indkøbskontoret. Indkøbskontoret er som hovedregel et serviceorgan med rådgivende og administrive funktioner. Det er forpligtet til, til stadighed have et overblik over kommunens samlede indkøb. Økonomiudvalget kan på særlige områder give kontoret bestemmende kompetence. For så vidt angår samarbejde om indkøbsaftaler, søges dette etableret eksternt såfremt det skønnes til fordel for Ishøj Kommune. Samarbejdet kan etableres med andre (amts) kommuner, kommunale organisioner, stslige styrelser og med større virksomheder, såvel halvoffentlige som prive, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. 6
Indkøbskontorets hovedopgave er indgå fælles indkøbsaftaler, herunder med baggrund i EU-udbud, hvor kontoret i alle tilfælde skal inddrages med det formål sikre den fornødne koordinion og regelefterlevelse. Indkøbskontoret har sammenftende til opgave, være serviceorgan for alle i indkøbsmæssige spørgsmål, udbygge og vedligeholde indkøbssystemet og dets aftaler, indsamle og kommunikere informion i indkøbssystemet, redigere og ajourføre indkøbskaloget, rådgive om tilbudsindhentning/udbud, orientere om leverandører og markedsforhold, fungere som kommunens hovedkontaktled til leverandørkredsen, afdække mulige fordele ved eventuel standardisering, tage initiiver til og inspirere til samarbejde, lede arbejdet i forbindelse med større fælles indkøbssager, rådgive og støtte ved indkøbsproblemer, f.eks. reklamioner, bidrage til sikre kommunens interesser, bl.a. i tilknytning til fortrolighedsproblemikken, samarbejde med prive virksomheder og andre om produktudvikling bl.a. med henblik på fremstilling af miljø- og arbejdsmiljøvenlige produkter og serviceydelser, og sikre løbende opfølgning og vedligeholdelse af indkøbspolitikken, herunder i form af dialog og formulering af målbare mål i samarbejde med brugerkredsen m.fl. rådgive ved EU udbud være koordinor i Kommunens udvikling af E-handel. 9. Indkøbsgrupper. For fremme samarbejdet omkring indkøbene og for få brugerønsker/krav med, etableres der ved større indkøb og egentlige EU udbud en brugergruppe, der repræsenterer indkøbsmæssige og faglige interesser i de enkelte forvaltningsgrene. 7
Indkøbschefen er formand for brugergruppen, medens de øvrige medlemmer udpeges af afdelingslederen for de enkelte områder. Gruppen fastlægger selv sin forretningsorden. 10. Ansvar. De budgetansvarlige og de medarbejdere, der køber ind, er ansvarlige for, indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Indkøbschefen har det daglige ansvar for indkøbssystemets udvikling og vedligeholdelse samt dets fælles indkøbsaftaler. Brugergrupperne skal være talerør for brugerne af systemet samt støtte Indkøbskontoret i forbindelse med deres koordineringsbestræbelser. Vicekommunaldirektøren i samarbejde med Økonomiudvalget træffer principielle afgørelser vedrørende indkøbssystemet og dets udvikling efter indstilling fra Indkøbschefen. Økonomiudvalget er øverste ansvarlige for indkøbssystemet og orienteres om alle væsentlige beslutninger. 8